山西金晖煤焦化工金晖公司行政管理制度.doc
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1、山西金晖煤焦化工有限公司行政管理制度盛勤管理征询2023年11月目 录第一章 办公用品管理制度1第二章 保密管理制度2第三章 公文管理制度8第四章 公司重要工作事项督办制度11第五章 通讯管理制度12第六章 车辆管理规定13第七章 办公秩序管理制度16第八章 文印、传真服务管理规定18第九章 食堂管理制度19第十章 印鉴管理制度20第十一章 员工纠纷解决制度22第十二章 限时复命制度22第十三章 会议管理制度24第十四章 会议室使用管理规定27第十五章 合理化建议管理制度28第十六章 法律事务管理办法29 第一章 办公用品管理制度第一条 本制度所称办公用品分为消耗类、管理类和财产类三种。(一)
2、 消耗类:铅笔、胶水、订书钉、回形针、大头针、图钉、橡皮擦、笔记本、复写纸、标签、口取纸、记事贴、信纸、圆珠笔芯、夹子等。(二) 管理类:剪刀、订书机、打孔机、钢笔、尺子等。(三) 财产类:桌椅、公文柜、电话机、复印机、传真机、投影仪、打印机、电脑等。第二条 消耗类办公用品由办公室制订出统一的名录和发放标准。按照标准于每月的10日前以部门为单位定额发放。第三条 管理类办公用品如有故障或损坏,应以旧品换新品,如有遗失应由个人或部门补偿或自购。第四条 新进人员到职时,根据其所在岗位的标准,由办公室以部门为单位向新员工发放消耗类办公用品。人员离职时,必须将剩余的办公用品所有交回办公室。第五条 对于财
3、产类办公用品,办公室每年12月底前需办理财产盘点一次,并与财务部核对财产数量。第六条 已不具有使用价值的财产类办公用品要办理转让或报废手续,并报财务部作帐务解决。第七条 各项财产的使用说明书、产品质保书等资料交由办公室统一保管,各部门需要使用时,尽量以复印件代替。第八条 各使用部门对所使用及保管的财产需定期保养及小心使用,财产发生损害时,需负损害责任。第九条 严禁员工将公司办公用品取回家私用,一经发现则按购买价格的2倍补偿。第十条 负责购买、保管办公用品的人员要做到办公用品的品种、数量、质量符合规定,同时建立账本、严格执行出入库手续,出库时由领取人员签字。第十一条 公司办公用品的采购工作由办公
4、室制定计划、公司供应部统一办理。第十二条 统一采购业务范围:办公事务用品及办公平常用品、表单印制。第十三条 统一采购工作流程:(一) 各部(室)于每月25日前提出下月办公用品需求计划单送办公室。(二) 办公室依据各部(室)月度需求计划、参考现有存量及每月平均使用量,制订办公用品购买计划。(三) 将制订好的购买计划交由供应部采购。(四) 采购的办公用品经验收入库后,交使用部门使用及管理。第十四条 其他采购应注意事项:(一) 在保证质量的前提下,尽量减少采购成本。(二) 对办公用品的用量进行科学记录,并据此制定采购计划。(三) 采购办公用品时应注意售后服务的质量及供应商的信用。第二章 保密管理制度
5、为维护公司合法权益、保守公司秘密,现根据金晖公司的实际情况,特制定本制度。第一条 公司保密制度由办公室负责制订、修改、贯彻执行与监督实行。第二条 全体员工要提高保密意识公司的保密制度关系到金晖公司的生存和发展,公司全体员工都有保守公司机密的责任和义务,全体员工特别是管理人员更要充足结识到保守公司机密的必要性和重要性,增强保密法制观念,加强保密意识,保证金晖公司的秘密不被泄露。第三条 保密工作的组织机构及职能保密工作由金晖公司办公室负责管理及监督检查,具体职责涉及:制定和完善保密管理制度,准确拟定密级,加强保密工作法制教育,检查保密情况,建议处罚违反保密制度的行为,协助公司领导对保密工作的奖惩做
6、出裁决。第四条 公司机密的级别分类及范围公司的机密按密级的由低到高分为“秘密”、“机密”和“绝密”(特级机密)三种。(一) “秘密”:“秘密”是指公司的初级机密信息,对外泄露会使公司的利益受到损害。“秘密”涉及:1. 生产技术方面(1) 原辅材料供应商的名录和档案;(公开与不公开)(2) 机械设备的参数与资料;(3) 产品质量标准(指公司的执行细则部分,国家标准不在秘密范围内);(4) 辅助原材料的品种与规定;(5) 产量;(6) 制导致本;(7) 质量信息(含过程产品和成品的检查报告单等);(8) 技术性的资料、图纸、照片。2. 营销方面(1) 经销商名录与概况;(2) 市场行情、各经销单位
7、的销售政策。3. 财务方面(1) 财务的原始数据与原始凭证;(2) 财务基本状况(成本费用、应收应付款等);(3) 财务相关信息;(4) 经营分析。4. 发展项目方面(1) 产品改良计划;(2) 暂不宜公开的发展项目。5. 行政事务及其它(1) 不宜公开的重大事故(事件);(2) 不宜公开的董事会或公司的会议决策和部署;(3) 管理的制度、政策和方案;(4) 尚未公布的通报、人事任免、奖励方案及调资方案;(5) 经济协议;(6) 结案前的案件;(7) 结案前的知识产权被侵权信息;(8) 应予保密或暂应保密的有关事件和信息。(二) “机密”:“机密”是指公司重要的机密信息,“机密”的泄露会使公司
8、的权益和利益受到严重的损害。“机密”涉及:1. 生产技术方面(1) 工艺流程及重要机械设备信息;(2) 技术指标及标准;(3) 工艺技术的文献资料、图纸和照片; (4) 重要质量信息(含不合格的产品检查报告和质量事故记录等)。2. 营销方面(1) 销售政策,营销业务谈判中公司尚未公布的意向、方案、策略;(2) 总体及个体的销售量(销售报表);(3) 市场信息反馈的产品信息、市场覆盖率、竞争对手信息等;(4) 广告的媒体投放计划(涉及媒体选择、费用、时间等);(5) 实行结束前的营销战略、经营方向、经营规划、策略、措施。3. 财务方面(1) 财务预决算报告及各类财务报表、记录报表;(2) 财务状
9、况(资产、负债、盈亏等);(3) 重要的财务信息(财税、债务等相关信息)。4. 发展项目方面(1) 产品开发项目及其状况(投产前);(2) 产品改良的具体措施;(3) 金晖公司产品发展战略和策略。5. 行政事务及其它(1) 不应公开的重大事故(事件);(2) 人事档案;(3) 应保密的重大决策和部署;(4) 计算机上具有公司密级的资源信息、数据库以及其它的记录介质(磁带、软盘、优盘、硬盘、光盘等);(5) 法律事务的行动方案和安排;(6) 应予保密或暂应保密的其它事件和信息;(7) 金晖公司及其关联公司的经营管理资料,属于金晖公司内部掌握的协议、协议、报表及财务资料、信息。(三) “绝密”:“
10、绝密”是公司最重要的机密信息,“绝密”的泄露会给公司导致不可估量的损失。“绝密”涉及:1. 公司经营发展中,直接影响公司权益的重要决策文献资料;2. 产品的配方与生产工艺;3. 公司拟定为“绝密”的事件、信息;4. 公司拟定为“绝密”的决策、策略及其实行方案;5. 公司财务保险柜密码、计算机密码。第五条 保密管理原则(一) “秘密”管理原则:1. “秘密”的信息原则上不能对公司外界公开,确因工作和业务需要公开的,应尽量控制公开秘密的数量,或缩小传播的范围。2. 需要公开“秘密”的,由办公室的领导进行审核把关并签字确认。(二) “机密”管理原则:1. “机密”的信息一律不得对公司外界公开,确因工
11、作和业务需要公开的,应严格控制所公开“机密”的数量,可不公开的部分一律不得公开,并且要减小传播的范围。掌握机密的外界人员要的保证守“机密”。2. 需要公开机密的,由总经理进行审核把关并签字确认。(三) “绝密”管理原则:1. “绝密”的知情对象的范围由公司董事会决定。2. 不属于“绝密”的知情对象需要了解绝密的,由董事长审批。3. 产品配方的知情人员仅限于相关技术人员、董事长、总经理以及分管副总经理。其它人员因工作需要了解配方的,一律要经董事长审批。(四) 公司的保密工作,实行“在保证机密内容安全的前提下,尽量保证工作顺畅”的方针。第六条 保密管理规定(一) 保密资料在记录、拟稿、讨论、修改、
12、计算、存储、印制、传递等过程中,各相关负责人要严加保密,不得使保密信息泄露。无特殊情况时,不得拿到公司外从事印制和传递工作。当的确需要外出印刷和复印时,必须通过各相关负责人按管理原则把关签字,并到指定的地点承印。打印、印刷或复印秘密文献过程中形成的蜡纸、清样、废件等必须及时销毁,不得随意丢弃。(二) “绝密”信息在记录、拟稿、讨论、修改、计算、存储、印制和传递等过程中,要由公司指定专人负责,尽量减少中间环节。未经董事长审批的绝密资料,不得拿出公司印制和传递。绝密资料传递时必须封存,并直接交收件人签收。(三) 所有保密资料应尽量减少复制。秘密资料的复制(含打印和摘抄,下同)由办公室管理,机密资料
13、的复制由办公室从严把关,绝密资料原则上不允许复制,在特殊情况下的确需要复制时,要报经董事长审批核准。(四) 所有保密资料的传递均应减少环节,移交时要有双方的签字确认。“秘密”、“机密”和“绝密”资料均要在封面的上方标注相应的密级字样。(五) 发放到个人的保密资料由个人负责保管,发放给单位的由单位负责人或其授权人保管。存放机密级和绝密级的保密资料的文献柜必须上锁以妥善保管。(六) 需要在单位内传阅的保密文献资料,必须保守秘密,并履行有效的署名传递手续。(七) 失去保存价值的保密资料和公司办公用的一切废纸均不得出卖或丢弃,必须销毁。机密级资料的销毁应有两人以上参与,并签订销毁手续。(八) 掌握保密
14、材料的人员辞职或岗位变动时,要将保密材料向所在部门的直接领导移交,办公室负责监交工作。对于其岗位变动后仍然需要的保密资料,可由其继续保管。(九) 计算机的信息和软件的保密管理由计算机负责人负责。(十) 不准在私人交往和通信中泄露公司秘密,不准在公共场合谈论公司秘密,不准通过其它方式传递公司秘密。(十一) 对秘密事项要做到:不议论,不打听,不传播。第七条 保密管理措施(一) 属于密级内容的会议和其它活动,主办部门应采用下列保密措施:1. 选择具有保密条件的会议场合;2. 根据需要,限定参与会议人员的范围;3. 凡规定不准记录的会议内容,与会人员不得记录;4. 拟定会议内容是否传达以及传达的准确范
15、围。(二) 对金晖公司的经营与技术信息要加强内控:1. 与用户或外商谈判时,不在不利于我方保密的场合进行,不透露金晖公司商业机密及我方内部的计划、对策、经营方案、补贴、盈亏,以及进出口商品的价格底盘、库存、商品换汇成本和资金状况等信息;2. 不在通信、电话、电报、传真、电子邮件等方面涉及金晖公司商业机密;3. 涉及科研,生产等方面的报道,未经总经理批准,不得在报刊、广播、电视、录像等媒体上进行宣传报道;4. 在国内因公携带文献外出的人员,要时刻注意所带文献的安全,严防被窃。开会所带的密级会议文献,会后应立即交机要员登记保存,不得留作私用;5. 不该说的机密信息绝对不说,不该看的机密信息绝对不看
16、,不该问的机密信息绝对不问;不在公共场合和子女、亲属之间谈论机密信息,不在非保密本上记录机密信息。(三) 加强对电脑、复印机、传真机、通讯工具等设备的使用和管理:1. 电脑、复印机、传真机实行专人管理和操作,未经部门领导批准严禁别人(涉及其它部门人员)使用;2. 文献的打印、复印要经办公室主任审批后进行,并严格控制文献发放的份数;3. 需要发出的传真文献要经办公室主任审核后交由专人办理,并进行发文登记;4. 严禁使用通讯工具在不利于保密的场合与条件下谈论公司秘密;5. 加强保密设施建设,凡涉及机密文献保管的部门,防盗门、防盗窗、铁柜要齐全、牢固,钥匙由专人保管,不得借给别人。第八条 泄密违规处
17、罚(一) 出现下列情况之一者,给予负责人警告或通报批评,并扣发工资100500元:1. 泄露公司机密信息,尚未导致严重后果与经济损失的;2. 己泄露公司秘密,但尚能及时向公司报告并果断采用补救措施,并未导致公司经济损失的。(二) 出现下列情况之一者,予以辞退并补偿经济损失,情节严重的提请司法部门追究法律责任;1. 故意或过失泄露公司秘密,导致严重后果或公司重大经济损失的;2. 营私舞弊,为别人(或其它公司)窃取、刺探、收买与违规提供公司秘密的; 3. 运用职权强制别人违反保密规定的。(三) 如违反本保密管理制度,根据情节轻重和责任大小,对负责人进行相应的处罚。第三章 公文管理制度第一条 金晖公
18、司的公文是传达、贯彻上级批示精神,请示和答复问题,指导或商洽工作的重要工具。金晖公司的公文实行统一管理。公文的管理要做到规范,准确、及时、安全。第二条 公文的范围本制度所指公文涉及:报告、请示、函、决定、告知、通报、批复、会议纪要、计划、规划、制度、章程等正式文献。第三条 各部室、各单位及各有关人员,对公文中涉及本公司应保密的事项必须严守机密,不准随便向别人泄露。第四条 公文的保密等级分为秘密、机密、绝密三种,其他为一般文献。绝密、机密文献的打印一定要用专用存储器。(详见第二章保密制度)第五条 公司发文的程序为,拟稿、审核(部门领导)签发(公司领导),打印、发文、催办、立卷、归档。第六条 公文
19、格式(一) 外观形式:公文用纸一般采用金晖公司VI设计的专用信纸,公文行间距为15倍行距;标题字体为标准三号加粗宋体,位置居中;其余文字字体为标准小四号宋体。(二) 公文文号:公文文号形式为“金晖字()号”,“”为“管”、“产”或“人”等,“”为发文年份,“”为文献号,如“金晖管字(2023)01号”。字体一般采用标准小四号加粗宋体。(三) 公文标题:公文标题通常涉及3项:发文机关名称+重要内容+文献种类,标题中除了法规、规章的名称加书名号外,一般不用标点符号。(四) 内在结构:正式公文一般由发文机关、秘密等级、紧急限度、发文字号,标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送
20、机关、印发机关和时间等部分组成。(五) 文字表述:1 结构层顺序数,第一层为“一、”,第二层为“(一)”,第三层为“1”,第四层为“(1)”;第五层为“”。序数可跳跃排列,如第一层为“一”,第二层为“ 1”;但不可颠倒排列。2 公文中的数字应当使用阿拉伯数字(部分表达结构层次的序数词、词组、惯用语、缩略语等除外)。成文时间统一使用阿拉伯数字表达。3 除特定词语外,一般不使用英文字母或英文。(六) 装订规定:装订位置定于文献左侧,与上边界、下边界的距离是纸张总长度的14。第七条 公文解决程序(一) 发文解决程序1 对于公司的文献,除专业性或部门性文献外,均由办公室统一起草拟文,并通过该文献的负责
21、人审阅、修改并签字核准后,由办公室进行统一编注文号并复印。2 公司文献的传递由办公室秘书解决,并负责登记和填制发文程序卡。发文程序卡的内容涉及:文献快慢等级、机密限度、主办单位、拟稿人、核稿人、审查人、签发人、文献号、文献标题、报送与抄送机关(个人)、下发机关、印数、拟稿日期等。3 以金晖公司的名义发文,必须送一份文献原件并附上发文程序卡交办公室秘书存档。4 实行传阅人签收制度,常规性文献直送领导传阅,非常规文献可视情况请公司领导或办公室主任提出传阅意见后办理。(二) 收文解决程序:1 所有针对公司的来文(涉及传真件)均由办公室统一进行接受、分类和传递。2 对来文必须进行登记。登记内容涉及:收
22、文序号、收文日期、来文单位、文献标题、分发部门及领导批示、承办情况、催办情况、终结解决、归卷号等。在收文登记的同时,应在文献右上角加盖有单位名称、收文日期、收文号、文献页数的收文专用章,并注明文献的办理时效。3 相关部门对来文进行拟办或承办时,要在职责范围内的按以下时效办理:(1) 特急件应随收随办,在当时或当天办理完毕;(2) 急件仅次于特急件的办理时限,亦应随收随办,最迟以不超过3个工作日为限;(3) 有关制度已有明确时效规定的准时效规定办理,未明确规定办理时限的一般公文,最迟以不超过7个工作日为限。(4) 属阶段性工作的,按具体规定办理完毕。4 办公室要根据公文办理的时限,对承办部门的公
23、文解决工作进行催办和查办,防止漏办和延误。(三) 存档1 公文办理完毕后,承办人员应当根据文书立卷的规定,将有查考价值的公文原稿和有关材料整理好,进行清理立卷。对于应当存档的公文,个人不得私自保存。2 保存的档案必须按照档案管理的有关规定存档。3 存档应遵循一式一份的原则,避免反复。4 在存文献及档案每年清点及整理一次,由办公室根据公司决定组织操作。(四) 销毁凡是没有查考和存档价值的公文,要通过严格的筛选和鉴别,列出清单,经主管领导人批准后,进行销毁。销毁文献必须保证不漏销、不丢失、不泄密。第四章 公司重要工作事项督办制度第一条 公司内部重要工作事项的督办工作,由办公室负责,必要时由公司领导
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