上海永冠商业设备有限公司规章制度汇编采购.doc
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1、机密文献,注意保管上海永冠商业设备有限公司规章制度汇编采购管理篇2023年5月,第一版目 录1 采购管理制度32 供应商管理规定.73 仓库管理规定.114 生产外协管理办法.155 采购管理重要流程规定.18上海永冠商业设备有限公司采购管理制度(编号:YGGG-01)第一章 总则第一条 为达成经营目的,准时交付顾客所需产品,必须加强采购控制,保证所采购的物品满足生产需要并符合规定规定。为此,结合永冠公司的具体情况,特制订本制度。第二条 本规定重要用于指导并规范原材料及生产性辅料的采购,此外,零部件、外协件加工及公司其他采供活动也合用于本规定。第三条 本规定参考公司质量体系文献“YG/QP06
2、01 采购控制程序”和“YG/QP0602 分承包方评估程序”并在内容和精神上与之吻合。第二章 部门及职责第四条 采购部是负责公司采购管理的重要部门,其采购职责有:(一) 按公司的规定组织对供方评价,编制“合格供方名录”,并对供方的供货业绩定期进行评价,建立并调整供方档案。(二) 根据生产部门提供的原材料需求清单和库存情况,编制原材料及辅助材料的采购计划。(三) 按照采购计划及采购物资质量标准和技术标准,签订“购货协议”。(四) 执行采购协议,并进行跟踪监控,保证协议执行质量,执行采购作业。(五) 对验证后的合格采购物资,办理入库手续和财务手续;对于不合格物资,按协议办理退库手续和其他解决手续
3、。第五条 生产部门负责按期提交原材料需求清单。第六条 品质管理部门和技术部负责编制采购原辅材料技术规范、检查规定及其它有关技术资料。其他物资的采购技术标准分别由相应的专业部门提出。第三章 采购业务流程第七条 原辅材料、外协件及设备等物资的采购业务流程分别参见采购管理流程规定中的相关内容。第四章 采购实行第八条 采购部根据库存量和生产部门提供的采购需求信息,结合公司的生产经营规律及历史采购情况,编制采购计划。第九条 采用招标方法或内部评价方法选择并拟定合格供方,具体方法参见供应商管理规定。第十条 采购协议签订(一) 向合格供方采购时,应签订“采购协议”,明确品名、规格、数量、价格、质量规定、技术
4、标准、验收条件、交货期、交付方式、质量问题解决方式、违约责任等,采购部门根据需要将相应的技术规定作为协议附件提供应对方;(二) 经济协议内容复杂,涉及因素较多时,应征询公司法律顾问的意见,最终按授权体系由总经理批准协议后实行。第十一条 采购协议执行过程及采购物资验证(一) 质量检查部门对采购物资按质量体系文献“YG/QP1001 检查和实验控制程序”进行跟踪检查和实验;(二) 当公司销售协议有规定期,客户或其代表有权在分承包方处验证采购物资的质量,公司不能把该验证当作对采购物资质量有效控制的依据;客户的验证既不能减轻公司提供合格品的责任,也不能排除客户的拒收。第十二条 采购物资的运送(一) 采
5、购物资一般规定对方送货上门;(二) 假如由我方运货,按照供应商管理规定选择运送商,签订运送协议并办理必要的保险手续,登记起运时间和路线。第十三条 采购物资的入库和出库管理,按照仓库管理制度进行。第十四条 记录记录及结算程序(一) 采购部负责对各类采购文献和信息进行编号、整理、归档,并妥善保管;(二) 按照协议及验收入库合格的数量,对协议执行情况进行小结,采购人员应及时填写“协议单”执行完毕报告,以及“临时采购单”执行完毕报告,并清理协议中遗留问题;(三) 向合格方清算、索要发票,发票符合国家规定,并向供方支付货款或余款。第五章 采购过程的控制和管理第十五条 原材料采购计划的形成(一) 生产计划
6、部必须按规定日期提交原材料物资需求清单,并且该清单须经生产副总审批。(二) 采购部必须综合分析原材料物资需求清单和库存量,编制原材料物资申购单。第十六条 选择合格供方管理严格依据供应商管理规定。第十七条 采购协议的签订管理(一) 采购业务须在合格供方中进行货比三家选择,比质量、比价格、比服务、比信誉。(二) 采购业务的协议谈判必须由2人以上业务人员组成,并将业务谈判形成记录报总经理。(三) 协议签订后,依据采购计划,由财务进行会签,总经理批准生效。并在协议中注明“廉正纪律规定”,即不准供方行贿和提供任何“好处费”。第十八条 协议的执行管理(一) 财务部按协议条款支付预付款,无预付款条款的不予支
7、付。(二) 业务人员按协议约定,进行质量、供货期的跟踪,并记录。(三) 货到后由库管人员初步验收,记录到货品种、数量和日期,并告知业务人员。第十九条 协议的结算管理(一) 结算审核依据(1) 批准的采购单;(2) 批准的协议;(3) 检查报告单;(4) 入库告知单。(二) 进行协议执行记录,提出付款申请。(1) 对未完结的协议,进行记录;(2) 对已完结的协议,进行协议完结记录。(三) 财务部依据各计划、协议,以及检查报告单、入库告知单、协议执行情况报告单,进行授权签批,并报总经理批准后支付。第二十条 协议遗留问题的解决(一) 对不合格材料退货,并进行退货手续完结。(二) 对已支付的货款追回或
8、双方确认。(三) 对在销售中发现的质量问题,按照协议中相关条款以及质量保证期,行使索赔权力,并进行索赔解决。第二十一条 将供应商评价记录记入供应商档案。第六章 采购过程监督第二十二条 采购部门及人员工作纪律(一) 不准接受供应厂商的请吃送礼、回扣、好处费、茶水费佣金。(二) 不准运用采购职权和公司名义在外为个人或小团队做交易牟取私利。(三) 不准将购进的商品、材料物资私自转让或倒卖,牟取私利。(四) 不准与供应厂商串通抬高进价或购进伪劣商品或物资材料,或以次充好,以少报多进行贪污。(五) 不准向供应厂商索取回扣、佣金和中介费。(六) 不准因私人感情采购伪劣、质次价高的商品物资材料。(七) 不准
9、内外勾通,以请吃送礼方式,拉拢贿赂或唆使验收、收货人员、质检人员,收进供应厂商质次和劣质商品和物资材料,或以少报多,骗取货款。(八) 不准采购部门和人员以采购或预付货款的名义,蒙骗公司领导和财务部门人员将货款汇出,进行侵占挪用,或运用公司资金非法购销,从中牟利。第二十三条 凡违反以上采供管理制度、操作规程和纪律的,按公司考核制度严厉解决和处罚。导致经济损失和严重后果的要追究其经济责任和法律责任。第二十四条 实行内部审计制度(一) 每年安排审计计划,对采供过程和工作纪律情况进行专项审计。(二) 按照有关审计制度及程序,对审计结果提出审计报告,对发现的问题提出纠正和防止措施。(三) 采购相关部门和
10、人员要接受审计和监察,并积极提供有关帐簿、协议、记帐凭证等资料。第七章 附则第二十五条 本制度由采购部负责制订、解释,经采购副总审核后报总经理、董事长审核,由董事会通过后自公布之日起施行。修改亦同。第二十六条 本制度施行后,既有的类似制度或与之相抵触的规定自行终止。上海永冠商业设备有限公司供应商管理规定(编号:YGGG-02)第一章 总则第一条 为加强采购控制,保证所采购的物品满足生产需要并符合规定规定,必须对供应商进行有效管理、控制。为此,结合永冠公司的具体情况,特制定本规定。第二条 本规定重要用于指导采购部及其他相关部门对供应商进行评审、考核,创建并调整供应商档案。第三条 供应商的评审流程
11、、考核流程、供应商档案创建流程、维护流程等业务流程分别参考采购管理流程规定中相应内容。第四条 本规定是采购管理制度中相对独立的一部分内容,与之配套使用。第五条 供应商管理重要有两部分内容:一是招标管理,二是供应商评价管理。第二章 招标管理第六条 为了保证采购物资的质量、价格、供货期、服务等符合公司需要,对于部分物资或服务的采购(比如运送单位的选定),可以尝试招标的方法拟定合格的供应商。第七条 公司物资采购计划拟定后,采购部根据公司规定,向潜在的供应商发出招标告知或投标邀请函。招标告知或投标邀请函须经采购副总、总经理审核,其重要内容如下:(一) 招标人的名称和地址等信息;(二) 标的的名称、用途
12、、数量和交货日期;(三) 提交投标文献的方式、地点、截止时间;(四) 对投标人的资格规定和投标保证金的规定;(五) 开标、评标、定标的日程和办法;(六) 交货、竣工或者提供服务的时间;(七) 公司采购协议的重要条款及订立方式。(八) 公司规定的其他内容。第八条 公司可以采用以下评标方法: (一) 打分法。由采购部制定评标因素(如价格、质量、信誉、服务等)和相应的加权分值;评标委员会(由采购部、技术部、品管部、制造部负责人组成)每位成员分别对每个满足招标文献规定的投标人进行评价、打分;采购部汇总计算评标委员会对每个投标人的打分,给出每个投标人的分值。(二) 最低投标报价法。所有满足招标规定的投标
13、人中,报价最低的投标人即为中标人。此种办法一般合用于标的物技术含量不高与其他物品关联度不强的招标。第九条 如评标委员会一致认为最低投标价或某些分项报价明显不合理,有减少质量、不能诚信履约的也许时,采购部告知投标人限期进行解释。如投标人未在规定期限内作出解释,或所作解释不合理,经评标委员会取得一致意见后,可拟定该投标人不能中标。评标委员会可将第二个最低投标的投标人作为报价最低的投标。如第二个投标人有上述情形,则以此类推。第十条 招标告知不得规定或者标明特定的供应商以及具有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容。第十一条 招标项目设有标底的,标底的知情人负有保密的责任。第十二条 采购部应当拟定投标人编制
14、投标文献所需要的合理时间;自招标告知发出至投标截止日,不得少于20天。第十三条 采购部对已发出的招标告知进行必要的澄清或者修改时,应当在招标告知规定的投标截止日期5天前,以书面形式告知所有招标告知收受人。第三章 供应商评价管理第十四条 采购部门在供方拟定前,根据采购物资技术标准和生产需要,对供方进行质量能力调查,同时对价格、供货期、最小加工批量等进行比较,择优选择,填写“供方推荐表”;对于同类的物资,应同时选择几家合格的供方,以提高讨价还价能力。第十五条 采购部门规定被推荐的供方填写“供货厂商调查表”、“供方业绩评估表”。第十六条 采购部门根据“供货厂商调查表”及“供方业绩评估表”,填写“质量
15、保证能力评审表”,可以涉及以下内容(指标及指标的分值可以根据采购物资的种类及采购的具体规定灵活设定):(一) 供方质量保证体系及质量体系认证情况(占10分),由质量体系管理员填写;(二) 供方产品质量状况(占30分),由质量检查人员填写;(三) 设备能力(占10分),由专业技术人员填写;(四) 价格、交货能力(占30分),由采购部填写;(五) 财务信誉及票据规范性(占10分),由财务部填写;(六) 售后服务水平(占10分),由采购部填写。(七) 以上内容应提供充足的书面证明材料,以证实供方的上述能力。对于供应量较大或供应频次较多的供方,应定期组织以上各部门人员进行实地考核。第十七条 采购部门汇
16、总评分结果,按下表做出评估结论,报采购副总批准后,编制“合格供方目录”。等级得分率()综合能力评价合作或采购前景 A 90能力足够,效果好优先合作 B 80能力较好,有一定效果带条件的合作 C 65能力一般,效果一般整改后合作 D 65能力局限性,效果差暂不采购第十八条 对第一次供应重要物资(如重要原、辅材料)的供方,除提供充足的书面证明材料外,还需经样品测试及小批试用,测试合格才干供货,其程序简朴描述如下:(一) 技术部联合生产部门、质检部门提出采购物资的技术参数的具体资料,并报送采购部;(二) 供方根据采购部提供的技术规定,提供少量样品;(三) 品质管理部对样品进行验证,出具相应的验证报告
17、,并填写“供方推荐表”中的相关内容,反馈采购部(样品不合格,可再次送料,但最多不超过2次);(四) 样品验证合格后,采购部告知供方小批量供货,经品质管理部验证合格后,交生产部门试用,并由品质管理部出具试用后的验证报告,反馈采购部门;(五) 小批量进货验证后或试用不合格,则取消其供货资格;样品验证和小批量试用均合格的供方,经采购副总批准后,可列入“合格供方备案”。第十九条 对于批量的辅助性物资,品质管理部在进货时验证,并保存验证记录,合格者由采购副总批准后,即可列入“合格供方名录”。对于零星采购的辅助物资,其进货检查记录即为对此供方的评价。第二十条 供方产品如出现严重质量问题,采购部门应向供方发
18、出纠正和防止措施告知,按“YG/QP1401纠正和防止措施控制程序”执行;如两次验证质量没有明显改善,应取消其供货资格。第二十一条 对外协加工方的控制,也应按上述条款执行。第二十二条 对服务供方的控制,如运送公司、检测、培训征询机构,也应经合格评估后,方可向公司提供服务;对于国家授权的计量实验室、国家注册认证机构及其国家认可的机构,可不再做服务质量评价。第四章 供应商关系维护第二十三条 为保证采购物资的及时供应和采购优惠政策的运用,采购部应加强合格供应商的关系维护,特别是对紧俏物资供应商。第二十四条 采购部建立、维护供应商信息数据库,对供应商出现的重大情况进行记录、分析。第二十五条 采购部至少
19、每两年一次对合格供方进行跟踪复评,评分低于65分,应取消其合格供方资格;如特殊情况留用,应报总经理批准;连续两次评分不合格的,应取消其供货资格。第五章 附则第二十六条 本规定由采购部负责制订、解释并检查、考核,采购副总审核,由总经理批准自公布之日起施行,修改时亦同。第二十七条 本规定施行后,既有的类似制度或与之相抵触的规定自行终止。上海永冠商业设备有限公司仓库管理制度(编号:YGGG-03)第一章 总则第一条 为使仓库管理工作规范化,保证仓库和库存物资的安全完整,更好地为公司生产、经营管理服务,结合本公司的具体情况,特制订本制度。第二条 仓库管理工作的任务:(一) 根据本制度做好物资入库和出库
20、工作,并使物资供应、储存、销售各环节平衡衔接。(二) 做好物资的保管工作,据实登记库存数量帐,及时编报库存报表,经常清查、盘点库存物资,做到帐、卡、物相符。(三) 积极开展废旧物资的回收、整理、运用工作,协助做好呆滞物资的解决工作。(四) 做好仓库安全保卫、防火及卫生工作,保证仓库和物资的安全,保持库容整洁。第三条 公司各部门所购一切物资材料,严格履行先入库、后领用的规定,如属直提使用部门或场合,亦必须事后及时补办出、入库手续。 第四条 本制度合用于公司所有仓库及仓库管理人员。第二章 入库管理规定第五条 原材料及零配件入库的管理按以下规定执行:(一) 管员在接到入库告知后,应及时做好货位的准备
21、工作,并清扫干净。(二) 原材料及零配件抵库后,库管员应及时告知品管部进行检查,只有检查合格后,方可入库,并规定检查员核签入库单。(三) 在入库过程中,库管员应仔细核对入库物资的品名、规格、型号及数量是否与“送货单”一致,同时应仔细检查外包装是否完好无损。(四) 如发现单货不符、外包装破损或其他质量问题,要及时向有关部门(采购部、品管部)反映,共同现场鉴定,必要时拍照记录。(五) 采购物资抵库但库管部门尚未收到“订货单”或“采购申请单”时,库管员应先洽询采购部,确认无误后始得办理入库手续。(六) 对于公司内部使用部门退库的原材料及零配件(如车间的退件换件),库管员要依据相关单据,研判解决对策,
22、如因素系由供应商所致,要立即告知采购部,并协助做好退换、修复事宜。第三章 出库管理规定第六条 原材料及零配件出库管理规定如下:(一) 库管员要纯熟掌握所管原材料及零部件的配套产品和配量标准,根据生产部门提交的领料单,按规定期间和规定准确无误办理生产发料,随时掌握当天生产耗量情况,及时补货,保证生产正常连续进行。(二) 发放物资时要坚持“推陈储新、先进先出、按规定供应、注意节约”的原则,发货坚持“一盘底、二核对、三发货、四减数”。同时坚持“单货不符不出库、包装破损不出库、残损变形不出库、唛头不清不出库”。(三) 如因库管员贪图方便,违反发货原则导致物资变形、大料小用、优材劣用以及差错等损失,将按
23、照公司考核制度进行解决。第七条 成品出库管理规定如下:(一) 成品出库(涉及移库、提取样品等)必须有正式凭证,由提货人在有效期内提货。成品库管员对凭证要认真核查,如发现问题必须由原开票部门更正盖章后方为有效。手续不全或不符的拒绝付货。如属特殊情况必须通过主管领导批准,事后要及时补办手续。(二) 成品库管员在出库时必须贯彻“先进先出”的原则,同时坚持“单货不符不出库、手续不全不出库,包装破损不出库。”(三) 成品库管员办理出库时要按“出库单”所列品名、规格、型号、颜色与实物相对照,相关信息报至库管记录员处录入计算机。(四) 成品库管员在核对有关内容的同时,装卸工应凭出门证上的有关事项与实物核对,
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