财务视角下的校园一卡通管理研究.docx
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1、 财务视角下的校园一卡通管理研究 周明亮摘 要:目前,多数高校已建立了自己的一卡通系统。功能涵盖食堂就餐、浴室洗浴、图书借阅、机房上机等,部分高校在此基础上推进了数字化校园的建设。在数字化信息和网络平台建立了教学、科研、管理、服务等校园信息的收集、处理、整合、传输和应用。实现了环境、资源到应用的数字化,提升校园的运行效率,拓展学校的业务功能。关键词:校园一卡通;财务;管理一、校园一卡通建设管理中的问题校园一卡通管理一般由学校信息化部门负责,然而通过参加全国高校一卡通会议,发现约有20%高校由财务部门负责校园一卡通的建设管理。站在财务的视角下,结合行政事业单位内部控制规范(试行),校园一卡通建设
2、管理中存在以下问题:1.日常业务人工投入大校园一卡通日常业务包括充值、补卡、新开、问题卡处理等,其中充值和补卡是主要业务。充值方式,以某省为例,现金为主要形式,由于校园卡管理部门的不同,管理方式也多种多样。后勤集团管理的,习惯在各食堂内设置工作人员,接受就餐高峰时期的现金存入。财务处管理的,充值地点多设置在财务处办公地点,充值时间比工作时间略短,有的高校只在每周的固定日期接受现金充值。网络信息部门管理的,多聘用临时人员或学生接受现金充值。校园卡的补办工作量也很大,某高校在校生不倒2万人,年均校园卡补办量在5000张至6000张。校园卡中心工作人员一般为5人至15人,人工投入巨大。2.岗位职责设
3、置不科学站在行政事业单位内部控制角度,校园一卡通管理岗位权限设置不够科学合理。岗位一般包括充值补卡、资产材料管理、财务记账、银行对账、后台数据维护等。岗位设置边界模糊,前台对外服务人员权限过大,充值、补卡、记账、对账、数据管理都能够处理,这是存在隐患的。比如银行转账充值不成功的处理上,需要先登录银行系统查询该笔充值是否存在,如果存在则要为校园卡补写入该笔金额,而某高校整个过程由一人独立完成,这不符合内控规范。还有,校园卡审批和制作职权分开,现金收入和支付权限分开,现金业务和数据管理权限分开,也值得校园卡管理部门注意。3.维修维护滞后一卡通系统网络复杂,设备种类繁多。以某高校为例,一卡通系统建有
4、专用网络,很多节点与校园网连接,局部还设有三层网络。有服务器10台,消费POS设备500多台,浴室节水控制器200台,门禁设备近50套。软件系统,包括消费系统、流水系统、补助发放系统、财务管理系统、银行接入转账系统、三方同步系统等等。与校内其他业务系统进行了系统对接,包括图书馆自助借还书、通道机、自助选座、自助上机系统;体育场馆收费系统;学校机房上课、上机管理系统;校园网网费收缴系统。一卡通系统的正常有序运行,需要上述设备和系统协同有序工作,一个节点出现问题,一批功能就要受到影响。而某高校维修和维护人员只有一人。要面对校内众多商户和其他业务系统,无法保证故障处理的及时性,工作疲于应付,也无法对
5、系统建设进行理性思考和合理规划。4.重管理轻服务多数高校一卡通系统重管理轻服务,从管理机构名称设置上来说,“管理中心”等字眼带有明显的行政色彩,制定的办法也多冠以“校园一卡通管理办法”等字样。从根本上将,一卡通是为全校持卡人服务的机构,管理在前,服务在后。从持卡人角度,管理多于服务,强调持卡人需遵守哪些规定,忽视持卡人权利;一卡通的另一服务对象是商户,包括学校食堂,后勤供水、供电,校内超市、浴室、理发店等商业实体,在面对商户时,也强调对方该如何遵守制度,没有换位思考一卡通应如何提供服务,面对其提出的一些要求,常常以制度规定予以回绝。一个好的大学,必须有优秀的教学质量、良好的教学团队、科学的管理
6、思想,当然也离不开优秀的服务意识。二、从财务管理视角看,提高校园一卡通管理服务水平的措施从财务管理视角下,参照行政事业单位内部控制规范,坚持不相容岗位分离,内部授权审批控制。运用信息化技术手段,采购自助化设备,组建一支权限职责划分清晰的校园一卡通管理团队。有助于提高一卡通管理服务水平,更好为服务于学校信息化进程和发展。具体措施包括:1.自助设备取代人工网络信息时代,一卡通日常业务应该充分交给设备和网络,使用自助设备取代人工,节省人力。(1)多种充值方式在充值方面,银行转账是主流,各一卡通厂商都有完备的设备和程序,通过一卡通网络接入指定银行,将银行卡内金额转入校园卡。优点是技术成熟,运行稳定。缺
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