新版存货管理制度.doc

存货管理制度目的：为了规范存货在平常经营中的业务行为，防止存货在经营活动中导致损失,明确管理人员的责任，以达成对存货进行规范化管理的目的，特制定本管理制度，望各部门认真遵照执行。本管理制度范围：一、采购制度；二、商品（产品）入库制度；三、保管制度；四、商品（产品）出库制度；五、安全生产制度六、销售管理制度；七、对帐盘点制度；各项管理制度一、采购制度为有效管控物资采购工作，减少采购成本，保证采购质量，充足保证公司及各部门生产、工作所需物资的供应工作，必须一方面加强对各类物资采购的业务管理，严格严禁购买“三无”产品，对物资采购协议，应严格审核，分清职责，逐级把关，从主线上解决存货积压，减少资金占用。特制订本办法。（一）对物资的采购，应由各种物资的分管部门提出购买计划，填写采购申请单，经仓储部核算库存，采购部经理、财务部经理及总经理审批批准后，由采购部按照相关规定进行采购，所制定的购买计划应具有以下几项内容：1、采购物资的名称、规格、型号、数量，可提供参考价格及建议使用的供货渠道。2、购买因素，是自用，生产还是销售。3、该项业务经办人、部门负责人签字及意见。4、采购的时间（采购申请单一式三联，使用部门、采购部、财务部各一联）。（二）签定采购协议：1、凡采购协议，统一由公司负责对外签定协议，专人负责，各部门只能根据市场销售情况，定期提出需求计划，由公司统一负责安排，组织采购。2、零星购买必须先由经办人填写“采购申请单”，并由部门领导审批后，经总经理审批，财务方可支款。急需物资（来不及审批的物资）可先以电话等形式征得有关领导批准后即可实行采购，但应在最短时间内补办审批程序。3、协议要标明采购数量、单价、质量、交货地点、付款方式，对现款交易的零星采购要货比三家在保证质量的前提下，以价格高低来拟定采购商家。对采购数量大的材料，价格要低于正常供货价格。采购协议必须编号，标注相应的采购计划、采购申请单，内容必须与之相符。4、各种协议公司必须留存三份：一联本部门留存（副本），一联交采购部或销售部存备（副本），一联交财务部（正本），按照协议及批示办理收款及付款。5、所签定的各项协议，应按照“中华人民共和国协议法”的有关条款执行。标的、内容、违约责任等，必须明确。（三）采购的所有物资质量，由采购部门全权负责，对采购的物资不符合质量规定的，要退货解决或进行让步接受。对不能退货且不能使用的按公司有关规定解决。采购人员对采购物资实行追踪服务，听取使用部门意见。（四）采购部要及时配合仓储部门办理入库手续，不得压票和凭白条出库。（五）采购人员管理1、采购人员必须严格遵守本公司的采购管理制度和采购工作程序。提倡敬业、公正、廉明、谦虚、忠诚。2、采购人员必须有较强的事业心和责任感，要熟悉本岗位的物资性能及相关知识。3、采购人员要维护公司利益（经济利益和公司信誉），以维护公司利益为工作主线出发点。4、采购人员应保守公司机密（经营状况、采购信息，涉及物料供应商信息、价格、货期等）。5、未经公司授权任何人不得以公司名义考察、谈判、签约和证明（本职平常业务除外）。6、采购人员不得索取、收受供应商利益（礼物、费用、报酬、服务），更不能向分供方吃、拿、卡、要。7、财务部有权随时对公司采购工作进行检查，并依据检查情况及时对采购工作做出相应的调整。二、入库制度凡经营范围所规定的库存商品都必须办理入库手续，为明确库存商品的入库制度，对没有办理入库手续又没有主管业务负责人书面意见的存货，保管有权拒绝收货或不承担货品的保管责任。具体按以下程序办理入库：（一）填写入库单商品入库：物资到达后，采购部门应在“采购申请单”中标明协议号，将申请单和物资一同交到仓储部门。对采购入库的物资要严格执行验收制度，对有技术规定的各种原辅材料应先由检查部门或技术人员鉴定合格与否，再由保管人员对合格物资填写入库单，并凭发货票或随货同行单与实物逐个核对，认真查验数量、质量、品种、规格型号，保管员验收无误后在入库单上签字。产品入库：仓库管理人员按生产部门开出的竣工单和检查部门出具的产品质量合格证对自制存货进行验收入库；同时开出“竣工产品入库单”。同时据此登记库存物资明细分类帐。月末发票未到，但货品已验收入库的，财务部要办理暂估入库手续。（二）到货手续的审核：以符合国家有关税务法规的发货票（正联）及随货同行清单为原始依据，并应附有运送发票及其它合法手续，有关单证上必须注明供货单位、时间、品名、规格、单位、数量、单价、件数，金额大小写应一致，并加盖供货单位的财务章方为有效票据。（三）审核签字收货人根据入库单上的内容会同负责人员共同认真核对实物，如有差误应做出记录，并登记在入库单上，如应收数量与实收数量不符应在入库单的实收数量栏内如实填写。对收货中发现的重大问题应以书面报告形式上报部门负责人。（四）入库出现问题的解决开票人对收货人在收货中发现的问题及时返回入库单，应及时告知有关业务分管人员，查明因素做出解决。并及时向部门领导进行书面报告，说明问题及解决的办法。（五）入库时间规定一切手续完备后应及时将有关的入库单证（财务记帐联及货品清单）等送交财务，以保证同步入帐。三、保管制度库房保管人员必须对所保管的各种物资认真负责，防止物资的损毁或丢失，并做好保管帐的登记，管好物资，为明确其职责，特制定如下制度（一）验收入库保管人员应按照入库单所列的物资清单，据实点收，认真核对，在验收货品过程中，认真检查数量是否吻合，物资是否标明所规属的品牌、产地、规格、型号、是否与入库单相符，实事求是的填写实收数量，并检查有无短缺情况，有无损毁情况，如一切所有与入库单吻合，应在入库单上署名签字，及时将入库单返回制票人并核对入帐，按物资类别分门别类登记。（二）保管及保养对收到的各种物资，应按物资的类别与品种分别摆放，将各类物资摆放整齐。以便盘查，熟悉各类物资的摆放地点和库号、区号，对各类物资经常检查，按照所管商品的物理及自然属性，做好商品的维护和保养，防止商品的损坏和变异。（一但发现存放货出现问题，应立即向主管领导报告，及时采用解决）。（三）发货：仓库保管只能凭开票人员开具的出库单，并加盖收款人员的收款印章后的出库单方可发货，并按照出库单认真清点核对，并复核出库单与实物品名、型号、规格及其它是否相符。不得窜发或顶货等不正常发货行为。发货后应在出库单上作好记录，证明货已如数发出。而后及时盘存，时刻保持帐帐、帐物相符。严格严禁白条出库、顶库，一经查出，责任自负。（四）发货后应完备的各项手续：1、记帐、保管人员发货后，及时依据出库单登记库存保管帐。2、开具出门证：货品出库前填好“出门证”，以备门卫检查放行。3、月末盘查：月末及时进行帐务结存，并与实物核对，检查是否有差错，杜绝差错。如有差错及时上报。（五）保管人员管理1、保管人员必须严格遵守本公司的管理制度和工作程序。提倡敬业、公正、廉明、谦虚、忠诚。2、保管人员必须有较强的事业心和责任感，要熟悉本岗位的物资性能及相关知识。3、保管人员要维护公司利益（经济利益和公司信誉），以维护公司利益为工作主线出发点。4、保管人员应保守公司机密（经营状况、商品信息、价格等）。5、财务部有权随时对库存情况进行检查，并依据检查情况及时对保管工作做出相应的调整。6、保管人员必须具有财务专业知识。取得国家认可的财务资格证书。四、销售（出库）制度凡未入库商品一律不得销售，必须坚持先入库后销售的原则。（一）对外销售发出，仓库管理人员必须核对经销售部门负责人审核的销售清单和托运单据，重要核对产品名称、规格、数量和相关手续，如核对内容有误或手续不齐，仓库管理人员拒绝发货；开票人根据客户需要先开发货清单，再开出库单，最后开具发票，开票后应会同客户一起到公司财务部收款人处交款，然后将自己应留存的单据取回。不得将未盖章（收款人印鉴）的单据交给顾客，防止对后期工作不利。开票时应与库存帐面核对，防止无货开票给客户导致不必要的麻烦，同时，开票时应对规定内容认真填写，购货单位名称、日期、品名、型号、规格、数量、单位、单价、产地、库房号、金额大小写等逐项标明。顺序：应先开清单，后开出库单，再开发票，所有票单开完后，均应由开票人和提货人署名签字。生产领用发出，仓库管理人员必须核对经生产部门负责人审核的领料单，严格按领料单发货；月末对已领用尚未投入生产的原辅材料，必须办理假退库手续，以保证财产盘点及当期成本费用的准确。（二）发票及出库单：规定必须按规定规定内容填写，发票上所需填写内容必须完整，不得涂改，不得开具“大头小尾”发票，发票不得分次填写，假如违犯上述规定，一经查出，或税务检查出现问题，责任自负。（三）退货冲票：假如发生退货冲票，应单独开具，不得与新购物资合开，冲票必须注明因素，说明何时购买，退货入库应由保管人员、技术人员的收货鉴定意见，方可开具冲票，并具体说明冲何年月、何票号、经办人是谁。（四）盖章收款：收款人员对没有付款的存货不得在出库单及发货票上盖章。对金额较大的赊销或分期付款的商品必须在协议规定的范围内由总经理或董事长授权的业务主管领导署名签字后方可盖章，重大事项必须征得总经理批准方可盖章发货。（五）发货：参照保管制度第（三）条执行。（六）商品（产成品）在销售时，财务部门须根据开具的发票、出库单作账。（七）当生产或管理部门领用各种物资时，财务部门须根据由各部门负责人和仓管员共同签字的领料单作账。（八）门卫：1、所有出库物资必须持有“出门证”方可放行，门卫见到出门证，一方面认真核对出库物资是否与出门证所列相同，如相同，出门证收回并放行，不相符应查明因素补齐手续方可放行。对无出门证出库的物资，门卫有权拒绝放行。直到补齐手续。2、出门证必须注明日期，当天有效，过期作废。3、出门证必须由管理物资的经管人员签写，并加盖本部门业务章。4、所有出门证月末由门卫统一回收，与经管人员进行核对，核对无误后，存根留存备查，正联销毁。5门卫应严格执行上述规定，违犯上述规定，导致资产损失，门卫负有联带责任。6、其它：出库单分为四联：第一联：存根，开票留存。第二联：财务联，收款人收款后（附收款单或钞票）交财务部。第三联：保管人员依此记帐和保管明细帐。第四联：随货同行，由客户带此清单随货同行，如未交款，此联留待结算时随发票交给客户。五、安全生产管理制度为了加强公司所属生产公司的劳动保护、改善劳动条件，保护劳动者在生产过程中的安全和健康，从而促进公司事业的发展，现根据劳动保护有关规定，结合公司的实际情况制订本规定。（一）公司的安全生产工作必须贯彻安全第一，防止为主的方针，贯彻执行总经理负责制，各级负责人要坚持管生产必须管安全的原则，生产要服从安全的需要，从而最终实现安全、文明、高效地生产。（二）对在安全生产方面有突出奉献的团队和个人要给予奖励；对违反安全生产制度和操作规程导致事故的责任者，要给予严厉解决；触及刑律的，交由司法机关论处。（三）成立公司安全生产委员会，作为公司安全生产的组织领导机构，该组织重要由公司总经理、工厂负责人及安全生产委员组成。其重要职责是：全面负责公司安全生产管理工作，审定安全生产技术措施和劳动保护计划，实行全面安全生产检查和监督、调查、解决重大事故等工作。（四）公司必须成立安全生产领导小组，负责对本单位的员工进行安全生产教育，制订安全生产实行细则和操作规程，实行安全生产监督检查，贯彻执行安全管理委员会的各项安全指令，保证安全生产。（五）公司职能部门必须在本职业务范围内做好安全生产的各项工作。（六）组织开展安全生产大检查。定期进一步现场指导生产中的劳动保护工作。遇有特别紧急的不安全情况时，有权指令停止生产，并立即报告相关领导研究解决。（七）组织总结并推广安全生产的先进经验，协助有关部门搞好安全生产的宣传教育和专业培训。（八）组织有关部门研究制定防止职业危害的措施，并监督执行。（九）专(兼)职安全生产管理员要协助本单位领导贯彻执行劳动保护法规和安全生产管理制度，解决本单位安全生产平常事务和安全生产检查监督工作。（十）员工在生产、工作中要认真学习和执行安全技术操作规程，遵守各项规章制度；爱惜生产设备和安全防护装置、设施及劳动保护用品；发现不安全情况，及时报告领导，迅速予以排除。（十一）对新员工、临时工、实习人员，必须先进行安全生产的三级教育(即生产单位、车间、生产岗位)才干准其进入操作岗位。（十二）坚持定期或不定期的安全生产检查制度，每年不少于二次。各车间和生产班组应实行班前班后检查制度。（十三）公司各级负责人及职工在其职责范围内，不履行或不对的履行自己应尽的职责，有如下行为之一导致事故的，按玩忽职守论处：1、不执行有关规章制度、条例、规程的或自行其事的。2、对也许导致重大伤亡的险情和隐患，不采用措施或措施不力的。3、不接受主管部门的管理和监督，不听合理意见，主观武断，不顾别人安危，强令别人违章作业的。4、对安全生产工作漫不经心，马虎草率，麻痹大意的。5、对安全生产不检查、不督促、不指导，放任自流的。六、销售管理制度；为了严厉对商品销售协议管理，严格审核，分清职责，逐级把关，指定专人负责，从主线上解决商品销售协议签订的严厉性，特制定如下办法：（一）、签订的所有物资销售协议，一方面由销售人员，按照与客户商定的内容，使用公司制定的统一协议文本进行协议的填制，所填制的协议应具有以下几项内容：1、商品的标的：名称、规格、型号、代号、数量、单价、总价；2、何时购买、质量规定、三包的期限与保修的条款；3、付款规定；4、交货时间及地点、交货方式及费用；5、甲乙双方的权力、义务及责任；6、违约的解决。7、用户信息；8、法人及负责经办人签字及加盖公章；9、部门负责人及公司对此项销售协议的签字及意见。（二）协议签定后必须先由经办人填写“用印申请表”，经部门领导及总经理审批盖章后，方为有效协议。（三）销售协议公司必须留存三份：销售协议交财务部（正本），按照协议办理收款及付款。一份本部门留存（副本），一联交销售部门存备（副本）。（四）所签定的各项协议，应按照“中华人民共和国协议法”的有关条款执行。标的、内容、违约责任等，必须明确，协议签定后，应真实有效。并尽最大努力维护本公司的利益。七、盘点对帐制度目的：为求帐与帐、帐与物的相符，加强各部门管理人员的责任，做到财务、出库、保管与实物相一致，各项工作同步，真实反映本公司的库存商品情况，防止损失浪费，达成财务管理的目的特制定如下制度。（一）对帐1、平常盘点对帐：平常收货、发货业务，月末开票人与保管员应对自己分管的帐务或实物进行盘点和结存，对出现的帐帐、帐物不相符情况，查明因素后并写出书面报告，并报请公司领导做出指示进行盘盈、盘亏批示，方可进行盘亏解决。2、保管员依照出库单、入库单先与自己的保管帐核对，而后按保管帐面数与实物核对，核对无误后，与开票人进行帐务核对，规定每月进行一次。3、保管员自身核对：库存明细实物帐数量=库存实物数量。期初库存帐数量本期入库数量本期出库数量=本期结存数量。4、保管员与开票人核对：一方面核对期初库存数量，而后依开票的出库数进行核对再依本期开票的入库数进行核对。本期开票入库数量本期开票出库数量=（保管员帐）本期入库数本期出库数上述核对按照物资类别、型号分项核对。5、开票人帐与财务部帐核对：登记完本期所登记入帐入库数量与金额及本期开票出库的数量与金额后，按类别进行汇总，结出库存商品各类的本期余额，加总之后与财务部进行核对总金额。（二）盘点：1、库存商品：由仓储部门会同财务部，在每年6月30日前、12月30日年终前，全面实行总清点二次。2、重要盘点人：保管员（盘点人），仓储部门部门经理（会点人），财务部商品帐务主管会计（监点人）。3、盘点组织：一经拟定，在盘点时不得请假，自始至终亲自参与。4、重点物资可随时抽盘。5、盘点时应做好各项原始记录，对发现的问题做好整理，最后以盘盈盘亏表的形式上报公司领导审批，并告知财务部做帐务解决。盘盈亏表由盘点人制表并由参与盘点人员署名签字。6、盘点结束后，做出各类库存商品盘存表。该表一式四联，公司领导、部门领导、保管、财务部门各一份。