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财务视角下的校园一卡通管理研究

周明亮
摘 要：目前，多数高校已建立了自己的一卡通系统。功能涵盖食堂就餐、浴室洗浴、图书借阅、机房上机等，部分高校在此基础上推进了数字化校园的建设。在数字化信息和网络平台建立了教学、科研、管理、服务等校园信息的收集、处理、整合、传输和应用。实现了环境、资源到应用的数字化，提升校园的运行效率，拓展学校的业务功能。
关键词：校园一卡通；财务；管理
一、校园一卡通建设管理中的问题
校园一卡通管理一般由学校信息化部门负责，然而通过参加全国高校一卡通会议，发现约有20%高校由财务部门负责校园一卡通的建设管理。站在财务的视角下，结合行政事业单位内部控制规范（试行），校园一卡通建设管理中存在以下问题：
1.日常业务人工投入大
校园一卡通日常业务包括充值、补卡、新开、问题卡处理等，其中充值和补卡是主要业务。充值方式，以某省为例，现金为主要形式，由于校园卡管理部门的不同，管理方式也多种多样。后勤集团管理的，习惯在各食堂内设置工作人员，接受就餐高峰时期的现金存入。财务处管理的，充值地点多设置在财务处办公地点，充值时间比工作时间略短，有的高校只在每周的固定日期接受现金充值。网络信息部门管理的，多聘用临时人员或学生接受现金充值。校园卡的补办工作量也很大，某高校在校生不倒2万人，年均校园卡补办量在5000张至6000张。校园卡中心工作人员一般为5人至15人，人工投入巨大。
2.岗位职责设置不科学
站在行政事业单位内部控制角度，校园一卡通管理岗位权限设置不够科学合理。岗位一般包括充值补卡、资产材料管理、财务记账、银行对账、后台数据维护等。岗位设置边界模糊，前台对外服务人员权限过大，充值、补卡、记账、对账、数据管理都能够处理，这是存在隐患的。比如银行转账充值不成功的处理上，需要先登录银行系统查询该笔充值是否存在，如果存在则要为校园卡补写入该笔金额，而某高校整个过程由一人独立完成，这不符合内控规范。还有，校园卡审批和制作职权分开，现金收入和支付权限分开，现金业务和数据管理权限分开，也值得校园卡管理部门注意。
3.维修维护滞后
一卡通系统网络复杂，设备种类繁多。以某高校为例，一卡通系统建有专用网络，很多节点与校园网连接，局部还设有三层网络。有服务器10台，消费POS设备500多台，浴室节水控制器200台，门禁设备近50套。软件系统，包括消费系统、流水系统、补助发放系统、财务管理系统、银行接入转账系统、三方同步系统等等。与校内其他业务系统进行了系统对接，包括图书馆自助借还书、通道机、自助选座、自助上机系统；体育场馆收费系统；学校机房上课、上机管理系统；校园网网费收缴系统。一卡通系统的正常有序运行，需要上述设备和系统协同有序工作，一个节点出现问题，一批功能就要受到影响。而某高校维修和维护人员只有一人。要面对校内众多商户和其他业务系统，无法保证故障处理的及时性，工作疲于应付，也无法对系统建设进行理性思考和合理规划。
4.重管理轻服务
多数高校一卡通系统重管理轻服务，从管理机构名称设置上来说，“管理中心”等字眼带有明显的行政色彩，制定的办法也多冠以“校园一卡通管理办法”等字样。从根本上将，一卡通是为全校持卡人服务的机构，管理在前，服务在后。从持卡人角度，管理多于服务，强调持卡人需遵守哪些规定，忽视持卡人权利；一卡通的另一服务对象是商户，包括学校食堂，后勤供水、供电，校内超市、浴室、理发店等商业实体，在面对商户时，也强调对方该如何遵守制度，没有换位思考一卡通应如何提供服务，面对其提出的一些要求，常常以制度规定予以回绝。一个好的大学，必须有优秀的教学质量、良好的教学团队、科学的管理思想，当然也离不开优秀的服务意识。
二、从财务管理视角看，提高校园一卡通管理服务水平的措施
从财务管理视角下，参照行政事业单位内部控制规范，坚持不相容岗位分离，内部授权审批控制。运用信息化技术手段，采购自助化设备，组建一支权限职责划分清晰的校园一卡通管理团队。有助于提高一卡通管理服务水平，更好为服务于学校信息化进程和发展。具体措施包括：
1.自助设备取代人工
网络信息时代，一卡通日常业务应该充分交给设备和网络，使用自助设备取代人工，节省人力。
（1）多种充值方式
在充值方面，银行转账是主流，各一卡通厂商都有完备的设备和程序，通过一卡通网络接入指定银行，将银行卡内金额转入校园卡。优点是技术成熟，运行稳定。缺点是校内需要翻盖大批自助设备，而且一般只能接入1家-2家银行，限制较多。第三方支付技术近年发展迅速，技术成熟度很高，以微信支付、支付宝为代表的支付方式逐渐深入人心，经常有学生询问是否可以使用微信为校园卡充值。第三方支付充值优点很多，不受银行卡种类限制，方便快捷；缺点是一卡通投资银行会设置障碍，阻止第三方支付公司介入，部门持卡人担心电子支付安全性不愿使用。另一方面，无论银行卡转账还是电子支付如何方便，部门持卡人尤其是年龄较大者，仍愿意持现金充值，可购置现金充值机，类似银行ATM存入设备，解决这部分需求。通过银行转账、电子支付、现金充值设备，可以解决95%以上的充值需求，大量节省人力，也为校园卡使用者提供便利。
（2）卡片自助补办
校园卡丢失经常发生，补制校园卡分打印和写信息两。近年来很多高校使用手机和银行卡代替校园卡，笔者认为，手机和银行卡可以作为校园卡的补充和扩展，但不能替代校园卡本身。使用手机卡和银行卡，学校无法独立发放，师生丢失后需要先到电信营业厅和银行补办，再到校园卡管理部门写信息，手机卡无法在浴室等地点使用，银行卡丢失后需要一周后才能拿到新卡，这都为持卡人带来不便。目前一卡通厂商都开发了校园卡自助打印和发放系统，通过自助设备，校园卡打印和信息写入一步完成，方便快捷。
2.强化队伍建设，权限划分清晰
将人力从充值、补卡等日常工作中释放出来后，需要对校园卡管理服务团队结构进行优化。从内部控制角度，坚持不相容岗位和授权审批制度，现金收支业务、资产管理、系统维护、安全保障、信息化建设、商户服务等业务职权划分清晰。具体来说，现金收支人员不能办理系统数据、银行对账、资产管理等业务。资产管理方面，一卡通项目运行需要百万级的设备、软件、材料，设备种类繁多，比一般处室资产庞大繁多。资产明细管理、材料出入库、备件更换等日常管理，需要加大人力投入。系统维护方面，一卡通系统一般是边建边用，根据业务需要增加功能模块，除保障服务器运行稳定，系统运行稳定性也靠人力保障。安全保障方面，系统记载多项经济数据，涉及学校敏感信息，互联网环境复杂，应加大技术力量，使用防火墙、网闸等设备，保障数据安全。信息化建设方面，一卡通是学校信息化的重要组成部分，推进高校建立基础信息交换平台，促进业务系统信息共享，能够提升整个学校的信息化建设进程。一卡通服务信息化，利用网络、微信等平台加强信息沟通、对外政策宣传。商户服务方面，一卡通要面对校内多个业务系统和商家，应设专人办理对外结算、协调等事项，才能及时有效做好对外服务工作。
3.购买售后服务
校园一卡通维护和维修指系统运行的维护和设备配件的维修。具体来说，一卡通系统包括基本软件和与其他业务系统对接的接口，购买价值在百万元以上，软件运行需要厂家提供技术支持和第三方软件的配合，涉及内容非常广泛。一卡通有消费POS、节水控制器、门禁控制、网络交换等种类复杂的设备，仅学生宿舍就有自助热水、洗衣机、浴室水控、门禁控制等设备，设备维护和维修工作量巨大，需要大量人力投入。某西北高校校区很大，学校为一卡通中心配备了轿车来促进其维护。作者认为，一卡通系统涉及大量计算机专、网络、机电设备知识，与其投入巨大人力和物力维护和维修，不如购买服务。向一卡通厂商购买系统维护和设备维修服务，向中介机构购买服务器和网络维护，向系统安全厂商购买安全设备和技术支持。
4.校内统一收费管理
通过一卡通平台与校内业务系统对接，实现校内收费统一管理。将后勤管理的水费、电费、洗衣、热水、浴室、自助售货等，将校内向学生收取的考试报名费、打印复印费，将对外服务的培训班、体育场馆、校内停车等收费纳入一卡通平台管理。首先，方便了师生，校内缴费、消费一卡完成，真正实现“一卡在手、走遍校园”。其次，提升了学校管理服务的水平。比如原有后勤使用人工收费，水费、电费、热水人工收取后上交财务，票据多、加总难、对账不及时现象都存在，要耗费大量人力物力。第三，统一集中收费杜绝“小金库”现象发生，避免工作人员接触大量现金，工作违纪。某二级学院对外提供培训，收费人员周转资金在几十万以上，思想松动极易犯错误。北京某高校位于四环内，停车收费由公安处负责，每月收费上交财务万元左右，后安装停车收费系统，纳入一卡通统一管理。识别车辆号牌，计时收费，每月收费金额在10万以上。收费统一管理会触及一些部门的利益，但从长期来看，学校收费规范高效，信息化水平提升。

-全文完-