国美电器有限公司经营管理制度行政系统分册一二三部分.doc
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1、国美电器经营管理手册(V2.0 -20231117)行政系统分册第一部分 行政中心组织架构图总监副总监秘书后勤部费用节约管控部资产管理部公共关系部安保部法律事务部经理副经理副经理总监助理经理经理后勤主管分析专员资产管理专员专员副经理副经理物业主管干事安保主管高级法律顾问物业专员消防主管法律顾问干事培训主管法务助理维修员行政专员礼宾主管干事礼宾领班领班礼宾接待员安保员车务主管车队队长分部安保部车队干事经理司机安保主管消防主管大区行政部经理公共关系主管公共关系干事秘书干事司机分部行政部经理副经理行政主管外联主管资产管理专员档案管理文员秘书物业主管后勤主管车队主管干事礼宾接待员司机第二部分 行政中心
2、部门职责1.总部行政中心职责1.1负责后勤、资产、费用控制、法律事务、安保、公共关系等各项制度管理、工作流程优化,组织、协调、监督制度和流程的贯彻;1.2负责监督总部及分部的行政费用支出预算计划的执行情况;1.3负责所有物资、物业费用、行政管理及相关费用审批等管理工作;1.4负责总部及分部安保体系的各项工作;1.5负责总部礼宾部的各项管理;1.6负责法律事务部平常事务的管理。2.后勤部2.1负责完毕公司计划物资的采购,监督、指导大区、分部后勤工作;制定公司资产的配备标准,负责固定资产、低值易耗品,材料物资的审批配发及费用结算工作;2.2负责维护、维修公司的办公设备等硬件设施工作;监督、指导大区
3、、分部相关工作;2.3负责总部车队的规范建设、车辆合理使用、车辆安全、维护、维修及车辆保险管理;监督、指导大区、分部相应车辆管理工作;2.4负责总部礼宾平常接待工作、会务预订、重要会务服务及总部票务、酒店、邮件的服务管理工作;2.5负责与总部各中心、集团附属各公司的工作协调、指导;2.6负责对总部及大区、分部管辖的行政费用(办公费、固定资产购置费、低值易耗品购置费、车辆使用费、燃油费、会议费、通讯费、维修费、本系统差旅费等费用)进行核算和报批工作;2.7负责行政费用预算的制定、审核、报批。3.费用节约管控部3.1负责审核公司行政费用预算;3.2负责监督总部及大区、分部行政费用预算执行情况,定期
4、作出专题费用分析;3.3负责指导公司进行各项行政费用节省、管控措施的出台,以及监督、贯彻工作;3.4负责对办公费、固定资产购置费、低值易耗品购置费、车辆使用费、燃油费、交通差旅费(本系统)、会议费、通讯费、维修费、业务招待费等行政费用审核、报批工作; 3.5负责制定规定费用项目的考核标准,并根据行政费用的发生情况进行通报及奖罚。3.6负责现场堪查调研,根据调研(暗访)结果进行通报及奖罚。4.资产管理部4.1负责公司固定资产、低值易耗、材料物资等资产整体管理工作;4.2负责会同财务中心制订、完善、下发公司的资产管理制度,并进行适时的修订,对相关人员进行培训;4.3负责监督公司资产管理制度的贯彻、
5、督导实物管理部门的工作,检查并定期进行通报及奖罚;4.4规范和完毕公司固定资产、低值易耗品、材料物资、礼品的帐目的管理工作;4.5负责公司财产险、公共责任险等各种商业保险的投保及理赔工作;4.6负责公司资产的使用状况管理及处置的审核上报。5.公共关系部5.1负责公司总体公共关系资源的建立、维护、整合与管理;特别是国家部委、地方政府等对外重要公共关系的建立与维护;5.2负责协助总裁进行平常公关事务的安排与解决,以及行业协会、商会等平常对外活动的协调;5.3负责公司大型公关活动的组织协调;5.4负责公司业务招待费用(除员工加班餐费及部门活动费)审核及管理;5.5负责公司专项购置公关礼品的管理。6.
6、安保部6.1总部安保部从属于行政中心,是负责全公司安全管理的职能部门;安全工作以保证公司正常有序经营为中心,以提供可靠的安全保障为重点,以加强对安保队伍的管理教育为主线,突出防止案件(防火、防盗)事故,并为公司做好相应的服务保障工作。其职能是:6.2负责公司安保体系的组织架构规划、编制审核、管理制度的制定和完善。按照公司授权实行安保人员的调配工作;6.3依据国家法律、法规和公司的规章制度,维护好公司内部的治安秩序,保护公司财产和人员安全,积极与公安、消防及交通等政府职能部门建立工作联系并接受业务监督和指导;6.4负责对各中心、各大区、各分部安全管理工作的业务指导和监督,负责总部办公区安全警卫和
7、警卫队的管理教育;6.5负责对分部安保部的工作指导和业务管理;6.6负责公司全体安保人员思想教育和法律法规的学习,保持安保队伍思想稳定、诚实可 靠、遵纪守法;6.7负责审核总部、分部消防设施设备配备的标准及相关数量;6.8负责公司内部的安全保卫和消防安全工作的监督检查,对发现的问题及时纠正或督促整改,对发生的事故或案件实行跟踪或协助解决,并处罚相关的负责人;6.9负责公司重要会议和重大活动的安全保卫工作的组织实行,负责公司内部各种突发事件的协调或解决;6.10负责公司指定领导的安全警卫工作;6.11完毕公司重要领导和行政中心下达的其它临时任务。7.法律事务部7.1对外法律事务7.1.1经公司授
8、权,办理公司经济、民事诉讼案件;调查、取证、起诉、应诉、出庭、代为认可、变更、放弃诉讼请求,代为和解,提起反诉和上诉,保障公司合法权益;7.1.2经公司授权,办理经济、民事仲裁案件,保障公司合法权益;7.1.3负责公司商标、专利等知识产权的打假、维权工作;7.1.4负责北京地区有关司法机构的工作协调和联络,外地司法机构的工作协调和联络由各分部负责;7.1.5负责协助公司外聘律师的选择、联络及相关工作。7.2对内法律事务7.2.1统一管理本公司的法律事务,为公司经营提供法律方面的支持,合理、有效运用法律武器保障公司的正常经营;7.2.2协助公司各级领导对的执行国家法律、法规,对公司重大经营决策提
9、出法律意见和建议,进行法律上的论证;7.2.3参与公司的重组、兼并、投资、上市、租赁、房屋买卖、资产转让等涉及公司权益的重要经济活动,解决有关法律事务;7.2.4参与重大经济项目的谈判,提出法律意见和建议;7.2.5协助人力资源中心解决劳动纠纷中涉及的法律事项;7.2.6负责审查公司协议的合法性,对协议进行风险提醒;7.2.7公司领导安排审核或参与起草重大协议、章程、规章制度等有关规范性文献或法律文书;7.2.8指导、协调各分部法务专员(兼职)开展法律事务工作;7.2.9开展与公司生产经营有关的法律征询;7.2.10组织法律法规的学习和公司普法宣传教育活动。8.大区行政部职责8.1负责大区与总
10、部、分部信息的上传下达,公文流转,计划管理等平常工作;8.2负责本区域社会关系的协调工作以及重大外联事务的解决;负责大区总体公共关系资源的建立、维护、整合与管理;特别是地方政府等对外重要公共关系的建立与维护;8.3负责本区域分部相关人员储备、考核;8.4负责大区内各分部培训计划审核、进行费用控制;8.5配合区域网点开发速度,整合新开分部支援人员,管理和督促所辖区域新开分部人力资源的招聘和培训;8.6负责对区域分部人员状况、分部气氛情况的反馈;8.7负责大区平常行为规范监督检查,督进所辖分部的行政检查工作开展;8.9监督和指导大区及分部公司文化建设的执行和宣导;8.10负责大区各类重大活动的组织
11、工作及大区领导班子会议及经理睬议的会务工作;8.11督办贯彻上级下达的专项任务;8.12负责公司正式文献的流转和分部正式文献的审核;8.13负责大区各类重要文献资料的收集及归档工作;8.14负责对所辖分部盘点工作的指导、检查;8.15负责大区专项公关礼品的管理。9.分部行政管理部职责9.1拟定分部中长期发展规划及工作计划上报大区,并将计划分解至分部各部门、各单位并督促贯彻;9.2传达和贯彻公司的各项规章制度及会议精神;9.3负责分部各类重大活动的组织工作及分部领导班子会议及经理睬议的会务工作;9.4负责分部行政系统外联及社会关系的建立及管理工作;9.5督办贯彻上级下达的专项任务;9.6负责公司
12、正式文献的流转和分部正式文献的审核;9.7负责分部印信的全面管理、监督工作,及分部、门店各类证照的年审工作;9.8负责分部各类重要文献资料的收集及归档工作;9.9负责分部行政年度费用预算的编制及合理控制;9.10负责分部固定资产、低值易耗品、办公用品、材料物资、礼品礼金的计划、上报、审批,采购、帐目管理,并定期与财务部进行帐务核对,并组织帐务盘点工作;9.11负责广宣提报促销赠品的价格进行复核并组织采购;9.12负责门店工程协议约定项目的保质期以外的维修、维护工作;9.13负责分部房租、电话及各项政府杂费的平常管理;9.14负责管理分部环境卫生;9.15负责分部所属车辆的平常管理及建立严格的车
13、辆管理制度;9.16负责分部财产保险的申办、理赔等各项工作;9.17负责分部前台接待工作。10.分部安保部职责:10.1分部安保部是分部安全管理的职能部门,在总部安保部和分部总经理的双重领导下开展 工作。分部安全工作以保证正常有序经营为中心,以提供可靠的安全保障为重点,以平常管理教育为主线,突出防止案件(防火、防盗)事故,并为分部及门店提供相应的服务和保障;10.2负责分部平常安全管理工作,维护公司正常经营秩序和内部治安环境,保障公司财产和人员安全;10.3依据国家法律、法规和公司规章制度,结合门店、物流库房实际情况,建立健全各项安全管理制度和防范措施,贯彻安全管理责任制;10.4负责分部安全
14、保卫和消防安全工作的平常检查,发现问题及时督导相关部门进行整改,协助有关部门查处分部发生的事故、案件,并对相关的负责人进行处罚;10.5负责分部全员的安全常识培训和法制教育,不断增强员工的安全意识和法制观念,不断提高安保人员业务技能和服务水平;10.6建立健全分部消防安全组织机构,贯彻消防法律、法规和公司消防安全管理制度,及时发现并解决各类火险隐患,保证分部无火灾事故;10.7负责分部消防培训工作,经常性开展消防安全知识培训、消防器材使用及预案的演练,参与门店消防设计规划及设施设备配备标准、数量的审核工作;10.8负责分部安保系统人员的平常管理工作,为员工建立良好的工作和生活环境,掌握员工思想
15、动态,积极促进安保队伍健康发展;10.9根据总部指示,执行跨大区、跨分部处置各类突发事件和紧急支援任务;10.10接受本地公安机关、消防部门的业务指导和监督,建立良好的工作关系;10.11完毕上级领导下达的其它临时性工作任务。11.门店、物流库房安保组的职责:11.1门店、物流库房安保组是基层单位的安全管理组织,在分部安保部的领导下开展工作,平常接受门店、物流经理的监督管理;11.2负责门店、物流库房的安全保卫工作,维护正常经营管理秩序,保障公司财产和人员安全;11.3贯彻公司各项安全管理制度,结合所属单位实地情况,建立健全内部安全管理规定和安全管理档案;11.4负责所属单位的平常安全检查工作
16、,督导各部门、各班组贯彻安全规定和防范措施,消除安全隐患; 11.5负责本单位员工的安全防范和消防常识的培训工作,提高全员安全防范意识; 11.6负责消防器材设施的平常检查工作,发现问题及时告知相关部门进行检修或整改;11.7根据安保部指示,执行紧急支援任务和处置各类突发事件;11.8接受本地公安消防部门的业务指导和监督,保持良好的工作关系;11.9完毕上级领导下达的其它工作任务。12.门店设施资产维护组职责12.1负责门店固定资产、低值易耗、材料物资等资产整体管理工作;12.2根据公司资产管理制度,负责门店物资(涉及固定资产、低值易耗品、材料物资)的领用、管理、发放,资产转移异动申请、损坏维
17、修、报废申请。12.3负责贯彻公司资产管理制度、监督检查各资产使用部门的实物管理工作;检查、指导各资产使用人对的使用资产,避免因使用不妥导致资产破坏。12.4负责本门店部门财产清册的建立、记录、更新、完善工作并定期与行政部进行帐务核对。12.5负责协助分部做好门店财产一切险、公共责任险等各种商业保险的投保及理赔工作;12.6按公司制度全面参与月度、季度、年度资产盘点,配合行政部、财务部对资产的抽查;12.7对门店办公用品及其它物品的领用进行登记管理,合理控制行政费用支出;12.8负责对门店水电等营业设施的管理及维修工作;12.9负责门店通讯系统、办公设施的平常管理及维修工作;12.10负责实行
18、停电、停水等突发事件的处置及善后工作;12.11负责与物业方实行月度水电表核对工作;第三部分 行政中心岗位职责1.总部行政中心岗位职责1.1行政中心总监报告上级:总裁、管理中心总监督导下级:行政中心副总监、大区总经理、分部总经理、总部行政中心各部门经理A. 根据公司战略发展需要,制定公司中长期行政战略规划;B. 负责公司总体公共关系资源的建立、维护、整合与管理;特别是国家部委、地方政府等对外重要公共关系的建立与维护;C. 负责固定资产、低值易耗、礼品、材料物资等公司资产整体管理工作;D. 负责全国安保队伍的建立和培养,指导安保、消防制度的完善,应急机制;E. 负责总部及分部的行政费用支出预算计
19、划的执行情况,并按公司规定执行奖惩措施;F. 负责所有物资、物业费用、行政管理及相关费用审批等管理工作;G. 统一管理本公司的法律事务,为公司经营提供法律方面的支持,合理、有效运用法律武器保障公司的正常经营;H. 完毕公司交办的其它工作任务1.2行政中心副总监报告上级:行政中心总监督导下级:大区总经理、分部总经理、行政中心各部门经理A. 协助行政中心总监制定公司中长期行政战略规划;B. 负责行政体系工作情况的汇总分析及解决问题办法的贯彻跟踪;C. 负责公司安保体系的建立,完善安全、消防工作制度,检查和监督全国安保工作;D. 负责全国行政相关费用审核、管理工作;E. 负责固定资产、低值易耗、礼品
20、、材料物资等公司资产整体管理工作;F. 负责总部礼宾工作的检查和监督工作;G. 负责监督各分部行政管理工作的控制情况,及时发现并解决问题;H. 协助总监做好平常管理各项事务的收集、整理、分析、汇总、编发及上报等;I. 负责跟踪和贯彻行政中心各项专项任务的执行情况;J. 公司领导交办的其他工作。1.3行政中心秘书报告上级:行政中心总监、行政中心副总监督导下级:无A. 负责行政中心公文的收发、分类、登记、授号、流转、整理、存档工作;B. 负责行政中心总监、行政中心副总监工作日程安排,准备各种文献资料,起草各类文书;C. 负责行政中心总监、行政中心副总监召开的各种会议的组织与安排,作会议记录并负责整
21、理睬议纪要;D. 负责行政中心总监、行政中心副总监的名片、通讯、邮件、办公环境等平常管理;E. 负责行政中心会谈、会务安排; F. 完毕领导交办的其他工作。2.后勤部2.1后勤部经理报告上级:行政中心总监、副总监督导下级:本部门员工、各大区行政部经理、分部行政部经理A. 负责公司后勤保障系统、车辆系统、礼宾系统的管理,建立完善各项管理制度及管理流程;B. 负责制定公司后勤事务系统的年度工作计划,并负责贯彻执行;C. 负责制定公司资产配备标准,以及按照标准进行物资的审批配发;D. 负责总部的后勤保障工作,协调关系,保证总部物资采购计划的完毕;E. 负责审核总部及分部的行政办公费用(涉及固定资产购
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