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物业公司怎样高效开会.doc
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1、物业公司怎样高效开会?2015-07-10物业管理资讯会议,就是一群人在特定的时间和地点针对共同的问题或出于不同的目的进行信息和资源融合后群策群力以达到会议集体最大利益的一个过程,它需要充分发挥群体沟通与协调的团队决策作用。因此对于企业而言,高效的会议是一种软实力的象征。什么样的会议是高效会议呢?高效会议的本质就是利用较少的资源(包括时间、人力、物力、信息等)取得较好的会议结果,使会议群体的共同问题或争议较完美的得到解决。高效会议是充分克服可能导致会议效率不高的种种不利因素而取得的会议,因此它有以下八个特征:其实,开过会的人谁都知道应该怎样开会,也都清楚什么样的会议才是好的会议,但是为什么个人
2、都清楚(至少能说出一二三点来)的东西等到组成了群体反而容易出现混乱或者偏差呢?原因就是缺乏了必要的会议管理。那么会议真的需要管理吗?我们先来看看许多会议群体可能出现的一些不好的现象吧。这里从会议的三个阶段(会前、会中以及会后)进行描述。会议前1)缺乏会议成本的意识,许多可以用其他方式(电话、邮件等)解决的事务也要用会议的方式解决;2)会议资料准备不充分或者内容不够规范;3)会前沟通不够充分,导致会议上缺乏共识;4)会议目的、会议议程甚至是待决议事项不明确;5)参会人员范围或与会人员名单指定不明;6)时间观念淡薄,有不能按时参会的现象。会议中1)汇报重点不突出,直接导致核心问题没有被充分讨论;2
3、)会议过程缺乏时间和过程控制,大量时间浪费在细枝末节3)会议上与会人员因材料准备不足或议题认识不深从而参会表现不积极;4)发言不够简洁明了、直入主题,并且时间把握不够;5)会议现场太和气,不愿说出不同心声,殊不知意见不同是好事,这样议论才能面面俱到,从来没有人扮“黑脸”;6)没有专人做会议记录以及形成会议结论。会议后1)没有形成有质量的会议纪要,或者对会议纪要不重视;2)会议结论或决议没有及时知会相关人员;3)未能对会议决议进行跟踪落实,执行力度不足;4)存在会议决议随便颠覆、更改等朝令夕改的情况。会议是一个集思广益、群体沟通与协调的过程,它的主要目的是解决问题。但如果会议过程控制不佳或过于频
4、繁,非但无益于解决问题,反而使问题愈趋复杂。频繁而无效的会议往往是管理层以及公司高效运转的一大障碍。员工花太多时间在无效率的会议上,不仅浪费公司成本,也造成工作效率低下。因此,会议既需要管理,更不能缺少会议管理的技巧。要养成高效会议的习惯其实不难,重在重视二字,若存有“与我无关、无所谓、我个人的力量也改变不了什么”等心态,就算加重惩罚力度,也只是治标不治本。因此,我们不要整天空喊“要是没有烦人却无用的会议我的工作效率就会高”之类的话,而是该多想想,有哪些是我们可以做到的,哪些是能够避免的1、凡是会议,必做准备1) 通过邮件、电话或当面沟通等形式可以协调、解决的事一律不开会;2) 会议必须要有准
5、备,没有准备好的会议必须取消;3) 会议组织者至少提前2个工作日把会议相关材料(会议的目的、主题及会议议程等)或需要提前熟悉的资料发给所有与会人员,与会人员必须提前熟悉会议材料并做好在会议中积极而有效的参与讨论、表达观点的准备;4) 会议通知要以邮件的形式发送,通知内容应包括明确的时间、地点、汇报人、参加人(区分必须参加人和可参加人)、决策事项以及会议相关材料等。2、凡是会议,必有纪律1) 与会人员必须提前2分钟到达会场,尽量做到准时开始按时结束;2) 因故不能出席会议,需事先向会议主持人请假或者指定代理人参加(代理人需同样按照要求做好会前准备);3) 对于一些会议共识(例如手机调成静音等)需
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