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高职院校人事档案管理面临的问题和策略研究

【摘要】受职业教育改革的影响，近年来国内高职院校为强化教职员工队伍建设，都在人事管理方面投入了大量的精力，而人事档案管理作为高职院校开展人事管理活动的重要基础，也随之得到了很多的重视，但从整体上来看，由于很多高职院校在人事档案管理方面缺乏深入了解与实践经验，因此实际工作中仍然会出现不少的问题。为此，本文对当前高职院校人事档案管理所面临的主要问题进行了总结分析，同时针对实际问题提出了一些较为可行的应对策略，希望能够为高职院校人事工作与教职工队伍建设起到一定帮助。
【关键词】人事档案管理 高职院校 信息化
引言：人事档案管理作为人事工作的组成部分淇不仅是高职院校充分发挥人力资源作用的前提保障，同时也是高职院校开展人力资源管理工作的重要依据，无论是对教职员工的聘用与岗位安排，还是职称评定、干部提拔任用，都需要以相关人事档案为基础，一旦人事档案管理出现了问题，那么高职院校的教职员工队伍也可能会出现工作积极性不足、高职称人才流失等情况。由此可见，当前高职院校人事档案管理问题已经造成了较为严重的影响，而对于人事档案管理问题应对策略的研究，则是十分必要且具有现实意义的。
一、当前高职院校人事档案管理面临的问题
（一）档案管理意识薄弱
职业教育改革背景下的高职院校通常都会将工作重心放在教学水平提升以及人才培养上，人事档案管理工作虽然在高职院校教职工队伍建设及人才培养方面发挥着较为重要的作用，但由于人事档案管理方面的投入并不能够在教学方面迅速得到回报，因此很多高职院校领导管理人员对这项工作都并不重视，也不远投人太多的资金与人力、物力，而在缺乏基础支持的情况下，高职院校人事档案管理的工作质量自然也就会大大下降。另外，领导管理人员的不重视也直接影响了其他岗位工作人员的工作态度，例如档案管理人员会认为人事档案管理无关紧要，只要完成简单的档案资料收集、归档与保管即可，工作中随意性较强，工作积极性也比较差，而其他部门工作人员则会认为人事档案管理与自己毫无关系，并不愿意配合档案管理人员工作，这同样会给人事档案管理带来很多的麻烦。
（二）人员素质参差不齐
近几年高职院校虽然在人才引进方面做出了很大的努力，也引进了不少的专业教师人才，但对于人事档案管理人才的引进却非常之少，即便设置了专门的人事档案管理部门及岗位，人事档案管理人员的专业素质仍然是比较低的，有些高职院校甚至会安排其他岗位工作人员兼职人事档案管理岗位，这不仅直接影响到了人事档案管理队伍的整体工作素养，同时也会对高职院校其他岗位的人才引进造成极大的阻碍。例如有些高职院校在积极引入专业教师人才后，教师队伍规模迅速壮大，针对教职员工的认识档案管理工作也变得更加繁重，如果档案管理人员未经过专业培训、业务能力不足，那么人事档案资料的真实性、完整性就必然會受到影响，而依据人事档案资料展开的人事管理活动自然也可能会出现问题。
（三）管理手段过于落后
在信息技术飞速发展得劲今天，档案管理信息化早已成为了档案管理工作的重要发展趋势，而很多企业单位也都积极开展了针对档案管理的信息化建设，但在高职院校，由于人事档案管理工作本身并不受重视，因此大多数学校的人事档案管理仍然只能以纸质档案的手工操作管理为主。例如在需要对教职工干部进行人事信息筛选时，有些学校的人事档案室虽然配备了一定的现代化办公设备，但由于办公软件功能比较单一，只能完成目录生成、打印等操作，因此人事信息的筛选仍然需要由人事部门根据统计报表等档案资料来进行人工统计，不仅浪费了大量的人力，同时也导致了工作效率的严重低下。
（四）档案资料大量失真
档案信息的真实性是档案管理工作最为重要的工作要求之一，然而在工作制度不够完善、工作要求难以落实的情况下，有些高职院校的人事档案管理实际上是并不能够满足这一要求的。例如在关系教职工晋升、转干、调离等人事活动的档案资料中，由于人事活动直接关系到教职工个人利益，而人事档案的监管审核又并不严格，因此经常会出现故意填写不真实信息或是事前涂改个人档案信息的情况，有些人甚至会为了“晚退休”而将参加工作时间修改为真实时间的十余年之后。这极大地影响了人事档案资料的原始性、唯一性与真实性，而一旦人事档案资料失真，那么高职院校的人事管理也会随之出现工作安排不合理、职称评选不公正等问题。
二、高职院校人事档案管理问题的有效应对策略
（一）强化档案管理意识
针对当前高职院校对人事档案管理普遍缺乏重视的情况，高职院校首先要做的以领导层为主体，对人事档案管理工作的绩效性与价值性展开重新认识，明确人事档案管理对学校人才引进、人力资源管理及乃至教学工作的重要意义，并在日常工作中向人事档案管理部门提供应有的支持，使人事档案管理工作的开展能够具备良好基础条件。与此同时，由于档案管理人员、教职员工对于人事档案管理工作同样存在着认识上的误区，因此高职院校同样需要由人事档案管理部门主动展开基层宣传工作，从思想上引导档案管理人员及其他教职员工提高对人事档案管理的重视，主动承担起自身在人事档案管理方面的责任，档案管理人员应树立认真、负责的工作态度，严格按照规定完成人事档案管理工作，其他教职员工也要积极配合人事档案管理部门工作，使高职院校人事档案管理能够更好的持续开展下去。
（二）重视人力资源管理
对于高职院校来说，新时期高素质教师人才的引进虽然能够推动学校教学水平的快速提升，但对于人事档案管理等其他专业性较强的工作来说，专业人才也同样是十分重要的。因此，未来高职院校必须要转变人力资源管理的工作策略与观念，在高度重视优秀教师人才引进的同时，也要充分结合新时期学校人事档案管理的实际工作要求，将人事档案管理人员的专业素质要求确定下来，并据此展开人事档案管理岗位的职工审核，逐步淘汰专业素养、业务能力不足的职工，并通过提高工作待遇、优化工作环境等手段，吸引掌握现代化档案管理技术、档案管理专业知识与技能的优秀人才，从而为人事档案管理工作的优化提供更好的人力支持。另外，鉴于人事档案管理本身的特殊性，高职院校还需在评估档案管理人员专业素养的同时，对其职业道德素养、政治素养、服务意识作出严格要求，并鼓励其利用业余时间进行自主学习或参加专业培训活动，使档案管理人员的多方面素养能够在工作中实现全面提升，从而实现对人事档案管理工作质量的优化。
（三）加快档案信息化建设
随着高职院校教职工队伍建设的持续推进，未来其对于人事档案管理工作的要求必然会越来越高，因此为满足人事管理要求，高职院校还需顺应档案管理的信息化发展趋势，以实际工作需要为基础大力展开基础设施建设，为人事档案管理部门配备电脑、打印机、档案管理软件等软硬件设施，以帮助其提高工作效率、降低工作难度，并减少档案管理人员的工作量，使其能够从重复性、机械性的工作中解放出来，将更多的工作时间与精力投入到工作创新研究、工作质量提升等方面。另外，由于纸质文件很容易出现丢失、损坏等问题，因此高职院校同样重视现有纸质人事档案的电子化工作，将纸质文件转化为电子文件，同时建立专门的人事档案管理数据库，将人事档案资料存储到数据库中，制成电子卡片式的档案文件，这样在需要对教职工人事信息进行查询、汇总、筛选时，只需通过登录数据库管理平台，即可高校完成一系列的应用操作，在大大提高工作效率的同时，工作质量也能够得到充分保证。
（四）完善档案管理制度体系
为保证人事档案信息的唯一性、真实性、完整性，高职院校还需以现有档案管理制度为基础，对档案收集、归档等各项工作的相关制度展开全面完善，将健全的人事档案管理制度体系建立起来，从而使人事档案管理工作能够规范、有序的进行下去。例如针对提交人事档案资料内容不实的问题，就可以建立移交责任追究制度，由各部门配合人事档案管理人员对上交的档案资料进行内容核实，一旦发现信息不准确、内容不完整、资料不符合归档要求的情况，应立即追究移交人员的责任，如在档案资料归档后发现档案信息不实问题，则要对归档审核人员与移交人员分别进行责任追究。
结束语：总而言之，在专业人才竞争愈发激烈的今天，高职院校在人事档案管理方面一直都存在着的不足，如专业人才缺失、档案信息失真等问题，都可能会对学校专业人才引进造成很大的负面影响，而要想做好人事档案管理工作，自然也同样需要从这些问题入手，采取针对性的工作创新策略。
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