佳程广场管理处财务部管理制度汇编.doc

佳程广场管理处财务部管理制度汇编目录1.0财务基本原则12.0财务公开监督制度23.0财务预算制定44.0借款管理制度55.0钞票管理制度66.0银行管理制度77.0应收账款管理规定108.0库存管理制度129.0固定资产管理制度1410.0存入保证金管理1511.0内部往来管理1612.0公共事业费缴款流程1713.0代收代缴费用管理1814.0有偿服务收费管理 1915.0管理费支出管理规定2016.0应急及不可预测费用管理制度2117.0维修基金管理制度 2218.0印章使用制度2319.0会计档案管理规定 2420.0物业管理公司财务交接项目明细2621.0停车场收费管理制度2722.0汽车加油IC卡管理制度2923.0拟定采购类别3024.0 收费管理制度331.0 财务基本原则北京仲量联行物业管理服务有限公司所采用的物业管理模式为酬金制管理模式。每个项目接受委托后，有自己独立的银行账户，管理费收取标准依据物业管理委托协议的约定或者通过业主批准的约定收费标准。项目（大厦）的平常运营费用从管理费的收入中支出，管理费有盈余的归属共同业主所有，运营局限性的由共同业主承担。1.1 项目核算合用的会计制度为：外商投资公司会计制度。1.2 项目核算合用会计解决原则是：权责发生制原则。1.3 项目（大厦）所有的运营费用，将按照投标或年初时的项目预算进行控制、分派以及预提，每月的营业税金通过仲量联行北京总公司代缴。1.4 管理者酬金收取，采用按月收取约定的金额或者约定的比例；而有关管理者酬金的收取比例和金额依照委托管理协议中的有关条款执行。1.5 管理费收取标准拟定的原则：仲量联行管理的项目，管理费收取的标准采用以支定收的原则，根据项目每年所做出的运营预算来拟定管理费收取的价格。假如是补贴式经营的，按照委托协议中相关规定收取。1.6 应收账款不计提坏账准备，采用实际转销法进行账务解决。1.7 固定资产折旧合用外商投资公司的折旧方法。2.0 财务公开监督制度制定财务管理公开监督制度，是为增长财务管理的透明度，真正体现物业管理的公开、公平、公正的市场竞争机制。2.1 年度预算编报的规定1) 物业管理公司每年的财务预算编报必须遵循“量出而入，以支定收，收支平衡”的基本原则;2) 年度预算中费用支出特定项目的变动限度，如员工薪金、福利增减的变动幅度等，将结合中华人民共和国劳动保障部的规定及管理公司的实际情况指定，同时，还要征得发展商/业主委员会的批准，方能列入预算;3) 年度预算报表中每一项目应附有具体的注释及说明;4) 年度预算报表须经发展商/业主委员会审批后，方可执行。2.2 收费标准公开化1) 物业管理公司所有的收费标准均向业户和发展商公开，并且在北京有关物价管理部门备案。同时，在执行过程中，严格按公开的收费标准统一尺度收费。2) 管理费收费标准须按物业管理委托协议中规定的标准收取或者按经发展商/业主委员会审批通过。3) 物业管理公司对客户有偿服务收费标准，在执行前，将要向所有的客户公示。各项服务收费标准具体涉及材料费、人工费、税金和适当的公司利润。2.3 费用支出公开化1) 年度的各项费用开支必须控制在年度预算内；若个别支出出现超支情况，物业管理公司需要做出书面的合理解释;2) 平常运营设备的改善、维修保养及重大的楼宇设备需对外分包的，应通过招标方式公平竞争，择优选择承包商3) 各项费用支出坚持专款专用，不可挪作他用，特别是维修基金的使用和管理。2.4 经营状况与财务报表公开化1) 每月20日给发展商/业主委员会报送财务报表，涉及资产负债表、损益表、应收账款分析、钞票流量表等。2) 每年度年终向发展商/全体业主公示管理处的经营成果及财务状况。3) 每年的财务状况须经会计师事务所进行年度审计，审计结果报送发展商/业主委员会并接受所有业主的查询。2.5 大厦维修基金公开化大厦维修基金是指专项用于共用设施和共用设备大修理的资金。维修基金的来源有两种，1、所有同业主按照国家规定的比例缴纳的资金；2、管理公司运营的盈余。物业管理公司在需要使用维修基金时，须经发展商/业主委员会/业主大会批准。2.6 相关财务报表1) 资产负债表 2) 损益表 3) 钞票流量表 4) 管理费回收率分析 5) 营运计划与实际支出对比表 3.0 财务预算制定为保证管理正常运作，提高财务收支预算的合理性及加强成本控制，制定预算制定方案。3.1 相关职责1) 财务部经理负责协助总物业经理编制公司每一年度财务预算，每年11月份着手编制下年度的财务收支预算。2) 费用支出部门具体提供过往12个月财务资料；3) 客户资料管理部门具体提供过往12个月电费和水费登记表的明细资料。4) 各部门提供下一年度的费用预算开支计划；5) 总物业经理提供下一年度人员编制计划与调资计划表。3.2 编制规定1) 坚持“以支定收，收支平衡”为预算原则，以发展商/业主委员会审批的收费标准为准则；2) 根据各部门提供资料，进行分析及计算；3) 将计算分析出的数据资料,形成初稿；4) 预算编制按规定格式进行，对于预算中的项目须附上注解，并提交总物业经理审核；5) 提交发展商/业主委员会审批；6) 发展商/业主委员会审批通过后贯彻执行。3.3 资料解决1) 用于编制年度预算的资料应进行归档登记；2) 年度预算执行完毕后，应与实际数进行对比分析，并作为预算附件资料，连同预算资料一齐保存。4.0 借款管理制度4.1 借款仅限于支付本物业的运营费用，不得为其他项目/物业垫付。4.2 借款人员凭已批准的采购申请表进行借款。并且每次借款按照钞票管理制度执行，不得超过中国人民银行规定的钞票支付范围。4.3 借款人应填写借款申请单，经大厦总物业经理签字授权后方可到财务部领取钞票，借款人应及时拿发票结账或者返还钞票，一般不得超过当月月底财务结账之前。4.4 经财务经理、总物业经理审批后，由出纳告知借款人领取钞票。4.5 借款清算报销后，借款单与支出凭单一起作为附件粘贴于记账凭证后。4.6 大厦总物经理可以授权批准支付钞票或者钞票借款金额为RMB1000（含1000）元以下的款项，超过此标准支出钞票必须由总公司Head of MS签字批准方可支出款项。5.0 钞票管理制度物业管理公司财务部应严格按照国家有关钞票管理制度的规定，为做好库存钞票的保管、使用工作，特制定本制度。5.1 严格按照国家有关钞票管理制度的规定管理钞票，严格分清收支两条线。5.2 做好库存钞票的保管工作，钞票必须放在公司的保险箱里，同时启用保险柜的自动报警系统并转动密码锁，保证其安全。对指定使用备用金的人员，必须进行定期检查、核对，库存钞票不得超过核定的限额。5.3 建立和健全钞票账目，做到日清月结，账款相符，杜绝白条抵库或账外钞票，不私自设立“小金库”。5.4 对超过钞票收付限额以上的收付款项，必须通过银行结算。5.5 对于收取的钞票收入送存银行的需有保安人员陪同，具体规定如下：送存金额在人民币20,000元以上50,000元以下的须由1名保安领班陪同前往；送存金额在人民币50,000元以上100,000元以下的须由1名保安领班及1名保安员陪同前往；送存金额在人民币100,000元以上的请由保安经理派车陪同送存。5.6 钞票使用范围：职工工资、津贴；个人劳动报酬；根据国家规定颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等各项奖金；各种劳保、福利费用以及国家规定的对个人其他支出；向个人收购农副产品和其他物资的价款；出差人员随身携带的差旅费；零星支出；中国人民银行拟定支付钞票的其他支出。5.7 钞票报销程序1) 由申请人填写报销明细表，表中应列明报销项目、报销金额，并不得涂改，通过涂改的报销单将被视为无效；2) 报销明细单所附发票背面须有经办人签字确认，发票上应列明采购物品的数量、单价、金额，若发票金额为合计数，须附有由供货方开具购物明细单；需要强调的是所有报销单后附的发票必须是符合国家各级税务机关规定的发票，假如是违反国家规定发票，财务部有权拒绝报销人任何报销。3) 报销单需经申请人所在部门经理、大厦总物业经理签字确认，并由财务部出纳对发票的合法性进行初步审核；4) 报销明细单经总公司物业财务部、物业部副董事及总公司物业部负责人签字批准后由出纳告知报销人领款；5) 当月费用尽量当月报销；项目每月向总公司申请的零用钞票，涉及：平常零用钞票、误餐补贴、离职工工工资等，每月定期支付日期是15日和25日，并且所有的申请汇总后，直接通过银行划转至项目总物业经理账户，然后，项目出纳从总物业经理的账户提取钞票支付员工的各项报销。6.0 银行管理制度6.1 银行支票管理制度1) 购买开户行支票2) 支票付款申请a 项目执行程序l 付款申请单填写；l 付款协议；l 支付款项报价；l 采购申请表；l 材料物品入库单；l 必要的解释说明；b 总公司执行程序l 送总公司时登记电脑记录；l MS财务审查付款申请资料；l 进入支票签字流程；l 项目取回签署完毕支票登记；l 项目执行付款3) 支票付款登记6.2 网上银行管理制度1) 物业管理项目的管理a 收款程序b 收款依据l 协议约定；l 收款账单；l 缴费告知单；l 公示的服务收费标准；c 收款方式l 钞票收款，只限于人民币钞票，不涉及任何外币钞票；l 支票收款，涉及人民币支票和人民银行允许在中国进行交易的外币支票，例如：美元支票、港币支票等，然后执行签字背书程序；l 电子收款，所有币种与支票使用币种相同；l 刷卡支付，除在中国境内流通的各种国内银行签发的信用卡和借记卡外，外卡的卡种只限于Master，Visa，大来卡等国际通用的信用卡。d 收费确认l 开具税务发票；l 开具收款收据；e 填写银行进账单l 对的填写进账单名称；l 对的填写网上银行的账号；l 对的填写进账单金额，包含RMB、USD、HKD等；f 回单确认与网上银行余额查询相符2) 付款程序a 填写完整的付款申请书l 写清具体付款内容或者服务项目；l 相关协议、货比三家分析、招标分析、报价单等；l 国地税的正式发票；l 必要的解释说明；b 付款审批流程c 确认审批流程执行完毕l 确认公司各类管控人员签字确认批准，并且所有付款需要的档案资料齐全；d 总公司财务提交付款申请l 所有的审批流程自行完毕，由MS财务部统一将各项目的付款申请录入网上银行付款系统，等待总公司相关人员签批；e MS head执行付款批准和确认程序l 财务部提交记录以后，按照公司亚太区的规定执行，即MS Head授权RMB15000元以下及RMB15000元的付款；RMB15000元以上的付款申请需要提请MS Head 和总公司执行总经理两个人共同签字支付；f 打印付款记录作为记账凭证l 付款程序执行完毕后，所有的项目银行付款凭证需要由每个项目的出纳到项目指定银行账户领取回单，并且作为记账凭证。6.3 资产及基金账户的管理1) 项目负责人申请付款程序a 操作员确认客户租金已经划拨到公司银行账户，并核对每笔款项金额的准确性。b 计算应交税金金额及应拨付至北京中央托收账户的租金金额。c 填写付款申请（使用公司统一格式，请见附件），申请时应附税金计算清单及客户交款清单，填写后以电子邮件形式发送给项目经理（Dido），项目经理将申请单进行审核无误后打印并签字确认。d 申请单经项目经理审核无误后须上递至亚洲区董事（Larry Hui）进行审批。e 经亚洲区董事签字审批后，将申请单返回给项目经理，由其安排项目负责人进行网上银行付款操作。2) 网上银行操作程序a 操作员收到经亚洲区董事签字确认的付款申请后，即可登陆ICBC网站进行网上银行支付操作，并按照画面指引填写相应必输项目，提交操作后等待（亚洲区董事）授权。b 亚洲区董事（Larry Hui）通过登陆网上银行，查看操作员提交的具体内容，选择批准或拒绝命令（RMB15000.00元以下的付款业务，含RMB15000.00元，由Larry Hui直接批准），便可提交到银行进行解决；RMB15000.00元以上的业务，Larry Hui审核批准后，须进行转入上一级授权操作（由David Hand）进一步授权。c David Hand对RMB15000.00元以上的业务，通过登陆网上银行，根据Larry Hui已经授权的交易进行进一步授权操作。7.0 应收账款管理规定物业管理公司根据管理公约及项目的具体实际情况，特制订应收账款管理的原则、方法、制度及相关措施如下：7.1 收取原则及计算标准管理费的收取原则：物业管理费实行上收费的原则，即本月的月中或者月底收取下月的管理费。公共事业费及相关杂费的收取原则：实行下收费的原则，即每月发送出的账单是上月的电费、水费、煤气费等实际消耗量发生的金额。公共事业费用的读表时间为每月10日或者月底。1) 收取方法业主（租户）可以将管理费或公共事业费以钞票、支票或者刷卡的形式直接交到管理处的财务部，也可以通过银行转账支付。2) 应收账款管理制度及相关措施管理处实行应收账款账单准时发送及时收回的原则。每月有关部门将准确无误的相关数据13日下午五时前送到财务部。财务部每月13至14日将原始数据录入电脑和制作账单，每月16日将所有的管理费、公共事业费账单发送完毕，每月底的最后一天为付款的最后期限；假如执行月底发账单的，比照上述时间进行调整。交费期限：自发出账单之日起，两个星期内交纳。付款人如遇特殊情况不能及时付款，应以书面形式告知管理处财务部。财务部将酌情向公司申请适当延长付款人的付款期限。逾期管理：假如业主（租户）未有特殊情况，在规定的付款期限内没有交纳相关费用，管理处将在账单最后交款日过后的第1天发送第一次催款单，催款单约定7天的有效付款日期；第一次催款单发送7日后仍为支付的，将要发送第二次催款单，7日后，客户未付款的将要发送催款信，告知客户如不付款将要采用计收滞纳金和采用强制措施。滞纳金的计算标准为：按天计算滞纳金天天滞纳金金额=付款人应付金额总数 0.5滞纳金总额 =天天滞纳金金额逾期天数逾期天数涉及国家法定假日和每周的休息日。假如逾期超过2个月（从付款的最后期限之日起），在收取滞纳金的同时，物业公司将向业主或者业主委员会提出书面报告，经业主/业主委员会批准后，对未支付管理费和公共事业费的业户发出书面告知，明确在告知的7日后，将采用停止供电、水或煤气等相应的措施，以避免业主及物业公司在经济上的损失。对恶意拖欠费用的业户，坚决采用相应的法律措施。手续费的收取：针对逾期付款超过2个月以上的业户。物业公司将收取必要的手续费，作为因业户违约引起管理者额外工作及相关费用的补偿。 超过付款期限2个月以上的，每次收取手续费￥300元。8.0 库存管理制度 8.1 供货商选择的原则1) 采购前的准备工作：第一要填写商品/物料采购申请单，经部门经理确认后报大厦总物业经理批准。第二要根据采购的内容确认比价的程序，不同的金额比较的标准不同，具体的比较标准如下：a RMB1,00以下的可以直接购买。b RMB 1,00-RMB 10,00的需填写报价单。c RMB 1,000-RMB 10,000的至少需要三家报价，已经签订了供应服务协议的不需要每月都进行比较，只需在续签新协议时进行比较。d RMB10,000-RMB100,000的采购至少需要四家报价。e RMB100,000以上的采购至少需要五家的报价。f 在索取供货商的报价的同时供货商还需要提供的资料涉及资质证明、营业执照复印件、税务登记证复印件以及相应的业绩报告。以上的比价不涉及政府垄断的项目，比价的目的不只是价格的比较还要比较相应的售后服务，产品质量情况等。2) 根据采购协议的性质不同，签订协议的代表人也有所不同，比如：需要动用大厦的维修基金的需要通过业主委员会或者发展商的批准，项目平常运营分包协议必须由总公司的MS部门负责人签署。a 在对供货商进行比价的同时，要填写商品/物料采购对比表。对比表的填写项目与采购金额相关，同时在表上要体现出申请人、申请部门经理、总物业经理的意见，填写选择此供货商的因素。b 结账方式c 重要以月结的方式，即每月供货商按照我司提供的材料订购单，送货然后每月底，由库房管理员与财务部、供货商核对，每月底核对对的后，由库房管理员申请付款。d 除特殊情况外，所有维修材料应尽也许从公司指定供应商处购买。8.2 工程材料采购及管理1) 材料采购需要履行的手续a 工程部根据实际工作安排，填写材料采购计划，递交总物业经理审批。只有通过总物业经理审批批准的材料采购计划，才干实行采购，工程部不得擅自告知供货商采购材料。b 总物业经理可以根据具体实际情况决定是否进行采购，以及选择材料供货商。c 供货商将材料送达项目后，应第一时间告知工程部经理，工程部经理亲自或责成相关人员进行验收入库。2) 材料出入库的管理a 设立专人管理工程部材料库房，直接受工程部经理的领导。b 每次材料入库，库管员必须按照材料类别填写入库单和登记库房账本，具体填写入库数量，金额，并在入库单上注明供应商名称，并且将入库单及时送交财务部进行账务解决，以便于财务记帐。c 材料出库时应填写出库单，并必须在出库单上填写材料类别及具体用途、区分公共区域支出及住户支出。d 材料的入库和领用要有工程部主管以上人员签字确认。建议库房管理采用以旧换新的原则，即更换一个新的配件或用电器，要有换下来旧的配件或用电器补库。假如出现未补库情况要查明因素，有必要的情况下，要写书面报告。e 每月底库管员要对库存材料进行清点，结出月底每类材料的余额和库存数量。并且将结果送交总物业经理和财务部，以便财务部进行记账和核对。f 库房管理员要及时反馈库房情况信息给工程部经理或者总物业经理。库房情况信息涉及库房材料的数量、质量、价格，以及需要改善和完善的地方等。g 财务部将要每季度对工程库存材料进行抽查盘点，每年年终要进行一次全面盘点。9.0 固定资产管理制度9.1 固定资产的范围和分类：1) 物业管理机械、设备、大型专用工具或单价在2，000元以上并且耐用年限在二年以上的非专用机械设备、工具等；2) 固定资产分为安全设备、办公设备、办公家具、工程设备、交通工具、通讯设备等。9.2 固定资产的账务解决：1) 固定资产实行分级管理，财产管理部门应建立明细分类账和固定资产登记表。使用部门应掌握本部门的物品情况，建立物品使用登记簿；2) 购入、自制和馈赠的固定资产，一律开具验收单，连同购买发票一并由财务入固定资产账及固定资登记表，标明编号；3) 固定资产领用时，应填写领用单，并由使用部门负责人或使用人在领用单上署名，表白该设备已由其保管使用；4) 固定资产的报废、报损应由公司有关部门填写报废、清理单，经财务管理部门审核后，报总物业经理批准后，方可核销。9.3 固定资产的管理：固定资产管理人员应负责公司所有固定资产的管理，办理固定资产的购置、验收、领发、建表、报废、报损的解决。财务部负责账务核算工作，做到账、表、物相符，每年末进行一次清点、核对，并及时调整账目。1) 为保证固定资产账和实物的准确性，固定资产的管理部门和使用部门要互相配合，定期进行盘点,盘盈、 盘亏要填表，通过财务部调整账、表使其相符；2) 对固定资产清查过程中发现的问题，要及时查明因素，并报总物业经理审批，根据不同情况作不同解决；3) 管理部门应建立固定资产、低值易耗品三级明细账，由专人负责登记清点;4) 部门之间进行固定资产的调拨，应严格按规定办理，调拨时应先由部门填写一式二份调拨申请单，并及时登记，然后经双方部门领导和总物业经理签字后才干生效，使用部门不得自行解决。5) 固定资产的折旧方法按照外商投资公司固定资产管理规定进行账务解决，即折旧的残值率为原值10%，电子类和普通设备的折旧年限为5年，大型机械设备、耐用设备折旧年限为2023。10.0 存入保证金管理为规范对客户所缴交的押金、保证金的管理，对的反映其变动状况，特制定本管理规定。10.1 装修保证金收缴管理1) 装修保证金收缴管理为客户进行装修的施工单位，必须缴纳装修保证金，装修保证金按照管理公司有关装修管理规定收取。2) 装修保证金退还管理a 装修保证金退还的前提条件为工程验收合格。客户装修工程竣工，提出验收申请，工程部系统工程师、管业部经理及保安部经理睬同设计单位、施工单位、建设单位、监理单位对其进行验收并在单位工程验收记录上签署合格，方可申请退还押金。b 财务部根据工程部、管理部及保安部签署的验收合格及退还保证金的意见，核算其保证金缴交情况，签署意见。c 办理退款时，出纳人员应认真审核用户退款手续的完备性，规定客户在收据或说明书上签收确认，并登记其有效证件的号码；d 经核算无误后，进入办理退款程序。10.2 施工出入证押金管理为客户进行装修的施工人员，必须办理施工出入证，同时按规定缴交施工出入证押金。1) 施工出入证押金收缴管理根据管理公司装修管理规定，向施工人员收取施工出入证押金。2) 施工出入证押金退还管理a 施工人员凭完好无缺的施工出入证及有关申请表退还押金；b 管理公司应根据审查后的施工证件，在申请表上签署意见后转交财务部办理退款手续。3) 财务部人员审核无误后，方可办理退款。11.0 内部往来管理为了统一规范项目物业管理公司与仲量联行北京总公司财务及人事部的往来单据交接及时,保证各部门工作顺利进行,经各部门协商一致,特将单据的传递时间规定如下:11.1 考勤报送时间：项目物业管理公司需于每月5日前将上月临时工考勤表、每月10日前将正式员工考勤表报送总公司人事部。11.2 临时工工资发放时间：人事部保证物业财务部于每月8日前往取得临时工工资明细单，经总物业经理签字确认后及时送回，物业财务部将于每月10日发放临时工工资。11.3 餐补发放时间：人事部保证物业财务部于每月13日前往取得误餐补明细单，经总物业经理签字确认后及时送回，物业财务部将于每月15日发放员工餐补。11.4 取得、发放员工工资时间：物业财务部将于每月26日到总公司领取员工工资明细单，经总物业经理签字确认后及时送回，以保证员工工资于月底前发放。11.5 取得员工保险单据的时间：总公司财务及人事部保证项目物业管理公司于每月28日取得员工保险明细单。11.6 与总公司财务核对往来账时间：总公司财务保证随时传递与项目物业管理公司往来单据，每月28日至本月最后一天与总公司往来账核对清楚。11.7 以上时间安排均遇节假日提前。12.0 公共事业费缴款流程公共事业费用通过开户银行直接托收划转的具体项目涉及：水费、电费、燃气费或电话费。托收的首要前提条件为，付款单位与收取费用的相关部门签订了托收协议。12.1 方案A：使用发展商的银行账户作为托收的基本账户1) 发展商与政府相关的收费部门签订费用托收协议，批准该项目发生的所有公共事业费用从发展商的银行账户划转；2) 每月政府相关的收费部门通过银行从发展商的账户上划转每月的公共事业费用。同时，发展商财务部确认此托收费用为应收物业管理公司款项；3) 物业管理公司财务部依据发展商财务部提供的资料确认应付款项；4) 物业管理公司财务部根据每月客户的读表数计算实际消耗量，乘以相应的收费标准，确认应向客户收取的公共事业费用。发展商代付的公共事业费用金额减去应向客户收取的金额的差额确认为公共区域的费用；5) 物业管理公司财务部应向客户收取的公共事业费用的金额是根据工程部每月的读表数计算，每月工程部的读表日期为10日，在每月12日下午5时之前，将财务部设计的读表盘送交财务部。财务部在每月16日(假如碰到节假日将要适当提前)发送公共事业账单给客户，客户自收到账单之日起的2周内付款；6) 每月13日前，发展商将电话托收单复印件提供应物业管理公司，以便物业公司进行账单解决；7) 财务部所称的业户涉及发展商及客户等;8) 每月月底结账时要与发展商财务部对往来账，双方确认往来款项以后，作为付款申请或者费用抵扣的依据。12.2 方案B：以物业管理公司独立的银行账户作为托收的基本账户。1) 物业管理公司与政府相关的收费部门签订费用托收协议，批准所管理项目每月的公共事业开支直接从银行账号划转；2) 政府相关收费部门通过银行从物业公司的账号上直接划转每月的公共事业费用，同时在扣除应当向客户收取的水电费后，作为该项目的公共区域的费用；3) 水电等公共事业费用的读表及发单方式与方案A的第5项相同；4) 此种方案不涉及应付发展商款项的问题，也不涉及发展商与政府部门之间的问题，只是物业管理公司与政府收费部门和物业管理公司与客户之间的往来；5) 财务部所称的业户涉及发展商、及客户。6) 以上是托收程序的两种方案，具体的有关费用催缴和解决方案，在应收账款的管理规定中有明确规定。13.0 代收代缴费用管理13.1 代收代缴电话费1) 每月12日之前，必须将上月的客户电话费清单和发展商已缴纳的电话费发票复印件送交到物业管理公司财务部会计的手里。作为物业管理公司确认应收款项的依据。2) 每月16日财务部将电话费账单分别发送给客户和发展商，假如碰到节假日，账单的发送日期和第1项操作程序相应提前。3) 财务部将要按照具体的付款信息拟定电话费账单发送的对象，客户使用的发送给客户；空号和发展商承诺付款的发送给发展商。4) 电话费的付款期限与管理费和公共事业费用的付款期限相同，即客户自收到账单之日起有2周的付款时间。假如超过财务部确认的付款期限并且没有合理书面的逾期付款理由，财务部将要按照应收款项管理规定，进行相应的解决和措施，对于60天内仍不交纳电话费或所欠电话费超过电话押金者，物业管理公司将强行切断电话，并责成欠费者垫付两个月押金，从该电话押金中抵补未收回的电话费。5) 由于电话费用的收取行为属于替发展商收取的代收行为，每月月底物业管理公司的财务部须与发展商的财务部进行内部往来款项的确认，具体的确认函需要双方财务负责人签字确认，同时，也可以作为付款申请或者往来账项抵扣的依据。6) 以上的付款申请或者往来款项的抵扣是指物业财务部实际收回的电话费金额，不应包含应收而未收回款项。7) 电话费从发展商账户划款，如需要物业管理公司立即全额划给发展商，则电话押金应放在物业管理公司；如只将收到多少电话费就划给发展商多少，则电话押金存入发展商账户。13.2 代供应商收取的费用为了严格遵守北京市税务局关于发票的使用和管理规定，对管理公司的各项代收款项进行有效的管理，现对管理公司的代收款项的条件做出明确规定：1) 收款人必须是与管理公司签订协议的分包商或者与管理公司签订正式的委托代收款协议，否则，将不予代收。2) 必须有付款人批准付款的确认函。3) 代收款项到达管理公司的账户后，收款人才干向管理公司申请支取款项。收款人所提供应管理公司的发票，必须是符合北京市税务局颁布新发票使用和管理规定的正式发票（即2023年4月1日起实行的新规定），并且发票必须真实有效。管理公司将按发票上的财务章的名称作为付款支票的昂首。4) 在收到代收款项后，管理公司将代扣代缴营业税，税率为5%。银行收取的手续费以及代收款项属于外币的汇兑损益由收款人自己承担，管理处不予承担。14.0 有偿服务收费管理 为提高服务质量，加强对有偿服务收费的管理，特制定本规定。14.1 工作程序1) 先服务后收费a 管业部对客户所需维修项目的相关内容具体填写记录并输入电脑，根据物业管理公司的有偿服务价目表标准计费后填入维修单;b 维修人员在客户批准服务价格后，为客户提供有偿服务，最后请客户对维修效果进行验收并在维修单上签字确认，第一联给管业部，第二联返工程部，第三联交财务部；c 各服务项目完毕后，工程人员应填写维修时间、耗料情况，并签署后交仓库管理员进行库存登记；d 当工程维修单与工程部核对后，财务部每月15日前将上月的维修费用列入有关客户的缴费告知书计费收取。14.2 其他规定1) 维修人员对客户提供服务后，不能直接向客户收取钞票，更不能接受客户的小费或其他馈赠物品;2) 若客户规定的服务超过现服务范围时，维修人员应礼貌地给予合理解释，并尽最大能力提供协助（如资料提供等），最后将情况反映至管理部负责人；3) 根据市场价格及实际情况的费用变化和客户服务需求，物业管理公司应及时增减服务项目或修订收费标准。15.0 管理费支出管理规定管理费的支出应体现管理费“取之于客户，用之于客户”的原则。制定本规定，是为加强对管理费用开支的管理，保证管理费支出的合理性。15.1 管理费重要支出项目1) 共用设备、设施的维修及保养费；2) 公共区域消耗的公共事业费用；3) 公共区域绿化费及节日装饰费；4) 公共区域清洁、杀虫费用；5) 管理人员支出，涉及工资、福利、制服及装备等；6) 物业管理公司酬金（按管理协议规定）；7) 大厦保险费；8) 审计费、律师费及聘请专业人员费用；9) 固定资产折旧费；10) 应急及不可预测费用；11) 税费；12) 行政办公费用；13) 其他为管理的合理支出。15.2 管理费支出监管1) 每年度的管理费开支必须按年度预算项目执行；2) 每月的管理费用支出应按本预算执行，如每一具体项目的费用支出超过预算金额，物业管理公司必须在季度和年度财务报表做出合理解释。3) 每年度管理费开支原则上应按照预算项目执行；4) 凡发生与会计制度和税法相违反的费用支出严禁在管理费中列支；5) 财务部负责对每年度管理费支出用途进行审核和监督。16.0 应急及不可预测费用管理制度物业管理公司每月提取的应急及不可预测费用在当年支付所有不可预见事故的费用后，剩余部分以后大厦应急事件的准备金。为规范应急及不可预测费用的使用和管理，结合实际情况，特制定本管理制度。16.1 提取管理1) 事故基金的计提列入年度管理费预算，属于管理预算的一部分，按月预提或者实际发生时一次性使用。2) 应急及不可预测费用不单独设立专户储存，但账务解决时，单独列示反映。16.2 支出管理1) 应急及不可预测费用应专款专用;2) 应急及不可预测费用重要用于公司正常经营不能考虑到的应急费用或者意外损失，更侧重于社会公共物品的支出，如防止SARS购买的各种消毒用品用品；某些恐怖活动导致的损失等。16.3 结存管理1) 应急及不可预测费用的结存应在每月会计报表中反映，并在财务报告中说明其使用项目、使用情况等。2) 应急及不可预测费用的结余部分将作为以后大厦应急事件的准备金。17.0 维修基金管理制度 为规范维修基金的运作、使用及管理，根据有关法规、条例及管理公约的规定，并结合物业的实际情况，特制定本制度。17.1 基金来源所有同业主按照国家规定的比例缴纳的资金； 管理公司运营的盈余；物业管理公司需要使用维修基金时，须经发展商/业主大会/业主委员会批准和书面授权。17.2 基金用途维修基金仅用于支付共用设施及共用设备大型维修及更换的大型开支。17.3 基金使用管理维修基金的使用由物业公司提出年度计划，经发展商/业主大会/业主委员会审定后实行，且使用时不能超过审批限额，如若超过需要单独向发展商/业主大会/业主委员会申请。17.4 结存管理1) 公司应根据运作情况，对基金进行合理的管理，实行专款专用，不准挪作他用。2) 物业管理公司应及时向发展商/业主大会/业主委员会反映其增减变动情况，在财务报告中予以说明；其结余情况应报送发展商/业主大会/业主委员会，接受业主监督。18.0 印章使用制度 18.1 发票数据实行填写好后再加盖发票专用章，每个项目只允许使用自己的发票编号章，不允许借用其他项目的发票印章；18.2 支票只有填写收款人和金额后加盖印章，不得签发空白支票。18.3 对开据的收款凭证应加盖钞票收讫专用章，报销的发票应加盖钞票付讫或银行支付章。18.4 报表、账册、凭证上的制表、审核、记账等，必须根据工作程序进行盖章，保证合法性和责任性。19.0 会计档案管理规定 针对会计档案的重要性，根据公司会计管理规定，制定以下管理规定。19.1 会计档案是指会计凭证，会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要凭证和证据。具体涉及：1) 会计凭证类:原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证;2) 会计账薄类：总账、明细账、日记账、辅助账簿、其他会计账簿;3) 报告类：月度、季度、年度财务报告，涉及会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告;4) 其他类：银行存款余额调节表、银行对账单及其他应当保存的会计核算专业资料。19.2 项目每年形成的会计档案由财务部按照归档规定整理立卷、装订成册,并编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终结后，由财务部保管1年。期满之后，由财务部专人保管并且存放于专用的保管地点。19.3 财务部保存的会计档案不得借出。如有特殊需要，经财务部经理批准，方可代查阅或复制，并办理登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。19.4 会计档案的保管期限分为永久、定期两类。会计档案的保管期限，从会计年度终结后的第一天开始计算。定期保管期限为2023、2023两类。19.5 本规定的会计保管期限为最低保管期限，各类会计档案的保管原则上应当按照本规定附表所列期限执行。会计档案的具体名称如有同本规定附表所列档案名称不相符的，可以比照类似档案的保管期限办理。19.6 保管期满的会计档案，除第(七)条规定的情形外，可以按照以下程序销毁；1) 由财务部提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明销毁会计档案的名称、卷号、