OA系统使用管理制度资料.doc

OA系统使用管理制度

第一章 总则
第一条 为了提高工作效率，保障信息传递畅通，根据企业实际状况，制定本制度。
第二条 本制度合用于企业OA系统管理。OA系统管理网络系统是管理信息传递有效平台，它集合了各方面信息，是企业实行高效管理重要工具。
第三条 为了保证通过OA进行发起和传递各类电子文献可以及时得到处理，原则上各环节处理时间不得超过三个小时。
第二章 管理职责
第四条 原则上各子企业有行政部门，行政部门负责人将作为各子企业OA管理员（二级管理员），没有行政部门，可指定专人作为管理员。各管理员要承担起所属企业OA子系统管理工作，按照规定，在系统内进行分层级，分区域全面管理工作，开展诸如电子档案管理、告知通告下发、重要文献资上传共享（分权限）、系统深化开发应用等工作。行政部将对上述管理员进行专门培训。
第五条 在系统运行初期OA系统管理员（包括二级管理员）须对系统平台进行实时监控，保证系统运行稳定。
第六条 各系统管理员（包括二级管理员）及系统使用人要及时搜集、归纳和反馈OA平台运行过程中各类问题（包括表单设计、流程设置、功能模块、操作使用等方面问题），逐层上报处理存在问题。
第七条 OA系统管理员需根据不一样工作、不一样岗位、不一样团体性质，确定各子企业、部门机构和权限设置，凡需变更权限或部门设置时，变更部门需向行政部提出申请，由行政部统筹考虑后决定与否同意变更，因员工调动、离职等原因导致岗位变动时，变动部门应及时将变动状况函告OA系统管理员，系统管理员须在收到函告后24小时内完毕有关账号、权限、归属等调整工作。
第八条 有关文献、资料（包括传审、传阅、公告、新闻等等）由发起人负责对发起内容进行管理。
第九条 为了保证OA平台正常和高效运行，各系统使用人均有合理使用系统、进行系统维护、提出意见提议等权利和义务。
第三章 平常使用
第十条 在OA系统上线运行之初，原则上所有传审、传阅、签批、告知、公告、新闻及资料传递均需通过OA系统进行，但考虑到目前运行实际，除部分文献外传递可沿用既有纸介质传递流程之外，其他传递均需通过OA系统。行政部将严格按照规定履行纸质文献审核上报关，凡能通过OA系统上报纸质文献，一律退回发起人用OA系统上报。
第十一条 OA系统文献审批环节效率及时间限制
（一）凡上报审批文献，在每个环节停留时间原则上不得超过3小时，凡超过规定期限，又无合法理由，每次惩罚有关负责人200元，如下状况除外：
1.晚上九点至次日上午八点；
2.流程节点审批人因生病、出差、学习、开会及其他重要工作开展需要延长审批时间；
3.流程节点审批人在审核中因传审事项不清、数据及资料不全而规定发起人予以解释或补充。
（二）凡上报审批文献，因不达标被退回时，退回人应注明退回原因、修改规定、需要到达原则以及重新上报时间，并及时电话或当面告知发起人，坚决杜绝无原由、无原则退单现象发生。
第十二条 由于OA系统流程属刚性流程，存在一经发起便无法修改发起内容问题，因此，规定各发起人在发起前仔细审核文献内容，确定文献数据资料齐全后方可上传。审核及审批环节中各节点负责人均应严格把控审核、审批关，否则将进行如下惩罚：
（一）平常上报审批文献（资料），部门必须认真把关，如拿不准时须及时征求有关领导意见，协助子企业完善文献（资料）；如不认真修改，被总经理退回时，惩罚责任经理200元；被董事长退回时，惩罚责任经理 300元。
（二）各部门上报审批文献（资料），因不达标被总经理退回时，惩罚负责人200元；被董事长退回时，惩罚负责人300元。
第十三条 传审类文献通过审批返还给发起人之后，发起人要及时将事务办理成果反馈填写入“办理成果答复”，经所在部门主管审核通过后，该审批流程方认定为最终办理完结。
第十四条 发起人在发起流程时，需精确把握文献性质及重要程度，除个别突发类或领导临时安排工作事项外，原则上任何文献均需提前足够多时间上报，以备审核过程中修改等影响工作开展，常规性审批因发起人未预留充足审批时间而导致任何后果均由发起人及其所在子企业、所在部门全额承担，审核及审批环节负责人不承担责任（无端迟延除外）。
第十五条 各审核、审批人在审批文献前，应酌情处理标识为紧急或特急文献（待办文献名称前缀红色感慨号，无叹号表达一般，一种叹号表达紧急，两个叹号表达特急）。系统运行之初，提议发起人及各节点审批人在处理完毕后向下一节点承接人予以提醒，保证文献及时得到处理。
第十六条 原则上各类文献在发起时，发起人需承担归档职责，除对通过OA传递表单进行归档外，传审时源文献同样应妥善保留，以备后来查询或使用。
第十七条 严禁任何人通过OA系统公布和传递具有非法、不健康和带有病毒文献、图片、应用程序等内容，一经发现，除立即停止责任账号外，还将根据企业有关规章制度予以对应惩罚，直到开除处理。
第十八条 为以便文献传递和查阅，任何发起人在发起流程之前，均应检查文献格式，文献一律采用OFFICE、OFFICE及WPS（不提议采用该格式）格式；图片在发起前，需检查图片大小（不能过大，否则移动端将无法阅临览）、质量及格式（以JPG、JPEG格式为最佳）。流程发起前，有关附件名称应修改为与发起事由一致，并注明各附件功能作用。
第四章 平常操作注意事项
第十九条 发起人在发起流程时，需根据传递类型选择表单模版（上报审批类选择有关传审单，传阅类选择传阅单、人力资源类选择相对应表单），并根据表单各要素进行填写及完善并上传对应附件后点击发送，流程即告建立。发起人为部门主管及以上管理人员，因流程发起时默认身份均为部门员工，而其身份权限包括部门员工与部门主管两个层次，因此，流程提交后会再次回到部门主管处，规定部门主管用主管身份进行审核并提交后，流程方才进入下一节点（即一提交一审核）；子企业总经理级别发起流程时，因其身份权限包括部门员工、部门主管、子企业总经理三个层次，因此，需要额外两次审核后，方才进入下一节点（即一提交两审核）。为了防止在此环节出现不必要延误，请各主管以上人员在发起并提交流程后多回看几次与否有待办文献存在或通过查看表单流程以确定目前处在哪一节点。
第二十条 对于超过系统既有模版有关传递，可采用自由协同方式予以发起，以便之处在于发起不受条件限制，并且在发起时复选修改正文选项后，各节点审批人均可对正文内容进行修改（附件不可修改），无需退回发起人修改后上报，并且全流程各节点由发起人制定，可指定任何人审阅，有很强随意性。局限性之处在于，由于流程随意性很强加之正文内容可修改，因此流程客观性大大减少，且各节点审批意见无法写入固定表单，后期使用存在不便。适合发起需他人修改完善和传阅有关内容。
第二十一条 受各模版权限设置原因，各节点审批人如在审核提交后出现流程节点选择提醒时，请根据所审核文档性质自行判断文献去向（去向包括权限内审批、权限外上报、下一节点审批人等），如判断不清可与文献发起人或有关部门获得联络，以保证传递流程精确高效。
第二十二条 各管理员在管理所属企业子系统时，需严格按照权限开展文献资料增、删、查、改等工作，并在平常工作中注意随时将所经手文献资料进行归档，以便于后来查询使用。
第二十三条 因OA系统预览格式与所上传文档格式存在区别，上传文档中细节也许会在系统预览中无限放大，因此，请各使用人在上传文档前对源文档进行仔细检查查对，保证文档格式对、编排合规，且事由描述清晰、理由论述精确、附件要素齐全，尽量减少因退单而导致损失。
第二十四条 OA系统是工作效率倍增器，其包括多种刚性流程及严格时间限制将从主线上约束和限制各使用人工作习惯，在使用之初，肯定会与既有工作流程和习惯有一定区别，请尽快适应，并坚持使用，保证OA系统真正到达提高工作效率，优化工作流程，完善企业管理体系目。
第五章 安全规定
第二十五条 各使用人初次登陆时须将初始密码修改为个人密码并妥善保管，不得随意将密码外泄给他人使用。
第二十六条 任何使用人（尤其管理人员）均不得将个人账户交由他人操作和管理，特殊状况下，系统管理员有权调用各使用人账号与密码，但使用前需明确告知账号所有人，并不得对该账号开展除系统必要项目外其他操作（即不得对详细工作事项进行任何操作）。
第二十七条 所有使用人只可在权限范围内进行有关操作，特殊状况下如需提高权限，请与各系统管理员联络，经审核确实需要提高权限，可由管理员予以调整。
第二十八条 任何人不得随意让企业无关人员或外部人员查看系统内容，更不容许下载有关内容，尤其是涉密内容。多人共用一台电脑时，如暂停OA办公并离开电脑，请及时注销或退出OA系统，以免他人误操作。
第二十九条 凡涉密内容需要在系统内公布，公布人须严格设定查看权限和公布范围。
第三十条 如发生泄密状况，将按照企业有关规章制度追究有关人员责任。
第六章 附则
第三十一条 本制度由行政部负责编制、解释和修定。
第三十二条 为保障OA系统硬件、软件和信息安全，保证系统正常运行，全体顾客应遵守本管理制度，违反者应承担对应责任并接受企业《单项工作奖惩措施》惩罚。
第三十三条 本制度未尽事宜按国家法律法规和企业有关规定执行。
第三十四条 本制度自下发之日起开始施行。