工程项目部财务管理制度及实施细则.doc

第二章 工程项目部财务管理制度及实行细则
为满足企业综合经济规划、内部经济管理需要，加强资金使用管理，及时反应资金运用状况；合理使用资金，明确资金管理部门和使用部门责任；加速资金周转，提高企业效益；保证资金安全运转，清晰反应资金去向，明确责任，参照国家有关会计法规规定，特制定本制度及实行细则。
第一节 财务部基本职责
1．业务范围
Ø 组织制定企业会计规章制度，编制企业财务预算。
Ø 对工程项目部财务管理工作进行监督检查。
Ø 负责对项目部项目运作提供可操作性强和详细成本分析、资金筹集和资金使用方案。
Ø 负责配合总经理进行企业资金调度和动作，保证资金按计划收支运转。
Ø 负责项目部财务平常管理，办理现金和银行存款收支和结算。
Ø 负责项目部财务印鉴保管。
Ø 负责原始凭证和记帐凭证审核。
Ø 编制项目部月度、季度和年度生产经营状况报表及阐明，并进行财务分析，对核算经营成果。
2．会计人员岗位职责
Ø 会计人员必须贯彻执行国家财经方针、政策和会计制度及法规，遵守企业各项规章制度，遵守职业道德,任何波及违反国家有关法律法规，企业有责任将其移交司法机关法办。
Ø 会计人员要严格审核各项费用开支，建立和健全各项原始记录，对核算，如实反应和监督各项经济和业务活动。为企业领导开展预测、决策分析提供精确会计数据。
Ø 会计人员必须执行有关会计核算制度，做到手续齐备，数字精确，妥善保全多种会计凭证和会计资料，并严格执行企业保密制度。
Ø 建立会计工作内部牵制制度，明确会计人员分工与责任。
Ø 监督和管理好仓储工作，配合仓库管理好生产现场材料和物资，防止挥霍。
Ø 负责企业固定资产、低值易耗品核算，对购入、调入、调出、报废设备、大型工具等资产，要及时办理会计手续，定期对企业固定资产和低值易耗品进行盘点、清查，并上报固定资产明细表。
Ø 负责处理企业领导交给其他业务工作。
3．出纳员岗位职责
Ø 办理现金收付和银行结算业务，严格按照有关现金管理和银行结算制度规定管理好货币资金。现金使用范围：包括员工工资、差旅费、多种补助、各项福利及壹仟元如下多种业务开支等，库存现金不得超过企业核定限额，超过部分要及时存入银行。
Ø 现金支付必须严格按财务手续办理。对以现金支付会计业务，均应由经办人员填写支出凭证，由经理和会计审查并签名后交出纳员，出纳员根据原始凭证进行查对，票款相符，据实支付现金，并加盖“现金付讫”章。领取现金应当面点清，并在付款凭证上签字。财务人员拒收白条，也不得挪用现金。
Ø 现金收入做到收款有根据。财务人员根据原始凭证办理收款，加盖“现金收讫”章，并根据会计科目登记入帐。
Ø 登账要及时，库存现金做到日清日结，账款相符，每季度。
Ø 发生长短不平现象要查明原因，并按照财务制度做帐务处理，属财务人员工作失职责任自负。
Ø 逾期未用空白支票要及时收回注销，对于填错支票或由银行退回支票，须加盖“作废”戳记与存根一并保留。
Ø 次序及时地登记现金和银行存款日志帐，保证数字清晰，内容精确，做到日清月结。
Ø 经办人员报销支票时，出纳人员查对支票存根金额与否与发票相符，支票号码与否相符，并在支票登记簿上加盖已报销戳记，将支票领用单附联粘贴在报销最终一张上。
Ø 根据每日收支记录，结出银行存款日余额，并及时与银行查对；当日收入支票、汇票必须当日送存银行，虽然取回银行多种回单、传票，随时掌握银行存款余额，做到日清月结。
Ø 每月分三期汇总原始收支凭证（10日、20日、30日/月次）填制《现金及银行结算存款收支汇报单》（见附表一）送会计审核记帐。
Ø 每月根据银行对帐单填写《银行存款余额调整表》交付会计审核、保留；每季末、年末进行现金盘点，并填写《库存现金盘点汇报表》（见附表二），分析现金盘点状况。
Ø 保管库存现金，如有短缺，要负赔偿责任，保管好钥匙，不得任意转交他人。项目部银行帐号严格保密。
4、会计核算流程
现金日志账

财务报表
银行存款日志账

明细分类账
原始凭证
总分类账
科目汇总表
记账凭证
转帐
付款
收款

流程阐明：
Ø 根据对原始凭证填制记帐凭证，记帐凭证采用由财政部门统一监制格式。
Ø 根据收、付款凭证登记现金日志账和银行存款账。
Ø 根据收、付款凭证和转帐凭证登记各类明细分类账，包括：往来应收和应付日志账、管理费用明细账、生产成本或工程施工多栏式明细账、固定资产明细账、营业外收支明细账、利润分派明细账、、应收税金明细账。采用财政部门统一监制明细账簿。
Ø 根据记账凭证分期编制科目汇总表。
Ø 根据科目汇总表登记总分类账。
Ø 月末查对多种明自账余总账余额。
Ø 月末根据总分类账和明细账编制会计报表。
Ø 各类表报采用财政部门统一格式，工程项目部必须在每月5日前将报表上报企业汇总，企业财务部需要在8日前将有关汇总表报总经理。
Ø 企业财务部定期或不定期对属下项目部财务管理和会计核算工作进行监督检查，并将检查成果上报总经理；在检查中发现违规违法问题将根据企业有关规定进行严厉处理，对违反国家有关法律法规移交司法机关法办。
二、资金使用管理及实行细则
1、采购资金管理
Ø 财务部审核工程部《 企业采购项目登记表》（见附表三）内容包括：采购品目（品牌）、数量、详细技术参数、规格、配置、型号、功能与作用详细描述及预算金额等；并就采购项目预算资金筹措、使用及付款方式提出合理方案供企业高层决策。
Ø 多种工程机械设备、主材采购协议，由工程部提出提出《物资计划表》，项目总工核定后交物资部须填写《工程项目设备供应商、价格一览表》；如是大宗机械设备采购，事前应提交采购和租赁经济指标比较状况供项目部进行讨论决定后，财务部提出资金筹措和支付方案，再交项目经理审核，经总经理签订（须亲笔签订，口头同意本审批表无效），物资部根据总经理批复到财务部门申领支票，在领取支票七天内，必须凭经手人、验收人、同意人签字发票及进仓单向财务办理报账手续（由于特殊原因不能在七天之内报帐，需提交书面汇报到财务部，违者将予以100元惩罚）。大笔款项支出（2万元以上）没有协议、协议或者其他资料立案，会计人员一概不予以付款，违者追究经办人责任。
2、费用管理
Ø 差费：企业员工出差外地需住宿，按照每人每天住宿费80元（特区按100元/天）、伙食费25元、车船费按规定来回地点和里程凭票核准报销原则；如出差人员乘座飞机或火车软卧需要企业总经理签名审批才可报销；在本都市内出差办事，原则上企业提供用车，如企业无法提供用车，经财务部审核，所属部门主管审批后才能办理报销。
Ø 员工工资和奖金：财务每月按照协议规定员工工资制定工资表经分企业或项目部经理审批后准时发放；工程项目部员工奖金由工程部制定方案，合约部审核，项目经理会同项目副经理、项目总工审定后，报企业总经理审批后发放；各分企业经理、工程项目部经理、副经理、项目总工、财务部及合约部正式签约员工工资、奖金所有在企业财务部发放。
Ø 业务招待费：企业及分企业、工程项目部原则上设业务费定额支出；企业将根据工程项目规模和运作实际状况核定各工程项目部业务费额度，经总企业审批后授权项目经理执行；各部门主管需要业务接待，经请示项目经理审批后才能开支，金额超过贰仟元需报总经理审批后开支。项目经理、副经理和项目总工接待费一律由总经理审批，否则财务部不予报销。
Ø 平常零星费用：伙食费、水电费、电话费等零星费用开支没有协议、协议或者其他资料立案，会计人员一概不予以付款，违者追究经办人责任。
3、应收、应付帐款管理
为了提高资金使用效率，保障资金流动性，对往来帐款、采购、销售协议，需要考虑付款阶段性与收款及时性。财务部对应付款或应收款，均应在事前、事中、事后实行跟踪管理；应付帐款管理，财务部门应按协议期限付款，以保持企业信用。财务部随时检查各部门未解货款状况。
3.1应收帐款管理
Ø 工程价款回收：合约部审核授权委托人审签和经监理与业主承认工程价款结算单、记录资料等有效文献，并根据上述资料编制分包工程价款结算清单及有关有效资料，经项目部总工、经理审核后交财务部开具发票办理结算手续。
Ø 工程竣工后合约部编制工程竣工结算单，经财务部核准后报项目部总工、经理审批，财务部根据有关资料文献及时向业主办理工程决算款结算手续。
Ø 工程保质期满后由合约部编制工程质保金结算单经项目部经理审批后交财务部办理结算手续。
Ø 对外租赁业务：分企业、工程项目部与客户协商后签定协议（机械设备出租、技术劳务出租等）；财务部按照协议收到租赁方交来款项后开具发票或收据。
Ø 建立往来帐户结算定期查对与清理制度，包括每月终了对往来款项进行全面清理，对应收帐款按帐龄长短，金额大小逐项进行分析、并向对方送对帐单进行查对；每月将状况上报总经理。
Ø 财务部有责任和义务采用有效措施对有关应收账款进行定期催收，次数不得少于每月两次。
3.2借款管理和核算
Ø 项目部借款仅限于项目经理及管理人员差旅费、接待费、零星材料采购费等。
Ø 项目部任何人因业务需要借款，应在业务完毕后7天内凭经手人、验收人、同意人签字发票向财务部门办理报帐手续。
Ø 项目部司机和采购员可保留1800元和5000元定量借款，每月清理结算一次，定期按报销手续
Ø 财务部负责审核报销单据，填写会计凭证后交出纳办理收付手续。
Ø 项目部财务部原则上不借支多种款项给外单位及人员，特殊状况需总经理审批方可借支；施工班组（分包队伍）借款需提出书面申请，经工程部核准工程进度，合约部和项目总工审核，项目经理签字后报总经理审批后方可借支，合计借支额度上限为该施工班组或分包队伍合计应付工程款30%。
Ø 财务部有责任对员工报销单据进行审核。部门经理有责任按有关管理规定向所属员工问清报销单据中超规定部分状况，履行签批手续。
3.3应付账款管理
Ø 工程项目部应付账款由于波及数额较大、项目较多，财务部应设专人管理该科目明细账，及时反应应付账款发生时间、时间、金额并常常查对清理。
Ø 对每月发生业务所需支付货款、工程款等，先由工程项目部财务部门整顿好该应付款协议、发票、进仓单、验收单、工程结算表等资料单据，经合约部、工程部审核报项目总工、项目经理初步审批编制应付款项审批表，上报总经理最终审批后办理支付手续。
Ø 项目工程部将应付账款汇总填制《 项目应付账款汇总表》（见附表六），表后附有关原始平凭证复印件，以杜绝因要常常查阅原始凭证而导致原始资料丢失等状况发生；该表由分企业或项目部财务部出纳负责填制管理。
Ø 工程分包备料款支付：由分包单位填写备料申请拨付单，经项目部有关人员进行现场检查后签字报合约部审核，经项目经理审批后报总经理最终批复后，由财务部办理支付手续。
Ø 工程分包进度款支付：分包单位提供工作量登记表，每月20—25日由项目总工组织人员对各分包单位工程数量和质量进行核算，由合约部出具工程决算单，经项目总工、项目经理签字确认报总经理批复后，财务部根据有关资料和协议在扣除分包单位应摊销费用和月度材料款后办理支付手续。
Ø 工程分包结算款支付：工程竣工验收合格并移交业主三十天后，备齐有关文献资料申请办理结算手续，合约部编制竣工程结算书，由财务部与对方核算施工期间已支付工程款、材料款和应分摊水电费、检测试验费、测量费及多种税费等多种费用，并按规定扣除5—10%质保金后填制结算表报项目经理审核、总经理审批后办理支付手续。
Ø 工程保质金支付：分包单位在保质期满后提出保质金支付申请，合约部在核准后填制保质金拨付单，财务部扣除对方在保质期内发生多种费用后报项目总工和项目经理审核，报总经理审批后办理支付手续。
Ø 办理应付工程款支付手续时，财务部出纳员按总经理批复应付款项审批表填制转帐或现金支票，经主管会计复核，项目经理在支票存根上签字后交收款方，并留下收取支票人员身份证资料。
Ø 应付工程款若非签定正式分承包协议（分承包需经工商登记并具资质），在经上述流程审核后，财务部应会同工程部、合约部主管在对方工程队中随机抽取员工三人以上陪伴对方主管到财务部经验证对方身份证并在收据上签收和打上指模后方可支付。
Ø 对业务经营发生应付款项，原则上所有需要经银行办理转帐支付，对于部分小额支出（贰仟元内）经项目经理审批后可酌情支付现金，除此以外款项必须转帐支付，超额现金支付由总经理审批后方可办理支付现金手续。
三、固定资产管理和核算制度
Ø 固定资产核算设置固定资产、合计折旧、固定资产清理总帐科目，按固定资产类别和使用部门设置二级科目，按固定资产名称设置明细科目。
Ø 固定资产同意：指使用年限在一年以上，单位价值在2，000元以上；如单台价值在2，000元如下，是某种劳动资料必要构成部门，使用年限在一年以上，也可列入固定资产。
Ø 固定资产计划经同意购置后，财务部门要设置专帐登记，实行谁使用（申领固定资产必须填写“固定资产申领单”），谁管理原则，使用人员需常常对其进行保养，以延长使用年限；由办公室定期进行清理盘点。
Ø 固定资产处置需经总经理批复后，财务部门方可进行帐务处理；分企业所购置固定资产如产生下列状况，可进行报废处置：一是常常使用而不停磨损直至报废；二是由于技术进步等原因提前报废；三是受自然灾害等非常损失发生损毁报废。工程项目部根据所购置固定资产实际状况，参照上述条件由工程部会同物资部提出固定资产处置书面申请，财务部予以审核，经项目部经理和项目总工初步审批后报企业总经理批复后，财务部严格按照有关会计规定办理固定资产报废或发售核算手续。
Ø 固定资产原值构成及折旧提取，必须符合会计制度规定。
四、存货管理及核算制度
Ø 存货设置低值易耗品、库存材料等总帐科目。
Ø 商品成本：低值易耗品是指使用年限在一年如下，或单位价值在2，000元如下办公设备、仪器、工具等，采用一次摊销法，工具如单位价值较高，一次领用数额较大时，可采用待摊措施，分期摊如成本，摊销期最长为一年。
Ø 存货核算总帐和三级分类帐由财务负责登记，仓管员负责出、入库单及收、发货台帐登记。进仓工作流程：采购员填写一式三联进仓单，（一联交仓管员，一联附在报销凭证交财务，一联存根 仓管员根据进仓单登帐）每天对存货做实物盘点，月末与财务部对帐，财务部可对存货进行不定期盘点；出仓工作流程：领用人员填写一式三联出仓单，（一联交仓管员，一联交财务部，一联存根 仓管员根据出仓单登帐）经管理人员清点发出货品，财务部专人复核，数量相符在仓管单盖“出货章”方可放行。
Ø 期末，经企业确认存货盘盈、盘亏或亏损，先转入“待处理财产损溢”帐户，经同意后，核销部分在管理费用列支，负责人导致损失“其他应收款”帐户核算，盘盈记入当月营业外收入。
五、会计等重要档案管理
Ø 会计档案包括：会计凭证、会计帐簿、会计报表及其他与经济业务有关资料。
Ø 工程部多种会议档案必须妥善保管，不能丢失损坏。
Ø 工程项目部年度会计报表及各方权益有关重要会计档案，如：协议、协议、签订长期经济协议等，必须永久保留。
Ø 会计凭证要装订整洁，准时间次序进行编号，不许出现前后号颠倒和丢失现象，装订成册凭证要妥善保管便于查找，防止丢失。
Ø 如有查阅或调阅会计档案者，必须由总经理及财务主管同意后，登记会计档案调阅登记簿方可查阅，但不准带出企业，查阅后迅速归档。
Ø 多种会计档案，保留期满需销毁时，应抄具清单经总经理同意同意后，才能销毁。销毁会计档案清单应永久保留。
六、 企业重要资料保管
Ø 工程项目部资料要装订整洁，准时间次序进行编号，不许出现前后号颠倒和丢失现象，装订成册凭证要妥善保管便于查找，防止丢失。
Ø 按资料分类工程部重要资料交、借分别由财务部、合约部和办公室专人进行登记，。
七、印章管理
Ø 工程部财务章、公章、业务章等各类印章由财务部统一管理。
Ø 银行预留印鉴中财务章由会计保管，私章和支票由出纳员保管；设置支票使用登记部记录支票使用日期、号码、用途、金额和经办人。
Ø 外借公章必须填写申请盖章表（见附表五），注明事由、时间、还章日期等，并需由企业总经理、分企业经理或项目经理审批。
Ø 管理印章人员在因公出差或因私请（休）假离动工作岗位时要及时请示总经理，并与总经理指定人员办理好印章交接手续。

附表一
现金及银行结算户存款收付汇报单

摘 要
现 金
银 行 结 算
备 注
上月结存

本月收入

本月付出

本月结存

附： 现 金 收 入 凭 证 字第 号至第 号共 张
现 金 付 出 凭 证 字第 号至第 号共 张
银行结算户收入凭证 字第 号至第 号共 张
银行结算户付出凭证 字第 号至第 号共 张
以上凭证经查对无讹 会计 出纳

（签收）200 年 月 日（汇报）

附表二
库存现金盘点汇报表

面 值
数 量
金 额
盘点异常及提议事项

其他项目
未核算费用

员工借支（未入帐）

盘点现金总计

帐面现金总计

盘盈

盘亏

附表三
采购物品技术详细需求表

物品名称
品牌
数量
型号
预算金额
功能