制药集团财务管理制度.doc
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1、步长制药市场财务管理制度(修订版)一、 银行专用账户管理:事业部、分企业营销运行所需在银行开立专用资金账户;执行企业银行账户管理制度1.1 开户与销户按集团开户规定报批至制药总裁;1.2 账户在集团财务部立案;1.3 部门不得私设小金库;违者所有没收,并处部门负责人及财务负责人12万元罚款;违法,追究其法律责任;二、借款管理第一条 借款原则2.1 专指因公借款,不容许任何形式因私借款及不得向我司以外任何人或单位借支任何款项。2.2 所有借款必须有预算,或办理预算外资金审批手续,并且符合有关政策、制度等规定原则和规定,否则不予借款。2.3 市场人员不得在药厂借款;不得向非本领业部(分企业)人员借
2、支任何非本领业部业务款项。机关人员不得在大区借款;违规者,处部门负责人及财务负责人500-1000元罚款,并收回借款;2.4 借款实行前账不清,后账不借原则;同一人前一笔借款尚未核销或清还时,不得再次借款。特殊状况确需借款,财务审核应注明已借金额,由总经理指定担保人,并按审批权限经有关领导同意后方能借款。2.5 药事费借款、严格按权限审核执行,限定核销或还款清帐日期,报有关领导审批后实行,由所属事业部大区经理负责借款;核销时、严格按董事会审批规定分摊并及时收回;2.6 竞资格失败者交回借款;(签呈审批时要另注明项目内容)2.7、科研、学术课题借款由学术经理(产品经理)凭附有协议、协议签呈,按审
3、批权限报有关领导审批后到财务办理借款手续;2.8 承包制事业部市场周转资金借款不不小于5万元签呈审批至常务副总裁;5万元以上,不不小于10万元签呈审批至执行总裁;不小于等于10万元签呈审批至总裁,各事业部主管审批领导负领导责任,借款利率为月息1%,按月结清;借款不超过三个月;第二条 期限规定1、凡超过三个月借款必须办理清帐手续,个别确有特殊原因,必须打签呈,报经有关领导同意,明确延期偿还时间,方可延期,财务严格执行;2、年末所有借款必须偿还,确需续借另行办理借款审批手续;第三条 挂账规定1、借款汇入单位,必须挂对方单位,同步注明经办人;2、借现金,直接挂经办人;3、同一人不得多头挂账;三、营销
4、费用管理3.1 学术会、圆桌会、科会、旅游活动借款、核销审核要点:A、有活动方案;学术会有联合用药议题; B、有会议议程;旅游活动协议签订有财务(分企业、大区设有财务)或推广经理协同,“货比三家、价比三家”;C、有销量承诺;(事业部对医药代表要有承诺考核)D、活动前在财务立案,大中型学术推广会、大型赞助会、院长论坛、省地县级学术会、特殊返利、视屏会、OTC店员培训会、专家店员联谊会等有关学术活动,企业支持费用超过2万元以上学术会议必须将会议预算状况按对应审批程序结束后按审批权限审批后,还必须将复印件交审计局立案,后由审计局驻地财务稽查对会议状况进行跟踪贯彻,事业部指定专人协同执行;会后审核签字
5、方可进行核销;E、有签到表;有会场照片;有活动评估等支持件。有协同人、推广经理核算参会人数、专家身份并签字,核销时必须有审计稽核签字;F、活动结束后30个工作日内到财务核销清帐;G、集团财务部、集团审计局、制药集团财务部定期检查,对查出违反此规定财务经理予以经济惩罚;3.2 2万以上市场活动费用立案、核销流程1.有关部门按规定将各级领导签字后签呈交审计局和财务部双重立案财务先行编号,审计局依次立案.2. 企业支持市场活动费用超过2万元一律立案.3.凡波及费用支出签呈经本部门领导审批后必须经财务部签批有无预算后方可报上一级领导签字.4.审核三要点: (1)借款时如没有在审计局和财务部双重立案,不
6、予借款.(2)虽没有借款,但没有立案,不予报销.(3)核销时,如没有立案,或没有审计稽查签字不予核销.3.3 差旅费借款、核销审核要点:A、机关人员出差人填制出差申请核、销表,按审批权限履行审批程序后报财务立案;OAB、出差结束回司7个工作日内办理到财务核销手续;有借款一并偿还借款;C、实际出差地与申请时立案必须一致,否则不予核销;D、超过2个月费用不予核销;E、大区经理按“四县八镇考核规定”必须有销售总监级以上人员签字承认,与本领业部各部门衔接,实行差旅费一月一报;如销售总监把关不严,出现虚假“四县八镇”,负连带责任。3.4捐赠、赞助费核销审核要点:1)、对社会公益性捐赠、赞助,总裁决;2)
7、、企业业务内学术费用等会议性赞助费,3万元内(含3万元)各事业部总经理决;3万元以上8万元内(含8万元)常务副总裁决,8万元以上执行总裁决;3)、不小于2万元赞助,履行完审批手续签呈必须到财务、审计局立案;4)、审计局、事业部指定协同人协同执行;5)、核销时有协同人签字,审计稽核签字;6)、发现虚假赞助初次处10倍罚款,由所有负责人分摊(包括总经理、总监、大区经理、直到医药代表等各级人员),二次开除;3.5特殊交际费,事先有签呈,履行审批手续,提供合法票据并有协同人(或电话事先请示)签名。3.6 代理制、承包制、事业部收取市场有关准备金规定 1.为保全企业配发资料、礼品费用回收,按办事处等级收
8、取1-5万元准备金,由总经理决; 2.对冲击保证金实行差异化管理,常冲货者加大收取保证金额度; 3.从10月1日起,如代理商逃跑及预算制、承包制地办欠费收不回者,大区经理(总监)负管理不善连带责任,导致经济损失由各有关负责人按比例承担,详细政策由各事业部单行制定,在制药集团财务部立案(附:事业六部、事业一部连带惩罚措施); 4.事业部发货资信管理,实行风险审批责任制;每笔发货审核,财务审核资信,如有欠款,注明商业欠款金额;假如财务已经注明有冲击罚款并提议停止发货,但市场还规定发货时,由大区经理写出担保书,所属事业部总经理签字确认,如出现问题由大区经理和总经理承担责任。事业部六冲击政策补充规定.
9、doc事业一部市场交接责任认定制度.doc(各事业部若有更严格细致制度,则以事业部制度为准)3.7药事费、竟资格借款核销审核要点:1、申请费用要签呈阐明药事、竟资格费用途和预期目,按照规定权限审批。2、费用控制规定同一项工作由一种人负责,一人借款。3、费用核销分摊,借款人在借款之月起三个月内和药事、竟资格成果公布之日起10个工作日孰短期限内核销,核销支持件包括到达预期目证明资料和费用票据等。严格按董事会审批规定分摊并及时收回;没有到达预期目药事、竟资格费由借款人承担。4、确因特殊原因需延时核销审批至执行总裁。3.8 各项费用签呈按核决权限经总裁决后,借款、核销环节按核决权限签批,不再上报总裁;
10、四、工作例会制度例会时间:实行月度工作例会制度,每月第二个周三为工作例会召开时间,遇节假日顺延,特殊状况以制药集团财务部告知为准。参会人员:邀请步长制药集团各位领导参会并指导工作;各事业部、三企业、西安经营企业和咸阳经营企业财务经理以上人员,三企业财务经理电话参会。(并邀请有关药厂财务上线短暂沟通);会议内容:对照本月工作计划,总结本月工作完毕状况。安排布署下月工作,各事业部汇报下月工作计划。研讨平常管理过程中存在问题。传达企业最新(近)发言精神和工作规定。安排布署阶段性工作。平常培训。会议纪律各单位财务负责人必须准时参与,不得请假。形成会议纪要作为检查工作根据。五、费用发票核销管理措施暂行规
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