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供应商审计与批准标准管理规程.doc
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1、 供应商审计与批准标准管理规程文献编码:SMP-QA-001版本:03页码:1/13颁发部门:质管部严禁复印分发号:分发范围质管部 QA处 QC处 生技部 前解决车间 洁净区车间 外包装车间 设备处 采供处 人资部 综合管理部 财务部 注册部 营销中心 行政部 仓储处 审 批 表起 草审 核审 核批 准部 门姓 名签 名日 期生效日期目 的建立对供应商选择、审计、批准和变更的管理规程,保证所选择的物料供应商提供的物料能满足公司产品生产工艺规定及质量规定。范 围 合用于公司生产用物料供应商选择、批准、审计、变更的管理。责 任l 质管部职责QA处: 负责对所有生产用物料的供应商进行质量评估;会同采
2、供处、生技部对重要物料供应商(重要指生产商)的质量体系进行现场质量审计。 负责对质量审计或评估不符合规定的供应商行使否决权。 负责与经审计或评估符合规定的重要物料供应商签订质量协议。 组织对供应商质量评估和供应商供货质量年度综合评价。QC处: 负责对样品检查和供应商检查报告结果的一致性评估,以及试制产品的稳定性考察;评价供应商供货质量状况。物料放行管理员: 负责平常的供应商质量审计和评估,建立、更新、管理供应商质量档案,分发经批准的合格供应商名单。l 质量审计小组人员组成:由质量管理部、生技部(涉及车间)、采供处组成现场质量审计小组。资质:所有成员应至少具有药学或相关专业专科学历,从事至少三年
3、以上相关管理工作经验。负责对重要物料供应商进行现场质量审计,并形成审计报告。l 采供处 负责对供应商的前期调查工作,联系提供样品,告知并联系具体审计安排。 负责提供候选供应商名单及有效相关资料;协调供应商的审计与批准工作。l 生技部(涉及车间) 负责物料试用或小样品试制,并提供物料试用或使用情况及意见,参与供应商质量审计。l 质量管理负责人(质量受权人) 负责批准和评估物料的供应商。相关术语l 物料:本规程中的物料系指生产用物料,重要涉及原料(含中药材、中药饮片、中药提取物)、辅料和包装材料(含与药品直接接触的包装材料和印刷包装材料)。l 供应商:本规程所指供应商为生产用物料、试剂等的提供方,
4、如生产商、经销商、代理商。相关文献 物料采购标准管理规程程 序1 物料及供应商分类1.1 分类原则:根据物料对生产的药品质量风险、物料用量以及物料对药品质量的影响限度等因素分类。1.2 分类1.2.1 A类(重要物料):风险较高、用量较大、影响成品内在质量的关键物料,重要涉及:中药材(或中药饮片或中药提取物)、制剂中用量较大的辅料(如淀粉、肠溶明胶空心胶囊、明胶空心胶囊)等。1.2.2 B类:风险较低、用量较小、对成品内在质量有一定影响的次要物料,重要涉及:制剂中用量少的原辅料、与药品直接接触的包装材料(如药品包装用PTP铝箔、药用PVC硬片)、PE/Al/PET复合膜等。1.2.3 C类:对
5、成品的内在质量没有直接影响的辅助物料,重要涉及:印刷类包装材料(小盒、中盒、说明书、产品合格证、纸箱等)、药用低密度聚乙烯袋、热收缩膜、打包带等。提供上述相应物料的供应商分别为A类、B类、C类物料供应商。2 供应商的选择原则2.1 物料供应商必须为合法供应商,能提供相关的资质证明性文献及其他资料:2.1.1 通用资质:公司法人营业执照、质量标准及产品检查报告书(限于A类、B类物料)、经营受权书、业务员资料等。备注:如为进口物料,须有物料的进口批件、口岸药检所的检查报告书、海关证件。2.1.2 专业资质u 原料:药品生产许可证、药品GMP认证证书、药品经营许可证、药品GSP认证证书、药品注册证等
6、。u 辅料:具有药品批准文号的药用辅料应提供药用辅料注册证;食品级的辅料应提供食品卫生许可证等。u 包装材料:药包材注册证(类)、商品条码印刷许可证等。以上资料均应在有效期内,且拟提供的物料涉及在生产或经营的范围内。2.2 遵循“高质量、重协议、守信用、就近选点”的原则;优先选择具有一定知名度、有较大生产或经营规模,具有较为先进的生产技术和生产及检查仪器、设备、设施,良好运营的质量保证体系,良好的质量历史信誉的供应商。3 供应商质量审计评估方式及内容3.1 资质审计3.1.1 由采供处联系并收集供应商相关资料交质管部物料放行管理员鉴定其资质是否符合规定。3.1.2 资质除2.1项规定外,还涉及
7、以下资料:供应商调查表、公司简介、组织机构图、公司重要负责人和部门负责人基本情况表、工艺流程简图、质量管理机构图、重要生产设备清单、重要检测仪器清单、产品及规格目录表等。以上有关资料均需加盖供应商公司公章(鲜章)。3.2 样品评价3.2.1 样品检查u 对所有生产用物料,在平常生产过程中,通过对进厂物料按规定取样进行检查,并分析汇总检查数据及报告,为年度全面评估或选择供应商提供质量状况依据。u 当需要变更(改换或增长)A类、B类供应商时,在资质符合规定的前提下,由采供处联系供应商提供全检量的3倍量的样品,质管部按相应的质量标准(或企业内控标准)在检查周期内对样品进行检查并出具检查报告。质管部根
8、据物料的检查结果进行综合评价,如合格,则告知采供处采购适量物料(至少满足三批小试样用量,必要时,需提供中试或批量需用量),按以下规定进行小批量试生产或试用;如检查不合格,则终止。3.2.2 样品小批量试生产u 合用对象:变更(改换或增长)A类、B类供应商;在合作上述供应商提供的物料出现重大质量问题或其生产条件、工艺、质量标准和检查方法等也许影响产品质量的关键因素发生重大变更时。u 小试样品经检查合格后由质管部发放“小样试制(试用)告知单”给生技部,再由生技部向相应车间下达试制(试用)计划,计划应明确试制批次、数量与试制时间安排,车间根据生产进度安排试制(试用)。u 由车间按相应工艺规程进行试制
9、(试用)(必要时,告知现场QA人员到场),试制(试用)完毕后,按规定如实填写变更物料供应商试制(试用)情况总结报告,具体记录试制(试用)过程情况(涉及异常情况)、关键工艺参数是否漂移、与原物料比较是否有明显差异、试生产的结论与建议,并提供完整的批生产记录(或批包装记录)及批检查记录(涉及中间产品、试制成品检查结果与检查报告)。u 试制产品的稳定性考察试制(试用)完毕后,由QA人员留样,送QC留样室,对至少三个批次的产品质量进行评估,并进行相关的稳定性考察(至少3个月加速及长期留样稳定性考察)。假如此变更也许影响产品的有效期,则质量评估还应当涉及对变更实行后生产的药品进行稳定性考察。考察完毕写出
10、稳定性考察报告,交供应商质量审计组。u 试制产品的规定:试制产品交库后,不管合格与否,均按其试制数量计算车间产量收入;无试制产品交库,由QA拟定其试制数量作为收入计算依据,试制物料不纳入产品消耗考核。试制产品在考察期内不得放行,考察合格后予以放行。3.3 现场质量审计3.3.1 目的:核算供应商资质证明文献和检查报告的真实性,核算是否具有生产及检查条件等,从人员机构到文献管理等一系列与物料生产质量有关的环节进行审计,以全面评估其质量保证体系。3.3.2 合用对象:变更(改换或增长)A类供应商;在合作A、B类物料供应商提供的物料出现重大质量问题或其生产条件、工艺、质量标准和检查方法等也许影响产品
11、质量的关键因素发生重大变更时。3.3.3 审计项目及内容u 质量审计小组到供应商的生产或经营现场,按重要物料供应商现场质量审计项目及评分表上规定的项目及内容(必要时,审计小组可以根据物料及供应商的具体情况进行增减和细化)进行现场审计,可在允许配合情况下拍摄有关影像资料留档备查,考察审计完毕后如实填写审计记录及评分,该表经双方相关负责人确认后,签字盖章。u 在审计过程中,对一般缺陷提出整改意见;发现存在严重缺陷且无采购意向,在双方说明情况后可终止审计,若仍有采购意向,则提出定期整改意见。3.3.4 现场质量审计报告u 质量审计小组在完毕现场质量审计后,在5个工作日内,根据审计项目及内容的结果,形
12、成重要物料供应商现场质量审计报告并在报告中明确提出存在的重要问题,可以根据问题的情况提出限期整改的时间,供应商在限期内进行整改完毕后,由质量审计小组进行复查或确认。报告经质量审计小组署名确认,并经质管部长审核后,提交质量管理负责人(质量受权人)审批。u 备注:由于路途遥远或急需投料特殊因素无法及时对A类物料供应商进行现场质量审计时,可依据样品检查合格、车间试制(试用)合格等的意见情况,由质管部确认并报请质量受权人批准后,可以暂时列入供应商目录中。但需要质管部列入审计计划,到期进行现场质量审计。3.4 书面评审由于各种因素导致无法对重要物料供应商进行现场质量审计的或已有业务往来的物料供应商在生产
13、质量管理体系未发生重大变化以及所供物料未发生异常质量问题的,每年第三季度内由采供处发出并收回供应商调查表、重要物料供应商现场质量审计项目及评分表对其进行书面评审(须注明“非现场评审”字样),并由采供处与相关供应商协商提交影象资料交质管部备案。3.5 审计报告的审批质量审计小组根据供应商的资质审计、样品评价(涉及:样品检查报告、变更物料供应商试制(试用)情况总结报告)、现场质量审计报告(或书面评审)等审计结果,作出综合分析意见,由质管部物料放行人员在3个工作日内完毕整理并形成供应商审批表,交质管部长审核后提交质量管理负责人(质量受权人)审批,作出批准、不批准采购或经整改后重新审计等的意见。并将审
14、计信息传递至采供处,并反馈至相应供应商。4 供应商的批准4.1 合格供应商的批准4.1.1 变更(改换或增长)A类物料供应商,由采供处提供候选供应商,由质量审计组根据第3项下的规定,采用资质审计样品评价现场质量审计(或书面评审)审计报告的审批程序,进行综合分析、比较,选择出合格的供应商,并发放合格供应商证明书,列入供应商目录。4.1.2 变更(改换或增长)B类物料的供应商,由采供处提供候选供应商,由质量审计小组根据第3项下的规定,采用资质审计样品评价书面评审审计报告的审批程序,进行综合分析、比较,选择出合格的供应商,并发放合格供应商证明书,列入供应商目录中。4.1.3 变更(改换或增长)C类物
15、料的供应商,由采供处提供候选供应商,以其产品合用为原则,根据物料出厂检查报告(或合格证)等资料,对其外包装的完整性、标记信息与实物的一致性、数量的准确性等进行检查,合格者由质量审计组根据第3项下的规定,采用资质审计样品评价(必要时,样品检查和上机试用)审计报告的审批程序,合格者发放合格供应商证明书,列入供应商目录。4.2 备用供应商的确认上述批准的合格供应商,如未与其发生采购行为,则视为备用供应商。对备用供应商可于次年第三季度内重新进行资质审计、书面评审,合格者,仍可视为合格供应商。4.3 合作供应商的确认从上述合格供应商或备用供应商发生采购行为,视为合作供应商。4.4 签订质量协议及建立档案
16、4.4.1 经批准合格的供应商,如有需求,批准购进其提供的物料,则需要与其签订质量协议,在协议中应明确双方所承担的质量责任。4.4.2 对每家物料供应商建立质量档案,档案内容应涉及供应商的资质证明文献、质量协议、质量标准、样品检查数据和报告、供应商的检查报告、现场质量审计报告等。4.5 供应商目录的分发所有经批准的合格供应商应列入供应商目录,由质管部物料放行管理员分发至采供处、仓储处、生技部,作为物料采购、接受的参考依据。若有变更,质管部应在变更后及时将新的供应商目录分发至上述部门,同时收回旧版供应商目录。5 供应商审计的实行5.1 初次审计:合用于候选供应商的审计,一方面由质管部通过采供处向
17、候选供应商发出供应商调查表,并填写后收回,同时提供相应的资质证明材料。采用的审计评估方式及内容,依据物料类别,按第3项下的规定执行。5.2 平常审计:合用于合作供应商的审计,质管部将供应商提供的每批物料验收、检查和车间平常生产过程中使用的质量情况,每月参照供应商年度审计评分表及“年度评价项目、比重及评价得分”进行评分,并告知相应的供应商及时改正,同时对接近淘汰的供应商预先告知采供处,以便制定紧急预案措施。质管部对供应商的资质进行动态审计,审计资质是否在有效期内、是否发生过变更、变更后是否更新了资料、所采购的物料是否仍在该供应商的生产、经营范围内等。为年度评估与审计提供依据。5.3 年度审计:合
18、用于合作供应商及备用供应商的审计。通过回顾平常审计结果汇总分析物料的验收结果、质量检查结果、生产使用过程质量投诉、产品稳定性考察结果、不合格物料的解决等情况,为供应商的解决与管理提供依据。由质量管理负责人(质量受权人)领导,采供处主持,质量审计组负责实行。5.3.1 对备用供应商的审计与评估质量审计小组在次年第三季度内重新对其进行资质审计、书面评审。如备用供应商在生产质量管理体系未发生重大变化,则将其归为合格供应商,供采购。5.3.2 对合作供应商的评估与审计以一年为单位作考核,在次年1月底前,根据供应商年度审计评分表,从“质量、交货期、价格、售后服务”四个项目,综合平常审计通过年度评价的方式
19、进行。u 年度评价项目、比重及评价得分评价项目所占比重评价部门质量(涉及接受、使用情况)交货期价格售后服务40%15%30%15%质管部、生技部(车间)、仓储处采供处采供处采供处、质管部评价得分:质量得分X =1进料不合格批数/总进料批数40交货期得分Y =1逾期交货批数/总进料批数15价格得分Z:比目的价格低:30分;与目的价格相同:20分;比目的价格高:10分;价格经常上调,大大超过目的价格:0分。售后服务得分W:态度积极,能及时解决问题:15分;配合不太到位:8分;不配合:0分。u 评价等级及解决:等级总得分S解决结果ABCD85分以上70-84分60-69分60分可作为定点供应商,供优
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- 供应商 审计 批准 标准 管理 规程
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