横向科研合同业务流程.doc

横向科研协议业务流程
涉密项目办理注意事项：
（1） 办理涉密科研项目有关事项必须为该课题参研人员中的涉密人员（在以下流程中标注为：）
（2） 项目执行过程中所有涉密文档应在涉密机中解决 （在以下流程中标注为：）
（3） 项目申报、立项、实行、验收、归档及成果申报过程中，对涉密载体的产生、传递与管理应符合国家和学校的保密管理规定（在以下流程中标注为：）
（一） 协议签订
质量体系范围内项目须按照质量体系范围相关规定进行

获取渠道：科研院网站（协议模板、审批登记表、协议用校章使用申请表）
涉密项目：填写《涉密项目审批登记表》
项目负责人携协议文本及相关文献，填写《科研协议审批登记表》，如需盖校章或法人章需填写《北京航空航天大学印章使用申请表》

质量体系范围内项目，需提供《与产品有关的规定评审登记表》；协议金额≥500万，需提供会议审批意见。如规定提交质量体系认证证书、武器装备科研生产许可证和/或装备承制资格证书(不在认证范围的项目不予提供)，按照“质量与资质管理相关业务流程”办理

审核部门：各学院

学院对协议文本进行初审，在《科研协议审批登记表》签字盖章，并填写学院审批意见

涉密

审查部门：保密处

保密处审核《北京航空航天大学涉密项目审批登记表》

需要盖校章的，到科研院领导处审批
办理部门：科技管理中心
是
复核签章人员对协议文本及附件复核签章，留存《科研协议审批登记表》和双方单位盖章的协议及附件
办理部门：协议章—科技管理中心；
校章—党政办

协议复审人员在《科研协议审批登记表》签字并对通过的协议文本加盖骑缝章
审查部门：科技管理中心

校定密工作小组对《北京航空航天大学涉密项目审批登记表》进行审核备案

办理部门：科技管理中心

审查部门：科技管理中心
200万以上（含）的协议需征询法律顾问，需3~5个工作日
横向协议主审人员审查携带资料是否齐全、协议文本形式、条款内容及相关附件，并给出审查结果及建议

非密

审查部门：科技管理中心
横向协议复审人员对审批表、协议文本形式、条款内容及附件等进行审查复核

否
审查是否通过

审查部门：科技管理中心
是
协议复审人员在《科研协议审批登记表》签字并对通过的协议文本加盖骑缝章

办理部门：协议章—科技管理中心；
校章—党政办

复核签章人员对协议文本及附件复核签章，留存《科研协议审批登记表》和双方单位盖章的协议及附件
办理部门：科技管理中心
需要盖校章的，到科研院领导处审批

（二） 项目经费开题（入款）

获取渠道：科研院网站：

涉密项目：审批表中的项目名称须脱密解决

项目负责人从科研院网站下载《科研项目到款经费结算审批表》，并根据批复的任务书（预算书）或学校经费管理办法填写
科技管理中心审批并办理开题（入款）
办理部门：科技管理中心

项目负责人自行上网打印结算单，到财务处入款
经费到学校，由科研院项目主管告知相关学院或由项目负责人自行到财务处交款或查询信汇单
办理部门：财务处

主审人员对主协议原件、外协/外拨协议文本、《科研协议审批登记表》及相关材料进行审批，并给出审查结果及建议;
复审人员对所有文献进行审查复核，假如通过，对协议文本加盖骑缝章

审批部门：科技管理中心
涉密项目：、
复核签章人员盖章并留存相关审批表单及双方签字盖章的正式协议及附件1份，移交给协议审批人员对协议文本进行信息录入及归档管理
办理部门：科技管理中心
涉密项目：、，项目名称不录入，在涉密机或保密本上记录项目名称与协议编号的相应关系
科研院网站下载并填写《科研协议审批登记表》（学校为委托方）
携带主协议原件、外协/外拨协议、《科研协议审批登记表》及相关材料到学院审批
主协议是否涉密
否
是，涉密项目：、。与分承担单位签订的外拨协议的密级、保密期限原则上与主协议一致；用于实验、测试、加工等的外协协议原则上不允许涉密
协议文本中必须涉及密级和保密条款，除技术规定外，不能涉及任务背景、用途和技术（战术）指标等与协议内容无关的保密要点内容
从科研院网站下载并填写《涉密外协科研项目定密审批表》，并提供乙方单位保密资质复印件（盖乙方单位红章），若为机密级以上项目，还须与乙方单位签订《北京航空航天大学外协项目保密协议》（乙方单位盖章）
否
子协议是否涉密
是
涉密项目：、、
项目负责人负责非涉密外拨/外协协议内容及文本的脱密，并填写《涉密科研项目非密化解决审批表》
学院审查后，到科技管理中心审核备案
涉密项目：、

项目负责人与合作方协商拟定协议文本
涉密外拨/外协协议在执行过程中，外拨/外协单位应填写《涉密协作配套单位保密监督检查表》，返回后原件交科技管理中心备案，学院或项目负责人处留存复印件
外协50万元以上（含）的需先通过北京航空航天大学外协单位资质审查；需提供《北京北京航空航天大学外协单位资质审查表》中规定的相关材料，提交科研院组织会议评审。
质量体系范围内的项目，须按照《外包控制程序》执行，须在我校质量体系核定的“合格供方名录”
涉密项目：、、
（三） 项目经费使用及过程管理
（1） 外协/外拨协议办理

（2） 经费使用审批
1) 外协费/外拨费审批流程
获取渠道：科研院网站

涉密项目：登记表填写内容须脱密解决
根据需要，从科研院网站下载并填写《科研项目外协/外拨费拨款申请表》

审批地点：科技服务大厅

携带计划书原件、外协或外拨协议文本及《科研项目外协/外拨协议及经费计划登记表》到科技管理中心审批签字
办理部门：科技管理中心

审批通过后，到科技管理中心盖章
审批部门：财务处

带计划书、外协或外拨协议文本、科研院盖章的《科研项目外协/外拨协议及经费计划登记表》及《科研项目外拨费（拨合作单位经费）审批表》或《科研项目外协费审批表》审批表到财务处审批

到财务处办理借款或报销手续
办理部门：财务处
课题负责人妥善保存科研院盖章的《科研项目外协/外拨协议及经费计划登记表》，再次办理同一主协议的外协、外拨协议时，应将此表与主协议书一同提交到科研院审核更新
注：《科研项目外协/外拨协议及经费计划登记表》是办理外协/外拨经费审批的依据

注：外拨费指任务书上明确规定的需拨给分承包单位（合作单位）的经费；外协费是指拨付给项目分承包/合作单位以外单位的测试、化验、加工等技术加工服务费用。

2) 会议费审批
获取渠道：科研院网站：

对于北航主承办的会议外拨会议费时，从科研院网站下载并填写《科研项目主承办会议费审批表》
审查部门：各学院

带任务书或协议书（含预算表）、会议告知到学院审查
非密项目
涉密项目
审查部门：保密处

带任务书或协议书（含预算表）、会议告知到保密处审查
带任务书或协议书（含预算表）、会议告知到科技管理中心审批
审批及办理部门：财务处
到财务处审批并办理借款或报销手续
审批部门：科技管理中心

获取渠道：科研院网站：

涉密项目：，审批表填写内容须脱密解决
3) 评审费审批流程

从科研院网站下载并填写
《科研项目评审费/专家征询费审批表》

到财务处审批并办理借款或报销手续
带任务书或协议书（含预算表）、相关审批表到学院审查
带任务书或协议书（含预算表）、相关审批表到科技管理中心审批

审查部门：各学院
涉密项目：、

审批部门：科技管理中心
涉密项目：、

审批及办理部门：财务处

4) 交付委托方设备审批流程
交付委托方设备采购协议按外协/外拨协议办理流程办理，采购金额在招标范围以内的（≥50万），执行国家及学校有关招投标文献规定（办理部门：实验室及设备管理处），凭招投标备案书或中标告知书到科研院办理协议签订手续。
审批部门：各学院
涉密项目：、
携带主任务书（主协议书）、设备采购协议文本、《科研协议审批登记表》（学校为买方）到学院审批盖章（50万以上采购需携带中标告知书）

审批部门：科技管理中心
涉密项目：、
协议主审人员对其主任务书（主协议书）、设备采购协议文本、《科研协议审批登记表》及相关材料进行审批，并给出审查结果及建议

协议复审人员对其主任务书（主协议书）、设备采购协议文本、《科研协议审批登记表》及相关材料进行审查复核，假如通过，对协议文本加盖骑缝章并在财务借款单据或报销单加盖不建账章

审批部门：科技管理中心
涉密项目：、

盖校章的需要科研院领导审批

审批部门：科技管理中心

审批部门：科技管理中心
涉密项目：、项目名称不录入，在涉密机或保密本上记录项目名称与协议编号的相应关系

复核签章人员盖章并留存相关审批表单及双方签字盖章的正式协议及附件1份，移交给协议审批人员对协议文本进行信息录入及归档管理

办理部门：财务处

到财务处办理借款或报销手续

5) 经费调整审批流程
经费调整指入款时设立的外协、设备、劳务等费用因某些因素需要转为正常经费（均须有预算）。

涉密项目：审批表填写内容须脱密解决

从科研院网站下载并填写《科研项目经费调整申请表》
到财务处或自行上网查询、打印项目总账
第三个工作日可办理调整经费的报销或借款
学院审批
项目主管审批通过后办理调账
审批部门：科技管理中心

审批部门：各学院

办理部门：财务处或上网办理

（3） 执行过程监督检查

每年年终前，质量体系内项目（通过相关认证的项目），项目负责人将项目年度顾客满意度总结报告及部分附件、在研（含年度内结题）项目台账及《科研生产项目执行情况检查表》交到科研院质量办保存

涉密项目：、、

（四）经费结题结算
到财务处入卡
学院审核，并填写意见
项目负责人从科研院网站下载并填写《科研项目结题结算审批表》
到财务处进行结余金额审核，并签章
将审批表及结题证明材料交到科技管理中心
办理部门：科技管理中心
三个工作日后，到所在学院
领取结题结算告知单
办理部门：财务处
审核部门：各学院
获取渠道：科研院网站

涉密项目：审批表填写内容须脱密解决

（五）协议内容调整、延期或终止
：
主审人员对原协议、协议变更协议及《科研协议审批登记表》进行审批，并给出审查结果及建议

携带原协议、协议变更协议及《科研协议审批登记表》到学院审批盖章
审批部门：科技管理中心
涉密项目：、
审核部门：各学院
涉密项目：、
课题组与委托单位起草协议变更协议，涉及但不限于补充协议、延期或终止协议（可从科研院网站下载延期或终止协议模板），下载并填写《科研协议审批登记表》
获取渠道：科研院网站：

涉密项目：、、
需要盖校章，到科研院领导处审批
办理部门：科技管理中心
复审人员对原协议、协议变更协议及《科研协议审批登记表》等进行审查复核
审查是否通过
复审人员在《科研协议审批登记表》签字，并在科研管理系统进行信息核对与更新
是
否
审批部门：科技管理中心
涉密项目：、
审批部门：科技管理中心
涉密项目：、
复核签章人员盖章，将双方盖章后的变更协议交给协议审批人员归档
办理部门：科技管理中心
协议右上角注明协议编号（见经费结算单第一行）
涉密项目：、

（六）协议文本作废
（1） 双方签章协议文本作废流程

项目负责人写一份协议作废的说明，并由对方盖章

办理部门：科技管理中心
涉密项目：、
办理部门：科技管理中心
涉密项目：、

持已盖章的所有协议办理作废手续

公章管理人员在原盖章处盖作废章，并留存一份作废协议连同作废说明存档备案

协议作废后，重新按协议办理流程办理新协议手续

（2） 我方先盖章协议文本作废流程

项目负责人写一份协议作废的说明

办理部门：科技管理中心
涉密项目：、

持已盖章的所有协议办理作废手续

办理部门：科技管理中心
涉密项目：、
公章管理人员在原盖章处盖作废章，并留存一份作废协议连同作废说明存档备案

协议作废后，重新按新协议办理流程办理新协议手续