浅谈从传统纸质归档到电子归档的研究.docx
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1、 浅谈从传统纸质归档到电子归档的研究 刘柳摘 要:互联网时代背景下,我国各事业单位已基本实现无纸化办公,采用电子文件来进行存档。那么,如何协调纸质归档与电子归档关系,如何有效管理电子档案,将是各事业单位需要解决的问题。基于此,本文针对传统纸质归档到电子归档的变化展开了进一步研究。关键词:纸质归档 电子归档 归档管理前言:传统纸质归档方式存放时间一般较长,而电子归档具有占用空间小、便于传播,而且使用时间久等优势,很多人认为纸质归档似乎没有存在必要。但是,无纸化办公过程中会产生数量巨大的电子文件,对档案管理工作提出更高要求。因此,对于传统纸质归档与电子归档的研究具有现实意义。一、传统纸质归档与电子
2、归档的区别(一)管理方式存在差异事业单位在进行纸质文件归档时,首先由文书处理部门对已处理完毕的文件进行处理,将其中具有价值的文件按照一定分类进行收集,并移交给档案部门。通常档案部门会每年归档整理一次。在进行电子归档过程中,借助计算机可以实现任意角度的分类,无需经过分类和组卷过程。电子档案的接收过程较为复杂,通常需要向档案部门移交光盘、软盘或是磁带,还可以通过档案部门规定的网络地址,实现网络的归档与提交。要求档案部门配备专门的格式转换设备便于对不同格式电子文件的识读与归档。借助计算机自动化系统,可以根据需要对文件进行分类、组合,构建数据库。(二)档案的载体不同传统纸质归档所采用的载体为实体,就是
3、将相关数据记录在纸质文件上,然后进行存档,稳定性较好。而且纸质文件文字带有个人字迹特征,在书写墨迹上因时间不同还会有新旧差别,因此很难被改造或是伪造。电子归档是将文件内的相关数据直接输入电脑中,存储到磁盘、光盘上,方便携带。借助计算机能够实现多种形式的信息处理与分析,根据使用者的需求对信息进行打印、复制、分类、统计等操作1。(三)数据保存安全性不同纸质文件实现了存储载体与数据的融合,因此只需将纸质保存完好,不被损坏就能保持数据的安全。纸质文件对于保存环境有一定要求,如环境应保持干燥和适宜温度。电子文件的存储载体与数据是相互分离的,因而文件内数据信息极易被修改或盗取,严重的还会面临被销毁的威胁。
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