合同索赔管理办法.docx

工程项目合同索赔管理办法

第一章 总则
第一条 为加强工程项目合同索赔管理（以下简称索赔），调动相关管理人员的积极性，切实维护公司合法权益，有效化解经营风险，促进项目部提高经济效益，根据公司有关规定，结合项目实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称索赔，是指工程项目合同履行过程中，符合法律法规和合同规定的，有利于增加项目经济效益的合同价格调整和由于非自身责任造成的工程项目在经济和工期上的损失，向业主方要求赔偿的行为，变更设计索赔按业主的变更程序执行，本办法不涉及相关内容。
第三条 索赔是在低价竞标的建筑市场条件下，化解经营风险，争取经济效益的重要途径，应始终成为项目部狠抓落实的重要日常工作。
第四条 经理部全体人员应认真学习合同文件，理解索赔条款，采取针对性措施提高我方索赔成功率，并减少业主向我方的索赔。
第二章 组织机构及职责
2.1项目部成立索赔管理领导小组，由项目经理担任组长，总工程师担任副组长，领导班子及各部门负责人为小组成员，领导小组办公室设在合同部，负责日常工作。
2.2索赔管理领导小组是经理部索赔管理的领导机构，其职责是：负责对索赔和反索赔事项进行讨论，决定提出索赔或反索赔，并研究索赔或反索赔方案。
2.3 组长职责：负责对本工程索赔、反索赔管理承担全面领导和管理责任，负责组织召开索赔会议，研究索赔对策，对索赔事项作出最终决定。
2.4副组长的职责：协助组长处理有关索赔和反索赔事宜。
2.5小组成员职责：参与索赔事项的讨论，根据索赔管理领导小组的决定，对索赔事项进行索赔文件、索赔证据的准备和收集。
第三章 索赔的主要内容
索赔主要包括以下导致项目实施费用增加或工期延长的事项：
（一）施工图量差；
（二）变更设计及因变更设计导致合同单价不适用；
（三）政策性调整；
（四）业主或监理工程师延误提供图纸、施工场地、通道、水电管线、测绘资料或下达指令；
（五）甲供料供应不及时，或供应不合格；
（六）不可抗力；
（七）不可预见的障碍物或自然条件（如施工环境、气候、水文、地质等）变化，超出招标文件提供资料的范围；
（八）监理工程师或业主提供错误的放线资料或错误的设计图纸；
（九）监理工程师或业主要求额外的钻探研究、各种试验、检查等；
（十）在工程现场发现文物、古迹以及具有地质研究或考古价值的其他遗迹、化石、钱币等而必须采取的保护措施；
（十一）剥开已完工程任一部分并使该部分恢复原状，经查明其施工符合合同规定；
（十二）因监理工程师或业主的任何行为或失误所引起的暂停施工、减缓施工进度或业主要求提前或延长工期；
（十三）恢复非项目部原因导致的工程损害；
（十四）工程实际造价的增减超出合同规定的有效合同价的百分比部分；
（十五）人工、材料价格及其他因素的涨落、后继立法变更、货币汇兑限制等；
（十六）业主延迟付款的利息以及业主延迟付款导致的停工或缓工；
（十七）业主延迟验收或延迟结算；
（十八）以固定总价承包的工程项目，非项目部责任使总包价增加的费用；
（十九）保险索赔。主要包括建筑工程一切险和第三方责任险的索赔，还包括由项目部投保的机械设备险和特殊工种及高空水上作业人员安全保险等的索赔；
（二十）终止合同。因非自身责任引起的合同终止而发生的经济损失；
（二十一）符合法律法规及合同规定的其他索赔事项。
第四章 索赔的依据和证据
4.1索赔的依据主要是法律、法规，尤其是工程建设合同文件。
4.2对应业主合同文件，我方可向业主索赔及业主可向我方索赔的条款。
4.3索赔事项发生后，索赔管理领导小组及时召开索赔会议，研究对策，并指示各部门相关人员收集支持索赔的有关证明文件和资料。索赔证据应做到真实、全面、及时，又在具有法律证明效力。以下内容为主要索赔证据：
a)合同文件；
b)施工日志；
c)工程照片及声像资料；
d)来往信件、电话记录；
e)会谈纪要；
f)工程进度计划；
g)工程备忘录及各种签证；
h)工程结算资料和有关财务报告；
i)各种检查验收报告和技术鉴定报告；
j)其他，包括分包合同、订货单、采购单、工资单、官方的物价指数、国家法律、法规等。
第五章 索赔文件
5.1 索赔事项发生后，根据索赔管理领导小组的指示编制索赔文件。
5.2索赔文件编制要求：
a)符合实际；
b)说服力强；
c)计算准确；
d)简明扼要。
5.3 索赔文件的一般内容：
序号
索赔文件构成
一般内容
1
题目
关于××事件的索赔
2
事件
详细描述事件过程，双方信件交往、会谈，并指出对方如何违约，证据的编号等
3
理由
主要是法律依据、合同条款等
4
结论
指出对方造成的损失或损害及其大小
5
损失估价
列出损失费用的计算方法、计算基础等，并计算出损失费用的大小
6
延期计算
列出工期延长的计算方法、计算公式等，并计算出要求延长的天数
7
附录
各种编过号的证据、图表等

5.4各部门相关人员负责及时提供索赔文件所需资料。
第六章 索赔工作程序
6.1向业主提出索赔意向
一旦出现索赔事件，由索赔管理领导小组指示有关人员在合同规定的时间（28天）内，及时向业主或工程师书面提出索赔意向通知。
6.2索赔资料的准备
6.2.1由相关部门跟踪和调查干扰事件，掌握事件产生的详细经过和前因后果。
6.2.2由索赔管理领导小组讨论、分析干扰事件产生的原因，划清各方责任，确定由谁承担，并分析这些干扰事件是否违反了合同规定，是否在合同规定的赔偿或补偿范围内。
6.2.3由索赔管理领导小组指示相关人员进行损失或损害调查或计算，通过对比实际和计划的施工进度和工程成本，分析经济损失或权利损害的范围和大小，并由此计算出工期索赔和费用索赔值。
6.2.4收集证据，从干扰事件产生、持续直至结束的全过程，都要保留完整的记录。以下内容需着重注意保管和收集：
a)业主指令书、确认书；
b)我方的要求、请求、通知书；
c)业主提供的水文地质、地下管网资料，施工所需的证件、批件、临时用地占地证明手续、图纸等；
d)我方的施工总体计划、季度计划，施工方案，施工组织设计及工程师的批准、认可证明等；
e)施工规范、质量验收单、隐蔽工程验收单、验收记录；
f)我方要求预付通知，工程量核实确认单；
g)材料供应清单、合格证书；
h)竣工验收资料、竣工图；
i)工程结算书、保修单等。
6.3 索赔文件的提交
索赔管理领导小组指示相关人员在合同规定的时间内向业主及时提交正式的书面索赔文件。