制药集团财务管理制度.doc

步长制药市场财务管理制度（修订版）

一、 银行专用账户管理：
事业部、分企业营销运行所需在银行开立专用资金账户；执行《企业银行账户管理制度》
1.1 开户与销户按集团开户规定报批至制药总裁；
1.2 账户在集团财务部立案；
1.3 部门不得私设小金库；违者所有没收，并处部门负责人及财务负责人1—2万元罚款；违法，追究其法律责任；

二、借款管理
第一条 借款原则
2.1 专指因公借款，不容许任何形式因私借款及不得向我司以外任何人或单位借支任何款项。
2.2 所有借款必须有预算，或办理预算外资金审批手续，并且符合有关政策、制度等规定原则和规定，否则不予借款。
2.3 市场人员不得在药厂借款；不得向非本领业部（分企业）人员借支任何非本领业部业务款项。机关人员不得在大区借款；
违规者，处部门负责人及财务负责人500-1000元罚款，并收回借款；
2.4 借款实行前账不清，后账不借原则；同一人前一笔借款尚未核销或清还时，不得再次借款。
特殊状况确需借款，财务审核应注明已借金额，由总经理指定担保人，并按审批权限经有关领导同意后方能借款。
2.5 药事费借款、严格按权限审核执行，限定核销或还款清帐日期，报有关领导审批后实行，由所属事业部大区经理负责借款；核销时、严格按董事会审批规定分摊并及时收回；
2.6 竞资格失败者交回借款；（签呈审批时要另注明项目内容）
2.7、科研、学术课题借款由学术经理（产品经理）凭附有协议、协议签呈，按审批权限报有关领导审批后到财务办理借款手续；
2.8 承包制事业部市场周转资金借款不不小于5万元签呈审批至常务副总裁；5万元以上，不不小于10万元签呈审批至执行总裁；不小于等于10万元签呈审批至总裁，各事业部主管审批领导负领导责任，借款利率为月息1%，按月结清；借款不超过三个月；
第二条 期限规定
1、凡超过三个月借款必须办理清帐手续，个别确有特殊原因，必须打签呈，报经有关领导同意，明确延期偿还时间，方可延期，财务严格执行；
2、年末所有借款必须偿还，确需续借另行办理借款审批手续；
第三条 挂账规定
1、借款汇入单位，必须挂对方单位，同步注明经办人；
2、借现金，直接挂经办人；
3、同一人不得多头挂账；
三、营销费用管理
3.1 学术会、圆桌会、科会、旅游活动借款、核销审核要点：
A、有活动方案；学术会有联合用药议题；
B、有会议议程；旅游活动协议签订有财务（分企业、大区设有财务）或推广经理协同，“货比三家、价比三家”；
C、有销量承诺；（事业部对医药代表要有承诺考核）
D、活动前在财务立案，大中型学术推广会、大型赞助会、院长论坛、省地县级学术会、特殊返利、视屏会、OTC店员培训会、专家店员联谊会等有关学术活动，企业支持费用超过2万元以上学术会议必须将会议预算状况按对应审批程序结束后按审批权限审批后，还必须将复印件交审计局立案，后由审计局驻地财务稽查对会议状况进行跟踪贯彻，事业部指定专人协同执行；会后审核签字方可进行核销；
E、有签到表；有会场照片；有活动评估等支持件。有协同人、推广经理核算参会人数、专家身份并签字，核销时必须有审计稽核签字；
F、活动结束后30个工作日内到财务核销清帐；
G、集团财务部、集团审计局、制药集团财务部定期检查，对查出违反此规定财务经理予以经济惩罚；
3.2 2万以上市场活动费用立案、核销流程
1.有关部门按规定将各级领导签字后签呈交审计局和财务部双重立案财务先行编号,审计局依次立案.
2. 企业支持市场活动费用超过2万元一律立案.
3.凡波及费用支出签呈经本部门领导审批后必须经财务部签批有无预算后方可报上一级领导签字.
4.审核三要点： (1)借款时如没有在审计局和财务部双重立案,不予借款.
(2)虽没有借款,但没有立案,不予报销.
(3)核销时,如没有立案,或没有审计稽查签字不予核销.
3.3 差旅费借款、核销审核要点：
A、机关人员出差人填制出差申请核、销表，按审批权限履行审批程序后报财务立案；OA
B、出差结束回司7个工作日内办理到财务核销手续；有借款一并偿还借款；
C、实际出差地与申请时立案必须一致，否则不予核销；
D、超过2个月费用不予核销；
E、大区经理按“四县八镇考核规定”必须有销售总监级以上人员签字承认，与本领业部各部门衔接，实行差旅费一月一报；如销售总监把关不严，出现虚假“四县八镇”，负连带责任。

3.4捐赠、赞助费核销审核要点：
1）、对社会公益性捐赠、赞助，总裁决；
2）、企业业务内学术费用等会议性赞助费，3万元内（含3万元）各事业部总经理决；3万元以上8万元内（含8万元）常务副总裁决，8万元以上执行总裁决；
3）、不小于2万元赞助，履行完审批手续签呈必须到财务、审计局立案；
4）、审计局、事业部指定协同人协同执行；
5）、核销时有协同人签字，审计稽核签字；
6）、发现虚假赞助初次处10倍罚款，由所有负责人分摊（包括总经理、总监、大区经理、直到医药代表等各级人员），二次开除；

3.5特殊交际费，事先有签呈，履行审批手续，提供合法票据并有协同人（或电话事先请示）签名。
3.6 代理制、承包制、事业部收取市场有关准备金规定
1.为保全企业配发资料、礼品费用回收，按办事处等级收取1-5万元准备金，由总经理决；
2.对冲击保证金实行差异化管理，常冲货者加大收取保证金额度；
3.从10月1日起，如代理商逃跑及预算制、承包制地办欠费收不回者，大区经理（总监）负管理不善连带责任，导致经济损失由各有关负责人按比例承担，详细政策由各事业部单行制定，在制药集团财务部立案（附：事业六部、事业一部连带惩罚措施）；
4.事业部发货资信管理，实行风险审批责任制；每笔发货审核，财务审核资信，如有欠款，注明商业欠款金额；假如财务已经注明有冲击罚款并提议停止发货，但市场还规定发货时，由大区经理写出担保书，所属事业部总经理签字确认，如出现问题由大区经理和总经理承担责任。
事业部六冲击政策补充规定.doc
事业一部市场交接责任认定制度.doc
（各事业部若有更严格细致制度，则以事业部制度为准）
3.7药事费、竟资格借款核销审核要点：
1、申请费用要签呈阐明药事、竟资格费用途和预期目，按照规定权限审批。
2、费用控制规定同一项工作由一种人负责，一人借款。
3、费用核销分摊，借款人在借款之月起三个月内和药事、竟资格成果公布之日起10个工作日孰短期限内核销，核销支持件包括到达预期目证明资料和费用票据等。严格按董事会审批规定分摊并及时收回；没有到达预期目药事、竟资格费由借款人承担。
4、确因特殊原因需延时核销审批至执行总裁。

3.8 各项费用签呈按核决权限经总裁决后，借款、核销环节按核决权限签批，不再上报总裁；

四、工作例会制度
例会时间：实行月度工作例会制度，每月第二个周三为工作例会召开时间，遇节假日顺延，特殊状况以制药集团财务部告知为准。
参会人员：
邀请步长制药集团各位领导参会并指导工作；
各事业部、三企业、西安经营企业和咸阳经营企业财务经理以上人员，三企业财务经理电话参会。（并邀请有关药厂财务上线短暂沟通）；
会议内容：
对照本月工作计划，总结本月工作完毕状况。
安排布署下月工作，各事业部汇报下月工作计划。
研讨平常管理过程中存在问题。
传达企业最新（近）发言精神和工作规定。
安排布署阶段性工作。
平常培训。
会议纪律
各单位财务负责人必须准时参与，不得请假。
形成会议纪要作为检查工作根据。

五、费用发票核销管理措施暂行规定

为规范费用项目内容,对费用项目比例规定作如下规定:
1.运送费：（含运送费与运杂费），指将供货方货品运到需货方飞机,火车.轮船,汽车长途费用,货品抵达需方都市车站继续运往仓库短途费用,以及中途装卸费用.
规定必须有专用运送发票及承运单位印章。可提供此类发票，金额最多占当月发票总额2%；
2.邮电费：凭移动，联通，电信，网通及邮局等企业打印实时话费报销清单和邮费核销. 提供发票金额占当月发票总额2%；
不得出现整本联号定额电讯票；
3.差旅费：（含车辆费）因业务需要，从平常工作地，经同意派外地工作，所需长途及市内交通费，住宿费用。住宿费发票必须写明人数，从月日到月日，天数，单价. 提供发票金额占当月发票总额10-30%；
假如地办经理每次只提供一类或两类发票（飞机票，火车票等），并且发票是真实，则可以核销；
车辆费：车辆费可使用加油票、车辆修理票、过路过桥费；
不得出现整本联号汽车票、加油票；
4.办公费：因经营业务需要,在专营商店超市.文化商店购置办公用品耗材及物料,以及水电,暖气费用. 规定提供正规发票并且填写购置品种.规格.数量,单价及金额.（办公费发票附盖有所购货单位出据明细清单） 提供发票金额最高额占当月发票总额2%.
办公费发票票面金额不小于1000.00元要提供购置明细单，入库、出库领用单。并可以合理解释用途；
5.会议费：指多种业务推广会、经验交流、总结会、科内会、院内会、大型学术会、企业及地办年会等费用。
会议费发票应提供机打发票，单位名称及内容必须齐全，后附会议内容、地点、议程及总结，参会人员签到表；娱乐城开具发票不能为会议费。提供发票金额占当月发票总额40-70%；整年不可出现连号发票；
6.宣传费：（宣传费、广告费）指通过经工商部门同意专门机构制作，已经通过一定媒体传播，并已获得广告专用发票费用。
规定必须有通过媒体公布广告内容及与媒体签订协议. 可提供此类发票，金额最多占当月发票总额1-5%
7.租赁费：根据经营业务需要,经同意租入资产而支付赔偿费用.
规定必须附有与业主签订租赁协议及正规租赁业务发票. 可提供此类发票，金额最多占当月发票总额1%
8.业务招待费，是指发生与生产，销售业务直接有关业务宴请，礼品、旅游等活动需要支付费用；可提供此类发票，金额最多占当月发票总额1‰；（业务招待费与交际费）；
同步还应注意如下几点:
1.票据纸张粘贴次序为从小到大，有些单据过大过长，应折叠成报销单大小。
2.发票应当书写工整,无乱抹涂改痕迹.
3.发票昂首写明：所属法人单位全称
如： 陕西步长制药有限企业
菏泽步长制药有限企业
山东步长制药股份有限企业
山东步长医药销售有限企业
保定步长天浩制药有限企业

4.票据要按内容和金额大小依次粘贴在票据粘贴单上。
5.提供超市小票及发票内容请不得波及生活必须品及衣物类发票。
6.发票日期应在距离提供日期六个月内，跨年度不超过三个月方予以核销。
7、必须提供合法发票，核销票据提供时应上网查询真伪；对于提供假发票所产生经济损失和法律责任由发票提供人承担；
以上对发票项目解释和规定,规定在提供发票时严格遵守.

六、有关执行全国新版一般发票告知

各部门、各事业部：
国家税务总局国税发[]142号文规定，“1月1日起，全国统一使用新版一般发票，各地废止旧版一般发票停止使用。”
一） 、新版票种类型分三大类：
通用机打发票、通用手工发票、通用定额发票。
（一）通用机打发票分为平推式发票和卷式发票。
机打发票基本联次为三联，即存根联、发票联、记账联。
　 （二）通用手工发票
　　手工发票分为千元版和百元版2种，基本联次为三联，即存根联、发票联、记账联。
　 （三）通用定额发票
　　定额发票按人民币等值以元为单位，划分为壹元、贰元、伍元、拾元、贰拾元、伍拾元、壹佰元，共7种面额。定额发票联次为并列二联,即存根联和发票联；有奖发票为并列三联，即存根联、发票联、兑奖联。
二）、一般发票代码编制规则是：
从左至右按照下列次序编制：第1位为国地税代码，第2位～第5位为行政区域代码，第6位、第7位为年份代码，第8位为行业代码，第9位~第12位为发票种类代码。
三） 、按国税发[]142号文规定和上市规范规定：
1、从8月1日起各项费用核销必须提供新版发票。
2、手工发票限额应严格控制在百元版和千元版。对超过千元版旧版手工发票一律拒收；
3、假如出票单位当地税务部门目前只能提供非当年旧版发票，须在发票背面注明出票单位联络电话，及其主管税务部门电话。或提供当地税务部门有关证明，以备税务部门和财务审核；
四）、必须提供合法发票，核销票据提供时应上网查询真伪；对于提供假发票所产生经济损失和法律责任由发票提供人承担；

七、有关发票专用章式样告知

根据国家税务总局公告第7号《有关发票专用章式样有关问题公告》，自1月1日起启用新式发票专用章。我单位自1月1日起，不再接受加盖老式发票专用章发票，特此告知。
附：发票专用章样章

发票专用章尺寸规定：
一、形状为椭圆形，尺寸为40×30（mm）；
二、边宽1mm；
三、中间为税号， 18位阿拉伯数字字高3.7mm，字宽1.3mm，18位阿拉伯数字总宽度26mm（字体为Arial）；
四、税号上方环排中文文字高为4.2mm，环排角度（夹角）210-260度，字与边线内侧距离0.5mm（字体为仿宋体）；
五、税号下横排“发票专用章”文字字高4.6mm，字宽3mm，延章中心线到下横排字顶端距离4.2mm（字体为仿宋体）；
六、发票专用章下横排号码字高2.2mm，字宽1.7mm，延章中心线到下横排号码顶端距离10mm（字体为Arial），不需编号时可省去此横排号码：

八、预算制事业部费用执行管理领导小组工作制度及流程
一、组织机构：
组 长：事业部、分企业总经理
执行组长：事业部、分企业财务经理（财务总监）
组 员：各大区经理 、 各推广经理 、各大区会计以及各职能部门（财务部 人事行政部 市场部 销售服务部）全体人员。
二、组织宗旨：
1、 费用管理程序化、规范化、原则化、科学化，为深入强化贯彻责任制，保稳定、保安全、保发展。
2、 大区经理作为第一负责人保证市场多种费用及时足额投入到位，加强费用管理，严厉财经纪律，堵塞漏洞，防止腐败。
3、 服务、监管大区费用投入与否及时、足额到位终端。
4、 在费用管理上建立各职能部门要齐抓共管系统工程，贯彻到组织管理高度保证投入产出高效，提高团体整体素质，在费用管理上人人都是管理者、人人都是执行者，人人都是监督者。保证明现安全高效，健康发展最高目！
三、制度及流程：
监管执行项目：依政策、预算点位，重点是奖金、LWF、CXF、固定费、托管地区TF。
所有费用执行严格按照政策及预算.详细如下:
1、监管及工作流程：
1、大区财务每天上报资金报表，财务部及时理解资金余额及使用项目；
2、费用执行小组人员，必须认真核算负责区域费用与否及时、足额支付到终端。详细流程如下：
（1）每月对大区检查模版资金拨付进行审核，将大区所有费用支出以大区检查模版形式分药厂、分项目、分代表罗列；
（2）月末以电话抽查形式监控支出与否与模版填报一致，所有费用与否及时、足额到位，每月每大区每一产品线抽查对象不少于10人，并标注支出与否按企业政策执行；
（3）大区将每月所有费用支出明细经本人签字确认后寄回企业；
（4）LWF：根据奖金附表产品销售数量、医院等级、产品规格结合政策调查论文费支付金额；
（5）托管地区TF：规定地区经理提供应TF医院、商业出据票据方可报销，若无法提供则由大区财务或大区经理协同执行。
（6）CXF：重要针对整个大区投入状况考察，若低于企业规定点位，大区将受到惩罚； 3、财务部不定期到大区实地检查费用终端到位状况。
4、对大额费用及费用项目、费用率有异样变化，及时上报各级领导并进行认真核查，每月促销费投入低于企业原则将罚款批评，以保证投入。
5、关注个人投入产出比，对有明显异样要与大区沟通原由；以示提醒。
6、规定大区财务对科室圆桌会拍照协同、对大额LWF兑付重点监管。
2、工作总结及信息反馈处理：
（1）对新规定新制度及时于大区经理、大区财务沟通；
（2）对有疑问费用，一经发现立即进行认真核查，上报费用执行小组，进行问题原因分析，由费用执行小组拿出处理意见。如问题严重者暂停发结算款，并对当事人舞弊、作假处以对应金额2倍以上罚款。

九、此补充规定从同意之日起执行。

步长制药市场财务部
五月九日