U890SA销售管理操作手册.doc
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1、ERP操 作 手 册 目 录一、部门职责:1二、部门岗位划分:2三、系统业务处理流程:2四、部门日常业务系统处理:31、日常业务类型的界定:32、普通销售业务日常处理:33、特殊业务:84、月末结帐:10一、部门职责:销售部门的日常工作在ERP系统处理中主要工作有:1、 开发新的客户,进行客户资料的维护和更改,加强客户资源管理。2、 及时录入销售订单,为计划部安排采购和生产做依据。3、 根据客户要求到财务进行开具票。4、 掌握客户欠款情况,催收货款。5、 作好各种销售统计,为决策层提供分析数据。二、部门岗位划分:销售部人员:系统内客户分类、客户档案、销售订单/销售开票通知单的录入、账表查询销售
2、部人员:对于销售管理工作完成情况审核,进行月末结帐处理。销售部人员:进行订单销售信息的查询。销售部人员:销售发货单录入、销售退货单录入。三、系统业务处理流程:1、根据客户具体要求签订销售合同,具体要求参见手工合同审批流程。2、根据已签定合同(或已中标项目)在销售管理模块中录入销售订单,如果所签的产品为特制的产品,在目前的销售管理模块存货档案中不存在,需要手工填写项目/存货增加申请单(一式三联,传计划、财务、生产),申请增加项目/存货。3、计划人员根据项目/存货增加申请单增加项目/存货;定义存货的产品结构,增加完毕通知销售助理。4、销售订单需要进行打印,经过相关的手工内部审批处理(具体要求见手工
3、合同审批流程),所有手工审批完毕后,由销售经理在销售管理模块中审核销售订单。6、 财务项目核算员根据项目/存货增加申请单,增加总账模块成本对象项目类中的项目目录,以便进行项目的统计核算。7、 销售经理审核后的销售订单,转计划部安排生产及采购计划。8、 产品生产完毕完工入库后,计划人员在销售管理模块根据销售订单生成销售发货通知单,填写完毕后进行打印(一式五联),依次经计划部经理确认、财务部门确认、销售部门手工签字确认,计划部经理依据经签字确认后的销售发货通知单,在销售管理模块中对销售发货通知单进行审核; 9、 销售助理根据客户开票需求,查询销售发货通知单审核状态,对已审核的销售发货通知单在销售管
4、理模块中根据销售发货通知单生成销售发票(开票通知单),确定是否现结,进行复核处理;10、 财务往来会计根据销售助理复核后的销售开票通知,手工开具销售专用发票、销售普通发票,完成后在应收帐款模块中对销售开票通知单进行审核处理,形成应收账款往来。11、 销售管理模块经审核后的销售发货单通知单传递到库存管理模块自动生成销售出库单,实物出库后,库房人员在销售发货通知单上进行签字确认,库房记帐人员在库存管理模块对销售出库单进行审核,材料成本会计在存货核算模块对销售出库单进行单据记帐,系统自动结转销售出库成本,材料成本会计进行制单生成销售成本结转凭证。四、部门日常业务系统处理:1、日常业务类型的界定: 销
5、售产品分类:根据销售统计和财务核算的需要,在销售订单的表头栏目内必须选择对应的销售类型,从分类中进行选择。 业务类型按照结算情况分为三种进行界定:销售业务类型界定(按结算方式分类): u 普通销售业务:无论赊销、现销,当月完成发货后(含多次发货)当月结算完毕(含多次结算)的销售业务,在增加销售订单时选择业务类型为普通销售业务。具体操作见普通销售业务处理流程u 分期收款业务:当月完成发货后(含多次发货),需分次、跨月进行结算、开发票,分批结转收入成本的销售业务,在增加销售订单时选择业务类型为:分期收款。具体操作见分期收款业务处理流程。u 直运销售:销售的商品不经过公司库房,直接将商品从供应商处发
6、送到客户方的销售业务(例如:商品代购业务),在增加销售订单时选择业务类型为:直运销售。具体操作见直运销售业务处理流程。因为三种处理方式的业务核算存在不同,所以在增加销售订单时一定要区分清楚。 结算方式划分:赊销:进行开票后,财务挂应收账款列当月收入,货款按照约定的日期一次或分期收到。现销:客户现款到公司提货,财务收款开票后列当月收入。 预付款:客户提前支付货款(部分货款),收到货款,进行发货开票的情况。部分现结:客户带部分现款到公司提货,公司开具全额发票列收入账。分期收款:根据客户达成的协议,先期进行发货,不列收入账;根据分期收到客户款项,进行开票、列收入转成本。2、普通销售业务日常处理: 基
7、础档案填加:n 客户分类增加:原则2-2-2-2 客户分类编码:客户分类编码必须唯一。 客户分类名称:可以是汉字或英文字母,不能为空 修改分类:只能修改分类名称。 删除分类:已经使用的不能删除、存在下级的分类不允许删除。操作路径:【销售管理】【设置】【分类体系】【客户分类】n 客户档案填加:本功能完成对销售客户档案的设置和管理。 客户档案:客户编号原则客户分类+顺序号(三位) 客户全称、客户简称、客户所属分类、所属地区分类、所属行业、开户银行、账号、联系人、地址等 客户档案修改:除客户档案编号外,其他信息日常进行修改。 客户方案删除、停用:已经使用的档案不能删除,但可以停用,在客户档案其他页签
8、录入停用日期即可,在新增单据中参照客户档案不再出现。n 客户并户处理:如果出现客户录入重复或客户方重组情况,需要将两个公司的账合并到一起时,通过客户并户功能将其中一个公司账全部合并到另一个公司。操作路径:【销售管理】【设置】【编码档案】【客户档案】n 存货档案填加:对于销售产品为特制产品在原有的存货档案中不存在的情况,销售部门无直接增加权限,需要填写项目/存货增加申请单到计划部进行填加:项目/存货增加申请单销售合同编号客户名称销售产品名称 规格销售合同所附的销售配置清单 计划部增加存货档案、产品结构;财务部门增加项目档案 销售合同管理:n 销售订单增加:【销售管理】【业务】【销售订单】-增加操
9、作销售订单增加前提:销售业务员根据客户具体要求签订销售合同,具体要求参见手工合同审批流程;销售助理根据已签定合同(或已中标项目)在系统中录入销售订单。格式: 业务类型:按照日常业务情况第二点,进行区分是分期收款、普通销售、直运业务。 销售类型:按照日常业务情况第一点,进行区分销售类型,从5种选择。 做为提高客户管理的指标,达成率是重要指标,同时作为物料需求计划的展开依据所以预发货日期需要输入。 可以通过复制按钮加快录入速度。n 销售订单删除:【销售管理】【业务】【销售订单】-删除操作 销售订单的删除,注意已经审核后的订单不许删除。n 销售订单审核/弃审:【销售管理】【业务】【销售订单】-审核/
10、弃审 三种审核方式:在单据卡片界面进行审核/弃审。在单据列表界面双击单据记录,进入单据卡片界面进行审核/弃审。在单据卡片界面按批量,或进入相应单据的【批量处理】菜单,进行批量处理。 销售发货单填加:n 销售发货单填加:【销售管理】【业务】【发货】【销售发货单】-增加当前约定为发货参照订单生成,系统自动弹出销售订单选择窗口,选择相应订单: 可以选择多个订单合并发货或拆分处理: 双击选择对应的销售订单,按ctrl可以选择多条记录,进行合并发货。 一式五联:计划进行填制,分别传到仓库、财务、客户(代出门证)、计划(存根)、销售部。n 销售发货单审核:【销售管理】【业务】【发货】【销售发货单】-审核
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