采购标准作业书.doc

采购标准作业书 第一条、 目的 本标准作业书的目的是用于保证公司的采购低成本和采购标准的一致性。第二条、 申请单的定义 采购申请单,公司内部使用；采购订单，公司对外使用。第三条、 职责分配 1、请购人 根据部门需求，提出请购要求，提供采购物资的技术要求，规格型号，填写采购申请单并交相关人员核准；物资送到时要参与接收和检验请购的物品。 2、采购人 根据请购人的采购申请单，订购价格合理并与要求相符合的物品及服务。 采购人员负责物料及与生产制造或与开发有关的各种物资的采购，或对承包商的采购工作进行监督。 公司办负责公司后勤、服务类物资的采购。 采购人员应对采购物品的价格及质量负责。 3、 财务部 在收到所有需要的物料质检入库确认通知后进行核对，将供货商的发票与采购申请单、采购订单、收货清单等相关单据相对照，进行数量和金额的确认。并按时向供货商付款。 第四条、 采购范围 1、产品：指公司委外加工的产品，采购后即交付给客户。 2、生产物料：指与产品生产直接相关物料。 3、固定资产：是指单位价值超过人民币1000元以上，同时使用年限超过两年以上的生产、经营设备。如机器、车辆、电子设备等。 4、低值设备：是指单位价值未能达到固定资产的标准，但其使用年限超过一年的生产、经营设备。在会计处理上可不作为资本性支出而一次费用化，但对其管理应视同固定资产进行。如办公桌椅，配用工具。 5、低值易耗品：是指成批采购的低价值的耗材。如办公文具、工务零件、电子设备等。 6、长期服务的客户：除上述以外，但有长期供货或提供劳务的供货商。如工厂厂房、环境设施维护，文化宣传，电信服务，域名等。 7、其它非费用报销申请范围内的采购申请。 第五条、申请 1、请购人负责提供采购物资的技术要求，规格型号。 2、请购人应填写采购申请单，并负责交于相关人员核准。第六条、物料采购审批流程生产性物料订购审批流程1、请购人员根据制造管理部的实际生产需求与库存情况制定物料需求表；送交仓库填写库存状况后结合最低订购量、安全库存量确定订购数量；由计划员依据物料需求表填写请购申请单经制造管理部部长复核，主管经理审批，审批后由采购员安排采购。2、物料需求表应包括制造单号、产品型号、制造数量、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、需用量、库存量、订购量、需求时间、制造单位等数据。非生产性物料请购审批流程1、办公用品、劳防用品由使用部门编制月办公用品、劳保用品使用计划，经部门主管复核，复核后交仓库汇总并清查库存，结合安全库存量填写请购申请单，经主管经理审批。审批后由采购员安排采购。2、机物料消耗品等由使用部门填写请购申请单经部门主管复核，主管经理审批。审批后由采购员安排采购。3、设备、量/器具的审批流程：由直接指导或从事该项工作的人员填写请购申请单，经部门主管复核，主管经理审批，审批后由采购员安排采购。4、样品试制物料的审批流程：如技术部生产样品需用某种物料，公司未有此物料或为新增物料时，由技术部人员填写请购申请单及图纸资料，经部门主管复核，主管经理审批后交市场部部长，由市场部依组件规格数据要求寻找供货商采购。第七条、批准 对所有请购申请单，必须严格进行逐级核准，请购申请单必须有公司主管经理的批准及签字。 第八条、采购订单 1、如果采购员需要采购订单，采购员可凭已核准的请购单，打印采购订单，并由部门经理签字确认后发给供货商。采购员还需负责采购订单的供货方确认，以保证该订单的有效性。 2、产品及生产物料的保存者,应注意该为公司保密级别较高之档,未经授权者不可查阅。 第九条、合同 如果采购员需要合同，需要公司主管经理以上的人员在合同文本上签字和盖上公章后才可对外使用。重要合同内容应经公司法人代表核对。第十条、 供应商的开发及选择（仅适用于产品及生产物料采购）1 、采购人员应积极调查原物料信息，收集原物料市场行情，积极开发新的供货商。2 、由采购人员在实施采购前根据各部门提供的物料清单，将那些认为有能力的供货商初步确定为分供方，并经技术质量部审核、会签后加入合格供货商名单。3 、开发原料新供货商时，应取样经品保部或使用部门检验分析，提出报告，必要时应到现场调查确认其生产技术及质量水平之后，进行详细评估，决定是否列为供货商。 4 、如果是初选的供货商，只有在技术质量部进行首批样品鉴定合格后，才可以接受分供方提供的批量生产品。 5 、采购人根据分供方的物品交付、质量表现、合作态度等按季度评价供方满足要求的能力，并调查、分析、总结。第十一条、报价及磋商 询价作业 1 采购人员可通过电话或传真，对物料进行询价，并以厂商之报价单为询价结果。原则上询价需了解两家以上有信誉，有能力经验的合格供货商作为询价优先对象。 2在任何可能和适用的情况下，采购员应根据下列原则就相同层次的物品或服务取得不同的报价： 1) 采购金额最少报价数量 2) 小于RMB500 2个 3) 小于RMB2000,大于RMB500 3个 4) 大于RMB2000 3个以上 比价作业 采购大宗物料经过询价作业后，进行价格比价分析。 议价作业 1、采购员应将比价合格之供货商作为分别议价对象,在同供货商进行磋商后，应作好比较记录。 2 、议价过程必须明确交货周期、日产能、是否有最低订购量要求及最低订购量、质量标准、价格条件、包装要求、货款支付周期等。并将最终议价结果作为各类物料之价格索引数据,以备财务及日常工作查阅及管理。 3 、在货物及服务质量相同的情况下，原则上选择报价最低的供货商，只有在特殊情况下，如价低者质量有问题，方可选择报价较高的供货商，但必须详细说明原因，以便日后参考。定价1 、采购员依据议价结果选择合适的供货商，经资材部经理审核、总经理批准签订采购合同及物料定价表后实施。2 、涉及技术性的图纸或公司提供的样品，资材部必须同外协厂签订技术保密协议，以保障公司利益。 采购合约 公司视实际需求，必要时采购应对大宗之主要生产物料及交期长、市场短缺原料签订采购合约，规定合约双方权责，保障公司利益。 订购 应根据价格，质量和服务等选择供货商。如果采购员所选择的供货商与生产部门推荐的不一致，应向生产部门发出确认，若生产部门仍坚持用推荐的供货商，则需由总经理批准。 第十二条、 请购申请单的开立、分发与变更1 、所有原（物）料的采购必须采用本公司的请购申请单。2 、采购人员在确认供方能够满足本次采购要求前提下，明确供货商名称、制造单号、产品型号、制造数量、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、需用量、库存量、订购量、交货时间、质量要求等，若采购要求需附图纸、检验标准、包装要求、样本或其它文件，应在请购申请单上注明所附档的识别方式。3、 已下达的请购申请单如遇客户订单变更需修改或取消，必须在供货商未正式生产前通知供货商，否则供货商有权不予接受修改内容。如供货商已投产需测算数量及金额，报业务部与客户协商处理。订单修改后须编制新的请购申请单并注明“修改”字样，或注明原单号作废字样。第十三条、采购物料的交期控制1 、采购员在请购申请单批准后要与供货商联系确认交期与数量并回传确认函，急单采购要将约定交期回复需求部门，在采购各个阶段以电话、传真形式联络供货商，跟催交期，如有异常不能按既定交期交货时，应以书面形式，注明异常原因及预定交货日期，呈资材部经理核示后转送需求部门，依需求部门意见拟订对策处理。2 、仓库人员应根据请购申请单提供原（物）料到位的数量与质量信息，提醒采购人员未按交期到货的信息，以及时处理物料采购时出现的一系列异常。第十四条、 验收及入库1 、采购物资到厂后，供货商将送货单交仓管员，由仓管员引导供方将物资存放在待检区。送货单必须注明我公司订购数量、送货数量等信息。2、 由仓库管理人员通知技术质量部人员对原(物)料进行检验。检验合格后由仓库管理人员依请购申请单对检验物资进行验证。验证内容包括：物料名称、型号/规格/颜色/材质、产品包装、标识、数量等，数量按抽样比例进行量测，遵照孰少孰准严则按比例进行扣除。验证合格后,仓库管理人员依照定置管理进行归位摆放，并依核签送货单和入库单；检验不合格需退货的填报退货单办理退货手续并通知采购员，采购员应及时与供货商联系。3、 入库数量与订购数量必须相吻合，严格执行入库数量上浮比率标准，超出部分填写请购申请单部分，通知采购人员予以退回供货商处理。交货数量未达订购数量时，以补足为原则，但不影响订单生产，有利降低库存积压的由仓库主管复核，经主管经理同意，可免补交，短交如需补足时，仓管员应通知采购部门联络供货商处理。4、 由于质量不符合规定标准，但不影响顾客要求，或经过返修和挑选能达到规定标准的特采或降级物资，采购人员应与供货商联系退换或返修，如由我公司特采或降级处理，采购和技术质量部人员应跟踪该批物资对我公司的费用影响，并通知供货商对该批物资进行折价或补偿处理。5、请购申请单、送货单必须载明供货商名称、订购单号、物料名称、型号/规格/颜色/材质、单位、订购数量、送检数量、入库数量、单价、金额、备注。6 、采购人员对照请购申请单、进料单、发票、合同等进行核对，核对无误后交采购经理复核后转交财务办理入帐手续。第十五条、原料退货作业 1 、对于经30%抽样合格已进厂的不合格原料的退货，应按以下程序进行： 2 、对于供货商运到厂的货物，在品保检验过程中，若有部分不合格（30%以下），由品管部在质量异常处理单中注明退货原因、退货数量，及时与采购部联系，采购部负责通知供货商作出处理，挑选出来的不合格原料随车退货。 3 、退货原料应专区放置，并挂牌标示，以防误用。 到公司的不合格原料的退货，具体操作如下： 1 根据主管部门意见，由采购通知客户，具体退货数量、退货原因、在客户确定无异的情况下，由采购部负责协调处理。 2 仓库将填好上述项目的退货单交主管部门，核实确定无异议后，并交供货商代表确认签字。 3 原材料按该退货单通知供货商办理装车退货。 第十六条、付款1、 采购员应在原（物）料收货后单月底或下月初要求供货商提供对账单与财务部核对帐务，防止出现差错。 2 、采购人负责采购物品的付款申请（限货到付款及短期付款），应在付出传票后必须附上下列单据： 1) 发票 2) 经过核准并已收货签收的送货单。 3) 如有采购订单、合同副本和客户送货清单也请附上。 4) 如是预付款，可在付清余款时附上全额发票；如有特殊情况，送货单可以后补。 在可能的情况下，付款应始终要求月结不付现金。 在可能的情况下，采购员应始终要求供货商提供增值税发票。第十七条、 带款提货及预付货款管理（本款提货人不得是新进员工）1 、在部分原物料紧张处于卖方市场时，供货商坚持要求先款后货，因而需要带款提货，其所需货款须由市场部、财务部和主管经理严格审查批准方能办理。 2 、带款提货必须确保采购资金的安全，须待货物发出并拿到有效凭证后方可办理付款。钱货两清，资金不能受损失。3 、汇票特户和信用卡转帐，在具体付款之前，须经市场部部长审核，呈报主管经理批准，由财务部授权办理。4、 如发生付款后进货量不足等情况造成公司多付款或供货商欠款，市场部部要责成具体经办人员尽快追回，必要时应采用法律手段追回。 必要的原物料预付货款应遵循以下几点：1、 必须是信用良好的固定供货商，对贸易公司性质的供货商不得采用预付货款的结算形式。2、信用良好的第三方为供货商提供担保，是采购工作者必须努力的工作任务之一。3、必须事先派专人，如派采购、仓管人员一起去实地调查供货商的实物供应，质量保证情况和目前的经济状态等情况，并将调查报告提交主管经理。4、 必须有完整的正式合同，重要合同须经国家认可的公证机关予以公证。在合同中必须有明确的交货地点，交货期限，质量标准，和在需方所在地的法院管辖范围内履约。5、 预付款的额度控制，须由采购人员、主管经理会议决定，对每一项预付款都应在会议上专题研究，予以额度上的限制，以及作出既要保证生产的需要，又要保证货款安全的相应对策。6、原物料预付货款支付以后，市场部和财务部必须同时明确专人负责该项原物料和货款的追踪记录，并根据实际情况按天或周，或旬将记录提交给采购、主管经理，直至该合同履行完毕。第十八条、供货商的管理和分类1、每一笔采购业务，都要进行采购成本分析，交部门主管审阅后存盘以充实供货商的数据库。2、供货商的分类。根据供货商的信誉状况、货源稳定性(数量、质量)、资金状况、发运能力等方面进行分类。例如把供货商分为A、B、C、D四大类：A类指信誉良好、货源稳定、资金充足以及发运通畅的厂商；B类指信誉良好、资金充足及发运通畅但货源较不稳定的厂商；C类指信誉较好，资金充足或发运较通畅、货源不稳定的厂商。D类指资金较充足或发运较通畅、但信誉一般或差、货源不稳定的厂商。3、 对于时常出现交货质量不符合质量标准，交货数量不足，延误交期，售后服务不良等情况的供货商，应立即通知其改善，并按规定扣款。如未能改善者，采购部应另行开发新的供货商。第十九条、信息收集与分析1、 市场部应掌握主要原料的产地分布，当年收成、加工期、交易管道、运输方式、质量、库存及国家产业政策、市场供求关系等信息。2、 采购员须以电话、传真等多种方式，随时向供货商询价，以了解原料市场行情变化情况。3、 采购员在实施原料采购中，须坚持货比三家之原则，根据供货商历次供货的信誉、交货期、价格、应变能力等因素，选择理想的供货商及合理的采购价格。4、 对包装物、劳保用品、办公用品、零配件、器材等，采购员应根据公司的要求、标准，采取供货商报价，深入厂家了解产品质量等办法，广泛收集信息、然后选定三家以上供货商进行议价。5、采购员将下月所需原物料的数量、价格、可选择供货商等数据汇总后，提供给主管经理决策，每种原物料的可选择供货商不得少于两家。6、 采购员须随时注意市场行情变化，如遇价格上涨，则可适当考虑多进货，如遇价格下跌，则适时要求供货商降价，并及时掌握最新价格。第二十条、存档 对于各次采购，采购员应保存下列档： 1、请购申请单 2、销货清单（原件或复印件） 3、采购订单副本或合同 4、付出传票副本 第二十一条、 附件 1、请购申请单（各部门提请填写请购申请单，需向市场部打印领取） 2、采购订单 第二十二条、 其它规定 1、任何员工不得接受礼物，邀请和类似的好处。 2、对于任何供货商试图以非正当方式影响采购决定的行为必须立即上报。