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高职院校人事档案管理工作研究

谢辉
摘 要：随着时代的进步，教育事业在不断的发展，其中高等职业教育也在飞速改革，在这个信息时代，高职院校的人事档案管理是重要的分水岭，它密切联系着我国档案事业的发展。本文将结合本人的工作职位和高职院校人事档案管理中存在的一些问题，探讨并研究应对问题时所该采用的措施，和分析改进后的意义。
关键字：高职院校；人事档案；管理
这些年，高等职业教育管理体制改革得到了巨大的进展，高职院校人事档案管理工作成为了重要的工作之一，但是随之而来的就是现行的档案管理体制和现行的档案管理工作，严重制约着髙职院校档案工作的建设与发展，存在着许多管理问题和不足，本文将深入剖析高职院校人事档案管理的意義，针对其所存在的问题进行探讨并提出建议，来推动档案管理工作的现代化、规范化建设。
1 高职院校人事档案管理工作的基本介绍
高职院校人事档案管理工作是为贯彻执行党的干部（人才）路线方针政策，历史地全面地考察了解和正确选拔人才服务的，因此，它并不是一项简单的单纯管理档案的工作，而是为了开发利用人事档案信息，并且将这些信息在高职院校中体现出来价值所设立的一项岗位。这项工作是构成高职院校组织人事工作的重要部分之一，是人事工作的重要环节和基础性工作，也是推动加快高职院校人事档案管理进步的重要力量。
2 高职院校人事档案管理工作中存在的问题
1.管理方式不科学、管理制度不完善
很多的高职院校根据教职工的教学能力的高低、业务水平的高低和教学任务的完成情况等一系列的有关教师的业务资料、个人的社会经历、科研的成果等，将教职工档案分散到学校不同的部门，但这样非专业化的分配管理往往造成人事档案上的不完整。另外，很多高职院校档案收集、整理、保存的手段还没有跟上信息时代发展的步伐，仍然继续在采用传统的方法，档案的整理和检索等也基本上是纯手工操作；档案管理工作主动性差，上级行政的命令通知下来了才知道收集整理档案材料，普遍存在人事档案工作“说起来重要、做起来次要、忙起来不要”现象；高职院校人事档案管理工作手段的更新和时代的迅猛发展不成正比，所以关于人事档案的保密、借阅查阅、整理保存及提供利用等环节都缺乏现代化、规范化的管理，也没有统一的、完整的、系统的规章制度加以保障[1]。
2.档案管理人才的缺乏
髙职院校大都是近一二十年从原中等专业学校和中等职业学校直接升格或合并升格新建的，人才十分贫乏，而过去这些学校档案管理专业人才少之又少。经过调查，大多数从事高职院校人事档案管理的工作人员并不是档案管理专业的科班生，由于专业的不对口，导致他们在从事这一行业工作时，普遍存在档案意识淡薄、专业知识贫乏和档案管理能力不足现象，在处理紧急事件以及在工作中的后续学习也存在或多或少的问题。特别是近年来，高职院校的办学规模普遍扩大，在校生已经成为高等教育的“半壁江山”，规模扩张，年年都有大批人才流入髙职院校，所以，高职院校人事档案的使用频率也在增大[3]，从而导致髙职院校档案管理工作量增多。另外，面临信息时代的发展，高职院校的人事档案工作方面大多数都没有做好积极的应对，从而有针对性地做好计算机、信息方面人才的培养，致使高职院校的广大人事档案管理工作者，在工作中整合信息的能力不强，也会出现观念的偏差。因此，想要将创新的思想和科学的管理技术融入到人事档案管理工作之中的可行性不大。
3.档案内容不完善
目前，各高校制定干部人事档案管理办法，都是根据中共中央组织部国家档案局“关于印发《干部档案工作条例》的通知”（组通字[199113号]）制定的，人事档案的归档内容只有履历材料、 自传材料等十大类，而反映教师主要业务水平和工作能力的科研创新、社会服务等方面情况却不在十大类之列。同时，十大类内容过于简单，也不能将个人的技能特长、政绩才能、心理素质、人才类型等方面全部展示出来。况且，许多高职院校的人事档案材料内容归档不全，缺项较多，信息量不够丰富。因为教职工平时不能接触到自己的档案，无法了解自己的档案健全与否，从而无法督促健全自己的人事档案，所以多数髙职院校并不能按规定将职工人事档案资料收齐及时归档，造成了大多数教职工的人事档案不能全面真实地反映个人信息。加之许多人事档案中“三龄两历”、格式等不规范的填写，导致了许多人事档案的案卷质量不高。
3 针对工作中存在问题所采用的措施
1.加强高职院校人事档案管理工作的规范化科学化
一是进行科学分类，提高高职院校人事档案管理的质量，即把不同专业，不同类型的人才进行档案分类管理，方便利用。二是加强人事档案数字化建设，即尽快建立完善髙职院校人事档案的电子档案，实行数字化管理，方便快捷地为学校和社会提供可供参考的人才数据。三是完善并落实各项相关的规章制度，即根据相关文件精神和学校实际情况，健全完善人事档案资料的收集、整理、归档、查阅、保存等相关制度和人事档案管理人员相关工作制度，档案管理工作者应严格遵守相关的制度，按照要求做好档案管理工作，不断规范档案管理[4]。
2.强化档案管理工作者的专业素养
档案管理工作者素质是提高档案管理质量的重点，髙职院校想要强化人事档案管理工作，就必须提高档案管理工作者的专业素养[5]。一方面要加强业务培训，让他们了解更多档案方面的专业知识；另一方面，学校可以引进档案管理方面的人才，充分发挥他们的作用，用他们较高的专业素质和先进的理念，对现有的档案管理工作者进行潜移默化的影响，从而大面积提升广大专兼职人事档案管理工作者的业务素质，推动高职院校人事档案工作水平全面提高。
3.完善高职院校人事档案内容并推行信息化管理
增加高校人事档案内容，把反映教职工科研创新、社会服务等方面内容列入归档范围，将个人的重要信息比较全面地记入个人档案；全面核查鉴定教职工“三龄两历”，并由学校组织人事部门作出结论性认定。由于人事档案资料填写时间跨度较大，经常导致数据的前后不一样，且内容单一，不便及时更新教职工的后续个人信息，而解决这一问题的最好方法就是将电子档案和纸质档案相结合，做好衔接，建立人事档案数据库，并利用“数字校园”，有条件的加以利用，跟上信息时代发展的步伐。这样不仅档案内容锦上添花，同时提高了高职院校人事档案管理工作的质量和效率。
4 结束语
综上所述，进一步完善髙职院校档案内容，规范管理，定期开展档案管理工作者业务培训，并采取多种方式提高他们的专业素养，同时不断加强人事档案数字化、信息化建设，才能使髙职院校的人事档案工作发挥更全面、更高效的作用，促进高职院校人事档案的发展，以便更好地为广大教职工、学校乃至社会提供更高质量的服务。
参考文献
[1]祝彩凤，魏晓琳.高职院校人事档案规范化管理实证研究[J].兰台世界，2015，（29）：69-70.
[2]赵文婕.高职院校人事档案信息化管理研究[J].东方企业文化，2014，（2）：104.
[3]王雅丽.加快高职院校人事档案管理工作发展的思考[J].包头职业技术学院学报，2012，（3）：86-88.
[4]刘英.高职院校人事档案管理问题与对策研究--以湖南体育职业学院为例[J].山东青年，2014，（1）：68-69.
[5]王燕.高职院校人事档案信息化管理研究——以济南市高职院校为例[D].山东大学，2014.endprint

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