档案管理制度汇编.docx

档案管理制度汇编

档案管理制度 2
文献管理制度 6
档案归档制度 15
文书材料归档制度 17
声像材料归档制度 22
会计文献材料归档制度 25
电子文献归档制度 27
档案保密制度 32
档案查阅运用制度 33
档案鉴定、销毁制度 34
重大活动档案登记制度 35

档案管理制度
第一章 总 则
第一条 为提高档案管理水平，充足发挥档案管理在各项工作中的指导作用，制定本制度。
第二章 合用范围
第二条 本制度合用于公司全体员工。
第三章 职 责
第三条 积极宣传并遵守国家和集团公司关于档案管理的法规、制度、规定。
第四条 维护档案的完整、系统和安全，定期检查档案保管情况，改善档案保护技术，严守机密。
第五条 档案管理人员应热爱本职工作，全面了解和掌握档案室情况,热情接待档案运用者，迅速、准确提供所需档案和资料。
第六条 档案保管应科学分类、排列、编号，要排列整齐，与存放索引相一致。
第七条 定期检查和核对档案内容、数量，以及存放的顺序和位置，做到心中有数。
第四章 工作规范
第八条 档案室管理规范
一、认真贯彻“以防为主、防治结合”的原则，切实加强档案室的各项安全措施。
二、档案室为公司机密重地，非档案管理人员未经领导准许不得擅自进入档案室。
三、不得窃取、出卖和涂改档案，违者追究法律责任。
四、档案出入库要及时登记，借出的档案须准时归还，运用后的档案应随即放回原处。
五、定期对档案室的案卷及保管条件进行检查,切实做好防盗、防火、防水、防潮、防尘、防虫、防霉工作。
六、做好档案室温湿度的监控与登记工作。
第九条 保密工作规范
一、严格遵守和档案保密工作有关法规和制度。
二、查阅时须严格履行审批和登记手续，注明查阅目的和内容。
三、强化保密意识，严格控制阅档范围，严禁擅自翻阅、抄录及复印秘密文献资料。因需要经批准摘录或复制涉密档案材料的，须妥善保管，用后销毁，如发生涉密问题，后果由运用者负责。
四、发现丢失泄密情况后，立即向有关领导报告，并积极配合有关部门查处。
五、档案管理人员或运用者，如有违反保密规定的，视情节轻重按有关规定解决。
第十条 档案运用规范
一、查阅公司一般档案材料,由综合部负责人签字批准,涉密档案，须经综合部负责人批准后报公司重要负责人签字批准。
二、严格履行借阅手续，并将运用结果及时向档案管理员反馈。
三、查阅运用档案，必须在档案室内，不得带出室外，不得转借别人传阅，随意摘录和复制。特殊情况需摘录或复制档案材料需经领导签批，摘抄时必须保持档案内容的准确性，不准任意篡改。
四、查阅运用档案时不得随意涂改、拆卷或损毁。工作人员对违规者，有权给予劝告、责令补偿或其它处置，直至追究法律责任。
五、档案、资料一般不外借。确因工作需要外借的，须经综合部负责人批准报公司重要负责人审批后，办理外借手续（限5天内归还）,若续借，需办续借手续。
六、要爱惜档案，保证档案的完整与安全，不准折叠、勾划、涂改、抽撕、
拆卷，不准在阅卷时吸烟、喝水。
第十一条 档案鉴定销毁规范
一、根据档案保管期限规定，及时对保管期满的档案进行鉴定、销毁。
二、鉴定档案必须采用直接审阅档案原件的方法，严禁只看案卷标题的间接鉴定方法。

三、经鉴定，对已经失去保存价值，需要销毁的档案要编造销毁清册，经公司重要负责人审批，方可销毁。
四、销毁档案时，必须有两人以上监销，监销者要在档案销毁清册上签字，注明销毁的方式和日期。
五、严格遵照保密工作守则。对于大量销毁的档案，要送造纸厂当场化为纸浆，严防泄密。
六、不归档的重份文献及内部材料，须交由综合部集中销毁。
第五章 附 则
第十二条 本规定未尽事宜或其他特殊情况，由总经理办公会另行决定。
第十三条 本规定由综合部制定并负责解释。
第十四条 本规定自发布之日起实行。

文献管理制度
第一章 总 则
第一条 为提高办公速度和发文质量，充足发挥文献在各项工作中的指导作用，制定本制度。
第二章 合用范围
第二条 本制度合用于公司外部机构的来函、来电和来文；本公司上报下发的各种文献、资料。
第三章 职 责
第三条 综合部负责公司各类文献的归口管理、签收和保管，阅批和分转、传阅和催办、发放、借阅和清退以及立卷与归档。其他各部门指定兼职文管员在综合部指导下对部门文献进行相应解决。
第四章 工作程序
第四条 文献的签收。任何送到公司的公启文献（除公司领导亲启之外）均由文秘宣传主管签收，再交由综合部经理拆封。在签收和拆封时，文秘宣传主管和综合部经理要注意检查封口和邮戳。对函件开口和邮票撕毁应查明因素。
第五条 文献保管。综合部经理对来文拆封后，应及时附上《公司文献解决单》，或扫描后通过OA办公平台，分类登记编号、保管。须由公司承办或归档的公司领导亲启文献，在公司领导启封后，应交综合部办理正常手续。
第六条 文献的阅批和分转
（一）公司收文运转充足依托 集团OA办公平台，各部门指定文管员向综合部发文。
（二）向地产旅游集团报文流程为：各部门需报送材料转至综合部（文管员）→综合部负责人阅批→向地产旅游集团综合部（文管员）提报→地产旅游集团综
合部（文管员）接受→地产旅游集团综合部负责人阅批→呈总经理审批→呈董事长审批→地产旅游集团综合部（文管员）将领导批示内容反馈给报文单位综合部（文管员）→综合部（文管员）反馈信息转报文部门负责人→材料编号→归档
（三）对于公司各部门的内部请示报告类文献，审批流程为：拟稿部门拟稿→部门负责人核稿→综合部接受（文管员）→综合部负责人阅批→副总经理审批→总经理审批→董事长批示→编号→归档
（四）以上为常规流程，在文献运转过程中，也许需要多次领导批示，多个职能部门提出意见，以及提交公司总经理办公会议研究等情况，流程根据需要略作调整。
（五）文献运转中，部门受理环节的主办部门要积极与协办部门沟通，尽快反馈办理意见和结果。
（六）综合部文管员及部门拟稿人负责及时跟踪上报文献的解决结果。

第七条 文献的传阅和催办
（一）传阅文献应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文献带回家或带到公共场合，也不得将文献转借、分阅其别人员。对尚未传达的文献不得向外泄漏内容。
（二）阅批文献应及时，一般不得超过两天，阅后应署名以示负责。如有领导“批示”、“拟办意见”，综合部应督办、催办有关部门和人员按文献所提规定和领导批示办理有关事宜。
（三）阅文时不得抄录全文，不得任意取走或复制、转借文献夹内任何文献及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。
（四）文献阅读完后，应交还综合部文秘主管，不得横向传阅。
（五）文秘主管对文献负有催办检查督促的责任，承办部门接到文献、函电应立即指定专人办理。不得将文献压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得综合部经理批准后，予以复印或摘抄，原件应及时周转归档。
第八条 发文规定
（一）公司正式对外发文只能以公司名义，公司上报下发正式文献的权力集中于综合部，各部门一律不得自行向上、向下递送正式文献。
（二）各部门需要向上反映报告重要情况或向下安排布置重要工作规定的，对全公司影响较大的工作部署，须由公司董事长批准签发，由综合部发文。
第九条 发文范围
（一）凡以公司名义发出的文献、通告、决定、决议、请示、报告、会议简报以及公司编写的会议纪要，均属发文范围；
（二）公司对外发文重要用于：对业务单位联系有关工程建设、技术、材料供应、公司经营、人事劳资等工作事宜；
（三）各部门与所属单位发生的一般业务联系，可用各部门的名义发文，应各自编号备查。
第十条 发文内容
（一）发布公司的规章制度；
（二）公布公司的重大工程、技术、安全、经营管理、生活福利等决定；
（三）发布公司有关奖惩决定和通报；
（四）其他有关公司的重大事项。
第十一条 发文程序与规定
（一）公司发文流程：拟稿（部门员工）→部门核稿（部门负责人）→综合部初审（文管员）→综合部阅批（综合部负责人）→总经理阅批→董事长签发→编号（文管员）→校对（拟稿人）→盖章套打→归档
（二）公司向集团公司的发文，需由地产旅游集团相关部门提出意见，连同公司发文（作为附件），按照发文流程，报送集团公司。

（三）以上为常规流程，在文献运转过程中，存在提交公司总经理办公会议研究或驳回等情况。
第十二条 发文组成部分
（一）发文号：由公司的代字、发文年度、发文顺序号组成，与签发人姓名一并位于文头与界栏线上；
以公司名义发文字号为“鲁金 字［年度］＊号”，规划设计部发文则为“鲁金 规字［年度］＊号”，工程技术部发文则为“鲁金 工字［年度］＊号”，计划成本部发文则为“鲁金 计字［年度］＊号”，财务部发文则为“鲁金 财字［年度］＊号”，综合部发文则为“鲁金 综字［年度］＊号”，均加盖公司公章。
（二）主送机关：向上级的请示、报告，一般只写一个主送单位；需同时报送另一个上级部门的，用“抄报”；对同级则用“抄送”；
（三）标题：对文献重要内容的概括和反映，用三号黑；
（四）正文：文献的主体部分，用三号仿宋；
（五）附件：附件位于正文之后、印章之前，注明附件的序号、标题。
（六）文献日期：涉及年、月、日，写在文献末尾，一般以印制日期为准，重要文献以签发日期为准；
（七）文献印章：加印在发文日期中间；
（八）密级：保密文献注明密级；
第十三条 用纸格式，公司经营管理类文献统一使用A4 纸。
第十四条 印装格式
（一）文献均采用横书横排；
（二）单面印刷可在上端装订，双面印刷在左面装订；
（三）装订可用线装、钉装、胶粘等办法。
第十五条 版面格式，首页采用文头，页脚标注页码。
第十六条 文献的借阅和清退
（一）公司各部门有关工作人员因工作需要借阅一般文献的，须办理借阅登记，对有密级的文献须经综合部经理批准后方可借阅。
（二）借阅纸质文献应严格履行借阅登记手续，准时归还。任何人不得将文献带走或全文抄录，不允许拆卷和在文献上勾划。借阅电子文档，应遵守保密守则。
（三）文秘宣传主管应定期对已办妥的文献和领导规定限期清退的文献，进行收缴清退工作。如发现文献丢失，必须及时查明因素和责任者，并如实向上级报告。
第十七条 文献归档
（一）文献归档应按照年度、部门、内容、期限，分门别类地进行整理归档。
（二）归档时，规定把文献的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全，保持文献、材料的完整性。
（三）要坚持平时归档与年终归档相结合的原则。重要工作、重要会议形成的文献材料，要及时归档。
（四）上年度形成的文献材料，规定在本年度三月份以前整理完，四月份正式归档。
第十八条 文献销毁
（一）对于多余、反复、过时和无保存价值的文献，文秘要定期清理造册，经公司总经理办公会议批准，办理销毁手续。
（二）经审核批准销毁的文献，应由文秘进行正式销毁。
第十九条 文献管理记录
（一）综合部文秘对送到公司的公启文献进行登记。
（二）综合部对拆分的文献分类登记编号、保管。
（三）以公司名义的发文综合部至少要保存一份进行保管，各部门提交并由综合部制发的公文可由综合部视具体情况而定是否对其进行保管，但发文部门须至少保存一份。
（四）文献的借阅和清退应由综合部档案管理员进行登记。
（五）文献由综合部档案管理员进行整理归档。
第五章 附 则
第二十条 本制度未尽事宜或其他特殊情况，由总经理办公会另行决定。
第二十一条 本制度由综合部制定并负责解释。
第二十二条 本制度自发布之日起实行。

附表1：
文献/资料登记表
序号
文献/资料名称
来源
密级
登记时间
保存期限
1

2

3

附表2：
文献/资料发放登记表
序号
文献/资料名称
发放日期
密级
接受部门
接受部门
1

2

3

附表3：
档案查阅（外借）登记表
序号
借（阅）档案名称
日期
借阅人签字
1

2

3

附表4：
文献销毁申请表
序号
销毁档案名称
销毁原由
1

2

3

申请人：

日期：
审批意见： 签字：
日期：

注：档案管理员要定期整理档案，对需要销毁的档案提出销毁申请。

附表5：
档案销毁登记表
序号
销毁档案名称
销毁时间
经办人
1

2

3

档案归档制度
为了将本公司档案完整齐全地收集、保管起来，建立起内容丰富，结构合理的室藏结构，更好地为单位业务工作和其他工作服务，制定本制度。
第一章 归档范围
凡是反映本公司工作或业务活动以及其他具有查考运用价值的各种门类、各种载体的文献材料，均属归档之范围。
1、上级机关制发的属于本公司主管业务需执行的文献、普发的非主管业务但需执行的法规性文献、上级召开的需贯彻执行的会议重要文献以及上级领导针对本公司的重要发言、指示等。
2、本公司党、政、工、团、人事、财会、保卫、基建等工作以及各内部机构形成的有查考、运用价值的各种载体的文献材料。
3、同级单位和非从属单位需要执行、业务或工作联系密切以及检查本公司工作制发或形成的重要文献。
4、直属下级单位报送的重要的工作计划、总结、请示、干部任免、典型材料、记录报表和法规备案文献材料。
5、本公司重要活动、重大事件以及专门业务形成的文字材料、照片、音像等。
6、公司和个人其他有重要保存价值的文献、资料、图书、实物等。

第二章 归档时间
需要归档的文献材料，一般按年度进行整理归档，即须在当年上半内，将上一年度本单位形成的以及其他属于归档范围的各种载体的文献材料，按照规定先由文书部门或业务部门收集齐全，整理装订，再移交档案部门进行规范排列和实行集中统一保管。
对于专业方面的专门文献、特殊载体的文献，如基建档案等，可以适当延长收集归档时间，但也要在办理完毕后及时收集、整理、归档。
第三章 归档的基本规定
1归档的文献材料须齐全、完整、准确，即每年需归档的文献材料种类、份数以及每份文献页数等，不得残缺不齐。
2、归档的文献材料应系统、条理、规范，即符合文献的自然形成规律，保管期限区分准确，分类科学，组卷合理，卷盒内文献排列有序、条理清楚。
3、归档进室的档案一定符合规定，案卷题名简明确切，归档目录内容完整准确，统一装订整齐美观，案卷排列及编号符合规定。
4、机关单位发文应建立“两套制”（打印正文保存两份），机关及撤消单位的档案都要按照国家规定，定期向档案馆移交。

文书材料归档制度
第一章 归档范围
1、党、政、工、团各部门在工作中形成和解决的具有保存价值的各类文献材料。
2、各业务部门在管理活动中形成和解决的具有保存价值非技术性文献材料。
3、外出参观、学习、开会带回来的及向外单位索取的具有保存价值的非技术性文献材料。
第二章 归档时间
归档文献材料按规定整理后，于次年三月底前归档。
第三章 归档份数
公司的发文规定归档两套，一套定稿与印件，一套印件。
第四章 文书材料整理的质量规定
为了保持文献之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和运用，对归档文献材料整理质量提出如下规定：
1、为保证归档文献材料整理质量，文献制发一律采用国家标准规定的用纸规格，左侧留有装订线，不在装订线之外修改文献或批注意见，起草、修改、签发、文献一律用钢笔或毛笔，使用耐久性较好的书写材料，如墨汁、兰黑及碳素墨水，不准使用铅笔、园珠笔、红墨水和纯兰墨水。
2、归档的文献材料一定要齐全、完整。
3、整理文献时，应保持文献的有机联系，以“件”为整理单位，进行文献级整理，一般以每份文献为一件，文献正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文可为一件。
4、将文献按年度分开，不同年度的文献一般不得放在一起整理归档；但跨年度的请示与批复应放在复文年整理归档；没有复文的放在请示年整理归档；对于计划、规划、总结、预决算、记录报表以及法规性文献等内容涉及不同年度的文献，应按文献落款日期，归入文献形成年度整理归档；跨年度的会议、解决案件等形成的文献，应纳入办结年度整理归档。
5、归档文献的排列，是在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要限度等排列，同一事由内归档文献是按文献形成时间的先后顺序排列，或者按文献的重要限度排列；不同事由归档文献是准时间、重要限度等方法排列。同一文献印本在前，定稿在后；批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；重要法规性文献定稿在前，历次稿依次排列；结论、决定性文献材料在前，调查依据材料在后。
6、归档文献的编号与盖章。室编件号是在同一年度内，同一组织机构的一个保管期限内从“1”开始逐件流水编号，编号后形成永久、定期2个流水号。①全宗号。②年度。填写此项时，应采用公元纪年，以4位阿拉伯数字表达。③保管期限。保管期限分为永久、定期2种。④盖章。填写归档章项目时应使用符合档案保护规定的笔迹材料，如碳素墨水等，也可使用打号机打号。严禁用园珠笔、铅笔、纯兰墨水不耐久的书写材料进行填写，归档章一般应加盖在归档文献首页上端居中的空白位置或左上端空白位置；如有文献签发单或收文解决单的，也可盖在文献解决单上端空白位置。这样既可加盖归档章，也便于保护文献正本的原始面貌。归档章尽量不要压住文献笔迹，也不宜与批示文字或收文章等交叉。
7、归档文献的编目及格式。①件号。归档文献目录中“件号”是指室编件号，应填写室编件号。②责任者。填写责任者项时一般应使用全称或通用简称。联合发文时一般应将所有责任都照实抄录，责任过多时可适当省略，但立档单位是责任者的必须抄录。未署责任者的文献，编目时应尽量根据文献内容、形式等特性加以考证并填写。③文号。填写文号项时应照实抄录，代字、年度、顺序号都不能省略。文号栏内不得填写诸如“会议文献之一”等文献顺序号，亦不得填写“情况反映”等刊物名称。④题名。填写题名时应照实抄录。有的文献尚有副题名或并列题名。在正题后可以反映文献内容时，副题名一般无须抄录。并列题名即以其他语言书写的题名，需要时与正题名一并抄录。有的文献没有题名，或题名含义不清，不能提醒或不能全面提醒文献内容，应根据文献内容重新拟写或补充标题，并在新拟或补充标题之外加“[]”号填写在目录中。会议记录须重拟题名时，应写明会议的时间和重要内容。此外，有些归档文献的附件独立性强，如正文仅有实行意见，附件则是具体的条文规定，或者附件是正文的重要补充和说明。此时应在正件题名后抄录附件题名，处加“（）”号。⑤日期。填写日期时应以8位阿拉伯数字标注年、月、日，如2023年1月17日，标注为20230117。文献上未注明日期的，编目时应根据文献内容加以考证并填写。实际填写目录时，为避免日期项占用的列宽过长，可将表达月、日的数字回行填写，即填为两行，上行为年度，下行为月、日。⑥页数。计算页数时以文献中有图文的页面为一页，空白页不计。大张的文献或图表折叠后，仍按未折叠前有图文的页数计算页数。⑦备注项用于填写归档文献需要补充和说明的情况，涉及密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。此外假如有些条目须说明的情况较多，备注栏难以填写时，可在备注栏中加注“*”号，将具体内容填入备考表中。⑧打印归档文献目录时，鉴于目录中不同条目的内容长度不同，占用空间也不同，目录中的行距允许有所不同。⑨归档文献目录应单独装订成册并编制封面。目录及封面用纸幅面尺寸统一为国际标准A4型。
8、归档文献的装订及装盒。①永久保管文献的装订。“件”内文献材料去掉金属物，对破损文献进行修裱，对笔迹模糊或易退变的文献进行复制，对过大的文献进行折叠等。然后将“件”内的各页以左、下侧对齐，采用三孔一线装订法装订。②定期保管文献的装订。“件”内文献保持原样，按顺序排列后以件为单位用订书机装订。③装盒。归档文献应严格按照件号的先后顺序装入档案盒，与归档文献目录中相相应的排列顺序相一致，不同形成年度的归档文献不应收入同一档案盒；不同保管期限的归档文献不应放入同一档案盒；不同机构形成的归档文献不应放入同一档案盒。

声像材料归档制度
声像档案是国家档案的组成部分，是生产建设、科学研究等活动的真实历史记录之一。是以照片、底片、录音带、录像带、影片为载体的文献材料。加强声像材料的归档管理，保证其完整性、准确性、系统和及时性，是档案管理所必须切实抓好的一项工作。
为了加强声像材料的归档管理，保证档案的完整、准确、系统、充足发挥档案作用，为公司各项工作和社会服务，特制定本制度。
公司各部室在工作中形成的具有长期保存运用价值的声像材料。均规定按规定及时向档案室移交归档，以便妥善保管及方便运用。
第一章 声像材料的归档范围
1、党和国家领导人及省级领导人来总部视察活动的照片、底片、录音、录像带。
2、上级机关来公司检查工作的照片、底片、录音、录像带。
3、公司职工大会、纪念和庆祝性员工集会的照片、底片、录像带。
4、省以上电视台、广播电台、报社、杂志社拍摄或采用的有关公司活动及面貌的照片、底片、录音、录像带、新闻电影考贝。
5、公司组织或参与的重要外事活动中形成的照片、底片、录音、录像带。
6、反映公司特点和面貌的照片、底片、录音、录像带。
7、外出购买或交流、摄录的照片、底片、录音、录像带。
8、公司有关领导和职工参与重要社会活动的照片、底片、录音、录像带。
9、其他具有保存价值的照片、底片、录音、录像带。
第二章 归档时间
1、照片、底片规定在冲洗出照片后一个月内归档；外出购买、交流、摄制资料照片、底片在报销前归档；
2、录音在录制后半个月内归档；
3、录像在录制后半个月内归档，需要送交上级部门审查和电视台播放的审查、播放后归档。
第三章 归档规定
1、凡需要归档的声像材料，必须收集齐全，鉴别清楚。照片、底片归档前，归档部室和归档个人要把每张照片、底片进行认真地分辨，一一填写摄拍的时间、地点、对象、内容，涉及人物的还要注明职务；录音带、录像带要注明录制时间、录制人，拟写录音录像带题名，编制内容的简要说明或介绍。有解说词及其它文字材料的要随同声像材料一同归档，可不必再编制内容说明或介绍。

2、凡归档的声像材料要保证质量。照片、底片规定拍摄中洗清楚可见，无划痕、断裂现象，反差适度；录音带规定口齿清楚、声音宏亮、可以让人听清，录像带规定影像清楚、声音清楚、宏亮。
3、归档的照片、底片，规定按其形成规律、特点进行系统排列，需要保密的要提出密级。
4、各部门及有关人员在形成声像材料同时，必须承担声像材料的归档责任，照片、底片的归档由拍摄人员负责，录音录像属于本部录制的，由本部负责聘请工作的部门及人员负责，属于外出购买复制的由负责购买、复制工作的部门和个人负责。
5、本部的声像档案由档案室实行集中统一管理，其他部门或个人不得借故长期保存具有长期运用价值的声像材料。

会计文献材料归档制度
第一章 归档范围
1、会计帐簿
2、会计作证
3、会计报表
4、其它
第二章 归档时间
会计文献材料规定在形成后第三年的（即已由财会部门保存一年的）第一季度内归档。
第三章 归档规定
1、归档的文献材料种类、份数以及每份文献的页数均应齐全完整。
2、归档文献材料规定装订成册。帐簿要按总帐、日记帐、存款日记帐、明细帐及辅助帐簿等分别建帐。
帐册要在分类建帐基础上根据情况装订，报表每年一装订； 凭证按月装订成一卷或数卷；案卷厚度一般不得超过四公分。装订采用三孔一线。
3、每一案卷内文献规定按排列进行编号。帐簿编页号； 报表编张号，假如是双面都有内容应编页号；凭证以记帐单为单位编顺序号，每张记帐单必须填写清楚附件张数。除凭证外，卷内文献编号应在文字的每页材料正面右上角，背面的左上角。
4、案卷封面的填写规定齐全，封面格式采用财务部现在使用的帐簿、凭证的统一格式，不得擅自更换格式，报表封面采用文书档案封面格式。封面书写应工整，一律采用碳素、兰黑墨水书写或打印。
5、案卷脊背填写为了统一格式，特作以下规定：
①凭证脊背填写应有年、月份、会计解决号和档号，除档号外，其他均由立卷的会计、部门填写。
②报表填写档号，由档案室填写，其他部门不用填写。
6、装订的凭证。一律规定下齐，右边齐。装订的卷内文献必须去掉金属物，无压字、无掉页现象；对笔迹扩散、破损的文献要进行修补、加固，或者复制，复制件与原件一并立卷。案卷应整齐、美观。
7、会计报表、会计帐簿应按排列顺序填写卷内文献目录和备考表，卷内目录放在卷首、备考表排列在卷内文献材料的尾页之后。备考表内应填写情况说明和立卷人的姓名、时间，无情况说明不必填写。
8、会计凭证、帐簿、报表等会计文献材料，统一使用国家财政部门统一印制的表格。会计档案材料的各种手续，必须完备、笔迹工整、签字和印章清楚、规格整齐划一。

电子文献归档制度
为保证公司归档文献的完整、规范,切实做好电子文献的收集积累整理归档工作，特制定本制度。
第一章 电子文献的范围
只要是本公司在工作中形成或采用的具有查考运用价值的各类电子文献都应收集保存。需要收集保存的电子文献类型如下：
1、图像文献：将公文或图纸、图表通过扫描仪、数码相机等设备输入计算机管理而形成的文献。类别代码为I。
2、图形文献：由ＣＡＤ系统或其他制图软件生成的文献。类别代码为G。
3、数据文献：各种类型的分析、计算、测试、设计参数及管理数据等文献。类别代码为D。
4、文本文献：用字解决技术解决形成的文字文献、表格文献。类别代码为T。
5、影像文献：记录影像的文献。类别代码为V、
6、声音文献：记录声音的文献，类别代码为A。
7、多媒体文献：运用多媒体技术形成的需要借助多种媒体体现反映出来的文献。类别代码为M。
第二章 电子文献的收集
电子文献的收集工作比纸质文献的收集任务更加艰巨、复杂，为切实做好收集积累工作，提出规定如下：
1、健全制度，贯彻责任，保证电子文献完整、系统。电子文献收集积累一般应由文献形成部门负责，档案部门负责监督和指导，从文献形成之时起，采用多种措施，对电子文献积累管理运用实行全过程管理。
2、完善技术，加强管理，保证电子文献的原始、有效。要从电子文献生成开始不间断地对解决操作进行管理登录，保证电子文献的产生、解决过程符合规定程序。特别是办公自动化系统、ＣＡＤ系统等一定要采用各种先进的技术手段，严格保密权限，保证文档数据的安全。
3、注意及时登记，认真填写“电子文献积累登记表”（附件１）。为保证电子文献的质量和收集工作效率，要将电子文献收集积累分散到平常工作中，由文献形成部门负责，随时做好登记，形成电子文献积累登记表，并同电子文献一起向档案部门归档。
４、在收集电子文献的同时，还要继续做好纸质文献的收集归档，并与相应的纸质文献在内容、相关说明及描述上保持一致。
５、电子文献收集积累过程中，要注意电子文献一旦定稿后，应设立为只读形式，不允许再修改；多做备份，并脱离网络系统，独立存放；注意保管，避免载体损坏使电子文献无法读出。
第三章 电子文献的整理
电子文献的整理同纸质文献整理基本相同，将文献按一定顺序组成保管单位，便于管理和运用；不同之处在于电子文献整理还要选择存储载体。
１、选择拟定存储载体。电子文献的载体应符合存储容量大、易长期保存、使用方便、标准化限度好等规定。国家标准推荐的有光盘、磁带硬盘等，软磁盘严禁作为档案的存储载体。目前用光盘作为电子文献的载体比较合适。
２、整理刻盘。先由档案部门根据单位的归档范围和保管期限表进行归档审查；将应当归档的电子文献在计算机硬盘设立一个子目录，将已审查通过的电子文献转移到该目录下；按照一定的组织结构、目录刻盘。其中，ＣＡＤ电子文献应按项目集中整理，ＯＡ电子文献一般应一年一张盘。
３、加封光盘标签。格式及填写（内容见附件２）。

附件１
电子文献积累登记表
序号
题名
电子文献名
文献类别代码
光（磁）盘号
形成日期
备注
1

2

3

4

5

附件２
光盘标签
档号： 归档序号：
题名：

密级： 保管期限：
归档单位： 归档时间：
硬件及软件环境：
CPU： 硬盘： 内存：
显卡： 声卡：
其他配置：
操作平台：
其他说明：

档案保密制度

做好档案保密工作，是每个档案工作者的神圣职责，为保证公司机密的安全，制定本制度。
一、档案工作人员要自觉增强保密意识，严格遵守保密法规、保密纪律，严守党和国家的机密及集团公司商业秘密和工作秘密。
二、接待查阅机密档案者，要严格按照查阅签字审批规定办理手续。
三、不准随意摘记机密档案内容，不在私人通讯中涉及机密事项。工作人员不准私自将档案带出档案室，不准带领非档案室工作人员出入库房。
四、邮寄机密档案，必须按机要交通办理，不允许邮局普通邮寄。
五、工作阅档要坚持随用随调，下班时应及时入库，未使用完毕的，可暂时入柜或抽屉，严禁堆放在桌面上。
六、定期对档案管理软件系统进行检查，发现问题及时解决，并严格区分各类运用档案人员的权限，以保证档案信息的保密与安全。
七、对违犯本制度者，视情节轻重给予相应的批评教育和行政处分；构成严重泄密罪的，依法追究刑事责任。

档案查阅运用制度
档案运用是档案工作的主线目的。为了做好档案运用服务工作，充足发挥档案的作用，保证档案的安全，防止档案的泄密和损坏，制定本制度。
一、凡查阅运用档案者，一般档案均应按规定办理借阅登记手续，用后及时归还。
二、查阅特殊档案时，要自觉遵守保密制度，查阅文书档案中的绝密文献，须经公司重要领导签批；查阅会计档案须经财务部门主管领导审批签字。普通档案的查阅应为，因工作需要经部门领导批准，在职工作人员。
三、凡借阅档案者应妥善保管，保证档案安全。要爱惜案卷，不允许拆卷、抽页、涂字、更改、勾划、剪裁等有碍档案管理工作的行为，如需复印、摘录等，须经档案管理人员批准后方可进行。
四、外单位查阅档案，须持原单位介绍信，并经主管负责人批准，一般在档案室查阅不得借出。
五、借出档案，借期一般不超过十天，因工作需要可办理续借手续。
六、归还档案时，档案人员应具体检查，无误后办理归还手续。如发现丢失、损坏等情况，应追查并及时报领导。

档案鉴定、销毁制度
为了做好档案鉴定工作，对的拟定档案的保存价值，重点保护好价值大的珍贵档案，制定本制度。
一、通过档案鉴定，对的地拟定档案的保存价值谨慎地剔除失去保存价值的档案，更好地保管、运用品有保存价值的档案。
二、鉴定档案必须坚持党和国家及档案行政管理机关制定的统一的鉴定原则和标准，并结合实际编制本单位各类档案保管期限表，作为鉴定档案的依据。
三、鉴定档案要由集团公司分管领导、办公室主任、有关专业人员和档案人员组成的档案鉴定小组，负责组织销毁档案鉴定工作。
四、鉴定销毁档案应采用直接鉴定方法，既根据销毁档案自身的特点和社会运用的需要，按照全面的、历史的、发展的观点，从文献的内容、来源、名称、产生时间、可靠限度、外形特点、完整限度、运用率等方面，直接审查每份档案材料，判断拟定档案的保存价值。
五、凡是鉴定需销毁的档案、资料，均须登记造册，并写出销毁说明材料，报经鉴定小组审核。需上级主管部门审批的，要在上级批准或备案后，方可销毁。
六、销毁档案要严格执行有关保密规定。销毁档案时，须两人以上监销，经手人和监销人要在销毁清册上签字盖章。销毁清册应归入“全宗卷”保存。
重大活动档案登记制度
为加强对重大活动档案的收集、管理和运用，保证档案齐全完整和安全，根据《档案法》和《山东省档案条例》有关规定，制定本制度。
一、重大活动涉及：
（一）省级以上领导来集团公司总部考察、调查研究和指导工作；
（二）集团公司领导参与签字典礼、庆典、奠基等有重要意义和影响较大的活动。
（三）外省市领导来集团公司总部进行参观、考察活动。
（四）集团公司总部开展的各类有重大意义和影响的宣传活动、业务活动、文体活动等。
二、重大活动的文献材料、照片、录像等档案资料的整理、立卷工作，由形成单位或处室经办人员负责收集，活动结束后及时归档。
三、档案室对本单位重大活动形成的档案材料实行统一管理，并进行档案业务监督和指导。