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OA系统使用管理制度资料.doc
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1、OA系统使用管理制度第一章 总则第一条 为了提高工作效率,保障信息传递畅通,根据企业实际状况,制定本制度。第二条 本制度合用于企业OA系统管理。OA系统管理网络系统是管理信息传递有效平台,它集合了各方面信息,是企业实行高效管理重要工具。第三条 为了保证通过OA进行发起和传递各类电子文献可以及时得到处理,原则上各环节处理时间不得超过三个小时。第二章 管理职责第四条 原则上各子企业有行政部门,行政部门负责人将作为各子企业OA管理员(二级管理员),没有行政部门,可指定专人作为管理员。各管理员要承担起所属企业OA子系统管理工作,按照规定,在系统内进行分层级,分区域全面管理工作,开展诸如电子档案管理、告
2、知通告下发、重要文献资上传共享(分权限)、系统深化开发应用等工作。行政部将对上述管理员进行专门培训。第五条 在系统运行初期OA系统管理员(包括二级管理员)须对系统平台进行实时监控,保证系统运行稳定。第六条 各系统管理员(包括二级管理员)及系统使用人要及时搜集、归纳和反馈OA平台运行过程中各类问题(包括表单设计、流程设置、功能模块、操作使用等方面问题),逐层上报处理存在问题。第七条 OA系统管理员需根据不一样工作、不一样岗位、不一样团体性质,确定各子企业、部门机构和权限设置,凡需变更权限或部门设置时,变更部门需向行政部提出申请,由行政部统筹考虑后决定与否同意变更,因员工调动、离职等原因导致岗位变
3、动时,变动部门应及时将变动状况函告OA系统管理员,系统管理员须在收到函告后24小时内完毕有关账号、权限、归属等调整工作。第八条 有关文献、资料(包括传审、传阅、公告、新闻等等)由发起人负责对发起内容进行管理。第九条 为了保证OA平台正常和高效运行,各系统使用人均有合理使用系统、进行系统维护、提出意见提议等权利和义务。第三章 平常使用第十条 在OA系统上线运行之初,原则上所有传审、传阅、签批、告知、公告、新闻及资料传递均需通过OA系统进行,但考虑到目前运行实际,除部分文献外传递可沿用既有纸介质传递流程之外,其他传递均需通过OA系统。行政部将严格按照规定履行纸质文献审核上报关,凡能通过OA系统上报
4、纸质文献,一律退回发起人用OA系统上报。第十一条 OA系统文献审批环节效率及时间限制 (一)凡上报审批文献,在每个环节停留时间原则上不得超过3小时,凡超过规定期限,又无合法理由,每次惩罚有关负责人200元,如下状况除外:1.晚上九点至次日上午八点;2.流程节点审批人因生病、出差、学习、开会及其他重要工作开展需要延长审批时间;3.流程节点审批人在审核中因传审事项不清、数据及资料不全而规定发起人予以解释或补充。(二)凡上报审批文献,因不达标被退回时,退回人应注明退回原因、修改规定、需要到达原则以及重新上报时间,并及时电话或当面告知发起人,坚决杜绝无原由、无原则退单现象发生。第十二条 由于OA系统流
5、程属刚性流程,存在一经发起便无法修改发起内容问题,因此,规定各发起人在发起前仔细审核文献内容,确定文献数据资料齐全后方可上传。审核及审批环节中各节点负责人均应严格把控审核、审批关,否则将进行如下惩罚:(一)平常上报审批文献(资料),部门必须认真把关,如拿不准时须及时征求有关领导意见,协助子企业完善文献(资料);如不认真修改,被总经理退回时,惩罚责任经理200元;被董事长退回时,惩罚责任经理 300元。(二)各部门上报审批文献(资料),因不达标被总经理退回时,惩罚负责人200元;被董事长退回时,惩罚负责人300元。第十三条 传审类文献通过审批返还给发起人之后,发起人要及时将事务办理成果反馈填写入
6、“办理成果答复”,经所在部门主管审核通过后,该审批流程方认定为最终办理完结。第十四条 发起人在发起流程时,需精确把握文献性质及重要程度,除个别突发类或领导临时安排工作事项外,原则上任何文献均需提前足够多时间上报,以备审核过程中修改等影响工作开展,常规性审批因发起人未预留充足审批时间而导致任何后果均由发起人及其所在子企业、所在部门全额承担,审核及审批环节负责人不承担责任(无端迟延除外)。第十五条 各审核、审批人在审批文献前,应酌情处理标识为紧急或特急文献(待办文献名称前缀红色感慨号,无叹号表达一般,一种叹号表达紧急,两个叹号表达特急)。系统运行之初,提议发起人及各节点审批人在处理完毕后向下一节点
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