办公管理制度与管理.doc
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1、办公管理制度 1.目的为加强公司总部办公管理,提高办公效率,减少办公成本,特制定本制度2.原则2.1 办公管理贯彻 “规范、效率、效益”的理念2.1.1 规范:以制度规范办公管理2.1.2 效率:有助于提高整体工作效率2.1.3 效益:减少资源花费,减少成本3.范围3.1 办公管理的范围涉及:3.1.1 档案管理3.1.2 办公用品管理3.1.3 邮发管理3.1 4 文献打印管理3.1.5 办公现场管理4.档案管理4.1 归档范围:4.1.1 由公司总部接受和发出的正式公文4.1.2 公司总部接受和发出的重要文书,重要指及总部及下属公司各类规划、年度计划、规章制度、记录资料、财务审计报告及报表
2、、劳动工资报告及报表、经营情况报告及报表、公司级会议记录、领导报告、决议、协议、协议、项目方案、通告、传真电报等4.1.3 总部职工及下属公司委派人员人事档案、委任书4.1.4 各类证书4.1.5 以上内容的电子档案4.2 档案管理由综合管理部指定专人负责,规范编码,设立卷宗。密级档案必须保证安全43 档案的借阅与索取4.3.1 专业经理以上级借阅非密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档4.3.2 部门总经理借阅机密级以下密级档案可通过档案管理人员办理借阅手续,直接提档4.3.3 总裁可直接提档所有档案4.3.4 公司其别人员借阅绝密级文献需由总裁签准,需借阅其他密级档案时,需经部门
3、负责人批准,并办理借阅手续4.3.5 借阅档案必须爱惜,保持整洁,严禁涂改,注意安全和保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失,如确属工作需要摘录和复制,凡属密级档案,必须由总裁批准方可复制,一般内部档案由综合管理部总经理批准方可摘录和复制。4.4 档案的销毁:4.4.1 任何组织或个人无权随意销毁归档的档案材料4.4.2 若按规定需要销毁时,凡属密级档案须经总裁批准后方可销毁,一般内部档案,经综合管理部总经理批准后方可销毁4.4.3 经批准销毁的档案,档案人员要认真填写、编制销毁清单,由专人监督销毁 5.公文打印管理5.1 本制度所指公文为公司对外的请示、报告及其它文书,对内的以总部或部门名义发
4、布的各类正式文献5.2 公司公文的打印工作由综合管理部负责5.3 各部打印的公文、文献须经本部门负责人签字,交综合管理部统一打印5.4 各部门打印的公文、文献一式两份交综合管理部统一存档6.办公用品的管理6.1 办公室用品的采购:6.1.1 综合管理部制定每月办公用品计划及预算,报总经理批准,并负责采购6.1.2 负责采购人员要做到价格合理、数量适中、品种满足工作需要6.2 办公用品入库6.2.1 采购人员购入的物品必须附有合格证及入仓单,仓库保管员收票时要当面点清数目,检查包装是否完好,如发现短缺或损坏,应立即拆包清点数目,如发现实物与入仓单数量、规格不符,应向交货人提出并告知有关负责人6.
5、2.2 库房物资存放必须按分类、品种、规格、型号分别设帐6.2.3 物资入库后,应当天入帐。所有帐册、帐单要填写整洁、清楚、计算准确,不得随意涂改6.2.4 物资出库须填出库单,经综合管理部总经理批准后方可出库6.2.5 库房物资一般不可外借特殊情况由综合管理部总经理批准6.3 办公用品发放6.3.1 综合管理部按计划分发给各部门,由部门负责人指定专人领发6.3.2 计划以外办公用品领用,须经综合管理部总经理批准方可领用6.3.3 新聘人员办公用品,综合管理部根据部门提供的名单,负责为其配备7.邮发管理7.1 7.1 综合管理部统一管理各部室邮发信件、邮件。所有公发信件、邮件由收发员登记,负责
6、寄发7.2 综合管理部负责在每年根据各部门的需要制订报刊订阅计划报总裁审核批准后,办理有关订阅手续7.3 综合管理部指定一名报刊管理人员每日负责将报刊进行解决、分类登记,并及时送达有关部门 8.办公现场管理8.1 员工形象的基本规定8.1.1 衣冠整洁、得体,按规定佩带公司标志8.1.2 男员工不得留长发、胡须,女员工应化淡妆8.2 工作行为规定8.2.1 坐立规范,举止文雅大方8.2.2 不聊天喧哗8.2.3 不随意串岗8.2.4 不用电话闲聊8.2.5 不做与工作无关的事8.2.6 参与重要会议注意关闭手提电话、BP机(或置震动档)8.3 办公环境规定8.3.1 天天下班前整理一次办公环境
7、8.3.2 办公桌上摆放物品简洁、整齐8.3.3 办公区内洁净有序8.3.4 办公区内不任意悬挂、张贴物品8.3.5 办公区内除会客室外严禁吸烟9.附则9.1 综合管理部根据本制度制订有关实行细则并下发贯彻9.2 全资子公司、绝对控股子公司参照本制度制订本公司相关制度,要注 意与本制度的接口9.3 本规定解释权归综合管理部9.4 本规定经总裁审批,从发布之日起生效。5S (整理、整顿、清扫、清洁、素养)= 何为5S 5S的推行环节 5S实行要点 5S与其他管理活动的关系 5S推行手册 5S的50个问与答 推荐参考书目 - 何为5S5S就是整理(SEIRI)、整顿(SEITON)、清扫(SEIS
8、O)、清洁(SEIKETSU)、素养(SHITSUKE)五个项目,因日语的拼音均以S开头,简称5S。5S起源于日本,通过规范现场、现物,营造一目了然的工作环境,培养员工良好的工作习惯,其最终目的是提高人的品质:1、革除马虎之心,养成凡事认真的习惯(认认真真地对待工作中的每一件小事 )2、遵守规定的习惯3、自觉维护工作环境整洁明了的良好习惯4、文明礼貌的习惯 整理:将工作场合任何东西区分为有必要的与不必要的把必要的东西与不必要的东西明确地、严格地区分开来;不必要的东西要尽快解决掉。目的:腾出空间,空间活用防止误用、误送塑造清爽的工作场合生产过程中经常有一些残余物料、待修品、待返品、报废品等滞留在
9、现场,既占据了地方又阻碍生产,涉及一些已无法使用的工夹具、量具、机器设备,假如不及时清除,会使现场变得凌乱。生产现场摆放不要的物品是一种浪费:即使宽敞的工作场合,将俞变窄小。棚架、橱柜等被杂物占据而减少使用价值。增长了寻找工具、零件等物品的困难,浪费时间。物品杂乱无章的摆放,增长盘点的困难,成本核算失准。 注意点:要有决心,不必要的物品应断然地加以处置。实行要领:、自己的工作场合(范围)全面检查,涉及看得到和看不到的、制定要和不要的判别基准、将不要物品清除出工作场合、对需要的物品调查使用频度,决定平常用量及放置位置、制订废弃物解决方法、每日自我检查整顿:对整理之后留在现场的必要的物品分门别类放
10、置,排列整齐。明确数量,并进行有效地标记。目的:工作场合一目了然 整整齐齐的工作环境消除找寻物品的时间 消除过多的积压物品注意点:这是提高效率的基础。实行要领:、前一环节整理的工作要贯彻、流程布置,拟定放置场合、规定放置方法、明确数量、划线定位、场合、物品标记 整顿的3要素:场合、方法、标记放置场合 物品的放置场合原则上要100%设定 物品的保管要 定点、定容、定量 生产线附近只能放真正需要的物品放置方法 易取 不超过所规定的范围 在放置方法上多下工夫标记方法 放置场合和物品原则上一对一表达 现物的表达和放置场合的表达 某些表达方法全公司要统一 在表达方法上多下工夫 整顿的3定原则:定点、定容
11、、定量定点:放在哪里合适定容:用什么容器、颜色定量:规定合适的数量清扫:将工作场合清扫干净。保持工作场合干净、亮丽的环境。目的:消除赃污,保持职场内干干净净、明明亮亮 稳定品质减少工业伤害注意点:责任化、制度化。实行要领:、建立清扫责任区(室内、外)、执行例行扫除,清理脏污、调查污染源,予以杜绝或隔离、建立清扫基准,作为规范 清洁:将上面的3S实行的做法制度化、规范化,并贯彻执行及维持结果。目的: 维持上面3S的成果注意点:制度化,定期检查。实行要领:、贯彻前面3S工作(2)、制订考评方法(3)、制订奖惩制度,加强执行(4)、高阶主管经常带头巡查,以表重视 素养:通过晨会等手段,提高全员文明礼
12、貌水准。培养每位成员养成良好的习惯,并遵守规则做事。开展5S容易,但长时间的维持必须靠素养的提高。目的: 培养具有好习惯、遵守规则的员工 提高员工文明礼貌水准营造团队精神注意点:长期坚持,才干养成良好的习惯。实行要领:、制订服装、仪容、辨认证标准、制订共同遵守的有关规则、规定、制订礼仪守则、教育训练(新进人员强化5S教育、实践、推动各种精神提高活动(晨会、礼貌运动等) 5S的推行环节掌握了5S的基础知识,尚不具有推行5S活动的能力。因推行环节、方法不妥导致事倍功半,甚至半途夭折的事例并不鲜见。因此,掌握对的的环节、方法是非常重要的。 5S活动推行的环节(11-STEP)环节1:成立推行组织1推
13、行委员会及推行办公室成立2组织职掌拟定3委员的重要工作4编组及责任区划分建议由公司重要领导出任5S活动推行委员会主任职务,以视对此活动之支持。具体安排上可由副主任负责活动的全面推行。环节2:拟定推行方针及目的方针制定:推动5S管理时,制定方针做为导入之指导原则例一:推行5S管理、塑中集一流形象例二:辞别昨日,挑战自我,塑造捷虹新形象例三:于细微之处着手,塑造公司新形象例四:规范现场现物、提高人的品质方针的制定要结合公司具体情况,要有号召力。方针一旦制定,要广为宣传。目的制定:先予设定盼望之目的,做为活动努力之方向及便于活动过程中之成果检查例一:第4个月各部门考核90分以上例二:有来宾到厂参观,
14、不必事先临时做准备目的的制定也要同公司的具体情况相结合。环节3:拟定工作计划及实行方法 1 拟定日程计划做为推行及控制之依据2收集资料及借鉴他厂做法3制定5S活动实行办法4制定要与不要的物品区分方法5制定5S活动评选的方法6制定5S活动奖惩办法7其他相关规定(5S时间等)大的工作一定要有计划,以便大家对整个过程有一个整体的了解。项目责任者清楚自己及其他担当者的工作是什么及何时要完毕,互相配合造就一种团队作战精神。环节4:教育1 每个部门对全员进行教育5S的内容及目的5S的实行方法5S的评选方法2 新进员工的5S训练教育是非常重要,让员工了解5S活动能给工作及自己带来好处从而积极地去做,与被别人
15、逼迫着去做其效果是完全不同的。教育形式要多样化,讲课、放录像、观摩他厂案例或样板区域、学习推行手册等方式均可视情况加以使用。环节5:活动前的宣传造势5S活动要全员重视、参与才干取得良好的效果1最高主管发表宣言(晨会、内部报刊等)2海报、内部报刊宣传3宣传栏环节6: 实行1前期作业准备方法说明会道具准备2工厂洗澡运动(全体上下彻底大扫除) 3建立地面划线及物品标记标准43定、3要素展开5定点摄影6做成5S平常确认表及实行7红牌作战环节7:活动评选办法拟定1 加权系数:困难系数、人数系数、面积系数、教养系数2 考核评分法环节8:查核1现场查核25S问题点质疑、解答3 举办各种活动及比赛(如征文活动
16、等)环节9:评选及奖惩1 依5S活动竞赛办法进行评选,公布成绩),实行奖惩。环节10:检讨与修正各责任部门依缺陷项目进行改善,不断提高。1. QC手法2. IE手法在5S活动中,适当的导入QC手法、IE手法是很有必要的,能使5S活动推行得更加顺利、更有成效。环节11:纳入定期管理活动中1 标准化、制度化的完善2 实行各种5S强化月活动 需要强调的一点是,公司因其背景、架构、公司文化、人员素质的不同,推行时也许会有各种不同的问题出现,推行办要根据实行过程中所碰到的具体问题,采用可行的对策,才干取得满意的效果。 5S实行要点整理:对的的价值意识-使用价值,而不是原购买价值 整顿:对的的方法-3要素
17、、3定+ 整顿的技术 清扫:责任化-明确岗位5S责任 清洁:制度化及考核-5S时间;稽查、竞争、奖罚 素养:长期化-晨会、礼仪守则 5S与其他管理活动的关系1、5S是现场管理的基础,是TPM(全面生产管理)的前提,是TQM(全面品质管理)的第一步,也是ISO9000有效推行的保证。 2、5S可以营造一种人人积极参与,事事遵守标准的良好氛围。有了这种氛围,推行ISO、TQM、及TPM就更容易获得员工的支持和配合,有助于调动员工的积极性,形成强大的推动力。 3、实行ISO、TQM、TPM等活动的效果是隐蔽的、长期性的,一时难以看到显著的效果。而5S活动的效果是立竿见影。假如在推行ISO、TQM、T
18、PM等活动的过程中导入5S,可以通过在短期内获得显著效果来增强公司员工的信心。 4、5S是现场管理的基础,5S水平的高低,代表着管理者对现场管理结识的高低,这又决定了现场管理水平的高低,而现场管理水平的高低,制约着ISO、TPM、TQM活动能否顺利、有效地推行。通过5S活动,从现场管理着手改善公司体质,则能起到事半功倍的效果。 5S推行手册 序 言 人,都是有抱负的。 公司内员工的抱负,莫过于有良好的工作环境,和谐融洽的管理气氛。5S籍造就安全、舒适、明亮的工作环境,提高员工真、善、美的品质,从而塑造公司良好的形象,实现共同的梦想。 为配合工厂广泛开展5S运动,特编写了员工5S活动手册,手册中
19、较为详实地介绍了5S的定义、目的、效用,推行要领及其意义,具有一定指导性。为此,热忱希望广大员工对该手册要勤学习,要领略,常行为,并循序渐进、持之以恒,不断规范自己的平常工作,促使5S活动向形式化-行事化-习惯化演变,为工厂的稳步发展打下坚实的基础。 一、何谓5S5S就是整理(SEIRI)、整顿(SEITON)、清扫(SEISO)、清洁(SETKETSU)、素养(SHITSUKE)五个项目,因日语的罗马拼音均以S开头,简称为5S。没有实行5S的工厂,触目可及地就可感受到职场的脏乱,例如地板粘着垃圾、油渍或切屑等,日久就形成污黑的一层,零件与箱子乱摆放,起重机或台车在狭窄的空间里游走。再如,好不
20、容易导进的最新式设备也末加维护,通过数个月之后,也变成了不良的机械,要使用的工夹具、计测器也不知道放在何处等等,显现了脏污与零乱的景象。员工在作业中显得松松跨跨,规定的事项,也只有起初两三天遵守而已。改变这样工厂的面貌,实行5S活动最为适合。 二、5S的定义与目的 1S-整理 定义:区分要与不要的东西,职场除了要用的东西以外,一切都不放置 目的:将空间腾出来活用 2S-整顿 定义:要的东西依规定定位、定方法摆放整齐,明确数量,明确标示 目的:不浪费时间找东西 3S-清扫 定义:清除职场内的脏污,并防止污染的发生 目的:消除脏污,保持职场干干净净、明明亮亮 4S-清洁 定义:将上面3S实行的做法
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