物资部物资精细化管理办法.doc
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1、物资部精细化管理一、部门岗位职责物资部部门职责说明书一、 部门职责定位 项目采购物资的询价、采购、运输及物资报表台账工作。二、 部门主要职责序号主要工作职责全责 牵头 协助1负责贯彻执行公司有关物资管理工作的规章制度。全责 2负责项目采购物资询价、采购、样品管理、检验等工作。全责 3负责物资采购招标工作,组织采购招标活动。全责4 负责物资进场验收、发放、 质量证明文件收集工作。全责5 负责物资台账管理、统计报表工作。全责 6负责建立物资价格信息库。全责 7负责按公司一体化程序要求,对供方进行调查、评价、审核,建立供方档案和合格供方名册。全责 8协助经营部投标中物资询价工作。协助9 协助经营部项
2、目成本核算工作。协助10协助人力资源部门做好物资人员的业务培训工作。协助部长岗位职责说明书一、 职位基本信息 职位名称部 长所属部门物资部二、 工作主要职责序号主要工作职责接口单位1负责物资部全面工作。项目部、工程部、经营部2负责贯彻执行公司有关物资管理工作的规章制度。公司物资部3负责物资采购资金计划工作。财务部4负责部门职员日常工作安排和解决领导安排的其他工作。5牵头物资采购招标工作。项目各部门6牵头物资合同评审、签订工作。项目领导、各部门、供货商7牵头物资进场验收、质量证明文件收集工作。供货商8协助经营部投标中物资询价工作。经营部9协助经营部成本核算。经营部采购员岗位职责说明书一、 职位基
3、本信息 职位名称采购员所属部门物资部二、 工作主要职责序号主要工作职责接口单位1负责“采购控制程序”的执行。对项目所采购的材料采购过程进行控制,确保采购的产品满足工程质量和符合环保和职业健康安全的要求。2负责组织物资采购招标活动,收集供方调查资料工作 供货商3负责物资采购招标文件编制及合同评审工作。项目领导、各部门4负责调查物资市场价格信息动态和资源情况。经营部5 负责根据项目物资申请计划编制物资采购计划。项目部、工程部、供货商 6负责收集材料产品合格证、材质证明书和技术检测资料。样品的收集管理。工程部 7 负责按计划组织好周转材料的租赁,按期完成各种物资统计报表。公司物资部、财务部8 负责配
4、合经营部部投标中物资询价工作。经营部 9牵头对物资采购价格与投标价格进行比较经营部 10协助部长完成合同签订工作。 11协助部长完成其他临时工作。管库员岗位职责说明书一、 职位基本信息 职位名称管库员所属部门物资部二、 工作主要职责序号主要工作职责接口单位1按程序文件要求,负责进场(库)物资的数量和质量的验收,保证进场(库)物资数量准确,质量合格,符合环境保护要求。 2严格遵守各项物资纪律和仓库管理制度。认真履行物资的进出库手续,逐项核对材料名称、规格型号、单价、数量、质量,确认无误后,方可办理签认手续。 3按“仓库保管技术管理规定”合理规定储存料场和仓库,做到堆码整齐,规格不串,材质不混,标
5、识明显。 严格执行限额发料制度,发放领用小额零星物资,除难以分割、拆零的以外,不得随意超发。项目分包队4易燃,易爆和有毒物品单独存放,专库专用,并明显标识。 5根据仓库管理规定对库存物资定期进行盘点和不定期的自点自查,做到帐、卡、物、资金相符。 6帐卡、单据要日清月结,装订成册,妥善保管。负责编制月动态表和各项报表。财务部7负责材料合格证、材质证明书、试验单的收集工作,并配合试验员做好复试材料的送验。工程部8根据“废旧物资管理规定”做好现场废旧物资的清理回收、修旧利废和鉴定处理工作。工程部、财务部9做好料库(场)的治安保卫、消防安全工作。10协助采购员完成物资所需的其他工作。11协助部长完成其
6、他临时工作。二、 物资计划管理工程技术部编制分工号主要物资需用量明细表,经项目总工程师复核、签认,物资部据此编制分工号主要物资限(定)额供应台帐部部,作为整个项目物资采购、消耗的总控目标。当有变更时,物资部根据工程技术提供的变更通知及时调整分工号主要物资需要量明细表、分工号主要物资限(定)额供应台帐。 2. 1、物资计划主要是指“物资需用计划”、“物资申请计划”和“物资采购计划”。 物资需用计划包括“一次性或阶段性物资需用计划”、“月度物资需用计划”和“临时物资需用计划”。“物资申请计划”和“物资采购计划”是物资部根据物资需用计划编制的。 2.2 分工号主要物资需要量明细表,即一次性或阶段性物
7、资需用计划。是指单位工程从开工到竣工或到计划工程节点所需的全部材料计划。由施工预算部门在工程开工前30天,向物资部提报一次性或阶段性物资需用计划。 2.3 主要物资月度需用量计划表,即月度材料申请计划。由项目部的施工技术部门依据工程一次性或阶段性物资需用计划和施工生产进度提出的用料计划。在每月25日前向物资部提报次月材料用料计划。编制月度物资需用计划必须准确写明材料名称、规格、型号、数量、进场时间、到达地点、使用部位,并有工程部长审核、总工和项目经理批准签字。2.4临时用料计划,由于设计变更,以及施工所需零星急用料的申请计划。2.5各类物资需用计划由项目施工技术部门编写提报,项目物资部汇总编制
8、主要物资申请计划表和主要物资月度采购计划表,并按采购权限上报物资主管部门或建设单位。由公司负责采购的物资,项目物资部编制物资申请计划报物资主管部门,由公司进行招标采购。项目部负责采购的物资,由物资部编制物资采购计划,实行公开招标采购或比价采购。严禁无计划采购和超计划采购。2.6物资采购计划,物资部门必须依据施工技术部门提报的月度材料申请计划和主要材料的一次性或阶段性物资需用计划,本着合理、调剂、节约挖潜、集中采购的原则,编制材料采购计划。2.7 分工号主要物资需要量明细表主要物资需用限(定)额数量总计划表主要物资月度需用量计划表主要物资月度采购计划表主要物资申请计划表见下:77分工号主要物资需
9、要量明细表注:本表为工程技术部门按施工图及施工组织设计填列设计数量,提交物资部门后,用于统计分劳务分包队限额供应数量;工程部位按以下示例进行填列:桥梁:桩基(墩号+桩号)、承台(分墩号)、墩身(分墩号)、梁(编号)、桥面系(里程);隧道:里程;涵洞:垫层、底板、涵身、顶板、八字墙路基:里程;水工构筑物:垫层、底板(分区)、隔墙、池壁。主要物资需用限(定)额数量总计划表项目名称: 序号物资名称型号规格质量标准技术要求计量单位主要物资需用数量合计工号1工号2工号3工号4工号5技术负责人: 物资设备部长: 编制人: 日期: 年 月 日主要物资需用限(定)额数量总计划表注:本表根据主要物资需用数量明细
10、表及月度施工生产计划编制,书面移交给物资部门,用于编制月度物资采购(申请计划)。主要物资月度需用量计划表主要物资月度需用量计划表项目名称: 年 月份序号物资名称型号规格质量标准技术要求计量单位需用数量进场时间备注合计工号1工号2工号3工号4工号5技术负责人: 审核人: 编制人: 物资设备部接收人: 日期: 年 月 日注:本表根据主要物资需用数量明细表按工号汇总后填列,交给物资部门后,用于项目经理部物资进货数量的总控。主要物资月度采购计划表项目名称: 年 月份序号物资名称型号规格质量标准技术要求计量单位计划单价需用数量库存数量储备数量采购数量计划金额计划进场时间备注物资设备部长: 计划人: 编制
11、人: 日期: 年 月 日主要物资月度采购计划表注:本表根据主要物资月度需用量计划表、库存盘点单、市场调查情况填列。主要物资申请计划表主要物资申请计划表项目名称: 年 月份物资名称规格单位数量质量标准及等级到达时间及地点使用部位备注工程名称: 申请单位: 报上级单位主管部门:项目领导(总工或项目经理): 物资设备部长: 计划员: 日期:三、物资供应商管理3.1 根据物资供应商管理规定,供应商实行股份公司、集团公司、子分公司分级、AB分类管理,具体执行中铁建工集团有限公司供应商暂行管理办法(中铁建工程【2011】351号)。3.2 供应商调查:根据工程项目实际从上级管理单位发布的合格物资供方名录中
12、选择供应商,对不在合格名录内的供应商须进行调查。3.3 供应商评价:根据“谁采购谁评价”的原则,对物资部调查的供应商进行评审,经评审“合格”的供应商,上报公司纳入合格物资供方名录。供方的评价原则:(1)国家或行业认可的有资质的厂商;如营业执照、税务登记证、组织机构代码等。(2)有产品的生产许可证和特别许可证;如防水卷材、机电产品等。(3)近两年内没有因产品不合格受到国家、行业或行政监督部门的通报和处罚。(4)产品的环境职业安全健康影响可控制或可接受。3.4 供应商复评每年项目部对本单位所评价的合格供应商进行一次复评。复评不合格的列入不合格物资供方名录,三年内不得使用。有下列情况之一的供方为不合
13、格供方,应从合格供方名册中除名:(1)因使用的物资影响工程质量的。(2)一年内两次供货达不到合同要求的。(3)供方服务质量低、态度差,有书面记录的。(4)有环境影响或安全事故的。(5)有不正当交易或欺诈行为的。注:物资供方调查审批表、物资供方定期复评表见下 物资供方调查审批表物资供方调查审批表项目名称拟供物资名称填报日期物资供方编号物资供方名称: 联络地址:联系人:电 话:传 真:网 址: 电子邮箱:供方类型: 生产厂家 经销商 出租商调查情况:1、资质: 营业执照 税务登记证 组织机构代码证 资质证书 安全生产许可证 其他:2、许可: 生产许可证 其他:3、产品质量: 具有有效产品检验合格证
14、 具有省部级检测机构出具的检测报告 具有有效产品报告书 样品检验和试验合格 待进货时检验试验 已经使用过,质量良好 名优产品 其他:4、履约能力:5、价格:6、运输:7、组织机构、管理制度:8、管理体系认证情况:9、业绩:10、信誉、服务及用户反馈意见:优秀 良好 可以 很差11、其他:初步调查结论: 合格 基本合格 不合格记录人: 年 月 日 调查人: 年 月 日项目经理部评审意见:批准人: 年 月 日 评审人: 年 月 日公司审批意见:批准人: 年 月 日 物资供方定期复评表物资供方定期复评表项目名称填报日期物资供方编号物资供方名称序号提供主要 物资名称计量单位数量序号提供主要 物资名称计
15、量单位数量考评项目考评记录证照有效性有效换证过期供货能力有保证一般不能保证产品质量合格不合格批次/数量信誉良好合格较差服务良好合格较差在选定的项目后划或给出说明综合考评意见:参加考评人: 年 月 日项目经理部审批意见:批准人: 年 月 日 公司审批意见:批准人: 年 月 日四、物资采购合同管理办法4.1经由项目采购的物资须签订采购合同的,签订前必须经过项目相关部门的评审,项目评审后再报由公司物资部进行二次评审,评审通过后,项目部方可签订采购合同。 4.2 订货合同必须明确以下内容:(1)产品名称、品种、型号、规格、产地 。(2)产品的技术标准(含质量方面要求)。(3)产品的数量和计量单位。(4
16、)产品的包装标准和包装物的供应回收。(5)产品交货单位、交货方式。(6)接(提)货单位和接(提)货人。(7)交货时间。(8)验收方法。(9)产品价格。(10)支付或结算方式。(11)违约、责任。(12)当事人协商同意的其他事项。 (13)质保期限及售后服务。4.4 订货合同的条款必须完整准确,不得有遗漏,应措词得当、确切,不能含糊其词,模棱两可。4.5 订货合同应使用统一印制的合同文件,按国际公司采购合同范本进行起草。合同一式四份,一份由物资部存查,一份交财务部门作为付款依据,复印件一份交给经营部,两份交供应商,同时将合同电子版文件存项目经营部。五、物资招标采购管理5.1 按照集团物资采购管理
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