合同签约业务办理指南.docx

山东电力集团公司合同签约业务办理指南 

日期：2010-08-12

一、       物资合同签约前的注意事项：
1、            “中标告知函”是供应商签订合同的主要依据，供应商在收到“中标告知函”后，需认真核对“中标告知函”信息是否正确。包括“企业名称”、“货物名称”、“规格型号”、数量和价款等内容。
2、            物流服务中心按照招标批次，集中组织项目单位、中标供应商签订技术协议，中标供应商应按照物流中心的通知，准时参加技术协议集中签约会议，在规定的时间内完成技术协议签订工作（线缆类材料除外）。
3、            严格按照招标结果签订物资供货合同，不得变更中标结果中关于物料的技术规范、数量、单价等实质性内容。
4、            中标供应商在收到物流服务中心通知3天内，应及时前来签订物资供货合同。如不能在通知时间内前来签约，须提前与物流服务中心联系。
5、            中标供应商到物资合同服务大厅签订物资供货合同，应携带以下文件：
1）            中标告知函（复印件）（集团公司组织谈判采购项目除外）
2）            合同印章
3）            法人代表授权书
4）            价格核定表（只限协议招标项目）
5）            已签订完成、经设计、项目单位签字盖章的合同阶段技术协议（线缆类材料除外）
6）            招标阶段关于技术、质量、价格等方面的澄清函等其他资料（如有）。
7）            招标文件规定的其他证件、函件。
6、  对可能发生影响合同签约、合同执行的问题，请中标供应商及时向物流服务中心反映，物流服务中心将积极进行协调和处理。
二、物资合同签约流程
1、        合同签约时，请供应商携带以上规定的文件，根据相应提示与相关合同承办人员签订物资供货合同。
2、          在物资合同签约过程中，供应商应对货物供货范围、合同价款等条款进行核对是否正确；并需与合同承办人员对付款条件等合同条款进行商定；根据已签署的技术协议文件，在物资供货合同中约定合同交货期。
3、          物资供货合同生成后，应当场打印合同文本，双方合同承办人签字，再由物流服务中心相关业务主管签字审核后，双方加盖合同印章，合同生效。
4、        合同文本正本一份交供应商；同时打印“物资配送单”、“物资到货验收单”、“物资投运单”、“物资质保单”交供应商妥善保管，在相应节点时间内交项目单位签署意见和签字盖章，作为货物配送、验收和结算凭据。
三、 物资合同变更业务流程
1、        供应商主数据（包括企业名称、账号、税号等）的变更：供应商应及时向物流中心提交相关申请证明资料，经审核后报集团公司物资部审批。ERP运维人员在ERP系统中变更供应商主数据，物流中心与供应商签订合同备忘。
2、        供应商供货范围变更：
1）      供货范围的变更仅限线路工程材料，其他货物不得随意变更。
2）      由项目单位确认最终需求数量，制定最终数量签字确认单，组织设计、施工、监理等单位签字确认，报集团物资部进行审批。
3）      供应商收集“最终数量确认单”等依据提交物流中心。
4）      物流中心合同履约人员审核“最终数量确认单”，并加盖“业务专用章”通过，合同创建人员据此维护ERP系统合同订单，合同承办人负责与供应商签订合同变更单。
3、        供应商在办理合同变更时，应携带原合同。合同变更流程同合同签约流程。
四、物资供货合同签约受理
1、物资合同签约受理时间段：各法定工作日
上午8：30—12：00    下午13：30—17：00（工作时间调整则相应变化）
2、具体合同签约承办人按项目单位分工如下：
胡殿臣：临沂、泰安、德州、滨州供电公司
马凌皋：莱芜、聊城、济宁、威海、东营供电公司
王成秀：济南、青岛、日照、烟台供电公司和集团公司本部非生产采购物资 
赵  武：潍坊、淄博、菏泽、枣庄供电公司和超高压公司

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