合同管理系统需求分析.doc

1.1.1 协议管理 1.1.1.1 管理思想及综述可实现多种协议类型的管理，可实现对协议在集团内部的多级审批。并可实现对项目类协议进行协议录入、协议变更、协议结算管理。并可实现对协议附件的管理。可实现项目月度资金计划的录入，并可实现与进度相结合的项目款的支付管理，最后实现付款记录自动生成凭证到总账系统。1.1.1.2 管理流程1.1.1.3 系统功能1.1.1.3.1 协议订立协议录入操作组织：实体成本中心组织或者非实体成本中心组织可以修改和删除“保存”或者“提交”状态下的协议；单击【】和【】，就可以上传“协议文本”和“工程附件”；单击【】，就可以对审批后的协议进行“责任部门”移交；单击【】，就可以查看该协议所有相关的信息。协议录入完毕后，点【】，然后在序时簿界面进行审批，协议审批支持工作流。协议修订操作组织：实体成本中心组织或者非实体成本中心组织进入“协议修订”主界面，选中需要修订的已审批协议，单击工具条上【】和【】，就可以修改和删除“保存”或者“提交”状态下的协议修订； 协议查询本功能用来自定义条件查询协议，双击查询出来的协议，可以看到该协议相关的执行信息，涉及协议信息、拆分信息、结算信息、变更信息、成本信息、付款信息、付款计划等信息。操作组织：实体成本中心组织或者非实体成本中心组织用户可以根据需要选择界面上的选项进行查询。协议执行“协议执行”涉及六个方面的内容：协议变更发起、变更审批单查询、变更签证确认、变更指令单查询、结算单录入、结算单查询。协议变更发起操作组织：实体成本中心组织或者非实体成本中心组织进入“协议变更发起”主界面，选中最明细工程项目，单击工具条上的【】进入“变更审批单-新增”界面；单击工具条上【】和【】，就可以修改和删除“保存”或者“提交”状态下的变更审批单； 变更审批单录入完毕后，点【】，单据状态变为“已提交”，然后在序时簿界面进行审批，该审批支持工作流。1.1.1.3.2 变更签证确认操作组织：实体成本中心组织或者非实体成本中心组织该功能是用来登记变更指令单的“下发”、“签证”以及“变更结算”等信息。如下图：填写完毕之后，点“拟定”，则该变更指令单的状态变为“已签证”。点【】可以进行签证的反向操作。系统支持批量签证的功能，点【】，则自动将选择的项目分期下的所有“已下发”状态下的变更指令单列示出来，供用户逐个签证确认。如下图所示：选择“已签证”状态的变更指令单，点【】，就可以录入变更指令单的结算金额。如下图所示：1.1.1.3.3 结算单录入操作组织：实体成本中心组织或者非实体成本中心组织进入“结算单录入”主界面，选择需要录入结算的协议，单击工具条上的【】进入“结算单-新增”界面；单击工具条上【】和【】，就可以修改和删除“保存”或者“提交”状态下的结算单； 1.1.1.3.4 无文本协议“无文本协议”涉及两个内容：无文本协议录入、无文本协议查询。无文本协议录入操作组织：实体成本中心组织或者非实体成本中心组织“无文本协议-新增”编辑界面如下，黄色部分为必录字段。1.1.1.3.5 扣款及奖励“奖励及扣款”涉及六个方面的内容：违约金录入、奖励单录入、扣款单录入及三种单据的查询。1.1.1.3.6 违约金录入操作组织：实体成本中心组织或者非实体成本中心组织1.1.1.3.7 奖励单录入操作组织：实体成本中心组织或者非实体成本中心组织 “奖励单-新增”编辑界面如下，黄色部分为必录字段。1.1.1.3.8 扣款单录入操作组织：实体成本中心组织或者非实体成本中心组织 “扣款单-新增”编辑界面如下，黄色部分为必录字段。1.1.1.3.9 违约/奖励/扣款查询操作组织：实体成本中心组织或者非实体成本中心组织用户可以根据需要选择菜单，实现对违约、奖励、扣款的分别查询。点开相应菜单后，用户可以按照界面上的选项进行查询。用户也可以通过设立“自定义”页签里条件进行组合查询。1.1.1.3.10 付款计划协议付款计划“付款计划”涉及七个内容：协议付款计划、月度付款计划、项目计划执行表、项目月度计划申请表、项目年度计划申报表、付款计划查询、付款计划执行表。操作组织：实体成本中心组织。该模块的功能为：按照“单一协议”为纬度，编辑每个协议的付款计划。进入“协议付款计划”主界面，选中相应的协议，单击工具条上的【】进入“协议付款计划”编辑界面； 月度付款计划操作组织：实体成本中心组织或者非实体成本中心。该模块的功能为：按照“协议”为纬度，查询每个责任部门的付款计划（默认为三个月）。 年度计划申报该模块的功能为：按照“成本科目-协议”为纬度，编辑工程项目的年度（12个月）付款计划。月度计划申报该模块的功能为：按照“成本科目-协议”为纬度，编辑工程项目的月度（3个月）付款计划。如下图所示: 该表录入完毕后，点【】，然后在序时簿界面进行审批，该审批支持工作流多级审批。当该表审批之后，自动将3个月内的付款计划反写到相应的“协议付款计划”。付款计划查询该模块的功能为：通过条件设立来查询协议付款计划，每一行显示一个协议的一个月计划。数据来源于“协议付款计划”。付款计划执行表该模块的功能为：以协议为纬度，汇总展现工程项目下协议的月度付款计划执行情况。示例如下：项目计划执行表该模块的功能为：以成本科目为纬度，将“项目年度计划申报表”、“项目月度计划申请表”以及月度实际付款等信息结合起来应用，通过层层累计的方式综合展现“项目周期”、“本年度”和“本月份”三个不同的时间纵深的付款计划的执行情况。因此，本表的数据来源为：“项目年度计划申报表”、“项目月度计划申请表”以及月度实际付款等信息。如下图所示：在项目执行情况表中，展开“项目成本执行情况”，显示的是项目累计发生的成本、付款、欠款以及待发生情况。如下图：在项目执行情况表中，展开“年度预算执行情况”，显示的是本年度成本、付款预算的执行情况，如下图：在项目执行情况表中，展开“本月计划执行情况”，显示的是查询当月的成本/付款计划、成本/付款实际发生、以及计划与实际的差额情况，如下图：1.1.1.3.11 付款管理“付款管理”涉及四个内容：付款申请单录入、付款申请单查询、付款单录入、付款单查询。付款申请单录入付款单录入1.1.1.4 系统应用价值和特点本系统应用价值和特点有如下几点：1. 涵盖协议管理全周期和协议管理全要素（协议订立过程、协议内容、协议主体（缔约方）、协议标的、协议变更与索赔、协议结算与支付、履约风险、履约联系、协议终结与总结等）；2. 支持各类协议的业务流程灵活匹配；3. 可以根据投资预算和项目管控规定，进行合约规划；4. 按照权责体系和绩效考核规定，实行协议的分级分类管理；5. 承接招评标数据，全面登记协议事务；6. 提供完整的协议录入、变更、结算、付款管理流程；7. 根据协议付款计划，严格控制协议付款申请，保障项目钞票流；8. 实现项目资金计划申报和资金全面预算管理；9. 有效实现变更管理，掌控项目过程成本发生；10. 实现协议文档管理、分次结算管理；11. 通过数据一体化功能，全面掌握协议执行情况；12. 通过流程管控实现公司内部控制以及工作流驱动。