空调公司管理制度广告宣传管理规定.doc
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1、某某空调公司管理制度(市场推广广告宣传管理规定)编制: 审核: 批准: 十二月目 录1、 广告业务管理制度-P22、 广告协议费用结算规定-P73、 户外广告管理规定-P104、 市场推广计划及费用审批程序及流程-P125、 终端建设管理规定-P146、 导购代表管理规定-P16广告业务管理规定一、目的 空调公司市场部在公司领导的指导与协调下,为实现“贴近市场、快速反映、服务销售、促进销售”的目的,特制订2023年度广告业务管理制度。二、合用范围 本规定合用于格朗灵空调公司。三、月度广告活动与促销策划的管理与审批程序1、市场部整体广告策划的贯彻1)、广告整体策划涉及:由市场部与一级广告代理公司
2、会同空调公司其他部门及领导共同完毕。整体策划涉及: A 公司整体形象、品牌广告; B 全国性的促销活动方案; C 全国性的新品上市、推广方案; D 必须由市场部组织的区域性广告与公关活动; E 有必要的跨区域媒介策划的购买与集中投放;2)、每月15日前,市场部将拟订下月的广告计划提案,涉及促销主题建议及媒介支持与组合建议等内容传真至本地分公司/办事处。3)、由市场部经理或分公司经理组织销售人员征询本省代理商(或重要商场)意见,拟定并制定适合本地情况的一套细化策划与执行方案将其传真至市场部广告企划。2、地方月度促销策划及广告活动的实现1)、促销策划的规定 一般情况下,地方分公司/办事处及二级代理
3、应围绕市场部整体策划的广告或促销主题进行二级策划与执行细化。 市场推广主管或分公司经理根据各地市场的特殊性,特别是代理商的意见或重要经销商意见,制定目的市场或细分市场的促销建议与执行计划。2)、广告及促销的策划审核程序 每月上旬,分公司市场推广主管或分公司经理组织各地业务员填写各地市下月的“月度广告计划表”。 将各地的规定汇总给市场推广主管或分公司经理,分公司市场推广主管或分公司经理进行各省的广告与促销策划和执行细化方案,征询销售代理商或重要经销商意见,方案于当月18日前传回市场部广告企划进行汇总。3、月度广告执行1)、每月1819日(如遇周末往前倒推两天),市场部与一级广告代理公司共同论地方
4、意见,进行审核论证与整合。2)、每月20日市场部与一级广告代理公司邀请公司领导对通过整合的各省所有促销方案与广告计划进行一次会审拍板决定。3)、当月23日市场部将公司领导已审批的各省促销方案与广告计划传真回分公司/办事处贯彻。4)、分公司及相关单位迅速贯彻,分公司市场推广主管或分公司经理将执行计划分解情况告知各地业务员及代理商或重要经销商。4、月度广告总结 每月25日前,分公司市场推广主管或分公司经理将各省当月广告促销活动按各项明细进行总结并传真回市场部广告企划进行汇总。5、控制与考评 假如不准时向市场部传回月度计划与总结或敷衍了事者按相应规定进行扣罚,并在公司内通报。四、临时广告活动审批与管
5、理程序1、商家促销活动的审批与执行2、厂商联合促销的策划审核程序1)、厂商联合促销的策划在正常情况下,应预见在下月的地方整合计划中,特殊情况另行解决,其审核程序如下: 各地业务员根据经销商规定进行洽谈双方承担责任项目后,作为“厂商联合促销”项目,根据销售政策,原则上厂家与商家分摊促销费用。 销售主管审核后,市场推广主管进行方案策划,并取得本地分公司经理的确认,填写“单项广告活动费用审批表”及方案传回市场部。 市场部人员进行方案审核认证,并根据其方案的媒介安排,提出原定媒介的调整与补充意见。并审核报批。 报空调公司领导审批,审批后每一时间回复地方办事处并指导其展开。3、厂商联合促销的执行1)、原
6、则上委托本地广告公司设计制作并进行代理执行。2)、确因媒介或活动的特殊性,由市场部根据本地区实际情况,可借助本地广告公司策划广告活动,其设计制作也由其完毕,但必须做到以下三点: 广告表现,主题及辨认均须保持宗申广告的VI统一风格。制作设计实行前须经市场主管审核确认,报纸平面创作如离开一级代理作品(从公司已经审核提供的作品)时,须经市场部审核确认,方可实行。 负责广告发布的监测并反馈市场部。 有关费用由本地垫付。4、商家志庆活动(如赞助等)的临时审批1)、本地业务员根据经销商规定洽谈后,提供规定商家的补偿条件,并附商家的公函。2)、销售主管审核后,市场部经理了解情况确认后,填写“单项广告活动费用
7、审批表”传回市场部呈公司领导审批。五、地方创奖评奖/展览展示活动的管理与审批程序1、全国或地区综合性的创奖评奖/展览展示工作,由公司组织实行。2、地区单一空调品牌的创奖评奖/展览展示工作,由市场部经理组织实行,审批程序如下:1)、市场部经理通过了解并研究各地创奖评奖/展览展示活动的必要性,由分公司经理确认。2)、报市场部审核转公司领导批准后方可执行。3)、地方办事处负责参与活动的有关联络并与广告公司协调组织贯彻。4)、市场部经理负责及时反馈活动的有关情况和结果。六、重要规定说明1、关于快速反映的部长临时审批1)、对突发的地方促销活动方案与计划,可由主管部长以上领导审核项目,由地方办事处先组织执
8、行,并必须在部长审核后的第二天内,迅速办理补批手续。2)、市场部对费用构成审核,对项目指导与协调。3)、市场部审核后,报空调公司总经理批准。2、主管部长的审核性质:项目的必要性与可行性1)、审批程序 广告计划与促销方案,必须由地方销售经理,市场部共同完毕并确认一致,不得将不完善的计划或不完善的手续传回市场部,否则不予审批。2)、媒介实行 音像平面等媒介执行原则上二级代理完毕,个别特殊媒介可报告市场部审批后另行执行。七、公关企划的管理与规定1、基本工作任务:1)、建立健全的公关新闻发布网络; 国家级媒介网络; 省地级媒介网络; 二、三级地区媒介网络;2)、规划、组织、实行可行且具成效的公关企划方
9、案 新闻公关; 事件公关; 危机公关; 人员公关;3)、建立健全的公关预警体系,及时解决各种危机事件;4)、动态新闻网络的终端管理;2、项目工作流程: 申请立项 项目审批 项目执行 项目监控 项目评估广告协议费用结算规定一、目的为缩短广告费用审核结算的周期,加快费用结算速度,从而更好地服务市场,根据公司财务结算的有关规定,特制定本管理规定。二、合用范围本管理合用于格朗灵空调公司广告费用的结算。三、广告费用的承付依据空调公司根据“协议手续齐备,刊播手续齐全,财务凭据无误”把关,然后按财务程序通过各级审批支付。1、协议1)、广告协议必须为原件。2)、广告协议必须按照范本中的空格认真填写每一项目,笔
10、迹清楚。3)、计划开支的每笔广告费都必须事先填写“费用开支审批表”后回传市场部。4)、寄回市场部结算的每笔广告费者必须附上“费用开支审批表”(不能为传真件,须为复印件),并通过度公司市场推广主管或分公司经理严格审核结算手续,合格后方可寄往市场部,否则延误结算时间由办事处负责。5)、每一份广告协议必须由分公司市场推广主管或分公司经理签定或市场推广主管委托业务员签定(须有书面委托书),协议中还必须有分公司经理的确认方可生效。6)、协议应分类(制作、促销、报纸、电视、电台、户外、其它)签定,以便计算机的分类记录。2、刊播凭据凭据依不同媒介,分别如下:1)、报纸广告:附媒介单位本阶段价位表及报样。2)
11、、电视、电台广告:附媒介单位本阶段价目表,电视、电台播出告知单原件(由广告公司执行的必须附监播证明)。3)、户外广告(灯箱、布幅):附材料预算表、验收单(按公司标准的单据填写)、照片(必须用A4纸将照片贴好)及户外广告发布证明(工商部门开出的证明或商场开出的收据),灯箱照片必须分日景照和夜景照。4)、制作广告(含印刷):附照片或样品、验收单、发放各地的签发记录。5)、促销活动广告:促销现场照片、促销抽奖登记表、抽奖活动必须有公证处的证明、临时促销员工资签收单。6)、其它广告(场地费、进场费):附公司售点支持协议、收款单位开户行、帐号。7)、若样报的确丢失,无法找到,需经办人写说明并在报样复印件
12、上加盖报社的财务专用章。四、发票种类规范化的具体说明1、 票据种类1)、直接与传播媒介或广告公司、装修公司广告业务结算,需要使用统一的广告专业发票。2)、直接与机关行政事业单位广告业务结算,原则上应使用广告业专用发票,至少是国家规范行政事业类专用收据。3)、制作广告、促销小礼品必须开具增值税发票。4)、由第三方代垫费用的发票规定: 第三方(代垫方)对本司的发票或正式财务收据,规定代垫项目说明清楚。 发布单位开具给第三方(代垫方)的发票原件或复印件(复印件规定条款清楚无误)其昂首必须是给代垫方(第三方),广告/制作发布项目内容必须清楚。5)、由第三方代垫奖品发放款项或发补津贴,则规定: 由代垫方
13、开具发票或正式财务收据。 奖品清单及领奖记录:对较重奖项(100元以上的奖品)之获奖人规定签领及身份证复印件。 属津贴(出席会议之津贴)则应有签到记录。2、票据规定1)、开具的发票必须有荧光、水印、不可为过期发票;若的确是过期发票的继续延用则须税务局开具证明原件。2)、发票收据大小写金额应准确无误,倘若小写更改,须在更改处加盖财务专用章;大写金额错则必须重开发票。3)、发票大写金额,在金额开头可用“”或“零”表达,但其后“零”不可用“”代替,其它任何符号都不可代替“零”。如:123元,大写可写为:“零万零仟壹佰贰拾叁元零角零分”,也可写为“万仟壹佰贰拾叁元零角零分”,不可写为“万仟壹佰贰拾叁元
14、角分”。4)、发票、收据章必须为财务专用章。5)、增值税发票章不能乱盖,须盖在“销货单位栏”处,税额允许误差值为“1分”,超过“1分”不行。6)、代垫款收据中的金额与发票中金额相符,如有代理费须另开发票。7)、发票昂首必须写“格朗灵空调公司”。五、承付手续1、必须先返回发票后,方可申请办理汇款手续。2、除全国性的大媒介单位以外,地方各单位不给预付款。六、广告费用的特殊支付方式1、商业部门代垫广告费的结算办法:1)、应具有本司业务员的已审批计划的协议执行委托书及商业与媒介的正式协议,并由本司业务员补签,市场推广主管确认。2、关于代垫广告费抵冲货款的结算办法:1)、由代垫方(经销单位)开具财务证明
15、同时附上。2)、广告费用由广告帐直接汇入销售帐内。七、以上规定是费用结算时最基本的一些规定,希望各推广经理、业务员必须严格按照以上规定告知协议经办人办好广告协议签订、费用结算有关手续,认真审核,手续齐全后方可寄回公司结算。户外广告管理规定 一、目的 空调公司为实现“贴近市场、快速反映、服务销售、促进销售”的目的,特制订2023年度户外广告的管理规定。 二、合用范围 本规定合用于宗申空调公司。 三、申请原则 1、各办事处根据地区实际情况,制订本地区户外广告整体规划,报市场部审批后执行。 2、各办事处应遵循市场部制定的各地市场推广费用预算,上报户外广告发布计划。 3、因市场客观实际需发布户外广告时
16、,由各地办事处在计划发布日前30日将户外广告发布申请报市场部,批准后实行。 4、片区办事处上报的本片区户外广告发布计划应涉及如下内容:发布形式、规格、地点、期限、费用预算。四、申请程序 填写户外广告 上报 地区办事处经理 批准上报 市场部发布申请表 审核意见 审核批准 同 意 上 报 批准 地区办事处执行 主管总经理批准五、实行流程 1、遵循“货比三家”的原则,办事处需推荐三家以上户外广告公司供市场部选择。 备注:三家公司须将以下资料传至格朗灵空调公司市场部:媒体计划、最新媒体价格表及折扣、费用清单及付款方式、公司价格(工商证明、业务能力等)以及现有通讯方式(地址、电话、 传真、E-mail及
17、联络人)。 2、市场部在收到地区申请48小时内完毕价格审核;48小时内完毕签约(需报经主管副总经理通过的,在主管副总经理通过后48小时内完毕签约)。 3、户外广告签约时,广告公司必须提供场地使用证明,工商、市政、城管、城建、公安、消防、电力等各相关部门的批文原作。4、户外广告协议内容必须涉及具体的发布期限、形式、规格、地点、材料规定、单价、发布费用与支付程序、协议终止/中止与变更、违约责任以及广告公司名称、地址、联系人、电话、开户行、帐号等内容。 5、户外广告发布协议需另行制定,不得沿用其他范本。 6、市场部审核(或提供)设计方案或稿样,在价格相对优惠的前提下,由本地制作单位按照稿样制作、发布
18、户外广告。 7、 制作、发布户外广告后,广告发布公司必须提供发布证明材料(如:有效照片、定期记录等)给市场部。 8、制作、发布单位须维护我方广告,各地办事处监督实行。 六、结算流程 1、户外广告一律采用先发布后付款的合作方式。 2、由市场部凭户外广告项目费用申请表、协议、已发布证明材料、广告业专用发票交由财务部按协议规定执行付款。 3、发票必须严格遵守国家票据法的规定开具,客户单位、开票时间、开票人、印章等必须准确无误,否则我公司拒绝付款,不承担一切因非法操作引发的法律责任。 七、附则协议变更与终止/中止,必须出具书面报告。市场推广计划及费用审批程序及流程一、目的为适应格朗灵空调销售系统推广费
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