第五部分物资采购制度.doc

第五部分 物资采购制度
采购部采购通则
一、严格遵守国家各项政策法规，执行公司制定的“原辅料采购检验标准”，保证物资采购质量及合理库存数量和及时供应。
二、采购原材料要坚持比质、比价、比运费的“三比一报”原则，选择供货方要先“国营”、再“集体”、后“个体”以及先“厂价”后“批发”，特殊买“零售”的采购原则。
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三、采购物资价格在一万元以上的，应先报交价管员询价后实施采购；采购物资价格在一万元以内的，可先行采购，价管员在实施采购完毕后审价。
四、采购部所需借款，按权限范围签字确认后，即可由财务给予借款。所有购货发票报销程序为经办人签字、经管人签字、主管领导签字，最后由权限范围内经理或总经理签字。
五、购进物资要检验，即检验品种、规格、型号、数量、质量等各项检验工作，生产所需各种原辅料必须通知品控部检验员、化验员进行感官、理化、微生物检验，并详细填写物资验收单，一式三份交检验员。
六、货到验收合格后，要将入库单、检验单和发票在3天内履行入库手续，转交财务部。如无发票由采购部统计将入库单转到财务挂帐。
七、采购中针对生产情况及时采购所需物品，随时掌握原料、辅料库存的数量、日产消耗量，严格执行预警制度做好提前采购，保证生产的顺利进行。
八、采购原材料时，不得弄虚作假、营私舞弊，不得暗地接受贿赂或回扣，暗箱操作，不得购买质次价高或未经检疫，不符合卫生标准的原材料。一经发现，按《问责制度》相关条例处理。
九、调查市场货源，深入学习市场经济知识，在实践中不断提高自己的业务水平、个人素质，要懂经营、会管理、懂市场、擅理财，搞好客情关系。
十、采购员要经常同保管员沟通，防止供应上的脱节，要根据库存数掌握采购的物品数量。
十一、对采购的物品，必须符合入库、报销手续，票据齐全，有特殊情况的，可经本部门经理同意签字方可办理入库。
十二、各分公司采购部按合同条款自行订货，严格按合同签定的帐期及批次结算方式结算。合同文本要一式两份，本部门留一份，交财务部存档一份。
十三、凡属综合计划部采购的物资（如：原料肉、孜然、辣椒等）由综合计划部负责签订合同、制定价格及调整价格。
十四、综合计划部将签订后的合同及标准、样稿，分发给各分公司采购部及财务部。
十五、综合计划部采购的物资如有质量问题，由采购部及时反馈到综合计划部。

关于办理物资入库统一计量单位的规定
为了加强公司财务的统一核算，使各种物资出入库数量准确，特对办理入库使用计量单位做如下规定：
一、石油醚、五香汁等以瓶为容器的物资，在办入库时，计量单位定为公斤。
二、竹签办理入库时，其计量单位定为万支。
三、味精、奶粉、白糖、精盐等以袋为包装的物资，办理入库时，计量单位定为公斤。
四、特殊物资办入库时，请与财务部直接联系，统一定出计量单位后，再填写入库单。

关于更换供货厂家的规定及流程
采购部、品控部在物资采购，检验过程中如出现原供货厂家价格，质量服务等不符合我公司要求，采购部应及时更换供货厂家并遵循以下程序规定执行。
总经理
企管部
采购部
品
控
部
4询价结果
3询价
1申请检验
2检验结果

一、采购部门应填写物资采购变更单。
二、将填写后的物资采购变更单报于各分公司品控部。
三、品控部应按检验程序进行检验，并将检验结果填写在物资采购变更单上回复采购部。
四、采购部门依据品控部填写结果，确认合格后，报于企管部价管员处进行价格审核，如无异议回复采购部门。
五、采购部门将填写变更单结果上报集团总经理，经审批后实施采购。
六、此规定适用范围：本集团购进的原料、辅料、包装物。

关于原辅料及包装物出入库的规定
为保证出库包装物、原辅料数量准确性，特做如下规定：
一、包装物入库，保管员必须及时抽检。包装物出库，领用单位必须数清数量，逐包检查。
二、原辅料入库对于不超过50件的要10%抽检，出库时要逐一检查，做到数量准确无误。
三、如发现入库物资有短缺、不合格现象要立即上报采购部经理，采购部经理及时与厂家沟通，进行补货或换货。
四、如发现出库物资有数量错误现象，由保管员、领物人负责损失追回，并按绩效考核条例执行。

关于物资采购验收的规定
一、入库物资必须执行价格验收、质量验收、数量验收三道验收手续。如有一项不合格不能入库，不能办理手续。
二、品控部负责制定各类物资的采购质量标准，并设专人对购进的各类物资检查，验收。
三、验收后的物资，在使用中发现问题，按实际损失金额扣罚采购经办人50%，检验员50%进行赔偿。
四、未验收的物资，一般情况下，不允许使用。一经使用，在使用中发现质量问题，按实际损失金额扣罚采购部负责人10%，保管员50%，采购经办人40%进行赔偿。
五、品控部在验收中发现质量问题，并使公司获得利益，公司视情况给予奖励。

关于物资采购库存及结算办法的规定
为节约采购成本，降低库存物资资金占用率，使产、供、销结构合理化，特对公司物资采购、库存制订如下办法：
一、原料采购：
1、牛羊肉按季节一次性购入；
2、鸡肉等其他肉按月用量采购压批结算；或货到验收合格后付款，并保留质量保证金。
二、辅料采购、结算：
1、孜然、辣椒等外购大宗物资，签订购货合同，要求按我公司季度用量发货，压批结款。
2、其它外购辅料如淀粉、香精、高梁红、五香汁等，按帐期60日内结款3、市内购辅料如麻椒、胡椒、花椒等。按单次购入用量压批结款。
三、包装物采购
（一）包装物库存定量明细表。
⑴、包装袋、包装盒按“包装物库存明细表”要求采购，结算原则上按帐期两个月结款。
⑵、包装箱按日用量采购，让厂家留有部分库存；结算时按每月15日-25日结上月所使用的包装箱款。
具体操作办法：每月1日-10日核对上月包装箱使用量，待双方确认后，开具发票，我公司15日-25日付包装箱款。
⑶、竹签、托盘等按生产使用量采购，按帐期两个月结款。
（二）其它外购，均按账期两个月结款；如有特殊情况请示后定。
四、市内采购物资：
（一）定点采购，定期结算
说明：把我公司需采购产品按类别如五金、电器、日杂等商品分类，并在市内选择2-3家供应商作为我公司该类别商品的定点采购单位，并签订定点采购合同，要求对方供应给我公司的产品在全市价格最低，质量最好；并对不合格或不使用的包退、包换；双方按月按期结算。
（二）电话订购，送货上门
说明：在双方签订定点采购购货合同后，我们如有订货时可电话采购，并规定订购商品价值过1000元或所购物品重量超过100公斤时对方送货上门。
（三）特殊物资特殊办
说明：如有特殊物资如精盐、白糖等现款结算的物资采购可请示分公司总经理后，按现款现结特殊处理。
五、特殊情况各类物资可按照定货合同签订的帐期付款。

关于调拔原料检验的流程
一、目的：
明确运作方式，减少漏洞环节以保证公司利益。
二、流程：
调拔的原辅料
集团内物料调拔
由厂家购买后调拔
到 货
通知时料检验
抽验检验
库 管
报财务
集团内的物料调拔需提供来料方的检验报告单
集团内调拔有报告单一般免验，但需检验外包装、数量及因运输因素可能造成的问题

※ 注：集团内物料调拔，除指粉料外、包括集团计划购买放置在天津
或佳木斯公司的经品控部检验的待调用的原辅料。

原材料调拨程序
一、原材料调拨单由调出方材料会计开具。
二、须在调拨单上注明数量、单价、金额；
三、《调拨单》开出后须到财务部加盖复印件；
四、《调拨单》必须随货走。
五、《调拨单》调出记账联由调出方财务记账；
六、《调拨单》调入记账联由调入方财务记账；
七、《调拨单》调出保管联由调出方保管员记账；
八、《调拨单》调入保管联由调入方保管员记账；
九、《调拨单》存根联由收货方保管员签回；
十、签回的《调拨单》存根联须在当月28日前邮到调出方财务。

关于库存物资定量储存的规定
一、各仓储物资均须按综合计划部制定下达的最高、最低库存量合理科学储存。
二、每周五11：00前由各分公司采购部将库存原、辅料表上报综合计划部。
三、每月初由综合计划部制定库存定量明细表，下发各分公司执行。
四、接到库存定量表后，各分公司现库存物资需在15日内按要求调整完成。
五、各分公司根据生产实际情况，如出现临时变更的经综合计划部同意后，方可予以变更。
六、每月由综合计划部对分公司采购部库存物资抽检两次，如发现与规定库存定量表不符，则按绩效考核条例执行。
七、原库存物资已超出现规定库存量的，各分公司应尽快调整，直至达到规定的最低库存量方可进货。

库存物资保质期报警制度
为加强公司各库存物资（原辅料、产成品）的保管，防止在库存期间造成的超期、变质失效和减量等经济损失，特制定本制度。
一、保值范围
我公司库存各类牛、羊、鸡等其他原料肉，以及用于生产加工产品的各辅料、佐料、调料添加剂、产成品等，凡具有保鲜、保质、防潮、防霉，挥发等性质的物品，均属保值范围。
二、保质期限
1、根据保质范围所列物品的不同用途和特性，以及实物状态及产品说明，确定不同的库存保质期。
2、仓库保管员应根据各类物品和产品的保质期限要求，经常清点库存情况，在保管帐上或实物现场，标注其保质期限，做到心中有数。
3、在使用库存保质期限内物品时，应本着先进先出和临近保质期的早出库、早发货原则出库。
三、报警时间
1、对库存物品实行保质期报警制度。报警的时间即是在保质期间内，根据库存物品不同特性，确定的提前于保质期的时间。
2、达到报警时间或临返报警时间的，可按规定程序报出。
3、对产成品生产日期属两月前的产品，需立即报警。
4、超越报警时间的报警，应视为失职。
四、报警方法
1、对具有保质期的库存物品，仓库保管员为保质期报警第一责任人。当产品和各类物品临近或达到报警期不能及时出库时，仓库保管员应及时、准确地向部门经理报警。
2、保管员报警时填写《保质期报警单》（附样），注明物品名称、进货时间、保质期限、物品数量和超期危害程度等内容、签署相关的意见和建议，报所在部门经理。
3、部门经理接到报警后，应立即组织相关人员检查核实，确认无误后，属于产成品类的应主动与储运部经理联系，属于其它类的应及时与生产部联系，若能调整生产任务和销售计划的，各部门应全力配合，做好出库安排。安排有困难或无法做出安排时，应在报警单上签署部门经理意见，及时向公司分管副总报告。
4、公司分管副总接到保质期报警后，应首先向总经理报告情况，并立即组织公司相关人员研究办法，提出可行方案报请总经理批准实行。
五、职责与考核
1、各类仓库保管员是公司库存物品保质和报警的第一责任人。如不能按规定报警时间报警，而且造成严重损失的应视为严重失职。部门经理应根据公司规定，以失职论处，报公司批准予以解聘。造成严重经济损失的，应追究其经济赔偿责任。
2、各有关部门经理对库存物品的保质负有重要领导责任。对仓库保管员提出的保持报警有查证核实和处理的职责，负有向公司报警的直接责任。因对下属报警处理不当，协调不力或缓报、漏报而造成严重损失的，应视为部门经理失职，经公司批准应予以解聘和赔偿相应损失。
3、分管副总对库存物品的保质和报警及协调处理负有领导职责。
4、有关员工在保质和报警工作中，认真负责，过细工作，千方百计避免公司经济损失的，公司应予以表彰和奖励，对有突出贡献者给予重奖。

库存物品保质报警单
物品名称

数 量

进货或生产时间

保质期限

报警时限

报警内容

报警人： 年 月 日
所在部门
经理意见

部门经理： 年 月 日
有关部门
处理意见

部门经理： 年 月 日
公司分管
副总意见
及处理结果

年 月 日

仓库管理制度
仓库是公司存放物资的场所，其管理的好坏，直接反映着企业资产的真实性及变动性，为此就仓库做如下规定：
一、仓库物资的码放、保管应依据品控部合格单验收入库，物资垛位需按进库时间顺序、品种、规格码放整齐一致，不得混淆，要求挂牌标识，处于明显位置。原辅料须标明检验状态：合格、不合格及待检品须用绿、红、黄三种颜色标出。
二、原辅料出库应遵循先进先出原则，如发现有长期未用的物品，视情节对直接责任人予以处罚。
三、仓库保管须提供库存物品的明细（包括物品名称、数量、规格及单位）交于统计处，便于开具出库单时前后一致，如果出库单与实际不符或出库单有私自涂改现象，保管员有权拒付，如果出库单有错误而保管员仍付出，一经查出，对双方当事人处以付出物品金额的双倍处罚。
四、保管员每日需做库存日报表，交由采购统计处，月末必须及时报送库存盘点表，便于财务盘点时使用。
五、保管帐须日清月结，做到一目了然，不得有私自涂改的现象，如果确实需要涂改的，划红线改正，原错误必须能够看清楚，并将正确的内容记入帐中。
六、仓库保管需要随时就库内情况作汇报，如库容量占用率、长期积压物品，废品等情况，送交主管领导，以便及时发现问题及时解决；如果发现问题或者由于工作失误，给公司造成损失者，由保管员自负。
七、保管员应积极配合财务检查工作，随时提供所需的帐薄、票据，便于财务随时掌握物资消耗的真实性。

库存产品及原材料管理规定
一、库存产品、原材料帐簿的设立与登记
1、数量金额明细帐和保管帐按库存产品及原材料类别（分类帐需加总页，标明数量、金额、品名、规格），由保管员和会计依据出、入库单、登记数量、单价、金额；
2、原材料发出以加权平均法，产品发出以个别计价法作为计价基础。
二、库存产品定期盘点制度
材料会计应于每月三十日与保管员核对帐簿，保证帐帐相符，次月1日盘点库存物资，以帐盘物，以物核帐，编制库存产品盘点表，详细列明帐存、实存数，由保管员及会计双方认可后签字。对于盘盈、盘亏的产品，查明主客观原因，写出书面报告，由客观原因造成的损失报财务审核，主管领导审批后方可进行调帐处理，属于保管员个人原因造成的丢失、损毁，由保管员全额赔偿。
三、库存产品、原材料的补充及报损
1、保管员每天对库存量进行检查，对于低于储备定额的产品及原材料及时通知有关负责人。
2、保管员对于质量原因不能使用的原材料已不能返货的，应编写报损报告，详细列明报损项目、数量、单价、金额及报损原因。报会计审核，经采购部经理及主管副总审批后进行调帐处理，责任属供应商的，通知采购部经理退货或更换。
四、其他
保管员将每日开具的入库单、出库单连续编号，按月粘贴，装订成册，以备财务部门检查。

关于拒收原辅料返货的规定
一、凡由品控部检验不符合公司检验标准而拒收的物资，有两种处理方式：
1、不带有希波集团品牌字样的，均须返回厂家，检验所消耗的样品品控部检验员如数开具出库单，由公司核销（或与厂家协商给予补货）。
2、带有希波集团品牌字样的，必须破坏后就地报废。
二、采购部接到品控部判定不合格拒收验收单后，三日内必须将此物资按程序返回厂家。将返货名称、规定、型号、数量、重量、厂家名称、返货日期本部门留存，品控部检验员将对库存不合格拒收品定时查检。
二、特殊物资返货，3日内不能按规定程序返回原厂家，采购部在接到验收单后，应3日内将各种验收情况按程序通知厂家，10日内必须将退货手续办理完毕。
三、有此产品需要返货、调货，要求有关人员必须按公司规定程序办理，并且要求发生返货、调货业务后，采购部门在5日内按程序办理好返库手续，需要调货的马上通知财务人员，并在3日内做好调帐业务。
四、采购部与厂家沟通时将不合格原因阐述清楚，争得厂家的理解和支持，与厂家要保持良好的合作关系。

关于物资采购、领用的规定
一、生产部不经常领用或有特殊情况需新购置或临时急用的物料、批量更换劳动保护时必须填写采购申请单，按权限签字确认后，采购部方可安排采购后，凭出库单到保管员处领取。
二、生产部机修车间需用零部件及备件必须填写采购申请单，按权限签字确认后，采购部方可安排采购后，凭出库单到保管员处领取。特殊重要的零部件及外购备件由其申请后，按权限签字确认后，方可自行购买。
三、分公司除生产部以外的其他各部门需用的物资必须填写采购申请单，按权限签字确认后，采购部方可安排采购后，凭出库单到保管员处领取。
四、分公司各部门内的研制、机械加工、改造、革新、维修所需物件和非常用物料（本部门专用）及设备购进、中小试验用料不再由采购部负责办理购物，各部门自己办理购物料。
五、《采购计划单》一式三份，提报部门一份，采购部二份。《采购计划单》要标明数量、规格型号等条件。
六、其他部门所需物资可先行咨询保管员，确定办理领用手续或填报《采购计划单》。

对签署采购带有“希波”字样包装物印刷品合同的附加条款
一、采购部门今后与各印刷部门签署带有“希波”字样的包装物（包装盒、箱、袋、胶带）、印刷品（信封、信纸、表格、宣传画、条幅）、合同时，按文件规定：为防止带有“希波”字样包装物、印刷品外流社会，发到我公司的产品，如不能达到使用功能，厂家不准收回，在我集团就地无偿销毁。
二、发给我集团的产品，如不符合标准要求，但还能达到使用功能，只是在图案、色调、外表有小的差异，原则上可协商降价购进使用，但用此种协商降价方式应只适用于最后一批货物及结算或新产品的试制。原则上不就再用此厂家。