文书岗位工作职责.doc

文书岗位工作职责 1、职责范围1.1负责机械企业多种公文收发、登记、传递、催办、保管、立卷、归档及销毁等工作；1.2负责机械企业文书档案提供使用；1.3负责对各部室、企业文书形成、积累和归档工作进行监督、检查与指导；1.4负责机械企业印章、总经理名章及权属各企业印章保管与使用；1.5负责机械企业及企业印章、经济专章、经济协议专章、质量检查专章等须公安机关立案印章登记、启用、作废、回收及销毁；1.6负责简介信管理并开据公务便函；1.7负责机械企业公务接待及文字打印；1.8负责多种电话告知登记、上传下达及有关事宜处理；1.9负责全企业保密管理工作，指导、监督、检查各部门保密工作；1.10负责采购、管理、发放机械企业平常办公用品、低值易耗品，及企业劳保用品；1.11负责全企业内各类人员公务名片印制、审核工作；1.12负责机械企业接待室、会议室使用安排及管理工作，并下达会议告知等；1.13负责总经理办公室整顿、打扫等工作；1.14负责完毕领导交办其他工作。2、权限与管理接口2.1权限2.1.1对不符合程序规定公文借阅、用印、开据简介信、告知等有权拒绝；2.1.2有权根据企业领导意见接待客人；2.1.3对各部室、企业文书工作有指导、检查、考核权；2.1.4对各部室、企业保密工作有指导、监督、检查、考核权；2.1.5有与本岗职责范围相对应其他权利。2.2管理接口2.2.1本岗位受董事会办公室主任领导；2.2.2文书离岗时，由董事会办公室主任指定专人代行其职责；3、岗位技能规定：3.1应具有下列条件之一：1）获得大专以上学历，或初级以上职称；2）具有2年以上有关工作经验；熟悉计算机操作，至少可以纯熟运用一种办公软件。 总 则第一条 为搞好酒店经营管理，管好财产，延长财产使用年限，严防物资积压和铺张挥霍，充足发挥财产效能，必须加强财产管理，获得最佳效果。坚持勤俭办酒店原则，坚持积累资金，扩大再生产原则。第二条 根据财务制度规定，财产划分为：固定资产、低值易耗品和零星物品等。1. 低值易耗品和物品购入作为流动资金占用，领用时作费用列表。2. 搞好财产管理，必须严格控制财产请购计划审批，以及详细采购、验收、入库、领发、保管、维修、保养、赔偿、报损等手续。3. 建立健全岗位责任制，使用部门实行定额管理，各项财产按统一名称统一分类编号设置账页、账卡。分级管理，定期复查、查对，规定账、卡、物相符。第三条 酒店全体员工必须自觉遵守财产管理制度，爱惜酒店财产，使酒店财产不受任何人侵犯。1. 各部门（班组）按着物物有人管，人人有专责原则，办理财产验收，领用等手续，妥善保管，节省使用，及时维修和保养。2. 要奖惩分明，对一贯爱惜酒店财产，认真执行制度者予以表扬与奖励，对于保管不善，违反制度无端损坏酒店财产者，要予以批评、教育，以至赔偿经济损失，极其严重者要受到有关行政处分。第一节 财产划分第四条 固定资产：由酒店贷款购置或按规定原则合格转入使用财产为固定资产。1. 单位价值在一千元以上（含一千元），使用年限在一年以上财产为固定资产；单位价值虽然低于规定原则，但为酒店营业重要财产（沙发、沙发床、地毯等）也应视为固定资产。2. 房屋、建筑物以及不能分开附属设备，单位价值虽然低于规定原则，但也应一律列入固定资产。第五条 低值易耗品：由酒店流动资金购置不符合固定资产原则经营用品为低值易耗品。1. 单位价值在一千元如下（不含一千元）炊具、餐具、茶具、玻璃器皿等非消耗物品均列入低值易耗品，开业前领用作为开办费处理，开业后领用作为待摊费用在一年内摊销。2. 消耗物品：为酒店经营活动中所必需用物资，如修缮材料、来宾用品、卫生用品、事务用品以及加工用品等，处理措施同上。第六条 基建材料及设备：但凡专为工程项目购置原材料及设备皆属此类。必须专门保管与核算。第七条 废旧物资：为酒店已经确定报废各类财产。1. 此类物品包括废棉织品、机电设备、多种器材、家俱和用品等物资，以及由机器或建筑物上拆除下来尚能使用旧零配件，随运物资完整包装物和多种废旧材料。2. 此类物品报损时，须开列报损单，经同意后做财务处理，凭报损单交库房入账保管，并在报损物上盖上报废印章，一般不再发放。个别物品需要运用时，要开出库单经部门经理同意，到库房领取。此类物品处理时，需列清单报酒店财务负责人。在店务会上同意后执行。第八条 其他物品，包括客人赠送礼品、客人遗失（不能偿还者）物品、拣拾物品、退还赃物等。此类物品一律交库房验收并保管，开列清单，一份库房登记，一份交各单位留存。以上物品不得隐瞒不交或私自留用，个别物品，部门或班组需用时须通过经理同意并办手续到库房领取，转入零星物品帐户处理。属于规定应上缴者，要造表上缴，属于本单位可以处理也要造表，经店务会议讨论作处理。第二节 财产管理组织和人员职责第九条 酒店各单位部门在用、在库财产、物资由财务部设置专职会计负责统一管理；在库财产由库房管理员负责分管；在用财产由使用单位指定专人（或兼职）负责管理。第十条 财产专职会计职责1. 负责掌握酒店所有财产账务和增、减变化状况，贯彻执行财产管理制度，按期编制财产采购计划，督促采购人员及时采购，保证供应。2. 认真办理多种物资购进、验收、保管、领发、调拨、报销、赔偿、借入、借出、租用等手续，以及催收偿还工作，做到手续清晰，账务处理及时。3. 负责记好各类财产账，每月与库房管理员查对库存，每季与使用部门（班组）查对帐卡，通过盘点，查对账物，发现问题及时纠正，做到帐帐相符，账物相符。4. 负责指导并协助库房管理员和部门（班组）财产管理人员搞好财务和实物管理工作，发现账物不符，要及时查明原因，提出意见，进行调整和处理。5. 保管好财产账簿、凭证、报表等档案资料，分期装订备查。财产账单不可遗失，不能私自销毁或涂改，逾期需要销毁时应报经理同意。6. 要熟悉财产使用、保管时间、数量和规格，对闲置财产要提出处理意见，防止积压。对储存局限性物资及时提出申购，以保证经营活动需要。第十一条 库房管理员职责1. 根据每年（季）物资流量和库存状况，提出财产物资购置和追加计划，认真办理财产验收、入库、保管、出库、报损、租借等手续，帐目清晰完整，及时查对账物，做好存档以防丢失。2. 坚持执行管理制度，掌握管理业务，随时掌握财产数量、规格、定价、用途、性能和使用时间等状况。库存物品要适量，做到不积压挥霍，又保证营业部门用量。3. 定期（每月）清点库房存货，保持账物相符。发放货品按期分部门核算汇总列表转账，每月与各级财务部门查对帐目，以保证帐帐相符。4. 坚持各项手续，不合手续者不予办理。积极发放定额物品，严格审批超定额物品，以免挥霍。5. 库房物品寄存要分门别类，清洁整洁；要防止积压损坏，防虫蛀鼠咬，霉烂变质，并要防火防盗。第十二条 使用部门财产管理员（或兼职）职责1. 负责管理本部门班组财产、登记帐卡，每季度与负责财产专职会计查对一次，发现差错及时纠正，保持上下帐与卡相符。2. 办理财产领用、交回、调拨、报损、借用、偿还、赔偿等手续。及时登记帐卡掌握财产增减变化和使用完好等状况，及时提出维修和处理意见。3. 妥善保管本部门班组财产，外借财产要及时催还，以防丢失，损坏，财产物品一律不得给私人。第三节 财产请购、审批、验收、入库规定第十三条 固定资产请购计划编制财产专职会计要根据酒店经营状况，掌握定额指标和平常使用状况，编制年（季、月）请购计划，交酒店财务负责人和总经理审批后报酒店管理班子讨论通过后列入年（季、月）度计划，经酒店集团报集团总部审批后，由酒店财务部详细安排执行。没有列入计划者不准采购，临时追加计划要按规定报批。第十四条 酒店之间可以通用经营物资（如布草、一次性客用品及其他由酒店集团指定品种），由仓库或有关部门提出请购单经采购部、酒店财务负责人和总经理同意后报酒店集团。酒店集团统一采购调配，统一安排付款。第十五条 采购1. 酒店所有财产物资采购一律统一由采购部按采购制度办理，使用单位不得自行购置。2. 任何物品无购置计划或未经财务部同意采购财产物资，库房应拒绝验收，财务部不予报销。3. 若使用单位在品种规格上有特殊规定，可派人与采购部人员共同选购，或由使用单位自行采购，但必须由采购部办理入库报销领用等手续。4. 采购员必须遵守国家政策、法令和财产管理制度，发票、支票妥善保管，不得丢失。报帐要及时，一律不准跨月，要按酒店规定财产划分填写入库单，送库房管理员签收后，附在进货发票后一齐送至财务部报帐。5. 采购备用金要常常查对，公私要分开 ，严禁套购，转卖，严禁挪用公款和代私人采购。6. 要按使用单位规定采购物品，并注意规格质量，以免导致积压和挥霍。第十六条 验收1. 收货部接到采购员购进财产和物资，要根据订单与原始发票进行验收、点数、检查规格、质量，验收合格后按本酒店财产名称填制收货汇报，签收后一联交供应单位，凭此向财务部结算。2. 遇有下列状况，收货部可以拒绝验收，或报请上级处理2.1 未按计划同意购进或与协议不符者不验收；2.2 购进财产、物品与原始发票不符者不验收；2.3 供应单位发票未开昂首，发票无盖公章，昂首不符，字迹不清晰有涂改者不验收；2.4 属于宝贵物品和需要通过技术鉴定物品，应与使用部门共同验收；2.5 如属于物品先到而发票未到，收货部可点清实物，开无发票收货单，一联交供应者，等发票到后到财务部办理结算。2.6 遇有发票先到而物品未届时，不予办理验罢手续，若外地托收无承付进货，由采购员报经理同意做预付款，待该物品抵达后，补办验罢手续并正式入帐冲预付款。第十七条 审批1. 基本建设工程、零星基建、改建扩建、建筑大修，固定资产更新和购置等，须经店务会议讨论后按规定制度审查报酒店集团同意，固定资产调拨、变卖、报废、处理等须酒店财务负责人和总经理同意后按规定制度审批。2. 低值易耗品和其他物品购置计划经店务会讨论且按规定制度同意后，列入当年财务收支计划内执行；计划内零星购置及大批购置财产物品，按规定程序报批。低值易耗品成批处理变卖，须报酒店集团审批。3. 物料用品（消耗品）按班组领用时，须经部门经理与酒店财务负责人审批。4. 物品丢失、霉坏、变质、盘亏等必须经有关部门查明原因，签订意见报酒店财务负责人和总经理审批方能作账务处理。第四节 固定资产、低值易耗品及易耗物品管理第十八条 库房财产管理1. 酒店购进一切财产和物资，一律办理入库手续。发放时列支有关部门费用（大批分摊时，通过待摊费用科目逐月摊入费用）并作为在用财产处理。凡属备用、多出及机动部分，应集中寄存在库房保管。2. 财务部财产管理小组负责管理全酒店财产。各类财产按规定分类，并按品名、规格、数量、单价、在库和在用地点，分别独立立帐，控制库房进、销、存数量。凭入库、领物、调拨单据等凭证及时查明原因，按规定审批手续办理调整帐卡，以保障帐物相符。第十九条 部门班组财产管理1. 各使用部门在用财产应实行定额配置，部门经理负责，指定一人为部门财产保管员详细保管并做好登记帐卡工作。2. 部门保管帐卡，要按财务部保管总账分类、编号，根据领取、调拨等单据及时登记。部门经理要定期组织人员对部门财产进行查对，发现账物不符及时查明原因，按审批规定办理手续，调整帐卡，以保证帐物相符。3. 部门财产保管员不适宜常常调换，若必须调换，要事先告知财务部财产管理小组，并由财产管理小组监督在部门内办清移交手续，方可离开。第二十条 财产领发、交回手续1. 使用部门领用在库财产时，要按规定审批权限做同意手续后，持领物单、报损单或赔偿单（领取补充汇报或赔偿财产时，需交旧领新，赔偿单要有财务收款签字）一式三联，凭此向库房领取，一联作部门记帐，一联作库房记帐凭证，一联作会计记帐凭证。2. 多出财产要交回库房，在查明原因后，按审批权限规定办理同意手续。用红笔填写领物单（替代交库单）一式三联，连同实物交库房管理员签收，三联分别作为部门、库房、会计记帐凭证。3. 使用部门向库房领取、交回财产时，要持部门保管帐卡和单据到财务部财产管理小组办手续，双方及时登记帐卡，以保证帐帐相符。4. 酒店低值易耗品采用一次报销规定，某些大型临时活动，在领用此类物品时已作费用报销。不过，由于活动任务已经完毕，而非平常使用物品又不适宜寄存在部门班组，为了妥善保管，此类物品可以退回库房，在财产帐上寄存地点变更为库房代保管。下次需要领用时，则不再报销金额，而是寄存地点由库房代保管减少，增长新领用单位数量，以防止反复列支费用。第二十一条 财产调拨、报销手续1. 使用部门之间财产调拨，需要经主管部门同意并必须通过财务部办手续。调入、调出部门将帐卡连同财产调拨单到财务部调整帐卡，同步调整总帐寄存地点，以保证帐帐相符。2. 凡自然损耗、日久使用失效财产，确认无法修复者，可以办理报损手续，固定资产报酒店集团审批报销并按规定程序做财务手续处理；低值易耗品报部门经理审批后报销。报销财产实物一律上交到废品库房登记入帐，未交废品实物者不准领新物品。处理废品时，由废品库房列出清单经同意后处理并销帐。第二十二条 租借财产手续1. 凡向外单位租入、借入、租出、借出财产，要按权限审批并到财务部财产管理小组办理手续。2. 酒店财产一般不借给私人，如属特殊需要必须得到酒店财务负责人和总经理同意，方可办理借用手续。3. 库房不办理未得到同意借用手续，未经同意借用物品不容许带出保管部门或酒店。4. 租借物品要及时催收，不得留作长期使用，更不能转租，转借。5. 对外租借成批物品要按原则收费，借用物品被损坏，要照价赔偿（特殊物品要加倍赔偿）。第五节 物料及用品、专用基金材料管理第二十三条 库房管理1. 物料及用品一律由财务部财产管理小组统一建帐管理。2. 购进物料用品，凡属体积过大，占用面积过多而不能入库者，如煤、砖、瓦、灰、沙石、木材等，寄存库外不作入库，但必须验收，指定专人负责管理。领用按规定办理手续，并按品名规格建立保管帐。控制进、销、存数量，凭购进、领出单据登帐，做到帐帐相符。第二十四条 领发和调拨手续1. 物料及用品必须实行领取制度，不得以存计耗。各使用部门领用物品材料时，要填写领物单并由部门经理和酒店财务负责人同意。2. 库房管理员发放时，要按领物单所列品种、规格、数量逐项点发，不得顶替，如因库存物品局限性由领用部门另填领物单，不得更改数字，管理员不得私自修改领物单上所列项目数字。3. 各部门领用物品如有多出或有合用时，应及时退回库房，退回时，以红笔填写领物单，凭此双方记帐。库房要按月汇总领物表，并交会计记帐进行帐目查对，以保证帐帐相符。4. 库房物品不准发售给个人，如遇外单位调拨时，先到财务部办理交接款后，凭财务签收货款单据和出库单发给物品，未经财务办理手续者一律不准出库。第六节 废旧物资管理第二十五条 各部门一切废旧物资及包装应及时交库房保管，其他部门不准自行处理。第二十六条 废旧物资要立帐登记管理，可分为报废固定资产、报损棉织类、其他报损财产和在修建进程中拆除下来尚能使用旧材料等四类。第二十七条 各部门若需领用旧物资使用时，按库房领用手续办理。第二十八条 库房对废旧物资或成批废旧物品，要定期造表上报，按规定权限得到同意后，统一处理。第七节 棉织品使用、保管和洗涤规定第二十九条 工作制服和营业活动服装是为了服务工作需要而配置，只准许工作时间内穿着，非工作时不得使用。工种变更，应将旧工服交回制服室。第三十条 按财产管理制度规定，各部门使用棉织品都应采用定额管理措施，洗衣房只备定额数量作为周转用。第三十一条 各部门班组要认真执行送洗和领取棉织品手续。第八节 损坏、遗失公物赔偿规定第三十二条 来宾损坏、遗失公物赔偿规定1. 来宾损坏、遗失酒店公物，由负责该项财产财产保管员报主管部门负责人，视状况决定赔偿意见。若免予赔偿者，一般应经主管部门经理同意；若属大件或价值较高物品要报酒店财务负责人和总经理同意，并按手续报损处理。2. 来宾损坏、遗失酒店公物已确定赔偿时，由财务部协同财产使用单位一起，参照帐面单价和下列原则计算赔偿费：2.1损坏之公物系完整全新者按全价赔偿；2.2损坏之公物经修理尚能使用，又不影响整体美观，可赔偿修理费；2.3损坏之公物虽能修复，但影响整体美观和原有价值者，应赔偿修理费和财产减值部分；2.4损坏之公物不能修复时，尚有残值者，可按现价减去残值计算赔偿，若赔偿归赔偿者所有时，要按现值全价计算赔偿费。2.5损坏之公物系带酒店标志或因采购数量少而难于购置按原价1.5或2倍赔偿。第三十三条 职工损坏、遗失公物赔偿规定1. 因工作疏忽同步又有某些客观原因使公物受到损失时，全赔或部分赔偿；2. 非因公或打闹使财产遭受损失时，令其所有赔偿，并予以批评教育。3. 因违反劳动纪律或操作规程损坏公物者，所有赔偿或部分赔偿，严重事故要追究刑事责任。4. 凡因财产遭受损失后互相偏护隐瞒不报，嫁祸于人或一贯不负责，任意损坏公物，屡教不改者，应所有赔偿，情节严重者要予以一定行政处分。5. 赔偿手续51来宾或职工损坏或遗失公物并确定赔偿时，由财产使用部门财产保管员开出赔偿单，一式四联分别作为部门班组存根、收款收据、财务收入凭证、财产报损和领发凭证。52部门财产保管员向赔偿人收款后，应连同四联赔偿单交送财务部办理交款手续，加盖收讫章；再到财务部财产管理小组办理财产手续。53来宾当时不能付现金时，应由本人签字承认，送前台收银待结帐时扣回，再到财产管理小组办理财产手续。54职工不能付现金时，应由本人签字承认，送人事部待发薪时扣回，再到财产管理小组办理财产手续。第九节 会计科目第三十四条 财务部按会计科目规定设置有关固定资产、固定资产折旧、低值易耗品摊销、物料用品等一级科目，并分设有关二级科目分类帐，以反应酒店固定资产、流动资产金额变化状况。第三十五条 财务部库房应按物资品名、规格、单价、数量、金额设置三级明细账，并与总账科目一致。第三十六条 财务部库房要建立借出、借入、租出、租入等财产登记卡片，及时、对地反应租借财产变化状况，以防止财产混乱。第三十七条 对使用固定资产盘点表和低值易耗品在用登记表。1. 固定资产盘点表1.1使用目在于记录固定资产实际盘点数并与移交数量比较。1.2盘点表内容包括：资产保管及使用部门，寄存地点及盘点日期；资产保管及盘点人员姓名；资产编号、名称、规格、来源及移交日期，移交及实际盘点数量。1.3盘点表使用阐明：盘点表以保管使用部门为核算单位，以寄存地点为盘点基础；移交数量在第一次盘点核算后，由寄存使用地点财产保管员签字负责，申领、转移与报废必须遵守制度和程序，移交数量根据申领、转移与报废加以调整；盘点时由财产保管员与财务部盘点人员同步进行，在盘点数量栏填写实际盘点数量并由保管使用部门主管签字作实。1.4其他：为了便于盘点工作，固定资产盘点以寄存地点为盘点基础，合适时候轮番进行盘点，每个寄存地点固定资产每年至少要盘点一次，移交与盘点数不符时，调查后以书面形式呈报管理班子处理并按规定处理。2. 低值易耗品在用记录2.1使用目在于记录各部门低值易耗品数量、寄存及使用地点。2.2登记表内容包括：领用部门、寄存地点；入库、领用、转移、 报废及库存在用余额数量，低值易耗品名称及规格。2.3登记表使用阐明：低值易耗品申领、转移、报废必须按规章办理并在登记表摘要记录；财务部要定期对低值易耗品库存及在用数量进行盘点，并记录盘点日期、盘点数量及盘点人姓名。3. 4其他：盘点数量与实际库存，在用数量不符时，要呈报管理班子处理并按规定办理。 1、管理人员，负责美术器材室管理，应熟悉有关美术、书法教室及器材设备管理制度和规定。2、建立总账、分类明细账、低值易耗品账，记录及时、精确，做到账账相符、帐物相符。3、做好器材借还记录、专用教室活动记录和学期专用教室使用率记录，并分类装订成册。4、器材设备管理科学合理，器材室内器材设备应所有入橱，分类寄存、合理排列，定橱定位。5、保证器材、设备随时处在可使用状态，器材、设备应定期保养，做好防尘、防潮、防腐、防锈腐等工作。6、保持器材室整洁，环境布置应有较高艺术品位，营造良好艺术气氛。