固定资产管理手册.doc

文件编号：GDZC-001
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固定资产管理总则

第一章 概述
第一条 为了加强民润岛内价固定资产管理，确保固定资产的完整、有效，正确核算固定资产的数量和价值，明确管理责任，妥善保管和合理使用固定资产，充分发挥固定资产的作用，根据本公司的具体情况，制定本运作手册。
第二条 固定资产是民润岛内价的重要劳动生产资料，是保证公司健康发展的重要物资基础。公司的固定资产是指单位价值在2000元以上，同时预计使用年限超过一年，且在使用过程中保持原来物质形态不变，同时使用目的是用于生产经营活动而不是为了出售的有形资料。民润岛内价的固定资产包括房屋及建筑物、机器设备、运输设备、工具器具等。
第三条 各部门及分店日常经营过程中使用的一次性物资不作为固定资产。
第四条 固定资产管理的基本任务是：按公司财务会计制度规定和实物管理的要求进行固定资产的核算和管理；加强固定资产的维护和保养，提高固定资产的完好率；在组织固定资产存量流动和增量投向上改善固定资产的配置，提高固定资产利用率，加强固定资产的产权管理；确保固定资产的完整无损；检查分析和考核固定资产的使用效果，提高经济效益。
第五条 民润岛内价的固定资产管理，采取集中管理和分级管理相结合的原则，公司财务部负责全公司固定资产帐务管理及价值管理，行政部负责统筹对全公司固定资产的实物管理，相关职能部门（信息部、分店、开发部、工程部等）配合行政部，负责各自职能范围内的固定资产管理工作，各固定资产使用部门负责固定资产的具体实物管理和平常的维护和保养工作。
第六条 任何部门、单位及个人不得随意以口头形式调拨固定资产，对固定资产的增减变动必须严格按照本规定履行审批权限和手续制度。
第七条 财务部是固定资产的集中管理部门，各部门/分店的固定资产管理员（或兼职固定资产管理员）要对财务部负责；各部门经理、分店负责人工作调动、离职时，必须将固定资产点交清楚，在相关职能部门固定资产兼职管理员的监交办完固资产移交手续后才能调动、离职。
第八条 固定资产的管理工作纳入年度工作考核的内容，对管理工作成绩显著的部门及个人给予表扬奖励，对于因失职或管理不善造成固定资产流失、损毁的要追究责任，情况严重的要予以经济处罚。
第九条 每年年终由公司财务部组织公司固定资产的清查盘点，通过清点发现的固定资产盘盈、盘亏和毁损，各相关部门应及时查明原因，按规定程序进行处理，保证帐实相符。

第二章 固定资产的分类和编号规则
第十条 民润岛内价固定资产的分类，按商品流通企业会计制度和本公司实际情况分为四大类，各大类下再分小类，四大类分别为：通用设备、专用设备、房屋及建筑物和租赁固定资产等。
第十一条 编号规则：本编号规则分二大类：
（一） 电脑设备编号规则为：
l 电脑设备编号规则为：大类编码——小类编码——固定资产序号
l 大类编号是一位字母：电脑设备以D为标识
l 小类编号是两位数码：00——服务器；01——电脑主机；02——电脑显示器；03——打印机；04——网络设备；05——不间断电源（UPS）；06——专用收银机；07——电子秤；08——钱箱；09——扫描枪；10——扫描平台；11——其它。
（二） 除电脑设备以外其它固定资产编号规则为：
l 规则：大类设备代码——小类设备代码——职能部门代码——固定资产序号
l 大类设备代码：以四大类固定资产的第一个汉字表示；
l 小类设备代码：以固定资产分类表中各小类的英文大写序号表示；
l 职能部门码：总部写字楼：a 分店：b；
l 固定资产序号是五位数码：每小类从00001开始顺序编号。
（三） 固定资产分类表
1、 通用设备类
l 空调器及电气设备（包括：应急灯、空调机、风帘机、风扇、排汽扇、紧急出口灯等），本类编号为：通Aa(b)xxxxx；
l 传真机、电传机、移动无线电话（包括：传真机、电话机、对讲机等）本类编号为：通Ba(b)xxxxx;
l 电视机、复印机、文字处理机，本类编号为：通Ga(b)xxxxx;
l 电脑设备（包括：电脑、收银器、集线器、交换器、调解器、打印机、盘点枪、电子秤等），本类编号为：Dxxxxxx；
l 音响设备类：音响、录（摄）像机设备（包括：音响系统、监控系统等），本类编号为：通Ea(b)xxxxx；
l 运输设备（包括：手推平板车、汽车等），本类编号为：通Fa(b)xxxxx；或以车牌号码；
l 办公家私（包括：办公桌、电脑桌、办公椅、文件柜、保险柜、茶几、打卡钟、饮水机、沙发、照相机等），本类编号为：通Ga(b)xxxxx；
l 食堂设备（排油烟器、双头灶炉、石油气瓶等），本类编号为：通Ha(b)xxxxx；
l 动力设备类：机电设备（发电机、水泵、空气压缩机等），本类编号为：通Ia(b)xxxxx；机械设备，本类编号为：通Ja(b)xxxxx；
l 通用测仪器设备，本类编号为：通Ka(b)xxxxx；
l 自动化、半自动化、控制设备，本类编号为：通Ma(b)xxxxx；
l 消防设备，本类编号为：通La(b)xxxxx；
2、 专用设备类
l 营业柜台、陈列设备（包括：恒温柜、货架、玻璃柜、收银台等），本类编号为：专Aa(b)xxxxx；
l 制冷设备（包括：冷柜、冷库及其主机等），本类编号为：专Ba(b)xxxxx；
l 计量设备（包括：台称、地称等），本类编号为：专Ca(b)xxxxx；
l 加工设备（包括：电热加工炉、庶榨汁机、制冰机、果汁机、锯骨机、切片机、绞肉机、炸炉、旋转电烤炉、爆米花机、香肠机、电热卤水炉等），本类编号为：专Da(b)xxxxx；
l 吊运机械设备，本类固定资产编号为：专Ea(b)xxxxx；
l 其它经营用设备及器具（包括：封口机、包装机、防盗镜、出入口机、抽湿机、猪肉挂墙架等），本类编号为：专Fa(b)xxxxx。
3、 房屋、建筑物
l 钢结构建筑用房、仓库；
l 钢筋混凝土结构用房、仓库；
l 砖木结构用房、仓库；
l 危险物品专用仓库；
l 地坪、货架；
l 其它建筑物。
4、 租赁固定资产
l 融资租赁固定资产；
l 经营租赁固定资产。

第三章 固定资产管理机构和职责分工
第十二条 民润岛内价固定资产管理机构职责分工：
1、 公司财务部的职责：
l 公司财务部全面负责全公司固定资产财务管理工作；
l 集中管理全公司固定资产清单及相关资料，对固定资产按月计提折旧，保证帐物相符；
l 与行政部合作，办理全公司的固定资产的盘盈、盘亏、报废、毁损、出售等上报和审批手续及固定资产增减变动的帐务处理，监督全公司固定资产的增减变动；
l 综合考核分析固定资产的经济效益；
l 协助行政部、信息部组织公司固定资产清查盘点工作；
l 抽查核对交付使用的财产情况；
l 及时对新变化的固定资产按会计制度进行帐务处理；
l 协助公司做好工程决算和交付使用的全面清点工作；
l 在工作中及时反馈固定资产中存在问题，总结经验，提出改进固定资产管理的意见；
l 财务部指定一名固定资产管理员，在财务总监指导下全面负责财务部的固定资产帐务管理工作。
2、行政部职责
l 负责全公司固定资产（含低值易耗品，下同）的实物管理，负责公司固定资产（除电脑设备外，下同）的管理工作；
l 制订全公司固定资产管理办法；
l 统一编制和修改全公司固定资产类项目；
l 管理公司固定资产清单和相关卡片资料，建立固定资产档案；
l 对公司固定资产进行统一编号，并登记造册，每季度与财务部进行固定资产的帐实核对，并查明差异原因，报财务部进行帐务处理；
l 调剂各部门/各分店固定资产的余缺，分析固定资产的使用情况和经济效益，报公司财务部备案；
l 对各部门/分店的固定资产管理工作进行监督，指导及检查；
l 对公司各部门的固定资产购置、改良、维修、报废保养等进行管理和监督，并出具需求证明及质量技术性能上的监定意见和报废残值；
l 在工作中及时反馈固定资产中存在问题，总结经验，提出改进固定资产管理的意见，修订固定资产管理办法及实施细则。
3、信息部职责：
l 在财务部和行政部的指导和监督下负责全公司电脑设备类固定资产的全面管理工作，并对行政部负责，建立电脑设备档案并转交行政部管理；
l 对电脑设备进行统一编号、登记和造册，每季度与财务部进行固定资产的帐实核对，并查明差异原因，报财务部进行帐务处理；
l 管理全公司电脑设备的清单和相关资料；
l 调剂各部门/分店固定资产的余缺，分析固定资产的使用情况和经济效益，报公司财务部备案；
l 对电脑设备购置、改良、维修、报废保养等进行管理和监督，并出具需求证明及质量技术性能上的监定意见和报废残值；
l 在工作中及时反馈固定资产中存在问题，总结经验，提出改进固定资产管理的意见报行政部备案。
4、公司相关职能部门职责分工
各相关部门必须明确本部门对固定资产管理所负的责任和职能，明确固定资产管理工作不仅仅是行政部门的责任，在日常工作中认真做好本部门应做的工作，配合行政部管好全公司的固定资产，使公司的生产成本核算更加科学准确；同时各相关职能部门要设置兼职固定资产管理员一名，负责本部门管辖范围内的固定资产管理工作，定期与行政部核对固定资产清单，对本部门管辖范围内的固定资产进行清查盘点，查明固定资产盘盈盘亏或毁损的原因，报财务部作相关帐务处理。
a、 分店职责
l 在行政部的指导和监督下全面负责本分店固定资产的管理工作，并对行政部负责；
l 对公司各分店固定资产进行统一编号、登记和造册，定期与行政部进行固定资产的帐实核对，并查明差异原因，报财务部进行帐务处理；
l 管理本分店的固定资产清单和相关资料；
l 对本分店的固定资产购置、改良、维修、报废保养等进行管理和监督，并出具需求证明及质量技术性能上的监定意见和报废残值；
l 在工作中及时反馈固定资产中存在问题，总结经验，提出改进固定资产管理的意见报行政部备案。
b、 拓展部职责：
l 在行政部的指导和监督下负责本部门因业务开展需要而暂时监管的固定资产；
l 在施工过程中对固定资产的数量、质量、完整和安全负有实物保管责任；
l 负责保管有关固定资产在开发过程中的有关原始资料、在必要时向有关职能部门提供；
l 工程完工后，要协助有关职能部门对固定资产进验收、入库、统一编号等有关工作；
l 在项目完工后，要在相关职能部门的监督下办理固定资产的移交手续，列明固定资产的清单，经双方和监交人的签章确认后一份交财务部备案，一份留相关职能部门存档，双方当事人各执一份；
l 负责指导和监督相关固定资产的使用和在使用过程中应注意事项；
l 负责出具相关固定资产的需求证明及有关固定资产技术性能上的鉴定意见和报废残值；
l 在工作中及时反馈固定资产管理过程中存在的问题，总结经验，提出改进固定资产管理工作的意见报行政部备案。
c、 固定资产使用部门职责
l 为了保证固定资产的正确使用，公司各固定资产职能部门要对使用部门固定资产的使用进行指导、管理、监督，对技术要求高的设备要严格按规定步骤进行操作；
l 公司固定资产使用部门/分店分别按部门/分店实行责任制，各部门/分店需指定一名兼职固定资产管理员，名单报行政部存档。对于暂时闲置或没有具体使用部门的固定资产由行政部统一管理，并及时将资产名称、数量及规格报行政部；
l 各使用部门/分店负责人对该部门/分店所属的固定资产数量、质量、完整和安全负有实物保管责任。对固定资产的保养运作情况进行管理和监督；
l 在运作过程中如发现问题应及时书面报告行政部或信息部，行政部或信息部接到报告后应及时进行处理；
l 固定资产在使用过程中可以落实到具体责任人的，部门/分店负责人要负责落实，若固定资产出现人为损坏或短缺时，除追究直接责任人的责任外，部门/分店负责人负有连带责任，影响月度、年终的业绩考评；
l 兼职固定资产管理员负责对所负责的资产应每月进行检查（包括：数量、使用状况、标签等），填写《固定资产检查情况表》（编号：GDZC-001-01），并提交行政部，资产标签不得随意撕毁，当标签污损应及时更换，所需标签由兼职固定资产管理员到行政部统一领取。
l 部门/分店负责人上任或离任时都要在各相关职能部门的监督下进行固定资产交接手续，并由相关职能部门列出交接固定资产的清单，经双方当事人签认交行政部核对，然后交回各当事人，各部门/分店兼职固定资产管理员调离时，需对固定资产保管清单等相关资料进行移交；
l 在固定资产使用过程中及时反馈存在的问题，总结经验，提出建议或改进时意见，报相关职能部门。
第四章 固定资产申购
第十三条 固定资产需求部门需要新置固定资产（使用年限在一年以上且单价≥2000元）时，填写《固定资产购置申请表》（GDZC-002-01），经部门经理审核同意后提交行政部或信息部。
第十四条 行政部或信息部对各部门提交的固定资产购置申请表进行审核，审核的要点包括：是否需要申购、是否可以调拨、是否有闲置固定资产可以利用、是否符合公司投资规划原则等。行政部或信息部固定资产管理员将审核意见填写在固定资产购置申请表“专业技术部门意见”栏中，提交行政部经理或信息总监审核后，呈送总经理或副总经理审批。
第十五条 相应职能部门（行政部、信息部或拓展部）对领导批准购建的固定资产负责安排办理购置。
第十六条 购置后的固定资产应进行验收，验收由固定资产申请部门、行政部或信息部（属工程设备的由工程部参与验收）共同进行，验收不合格由经办人负责要求供应商重新送货，直至合格再由相关职能部门组织验收。固定资产验收合格后交需求部门，并填写《固定资产验收单》（编号：GDZC-002-02）和《固定资产入库确认表》（编号：GDZC-002-03）（一式三份，财务、行政部或信息部、使用部门各一份），由行政部统一进行固定资产编号，贴上标签，并在入库确认表上注明已贴标签，交使用部门签章确认。
第十七条 经办人持固定资产入库确认表、验收单和有关发票等单据交领导审批，后到财务办理报帐手续，财务部依据固定资产购置申请表、固定资产入库确认表、验收单和发票等有关单据进行帐务处理和登记、造册，相关职能部门依据固定资产入库确认表、验收单进行相应的固定资产登记和造册。
第十八条 各部门/分店兼职固定资产管理员根据固定资产入库确认表及时在《固定资产登记表》（编号：GDZC-001-02）上进行登记，包括：日期、资产名称、型号规格、编号、单价。

第五章 固定资产调拨
第十九条 固定资产管理部门要经常了解各部门/分店的固定资产余缺情况并负责调剂各部门/分店固定资产的余缺，确保我司固定资产的充分利用，提高固定资产的使用率，减少闲置，其它部门/分店要调用固定资产时必须先向相关职能部门提交申请报告。行政部经理对固定资产的调剂管理和过程进行监督。
第二十条 需求部门要调配固定资产时，必须先向相关职能部门提交申请报告，相关职能部门对申请报告进行核实和有关方面的调查并决定是否受理。
第二十一条 对受理的调配申请，相关职能部门要制定调配方案和填写《固定资产调拨单》（编号：GDZC-002-04），经行政部复核后呈行政总监审批。
第二十二条 审批后的固定资产调拨单，行政部或信息部负责调拨，调拨后把调拨单一份交财务进行帐务处理，一份由行政部或信息部备案。
第二十三条 在调拨过程中涉及专业技术方面的内容，有关专业技术部门应充分配合。

第六章 固定资产的改良、维修和保养
第二十四条 为了维护和保持固定资产的正常运作状态，固定资产管理部门要对公司固定资产的保养、维修、改良等进行管理和监督，固定资产使用部门/分店应负责该部门/分店固定资产的日常保养工作，对固定资产的运作状况及时向相关职能部门和有关专业技术部门报告，相关职能部门对使用部门固定资产运作情况的报告应给予重视并做出相应处理。行政部经理监督上述情况的执行。
第二十五条 固定资产进行改良和修理时必须由使用部门/分店或有关专业技术部门（以下简称申请部门）写书面申请报告，交相关职能部门，相关职能部门对申请报告进行初审及费用预算。
第二十六条 填写《固定资产修理改良单》（编号：GDZC-001-03），经行政部经理审核后交行政总监审批（属电脑设备由信息总监核批）。
第二十七条 在改良、维修完工后，相关专业技术部门、使用部门、行政部进行验收，并填写《固定资产验收单》验收合格由验收人出具验收意见并签章，不合格由经办人要求直至合格，再由相关职能部门组织验收。固定资产修理改良单、验收单一式三份，一份交行政部，一份附报销单，一份使用部门留存。
第二十八条 经办人持固定资产验收单、发票和有关单据到财务部办理报帐手续。使用部门兼职固定资产管理员依固定资产验收单、改良单对相应资产作维修改良登记。

第七章 固定资产报废
第二十九条 固定资产报废可分为正常报废，提前报废和超龄报废，正常报废是指报废年限与估计使用年限相同；提前报废指报废年限短于估计使用年限；超龄报废指报废年限长于估计使用年限，行政部、信息部应根据固定资产清单对固定资产的报废进行统筹，管理，监督，对于达到使用年限应及时会同有关专业技术部门，使用部门对该固定资产进行检测，确定是否报废，财务总监监督执行。
第三十条 固定资产报废时由使用部门向行政部或信息部提交书面申请报告，由行政部或信息部作初审并决定是否受理。
第三十一条 对于受理报废的固定资产，行政部或信息部要对报废费用进行预算并填写《固定资产报废申请表》（GDZC-002-05），交行政总监或信息总监复核后呈送总经理审批。
第三十二条 经审批报废的固定资产，由相关职能部门负责安排报废。
第三十三条 报废完成后，经办人将固定资产报废申请表、发票和有关单据等交财务部进行帐务处理和注销手续，行政部或信息部、使用部门依据报废固定资产进行注销登记。（注：对已无利用价值的资产应及时申请报废——尤其是货架、购物车之类的资产，不要再运往配送中心，以免造成人力、物力资源的浪费。）

第八章 固定资产盘点
第三十四条 为了保证公司固定资产的完整和安全，行政部对公司固定资产组织定期和不定期的盘点（盘点人员由相关职能部门，有关技术部门，使用部门、财务部等有关人员组成）。
第三十五条 公司每年年终定期由行政部组织固定资产盘点，不定期抽查部门/分店的固定资产，盘点有关人员必须填写《固定资产盘点表》（编号：GDZC-003-01）并签章。
第三十六条 盘点结束后，相关职能部门对盘点结果进行分类整理，确定有无盘盈、盘亏和闲置等情况，属正常时把盘点表一份存相关职能部门，一份交财务部存档，盘查结果发现固定资产闲置时，该固定资产由行政人事部进行封存，调剂或出售并书面通知财务部。
第三十七条 盘查结果出现盘亏时，由行政部或信息部会同有关人员查明原因（属于人为责任的应追究直接责任人和有关责任人员的责任），并把调查过程和初步处理方案写成书面报告，并填写《固定资产盘盈，盘亏确认表》（编号：GDZC-003-02）（一式三份，财务，相关职能部门各一份），交行政部经理复核后，呈送领导审批，经领导审批后的盘亏固定资产，把有关单据交财务部进行帐务处理，相关部门进行注销登记。
第三十八条 盘查结果出现盘盈时，行政部或信息部会同有关人员进行调查，并把调查过程和初步处理方案写成书面报告，并填写《固定资产盘盈盘亏表确认表》（一式三份）交行政部经理复核并呈送领导审批后，行政部或信息部对盘盈固定资产进行处理，并统一编码，登记造册，然后将固定资产盘盈、盘亏确认表和有关单据交财务部进行帐务处理，一份存相关职能部门备案。

第九章 固定资产折旧的计提
第三十九条 固定资产的折旧：指固定资产在生产和使用过程中发生损耗的那部分价值。
第四十条 公司的房屋及建筑物，在用的（已提足折旧的固定资产除外）固定资产、大修理停用以及经营租赁方式租出的固定资产，融资租入固定资产都应计提折旧，应从固定资产投入使用的次月起按月计提折旧，本月内减少或停用的固定资产，当月照提折旧，从下月起停止计提折旧。对已交付使用但尚未办理竣工决算且暂估入帐的固定资产，应自交付使用的次月起计提折旧；工程竣工决算办理完后，应按决算数调整原预列帐原值及已提折旧数。
第四十一条 固定资产的使用年限规定如下：
● 房屋建筑物：30年；
● 动力设备类：11年；
● 运输设备类：8年；
● 电气设备类：10年；
● 通讯及办公设备类：5年；
● 音响设备类：10年；
● 营业柜台及货架类：6年；
● 加工设备类：10年；
● 空调及制冷设备类：10年；
● 地磅：7年；
● 消防安全设备类：4年；
● 其他经营设备类：15年。
第四十二条 固定资产的折旧统一采用平均年限法计提，按5%扣除残值，计算公式为：
年折旧率=1/折旧年限×100%
月折旧率=年折旧率/12
月折旧额=（原值-原值×5%）×月折旧率

第十章 固定资产的分析与考核
第四十三条 为了促进公司合理使用固定资产，不断提高使用效率，公司财务部和各相关职能部门要按照职责分工，对公司的各项固定资产进行每季度一次的分析和考核，并上报财务部。分析和考核的主要指标是：
固定资产利润率：指考核期内实现的利润总额与考核期内固定资产平均净值的比率。
固定资产利润率=考核期内实现的利润总额/考核期内固定资产平均净值×100%。
第四十四条 固定资产利用率：指期末在用固定资产原值与期末固定资产原值总额的比率，在用固定资产原值包括生产用、非生产用及融资租入固定资产。
固定资产利润率=期末在用固定资产原值/期末固定资产原值总额×100%。
第四十五条 固定资产损失率：指考核期内固定资产盘亏及毁损总额和由于管理不善提前报废的固定资产与期初固定资产原值总额的比率。
固定资产损失率=（考核期内固定资产盘亏及毁损+管理不善提前报废的固定资产总额）/期初固定资产原值总额×100%。

第十一章 附则
第四十六条 有关资产调拨及购置均需事先由行政部签字，方予办理或报销（请各部门负责人及费用主任给予积极配合）。
第四十七条 公司财务部及各职能部门固定资产管理员如工作调动，必须办理固定资产移交手续，并将移交情况报公司行政部备案。
附表：记录表格。
l 固定资产检查情况表（编号：GDZC-001-01）；
l 固定资产登记表（编号：GDZC-001-02）；
l 固定资产修理改良单（编号：GDZC-001-03）；

生效日期：2002年5月1日 　 第 9 页/共 9 页

文件编号：GDZC-002
文件版次：C / 0
固定资产申购流程

工作流程
相关文件/记录
变更信息知会财务部
固定资产帐目变更
验收移交
专业部门购置
审批
调拨，填写固定资产调拨单
相关职能部门配置意见
是否可调拨
是否需购买
N
N
需求部门申请
行政部或信息部审核

固定资产购置申请表（GDZC-002-01）

固定资产调拨单
（GDZC-002-04）

固定资产验收单
（GDZC-002-02）
固定资产入库确认表
（GDZC-002-03）
固定资产登记表
（GDZC-001-02）

附表：
1、 固定资产购置申请表（编号：GDZC-002-01）；
2、 固定资产验收单（编号：GDZC-002-02）；
3、 固定资产入库确认表（编号：GDZC-002-03）；
4、 固定资产调拨单（编号：GDZC-002-04）；

生效日期：2002年5月1日 　 第 1 页/共 1 页

文件编号：GDZC-003
文件版次：C / 0
固定资产盘点流程

工作流程
相关文件/记录
行政部组织成立盘点小组
提前1周发出盘点计划
现场盘点
盘点记录确认
盘盈盘亏处理
固定资产帐目变更
编制盘点分析报告

盘点计划

固定资产盘点表
（GDZC-003-01）

固定资产盘盈盘亏确认表
（GDZC-003-02）

固定资产登记表
（GDZC-001-02）

附表：
1、 固定资产盘点表（编号：GDZC-003-01）；
2、 固定资产盘盈盘亏确认表（编号：GDZC-003-02）；

生效日期：2002年5月1日 　 第 1 页/共 1 页