2009年版《货运代理专业英语》中文翻译第十八章.doc

2009年版《货运代理专业英语》中文翻译
第十八章
Part Ⅰ商业书信
1、商业书信的写作原则
总的来说，撰写商务信函时应遵循以下原则：合理的布局，符合逻辑的观点，正确的语法、拼写和标点符号，合适的格式和语气以及巧妙地组织信息。具体来说，撰写商业书信要注意以下7个原则，简称7C原则：
1）清晰原则
首先要确保信函所表达的意思清晰而不被误解。如果信函表达的意思模棱两可，那么必然就会需要进一步的信函来往用于解释这些不清楚的地方，这样即浪费时间又浪费金钱。其次，当明确了要表达的内容时，尽量用简单明了的话语表达清楚。
2）简洁原则
当撰写商业书信时要牢记一个原则就是要使语言简单，清晰并且易读。无论如何避免冗长的，花哨的或者老套的词句，简洁的文字可以节省阅读者的时间并且更能引起他们的注意。
3）礼貌原则
做到礼貌周到，最重要的一点就是要回复迅速，特别是当你回复客户的信函时，不能有任何延迟。其次，避免使用过激的，无礼的和轻视的语句。此外，运用策略和机智去平息分歧。礼貌原则不但要用礼貌的措辞比如“请”，“谢谢”，而且要表现出你为阅读者所做的考虑。
4）周到或替人考虑原则
周到原则是指你应当体谅你的读者。这要求我们做到拒绝给以帮助的同时又要保持友好，拒绝客户请求的同时不断送将来的业务可能性。如果你不能满足客户的需要或者要求，你应当表现出你对他们的要求很感兴趣并且非常关心，尽量用肯定积极的句子。而不用否定消极的句子，并且强调你能做什么，而不强调不能做什么。
5）完整原则
当一封商业信函包含阅读者需要的所有信息时，它才算是完整的。必须要完整的原因：完整信息容易达到预期的结果；能使买卖双方相互产生好感；能够避免昂贵的诉讼。要想做到完整原则，要遵循下面两个方针：写下你想要涉及的所有要点并把它们按逻辑顺序排列；如果你是回复信函，要强调寻求信息的部分并且回答对方询问的所有问题。
6）具体原则
写作具体是指要详尽、明确和形象而不是含糊笼统的；尽量用详尽确实的信息和积极主动的动词，选择生动鲜明，形象的词语。
7）正确原则
书写商业信函同样要求正确的语法，标点符号和拼写。正确原则同样也要求对读者使用恰当的语言水平和文体以及准确的消息。
2、商业信函的格式和要素
1）格式
现今，商业信函主要有两种通用的格式：齐头式和改良齐头式。齐头式是指信函的每一行都从最左端开始书写。改良齐头式是指信函使用基本的齐头式。但是，下面的部分从页面的中间开始向右书写：信头、日期、结尾敬语、手签签字、打印的名字和官衔。这样，整封信看上去有平衡感。
2）要素
·信函发送人的名称和地址/回复的地址
信函发送人的名称和地址/回复地址包括公司名称，联系方式，例如：电话号码、传真号码、电子邮件地址/公司网址和邮政地址。通常，这些都事先印好作为信函的信头。
·日期行
如果公司的名称和地址事先在信头中印好，信函则从日期开始。你必须写清楚月份，为了避免混淆，不要把日期格式写成如1/11/2008。这种日期表达方式可以有两种理解。在英式英语中，理解顺序是日-月-年，即2008年1月11日。
·封内地址/收信人地址
封内地址包括下面几项要素：地址名称，地址的抬头，公司的名称和寄件地址。
·称呼
信函开始的称呼中，正式的方法是称呼对方的头衔和姓氏。较随意的称呼方法是称呼对方的名字。
·事由，事由行
事由行是用于信函信息的抬头。你可以用大写字母书写并且/或者加下划线。例如：RE/SUBJECT：BICYCLE SPARE PARTS
·书信正文
书信正文是信函的主要部分。分成各个段落，用一行空白行隔开。一般可归结为三大段：
介绍
为了避免唐突无礼，正文的第一部分通常是做一个简短的介绍，告知阅信人你写信的原因或者信的内容，并提及以往的信函、合同或者单据。
正文主要部分
正文部分包括你要询问的信息并把它们按逻辑顺序依次列出。通常关键的问题观点要放在次重点的观点前面。正文部分还包括你对其他当事人提出问题的回答，以及将要采取的行动或态度和已经采取的行动，指出随函附件或者其他信息。
结尾段落
这一部分是正文的结尾段落。通常用一句礼貌的话语表示出正文的结尾。
·结尾敬语，结尾客套话
以礼貌、敬意的方式做结尾敬语，从信函信息结尾过渡到你的个人签名部分。常用的敬语：Yours sincerely/Sincerely yours/Yours truly/Truly yours/Yours/With best wishes/With best regards。
·手签签名、打印的名字、官衔
签名是指签上写信人的名字并且是用墨水手写。然后应该还有打印的名字和写信人的官衔。
·参考信息
参考信息包括写信人及秘书姓名的首写字母缩写，抄送和附言。在所有的格式的信函中，参考信息这一部分都是出现在信函的左端。

Part Ⅱ 电报和传真
1、电报
“Telex”一词是“Tele-printer Exchange”或“Teletypewriter-Exchange”的略称。信息通过电报打印机发送和接收称为电传。它是由依靠电话网络连接的电传打字机组成的、发送和接收信号的通讯系统。电传的收费是基于信息传输的距离和传输所需的时间。作为传统的信息交换服务，电传现在已经被更先进的现代通讯系统超越，如传真和电子邮件。然而，在一些不发达国家人们依然使用电传。
1）电传的排版格式
一封电传通常由下面部分组成：开头大写；发送日期；收件人的名称和地址或地区编码；发件人地区编码；事由行（信息的标题）；信息内容/正文；发件人姓名；重复收件人名称，地址或地区编码，和发件人地区编码表示信息结尾。
2）电传写作的原则
因电传的费用是以时间和距离为计费基础的，所以我们要注意保持信息的简明扼要，但是要清晰，礼貌和正确。为做到简明扼要，可以忽略语法和句子结构的使用惯例，但是要保留一些标点符号来保证词句意思清晰，避免含糊不清。
标点符号除了“；”，符号除了“＄”，“%”，“@”，或者如“逗号”，“句号”这样的词以外其它都可以使用。如“请”，“谢谢”，“注意”，“确认”这些词的缩写通常都会使用。冠词如“the”，“a”，“an”，介词如“of”，“in”，“to”，“at”，连接词如“and”，“but”，“or”，“for”都可以省略。使用被动语态不使用主动语态。使用后缀“-able”表可能性。使用前缀如“un-”，“dis-”，“ir-”表否定。用“-ing”形式表示将来行为。用“requested”结束句子表示请求。和使用一个简单的词语表达几个词语或短语的含义。
2、传真
传真，是无线电传真的缩写，是现代商业界普遍使用的通讯方式，因为它迅速，能够自动传输和接收书面信息以及地图，图样，图表和照片。只要几秒钟就能传输信息。一端发送的同时另外一端就能收到信息。传真是使用电话线来发送和接收讯息，并且电话号码就是传真号码。作为一种通讯方式，传真在许多商业交往中代替了电话和电传并且在未来的几年里将继续广为使用。
1）传真的排版格式
传真没有统一的格式。格式主要依赖于公司的选择和用于生成传真的软件类型。尽管如此，在实务中，一些信息必须出现在传真上，例如，发送者和接收者的名字，传真发送的日期和页数。通常，一份普通的传真由抬头，标题和正文部分组成。
·传真的抬头
许多公司现在有他们自己印制的传真格式，用印有抬头的信笺作为传真的抬头，包括发送人的名称，邮寄地址和联系电话。
·传真的标题
传真的标题部分包括接收者的公司名称，接收者的名字和职位，传真号码，发送者的名字和/或者职位，发送传真的日期，事由行和传真的页数。
·传真正文:传真的正文应分成段落。
2）传真写作的原则
书写商业信函的一般做法也可用于书写传真，但是称呼和结尾敬语一般都省略。传真通常必须有事由行；每一页传真必须清楚地编号以保证接受者收到全部的信息。；如果传真是通过传真机发送必须签全名。只签姓名的起首字母是不接受的；考虑到成本因素，简洁的信息内容时很好的；使用简单直白的语言，简写词或者组合词是不接受的；接收者的公司地址不一定全写。这意味着在传真中你可以只打出公司的名称而不用打出公司的地址。

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