公司会议酒店预订协议.doc

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XXXXX公司酒店预订协议
酒 店 预 订 协 议

甲方：XXXXXXXX
乙方：XXXXXXXX
经协商，双方同意将“XXXX会议”放在乙方酒店内举行；现就会务相关情况以协议形式明确如下：
一、会议概况：；
1、会议名称：XXXXXXXXXXX；
2、会议时间：XXXX年XX月XX日至XXXX年XX月XX日，其中XX月XX日为报到日期；XX月XX日至XX月XX日为正式会议期；
二、会场：
1、正式会议定在乙方国际会展中心会展C厅（室）进行；会场面积 （会场前方背景净尺寸大小为： ）
2、会场使用具体时间为：XX年XX月X日9：00-12：00、14：00-21：00 、12月3日8：00-12：00、14：00-18：00 乙方应做好事前开门事后锁门工作；
3、本次会场两天全程使用费用合计为： XXXXX 元人民币；费用会后统一结算；
4、会议期间，乙方必须确保会场满足以下条件：
Ø 有足够桌椅，容纳XXX人按课桌式摆放；桌面有干净桌布；
Ø 嘉宾休息室内沙发、茶几、烟缸干净；有免费茶水供应；
Ø 会场内最少有 X 个服务人员，且应全程在场；
Ø 有 X 个有线话筒和 X 个无线话筒，并确保话筒电池充足；
Ø 有专业音响师现场调试服务；确保声音响亮，无杂音；
Ø 有免费矿泉水、及时补充；
Ø 有摆放茶点的台桌；茶点自备；
Ø 乙方会场总负责人为 ；电话为： ；
5、出电梯口须放置到会场的方向指示牌一块，内容为：“XXXXXXXXXXX （含方向箭头）。
6、免费为本次会议参会人员提供足够的车位。
三、就餐：
1、时间：XXXX年XX月X日、X日两天的午餐；
2、餐厅：XXXXXXXXXXXXXX；
3、形式： XX 元/人/餐，自助餐；
4、人数： 预计用餐人数12月2日中午预计320人/天/餐；
12月3日中午预计270人/天/餐；
保底用餐人数 12月2日中午保底300人/天/餐；
12月3日中午保底200人/天/餐；
5、进场：来宾凭甲方统一制作的就餐券入场，乙方工作人员收取；
6、结算：以餐厅实际所收餐券为准会后统一支付；
7、餐厅入口处须放置欢迎牌一块，内容为“XXXXXXXXXXXXXXX的来宾请到 就餐”。（乙方免费提供）
8、乙方餐厅联络人为 ；电话为： ；
四：房间
1、住宿天数：以客人要求为主。
2、费用标准：豪华房500元/天/间（不含早）；豪华商务房600元/天/间（不含早）；高级套房1200元/天/间（含早）；早餐 60元/位 ，早餐用餐人数以餐厅实际所收餐券为准会后统一支付；
3、费用收取：乙方直接向住宿客人收取房费及押金；
4、订房数量：
12.1日商务标准间 60 套；商务单人间 40 套；总共合计100套；
12.2日商务标准间 60 套；商务单人间 40 套；总共合计100套；
12.3日商务标准间 50 套；商务单人间 30 套；总共合计80套；
12.4日商务标准间 5 套；商务单人间 3 套；总共合计 8 套；
5、超出约定房间上限数量时，乙方应优先安排甲方参会人员住宿。总数可有 10 %的浮动；具体数量甲方须会前一周内以书面形式告之乙方；
6、乙方免费为甲方升级4间豪华房至高级套房
7、登记入住的时间是中午12点以后，结帐退房的时间是中午14点之前;如需延迟退房，须加收50%的房费，如在下午18点以后退房，须支付当晚的房费;酒店将根据当日预订情况决定是否接受延迟退房请求。
8、房间方位：尽量不要靠街道一边的房间，以避免嘈杂之音；
五：大厅接待
1、时间：2012年4日1时9时至2日9时；
2、接待处摆放签到桌三张；须用干净桌布罩盖；签到桌上放置桌牌3个，内容为“签到处”、“缴费处”、“资料处”。（乙方免费提供）
3、签到桌旁放置指示牌一块，内容为“中国医药企业管理协会六届八次会长扩大会议暨第二十二届中国医药企业营销高峰论坛接待处”。（牌子要大，制作要精，乙方免费提供）
六：整个会议期间，甲方的签单人为： XXXXXX ；签单字样： 。其他任何人以会务组人员名义签字均无效。
七：乙方须确保达到以上条款所列之要求，否则，甲方可以扣除甚至拒付相关费用，严重影响甲方会议效果者，乙方必须给予相应赔偿。
八：本预定协议在甲方向乙方交纳订金（预付款）后，即自行转为双方之间的正式协议，不再签订其它协议。订金为：人民币 元。
九：其他约定：

十：本协议一式两份，甲、乙双方各执一份，且传真件视同原件，自双方签字或盖章之日起生效，未尽事宜，经甲、乙双方协商解决。如协商不成, 将提交履约地人民法院提起诉讼。
甲方：采育行（北京）管理咨询有限公司 乙方：
代表：XXXXXX 代表：
电话：XXXXXXXXXXXX 电话：
传真：XXXXXXXXXXXXXX 传真：
地址： 地址：
签约地点： ； 时间： 年 月 日