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物业公司怎样高效开会？
2015-07-10 物业管理资讯

会议，就是一群人在特定的时间和地点针对共同的问题或出于不同的目的进行信息和资源融合后群策群力以达到会议集体最大利益的一个过程，它需要充分发挥群体沟通与协调的团队决策作用。因此对于企业而言，高效的会议是一种软实力的象征。

什么样的会议是高效会议呢？高效会议的本质就是利用较少的资源（包括时间、人力、物力、信息等）取得较好的会议结果，使会议群体的共同问题或争议较完美的得到解决。高效会议是充分克服可能导致会议效率不高的种种不利因素而取得的会议，因此它有以下八个特征：

其实，开过会的人谁都知道应该怎样开会，也都清楚什么样的会议才是好的会议，但是为什么个人都清楚（至少能说出一二三点来）的东西等到组成了群体反而容易出现混乱或者偏差呢？原因就是缺乏了必要的会议管理。那么会议真的需要管理吗？我们先来看看许多会议群体可能出现的一些不好的现象吧。这里从会议的三个阶段（会前、会中以及会后）进行描述。

会议前

1）缺乏会议成本的意识，许多可以用其他方式（电话、邮件等）解决的事务也要用会议的方式解决；

2）会议资料准备不充分或者内容不够规范；
3）会前沟通不够充分，导致会议上缺乏共识；
4）会议目的、会议议程甚至是待决议事项不明确；
5）参会人员范围或与会人员名单指定不明；
6）时间观念淡薄，有不能按时参会的现象。

会议中

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1）汇报重点不突出，直接导致核心问题没有被充分讨论；
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2）会议过程缺乏时间和过程控制，大量时间浪费在细枝末节
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3）会议上与会人员因材料准备不足或议题认识不深从而参会表现不积极；
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4）发言不够简洁明了、直入主题，并且时间把握不够；
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5）会议现场太和气，不愿说出不同心声，殊不知意见不同是好事，这样议论才能面面俱到，从来没有人扮“黑脸”；
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6）没有专人做会议记录以及形成会议结论。
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会议后

1）没有形成有质量的会议纪要，或者对会议纪要不重视；
2）会议结论或决议没有及时知会相关人员；
3）未能对会议决议进行跟踪落实，执行力度不足；
4）存在会议决议随便颠覆、更改等朝令夕改的情况。

会议是一个集思广益、群体沟通与协调的过程，它的主要目的是解决问题。但如果会议过程控制不佳或过于频繁，非但无益于解决问题，反而使问题愈趋复杂。频繁而无效的会议往往是管理层以及公司高效运转的一大障碍。员工花太多时间在无效率的会议上，不仅浪费公司成本，也造成工作效率低下。因此，会议既需要管理，更不能缺少会议管理的技巧。

要养成高效会议的习惯其实不难，重在重视二字，若存有“与我无关、无所谓、我个人的力量也改变不了什么”等心态，就算加重惩罚力度，也只是治标不治本。因此，我们不要整天空喊“要是没有烦人却无用的会议我的工作效率就会高”之类的话，而是该多想想，有哪些是我们可以做到的，哪些是能够避免的……

1、凡是会议，必做准备

1) 通过邮件、电话或当面沟通等形式可以协调、解决的事一律不开会；
2) 会议必须要有准备，没有准备好的会议必须取消；
3) 会议组织者至少提前2个工作日把会议相关材料（会议的目的、主题及会议议程等）或需要提前熟悉的资料发给所有与会人员，与会人员必须提前熟悉会议材料并做好在会议中积极而有效的参与讨论、表达观点的准备；

4) 会议通知要以邮件的形式发送，通知内容应包括明确的时间、地点、汇报人、参加人（区分必须参加人和可参加人）、决策事项以及会议相关材料等。

2、凡是会议，必有纪律

1) 与会人员必须提前2分钟到达会场，尽量做到准时开始按时结束；

2) 因故不能出席会议，需事先向会议主持人请假或者指定代理人参加（代理人需同样按照要求做好会前准备）；
3) 对于一些会议共识（例如手机调成静音等）需尽量做到、做好。

3、凡是会议，必求效率

1) 所有与会者需用心倾听并整理归纳他人意见，积极发言、表达有效观点，发言时尽量简明扼要、言简意赅；
2) 会议管理从自我管理开始，控制自己的情绪、只对事不对人，要有敢于得罪人也要客观面对问题的态度，避免会场“永远和谐”；

3) 会议主持人需严格控制会议时间和会议进程，时刻注意讨论内容是否始终围绕主题，避免出现过多题外话、一言堂或者争论混乱等状况。
4、凡是会议，必得结果

1）会议主持人必须选择有经验、有影响力、有较高说话技巧且最好能够保持意见中立的人担当；
2）会议主持人应避免熟悉议题而讲话最多，需尽量保证每个参会者的发言机会均等，避免一言堂、冷场以及对抗争执的情况出现，应形成互动的会议氛围；
3)决策方式应根据会议目的和议题内容决定，切忌避免从来都是“权威或者强势决策”的情况，不管以哪种方式（包括权威决策法、少数服从多数法、无异议决策法以及共识决策法）决策，均应达到所有人或大部分人都认同并且愿意执行的结果；

4)从会议成本考虑，每次会议必须取得会议结果，尽量做到“一个会议议程一次会议解决”，就某一个问题反复的开会，会议本身就出现了问题。

会议必须要形成会议纪要，会议纪要对每位参会人员不只是作为会议决策内容和待办事项的提醒，更多的是能够作为日后责任和权限的文字证据。当然也是一种积极的暗示，因为会议没有形成有文字的决议内容，就会有会议的作用没有体现出来的错觉，便会让有些人误以为开会没有意义，直接影响其参会的积极性。

5、凡是会议，必有记录

1)会议中，会议组织者必须找专人做会议记录，会议内容需如实记载，不可任意添加包含记录者个人观点的内容；
2)会议记录者应及时形成会议纪要，经分管领导审核后于2个工作日内发送全体与会人员以及会议决议可能涉及的人员；
3)会议纪要的各项决议一定要有具体的责任人以及完成时间等内容，如需多方合作、协调的决议须在会议记录中说明，避免日后互相推诿。

“散会不追踪，开会一场空”，会后的跟进和督查工作既可以说是一次会议的收尾工作，在一定意义上也是下一次会议的准备工作，因此必不可少。会后的跟进包括会议督办人的跟进和参会者的自我跟进。无论是前者还是后者，都要学会自我评定，以此检查自己前期工作及会议整个过程中的得失，为下一次会议质量的提高做准备。
然而，在实际工作中，很少有人会在开会之后继续跟进工作，人们只是把开会当作开会而已。大家都以时间紧、任务急为借口，会后不再考虑开会过程中的各种情形，对于那些认为与自己无关的会议则更是如此。其实，会后的回顾能帮助自己思考并澄清一些事情，从会议中得到更多的收获，这是一种良好的习惯。

6、凡是会议决议，必须追踪督办

1）杜绝在会议达成共识后提出个人异议并以此作为拒绝执行或者消极执行的原因，若要调整或颠覆会议决议需再次集体决策；
2）必须建立会议事后追踪制度，会议的每项决议都要由组织会议的部门分管领导进行跟踪督办、稽查核实，运营中心抽查落实；
3）需公司层面协调、解决的事宜或者领导层密切关注的决策事项由运营中心跟踪督办。

对于很多人来说，开会是件痛苦的事。但既然开会无法避免，那为什么不换个态度、换种心情去开会呢？很多人觉得开会很枯燥，那是因为他们对会议不重视。只要思想上重视会议，想从会议中获取有用的观点或者想法，都会对会议内容产生一丝兴趣，从而也就不会对会议感到枯燥厌烦，久而久之，高效会议也就自然而然的随着良好的习惯接踵而至。面对高效会议，你准备好了吗？

根据金地商置资料整理
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