和益行物业天德小区物业管理方案书.doc
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1、和益行物业天德社区物业管理方案书北京和益行物业管理有限公司2023年2月目 录第一节 公司简介 第二节 拟采用的管理方式及管理人员的配备第三节 管理指标承诺及采用的措施第四节 物资装备计划第五节 管理规章制度的建立第六节 楼宇档案资料管理第七节社区文化活动与社区服务第八节 财务管理及物业管理经费收支测算第一部分财务管理第二部分平常物业管理经费测算第三部分维修基金的管理使用计划结束语第一节 公司简介 我们北京和益行物业管理有限公司成立于2023年5月,是一家专门从事物业管理的公司。公司现有管理人员12人,其中已参与建设部、劳动部培训并有上岗证的达95%。公司虽然年轻,可是由一批数年物业管理经验的
2、人员组成,高层管理人员均在著名的物业管理公司共过职,因而,具有丰富的管理经验。并通过努力实践与传帮带,公司已拥有一支有知识、懂技术、善管理的复合型人才队伍。本公司理念系统:公司宗旨:以人为本、服务第一;真诚奉献、信誉第一。发展战略:创一流服务,创名牌公司。质量方针:以服务为公司主线,视质量为公司生命。经营方针:以优质服务创信誉,以规模经营创效益。服务理念:真切付出、心灵交汇。公司领导人在总结数年的物管经验的基础上结合当前沿海和国外的先进经验摸索出自己的一套经营管理模式:以人为中心、强调服务、重品牌、适时发展的经营模式。当然再好管理模式也需要人们认同的标准来对它鉴定,国际质量管理体系(ISO90
3、01:2023)、环境管理体系(ISO14000)、职业健康安全管理体系(GB/T28001-2023)一体化管理体系无疑是最佳选择,公司成立开始便导入一体化管理体系,用质量管理来保证我们服务产品的完美性。“真切付出、心灵交汇”是我公司的服务理念。从本行业来说,物管公司与业主或物业使用人之间是一种合作关系,是公司如何发明一种环境使我们的合作方很好的生活、学习、工作,在我们的员工营造这种氛围中与合作方达成一种理解、协调与共识。公司在管物业有:宣武区白广路二条社区、丰台区马家堡社区及顺义樱花园社区等项目,总面积约为15万平方米。白广路二条社区项目是宣武区危改回迁项目,为管理好该社区,公司专门派出了
4、精兵强将,并投入了大量的资金,在区政府有关部门和公司总部的大力支持配合下,对社区进行了综合整治,同时制定了一整套的管理规定,配备了专业维修、保安、绿化、保洁人员,建立了完整的档案资料,实现了电脑化管理。通过整治和长效管理,改变了昔日的脏乱差、车辆管理混乱的局面,为业主提供了一个舒适、文明、安全、祥和的居住环境,赢得了本地政府和业主的一致好评。2023年获得“牛街街道精神文明建设先进集体”荣誉称号。丰台区马家堡及通达楼社区在创建过程中,由于我公司全体员工的努力,取得了巨大的成功,不仅创建了一流的管理水平,赢得了业主的普遍好评,并且积累了丰富的高层楼宇管理经验。樱花园社区位于北京市顺义区,紧邻首都
5、国际机场,是北京市五环以外的重点商品房住宅区之一。该社区自托管以来,广大业主对物业管理的满意率达成95%,物管费收缴率达95%;完美实现公司的预期目的,为公司管理上以台阶,进一步拓展市场打下了良好的基础。通过几年来不懈的努力和实践,我公司已积累了丰富的住宅管理经验,也总结摸索了自身特定的管理模式。我们深知住宅居民的服务心理,始终铭记自己的职责所在,时时事事处处急居民所需,想居民所想,真心真意地为居民服务,做广大业主的贴心人。对我们的真诚和辛劳,业主们给予了极高的评价。第二节 拟采用的管理模式及管理人员的配备通过对“天德社区”项目的实地调查和基础数据的分析,结合公司的管理经验和现代物业管理发展的
6、方向,特制定以下管理方案:一、拟采用的管理方式(一)拟采用的管理运作模式:(附图一)按管理方案制定全年工作计划制定全年成本指标和服务质量指标按两项指标进行预算并逐项分解至部门、岗位运行组织考核、拟定业绩成本指标不达标质量成本均达标奖金否决给予奖励奖金否决服务质量不达标(二)管理组织架构示意图:(附图二) 和益行物业管理总公司和益行物管总公司烟台分公司进德物管处维修组清洁绿化组护卫车管组总服务台综合管理部服务管理部财务部档案资料室人事组社区文化组后勤组(三)各职能部门职责描述物业管理处项目总经理:1、对公司总经理负责;2、制定公司的经营方针和目的,对该项目的重大事项进行决策,报公司总经理批准后实
7、行;3、按“权责利”相匹配的原则,任命各层次负责人,实行透明式的系统管理;4、主持该项目的进一步经营开发;5、传达并对员工培训满足业主和法律法规规定的重要性;6、保持员工充足参与实现公司经营总目的内部工作环境;7、协助总经理对公司组织构架进行策划;8、保证公司内各部门/各岗位的职责、权限及其互相关系得到规定和沟通。 综合管理部: 1、对项目总经理负责;2、人力资源管理工作(含人员的招培训工作);3、内外进行沟通;4、内外公文的解决及档案的管理工作;5、后勤保障工作;6、公司库房的管理工作。服务管理部:1、对项目总经理负责;2、负责该项目的管理和服务的策划、实行及各项维保修工作;3、负责该项目的
8、经营业务的策划、实行工作。4、负责楼宇相关费用的收取,并将在收取物管费过程中收集到的信息、特别是针对物业管理费收费困难的主线因素进行归类分析,并及时按规定期间和渠道加以传递。财务部:1、协助该项目总经理做好资金运作实行方案;2、负责平常账务工作的实行与管理;3、负责对外财务相关工作的衔接。 (四)关于华宇公司原物业工作人员的安排及管理对于华宇公司原物业工作人员(38名),和益行物业公司可以所有接受并安排上岗,其具体内容为:1、与华宇开发公司通力合作,解决其现职人员的安顿问题,原则上批准接受原物业公司所有工作人员;2、接受后由和益行物业公司对原物业所有职工进行不少于60天的在岗职业技能培训并加以
9、考核,以达成现物业公司的规定,从而能面对市场经济的需求;3、对原职工岗位和薪酬不变,在参与培训考核后,需依照本公司的工资标准及职工实际工作能力进行适当调整;4、和益行物业公司根据国家及本地政府相关条例、法规制订本区域的物业管理程序及薪酬制度,以期尽快适应现物业公司对天德社区的整体规划管理思绪,更好地为业主服务。二、管理服务人员配备示意图:(附图三)合计:70人进德管理处总经理1人综合管理部主任:1人文员:2人后勤人员:2人服务管理部主管:2人维修工:12人护卫/车管员:25人园艺工:6人保洁工:15人财务部会计:1人出纳:2人副经理1人三、监督和自我约束机制: (一)外部监督机制示意图:(附图
10、四)业主政府主管部门物业管理委员会各类专项检查物业考评工作管理处接待日员工监督栏员工挂牌上岗公布主管部门的投诉电话和联络方式服务承诺制度进德社区物业管理处派员检查季度管理报告年度审计季度财务报告定期间回访制度(二)自我约束机制示意图:(附图五)北京和益行物业公司签定目的责任书进德社区物管处ISO10000内部质量审核业主意见调查员工定期考核经理及项目主管定期巡查及督导星级员工评选员工四、工作流程图:(附图六)进德社区物管处拟定管理方案订立规章制度人员聘用、培训、考核平常管理物业的接管、验收清洁、绿化护卫、车管、巡视、消防档案管理收费、征询、接待投诉后勤保障、便民服务、社区文化建设维修、设施设备
11、养护服务管理部综合管理部第三节 管理指标承诺及采用的措施一、房屋及配套设施完好率(附表一)国优标准98%行业标准98%承诺指标98%测定依据完好、基本完好房面积/建筑物面积100%98%保证措施1、制订具体的房屋及配套设施维修养护计划,并严格执行。2、房屋及配套设施的巡查、保养频率及质量标准量化分解到个人。平常维护检查与定期维修巡查相结合,保证良好状态。3、严格二次装修管理,建立立体交叉监管网络,对进入社区的施工单位实行跟踪管理,防止损坏房屋结构、危及配套设施安全的行为。二、房屋零修、急修及时率(附表二)国优标准98%行业标准98%承诺指标99%测定依据已完毕零修急修数/总零修急修数100%9
12、9%保证措施1、建立严格的房屋修缮制度,实行24小时值班,设立业主报修专线电话。2、维修人员应在接到维修告知单15分钟内到达现场,零修立即解决,急修但是夜。3、根据社区的功能和特点,储备合理数量的常用材料,以备急用。4、实行报修填单制,维修完毕后经报修人签字确认后返回存档。5、每月对维修及时率进行一次记录,结果作为相关部门及个人的考核依据。三、维修工程质量合格率及回访率(一)维修工程质量合格率(附表三)国优标准100%行业标准100%承诺指标100%测定依据质量合格的维修单数/总维修单数100%100%保证措施1、加强对维修技工的专业培训,所有技术人员持证上岗,严格按照操作规程进行维修。2、维
13、修工程实行业主、客户质量签收制度。3、加强外购材料、备件的验收控制,保证质量,提供维修安装服务前由业主检查确认。4、较为复杂的维修工程,事先应制订具体的工作方案,同时规定维修主管到现场进行指导、监督和验收。(二)大型智能化、机房、电梯等机电设备完好率(附表四)国优标准95%行业标准95%承诺指标95%测定依据质量合格的维修单数/总维修单数100%95%保证措施1、完善机电设备的运作制度和维修保养制度,所有维修技术人员持证上岗,实行24小时专人值班,使智能化设施、电梯等设备完好率达95%以上,智能化系统的误报、错报率控制在5%以下。2、电梯总故障停机率不超过0.2%,出现故障时,维修人员保证在1
14、0分钟内赶赴现场维修;电梯困人,在5分钟内解困。3、供水、供电、消防设施等大型机电设备完好率100%,正常运营率100%。(三)维修工程回访率(附表五)公司内控指标100%承诺指标100%测定依据维修回访数/总维修数100%100%保证措施1、维修实行100%回访制,采用电话、上门、书面征集等方式进行回访,保证反馈渠道畅通。2、每月5日前由维修主管对上月维修单进行记录、分析,并提交分析报告。四、保洁率(附表六)公司内控指标99%承诺指标99%测定依据保洁达标面积/保洁总面积100%99%保证措施1、配备完善的垃圾收集及解决设施,方便业主使用,加强宣传教育,提高业主保洁意识。2、垃圾日产日清,封
15、闭转运,杜绝二次污染,实行垃圾分类解决。3、每日巡视检查保洁情况,发现问题立即解决。4、提倡“全员保洁、人过地净”。五、治安案件年发生率(附表七)公司内控指标0.5承诺指标0.5测定依据案件发生次数/入住总户数10000.5保证措施1、提供24小时保安服务。采用机动、单车、步行三级巡逻方式,建立立体交叉式的安全监管体系。充足发挥技防手段的作用。2、严格控制外来人员进入,外来施工单位必须签订施工责任书,施工人员挂牌上岗,定位施工。3、树立“全员防范”意识,建立“快速反映和快速支援”体系。4、实行业主搬出/入登记制度,严格控制物料进出。5、安防员实行准军事化管理,定期进行军事素质和业务技能培训,不
16、断提高解决可疑或突发事件的能力。六、火灾年发生率(附表八)公司内控指标0.5承诺指标0.5测定依据火灾发生次数/总入住户数10000.5保证措施1、实行全员义务消防员制,建立一支“消防快速反映分队”;制定严格的消防管理制度和具体的消防应急作战方案,每年组织不少于二次的消防实战演习。2、定期开展各种形式的安全用电、用气和防火宣传,提高业主的消防意识。3、社区所有动火作业,施工单位必须事先申报并办理动火登记手续。施工单位应指定动火部位监控人,并配备足够的消防器材。4、定期为业主提供安全用电检查和煤气灶检测服务,及时消除隐患。5、加强巡视和维修养护工作,保证消防设施设备的完好。七、年违章发生率与解决
17、率(附表九)违章年发生率公司内控标准1%承诺指标1%计算测定依据违章发生次数/入住总人数100%1%违章解决率公司内控标准99%承诺指标99%计算测定依据违章解决数/总违章数100%99%保证措施1、加强物业管理法规宣传,培养社区成员共同参与意识。2、全员协调管理,建立交叉巡视制度,及时发现及时解决。3、采用情理手段、经济手段和法律手段制止违章,建立跟踪回访制度。八、业主年有效投诉和解决率(一)年有效投诉率(附表十)公司内控指标2承诺指标2测定依据有效投诉次数/入住总人数10002保证措施1、不断培养和树立员工的服务意识,为业主提供优质服务,使员工追求业主百分百的满意。2、保持业主和管理处之间
18、沟通渠道的畅通,设立投诉电话和投诉信箱,不断超越业主的服务需求,及时改善管理处工作中存在的问题和缺陷。(二)投诉解决率(附表十一)公司内控指标99%承诺指标99%测定依据解决有效投诉次数/有效投诉总次数100%99%保证措施1、设立总服务台并实行24小时值班,接受业主的各类投诉。值班员做好投诉记录,并根据投诉内容传递至相关责任部门。2、各责任部门接到投诉后应立即采用补救措施,并在预定期间内向业主回复。暂时无法解决的问题应制订解决的计划并向业主进行解释。3、投诉解决率作为部门及员工个人每月工作考考核的重要指标直接与工资挂钩。九、业主综合服务满意率(附表十二)国优标准95%行业标准95%承诺指标9
19、5%测定依据(满意户数基本满意户数)/入住总户数100%95%保证措施1、实行开放管理,向业主公开服务内容,服务质量标准,使物业管理工作始终处在业主监督之中。2、设立征询意见箱和投诉受理电话。每半年向业主作一次业主满意率调查,由管理处经理主持对调查结果及业主反馈意见进行分析,及时调整和改善管理服务方案。对不合格项提出纠正和防止措施,并将实行结果直接向业主公布。3、通过每季度召开一次质量分析会,每半年组织一次内部质量审核,每年开展一次管理评审等活动,不断改善和完善质量保证体系,保证业主满意。十、绿化完好率(附表十三)公司内控指标98%承诺指标98%测定依据完好绿化面积/总绿化面积100%98%保
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