行政办公室主要工作流程.doc

行政办公室重要工作流程

一、文献的发放与管理
1、外来文献由办公室归口接受，经行政经理或管理者代表（管理者代表负责体系文献）确认审批后，发放至有关职能部门后归档管理。
2、电子邮件文献在原稿上，审批其合用性，由办公室填写《邮件接受记录登记表》并发放至有关职能部门后归档管理。
3、审批文献的符合性、充足性、适宜性及文献间的协调性负责，审批时填写《文献审批表》，以作为审批的依据。文献审批时，同时拟定文献的发放范围。
4、除上海大众规定的登记表格外，登记表格由使用部门编制，管理者代表审批后，办公室备案。
5、经批准后的文献，由办公室填写《受控文献清单》，以对文献进行管理。办公室按拟定的文献发放范围，统一印制，原审批件归档保存，存入计算机的文献均留备份。
6、文献发放时，办公室填写《文献发放（回收）登记表》，履行发放手续，领用人签字。文献发放应保证使用处能获得合用文献的有效版本。
7、文献持有者须妥善保管文献，不得随意涂改，防止丢失或损坏。如发生丢失或损坏等情况时，须报办公室重新办理补发手续。
8、电子文献须标记清楚，以免新旧版本混用。
9、电子文献只能使用，不能更改，确需修改的，经办公室统一修改后，经管理者代表审批后，继续使用。
10、各部门收到的各类外来文献须到办公室备案登记，其合用性由管理者代表确认，办公室再发放到相关部门，建立《外来文献清单》，并及时更新。
11、办公室负责对公司质量手册的附录《重要法律法规及技术标准清单》随时进行更新。
二、员工任职岗位管理
办公室是本公司人力资源管理部门，负责对各岗位任职条件的拟定及薪酬福利、员工培训的实行工作，负责员工业绩评估工作。
人事培训主管负责培训的平常管理工作，并参与有关培训及其他措施的策划、实行和评价工作。
重要岗位、关键岗位人员变更执行品牌相关申请流程。
办公室明确各岗位人员有关的学历教育、工作经验的合用规定，编制《岗位描述》报部门经理审批，并作为招聘、安排人员、培训的重要依据。
重要/关键岗位的变更，必须按规定的流程申请，并经培训合格后方可上岗。
对岗位人员从教育、培训、技能及工作经验四个方面进行岗位能力评估，评估合格上岗，由办公室编制本公司的员工花名册。
三、员工的招聘
各部门根据公司现有人力资源情况，填制《 年经销商人数配置表》，报人事培训主管，人事培训主管根据岗位需求情况和各部门的用人需求情况，拟出招聘计划，由总经理审批后，按招聘计划实行招聘。
办公室受理应聘者申请，填写《 公司应聘人员求职申请表》，由人事培训主管和用人部门的部门经理共同进行面试。
应聘者体检合格后，择优录用。根据各部门的岗位申请，安排应聘者试用，签订劳动协议并约定试用期，试用期后符合规定，正式录用。人事培训主管负责填写《 公司人力资源基础信息表》。
人事培训主管将本次招聘的总体效果反馈给总经理。
四、员工的培训
人事培训主管组织培训参与外部培训人员在培训完毕后一周内，向其他相关员工转达培训内容。
新员工由人事培训主管统一组织培训，培训内容涉及：上海大众的背景介绍和公司文化；公司的公司背景、公司文化、组织机构和规章制度；产品的基础知识；安全环保知识及《员工手册》等。
在职工工的深化培训要制定培训计划，人事培训主管根据《 公司人力资源基础信息表》和《 年经销商人数配置表》了解公司现有人力资源情况，并根据不同岗位的需求及员工填写的《培训申请表》制定《 公司 年内部培训计划表》，培训计划可以按实际情况进行调整。
内部培训的重要涉及：服务技术类的内部培训：在接到培训资料五日内，由人事培训主管组织，技术总监、服务经理等相关负责人主持培训。
附件类内部培训：在接到培训资料五日内，由人事培训主管组织，附件经理主持培训。
其他内容的培训：由人事培训主管组织实行，相关岗位负责人主持培训。其他培训：如参与学历、专业等专题培训，由个人提出申请，部门经理批准后，经总经理批准后参与培训。
对特殊工种人员培训，如油漆工、焊接工、检查员等，须经有资质部门组织培训，考试合格后，由有关部门发证认可，持证上岗。
每次内部培训，各相关部门应填写《内部培训参与者名单》，培训结束后将有关记录、试卷等交办公室存档。外出培训应在培训结束后将成绩单或结业、培训证书等送办公室核算登记、保存。人事培训主管负责建立员工培训档案并保存各类培训记录。

五、劳动记录报表工资管理
1、员工考勤管理，员工人数增减变动情况记录、
2、劳动报酬记录，编制、汇总和报送劳动工资月报、季报；建立劳动工资记录台帐，严格规定劳动工资记录制度，及时为公司的各项决策提供了准确的记录资料。建立公司工资台帐。
3、劳动协议管理。员工试用期、劳动协议、变动、离职管理等，整理及更新员工人事档案和通讯录；各类人力资源报表的记录，建立人力资源数据库；
4、薪资的核算与发放、社会保险等基本业务的具体实行；涉及职工工资记录、职工工资总额构成记录、工资总额同经济效益挂钩情况及效益工资记录、公司岗位变动人员工资调整工作； 职工工资晋升和工资标准的调整工作    
六、计算机网络及应用系统的管理
1、计算机系统管理员发现或接到计算机系统故障报告后，应迅速查明故障点或故障范围，进行维修。
2、保证公司局域网络的信息畅通，接到地方区域停电告知，系统管理员立即到服务器备份数据，同时启动储备电源。
3、系统管理员，电工对的迅速的对故障设备进行检测，并保证检测质量；待故障消除后，打开服务器试运营，在正常运营情况下，向预案组长请示后，恢复局域网的使用；告知各个部门，恢复使用。
4、定期对计算机及系统运营状态进行监控制、维护与保养，定期对系统进行跟踪、查杀病毒工作。
5、严禁运用计算机私自和外系统进行通讯联网。
七、行政后勤保障管理
1、办公室每季度记录水表、电表的用量，对用水、用电增长量进行因素分析，寻找节能机会。
2、检查卫生间水箱和所有阀门水龙头的完好情况，防止漏水。
3、消防设施要按消防部门的相关文献规定配置齐全，环保协调员负责定期检查，对失去应急能力的消防设施，要及时进行检修、更换或增长。
4、收集有关安全生产法律法规及行业规范文献的收集、整理，并实行文献的更新，保证所属文献处在有效期内。
5、组织公司内职业健康和安全知识、新法律法规的有关培训，作好记录；并负责建立职业健康安全面的资料库，以备查询。
6、对新上岗的员工进行健康安全的培训,涉及如何对的佩戴和使用劳动防护用品。
7、每年至少组织一次消防知识培训（涉及对消防设施的对的使用），并进行应急预演，达成人人会使用消防工具和对的施救。
8、每月对涉及健康安全的各工作场合及安全措施执行情况进行一次监督检查，根据现场检查记录进行分析找出存在的问题，提出改善或纠正规定，必要时采用纠正或防止措施。
9、组织食堂炊事员应定期进行体检，在取得身体健康证明后方可上岗工作。
10、办公室每月对各工作场合的环境卫生和现场管理情况进行一次监督检查，根据现场检查记录，并进行分析，通过度析找出存在的问题，提出改善或纠正规定，必要时采用纠正或防止措施。
11、公司公务车辆要定期进行检查、维修、保养和年检。
12、因工作需要，公司配备个人使用的机动车辆，严禁私自非法运，因工作需要将车辆外借或作为用户代用车的，须经主管领导批准批准后。
13、除因工作需要配备个人使用或外借（代用）车辆外，公司所属机动车辆，原则上不准在外过夜；确因工作需要在外过夜停放时，需经主管领导批准。