公司营销中心办事处管理手册.doc

公司营销中心办事处管理手册

第一部分：办事处设立及岗位责任体系
第一章　办事处机构定位
一、 办事处机构性质
营销办事处是***营销中心的二级操作平台。严格遵守公司各项管理制度，接受公司销售计划部直接领导，完毕公司下达的综合市场营销目的；作为销售收入中心和费用中心，承担相应的经营风险责任。
二、 办事处机构职能
在公司营销政策和规定的指导下，根据本区域市场的具体特点，制定合用的市场策略和管理方式；对营销中心下达的销售目的进行分解，完毕销售任务，并对其运作费用进行有效控制；规划、建立并优化完善销售网络和服务体系；建立客户档案，负责维护目的区域市场，并做好售后服务；完善前端的市场信息平台功能。
三、 管理总则
办事处管理应纳入营销中心管理系统，员工的思想和行为必须符合公司和营销中心的规定和规范；明确分工、职责与权限，实行激励考核制度，逐步形成一套管理严密、运作科学、务实高效的管理体系。
四、 岗位基本原则
各岗位人员当接到上级主管命令执行任务时，不管任务完毕与否都要在4小时之内进行复命。在规定期间内完毕任务，从完毕任务时计4小时之内必须告知上级主管已完毕任务。
在执行任务过程中，发现此任务的确有不可克服的困难，无法准时完毕任务，需在4小时之内告知上级主管；刚接受任务，有突发事件发生或某些困难未考虑到，认定此任务无法完毕，需在4小时之内告知上级主管。
五、 办事处组织结构设立

办事处经理（直属区域经理）

储运员
库管员
内务主管
记录员

业务经理
业务经理
业务经理

（注：在不设办事处的区域内，即直属区域经理所辖不含虚线内岗位）
第二章 办事处岗位责任制度

一、 办事处经理（直属区域经理）岗位职责
任用原则：由营销中心派出
直接上级：销售计划部经理
1、 传达、分解、贯彻销售计划部下达的公司政策与任务。
2、 对本办事处的各项工作的成果和经营业绩承担所有责任。
3、 主持每月销售目的的制定，报批销售计划部后分解贯彻，并督导实行；签发每批次的订单与退换货申请，主持拟订下月、下周分品种要货计划（意向）。
4、 监督业务经理填写日报告（成功手册）以及周、月工作计划的制定与总结，并对其进行评审、指导。
5、 保持本辖区市场网络建设的合理性与秩序性。合理布局分销商，关注通路价格的稳定性，洞察预测通路危机，并及时应对；亲自对重要客户定期巡访与维护。
6、 组织建立健全客户档案，分析市场需求，判断消费倾向，提出产品改善和产品开发建议。
7、 策划本区域促销、公关活动，报批及组织实行和结果评估。
8、 制定办事处的费用预算计划，负责费用的控制与钞票收付的签发及监督。
9、 组织办事处人员的上岗培训及定期培训，召集办事处人员例会，及时解决员工在业务、思想动态等方面出现的问题。
10、 组织制定并定期调整库存的安全定额标准，上报销售计划部。
11、 负责办事处员工的月度绩效考评工作。
二、 业务经理岗位职责
任用原则：由营销中心派出，或由销售计划部授权本地招聘
直接上级：办事处经理（或直属区域经理）
1. 协助办事处经理制定销售目的计划和目的分解计划，完毕办事处经理下达的销售综合目的，提出促销建议。
2. 负责本辖区内市场秩序的维护，重点监控价格体系、窜货现象等，协助调解渠道冲突。
3. 建立客户档案，按计划巡访客户，进行市场调查，及时反馈市场信息，协助办事处经理进行客户评估。
4. 填写日工作计划与总结（成功手册）、每周工作计划与总结、每月巡访工作计划，完毕每周的工作报告，上报办事处经理（直属区域经理）。
5. 对辖区内各级经销商进行宣传公司政策，并对经销商的经营活动进行指导（库存、订货、展示、售后服务等），帮助经销商对经营目的进行分解，提出完毕目的的建议,积极向经销商做新产品的卖点介绍、产品宣传工作，保证新产品得以顺利推广。
6. 协助经销商做好售后服务维修工作，解决质量问题引起的纠纷。
7. 执行公司的促销计划；规范终端卖场的布置和产品的展示，协助经销商做好展示样品定期更换保证产品展示位置明显、突出，保持展板及产品整洁。
8. 力争做到卖场内有专人负责***产品的销售，定期对营业员进行产品知识、产品卖点、销售技巧的指导。
9. 积极进行市场开拓，积极发展有潜质的客户；注意开发并维护工程客户及大型终端卖场。

三、 内务主管岗位职责

派出原则： 由公司财务部统一选派，必须是公司信任的人员。上岗前必须具有有关财务出纳、产品等方面的知识。
直接上级：具体工作服从办事处经理领导，但资金业务直接向公司负责。
1. 在每一笔发货单据上签字，负责办事处货款收讫、应收款记录与催收工作。
2. 坚持信用额度控制下的钞票现货原则，加强钞票管理，建立钞票日记帐、销售收入账以及应收款账，每日下班后对帐、盘点，保证帐实相符。
3. 遵守公司货款管理规定，及时回笼货款，并与公司财务核对有关财务帐目。
4. 负责办事处平常费用钞票支出管理工作，按公司财务相关规定支付收讫。每月26日前向公司报送如下登记表：A 《办事处钞票日记帐目》、B 《人员考勤表》、C 《费用登记表》；D 《客户应收款月报表》。
5. 负责协助办事处经理管理办事处员工的考勤工作，并按营销中心的工资表发放工资。
6. 负责办事处办公室内勤服务工作，保管各类文献档案，及时登记清理客户档案；对招牌、专柜、展牌、展板、促销品发放地点及数量进行记录、记录，对办事处设施、用品进行登记与发放管理及其他文档管理。

四、 记录员岗位职责

派出原则：由销售计划部派出，或由办事处经理经批准后在本地招聘，上岗前必须具有有关记录、产品和电脑等方面的知识。
直接上级：办事处经理
1. 每日负责录入单据，实时调整办事处进、销、存记录。
2. 负责应收帐的记录，每日工作结束时，对销售明细账与应收款账进行记录，与内务主管进行核对。
3. 负责办事处费用支出的记账工作，于办事处周会前与内务主管进行核对。
4. 负责向销售计划部报送如下报表：A《月度销售登记表》、B《月、周订货规划表》、C平常要货订单、D安全库存定额。
5. 协助办事处经理编制销售目的计划、订货计划，负责各项考核数据的记录，为工作总结与信息反馈提供数据。
6. 负责管理与维护电脑、打印等设备。

五、 开单导购员岗位职责

派出原则：由公司派出，或由办事处经理经批准后在本地招聘。
直接上级：办事处经理。
1、 负责门市客户接待和外埠客户的电询工作，记录和确认客户订单，准确开据提货单。
2、 纯熟掌握产品知识与卖点,为上门客户详尽介绍公司各产品系列，并指导客户对产品的选择。
3、 接听办事处电话，做好客户、消费者反馈记录，上报办事处经理。
4、 有样品展示的办事处，应做好样品展示工作，及时更换样品与上新品，树立公司形象。
5、 完毕办事处经理交办的其他工作事宜。
六、 仓管员岗位职责
派出原则：由公司统一选派、管理
直接上级：办事处经理
1. 负责办事处货品的平常进、出和仓储管理工作，凭内务主管签字的发货单据为储运员备货。
2. 做好仓储帐目管理，及时掌握动态数据，监控安全库存量，及时、准确地提供各种货品库存的数据，协助制定订货计划和库存计划。
3. 做好仓库的平常管理，杜绝仓储损耗和任何严重事故，对储存货品的安全、完好负责。
4. 建立库存管理卡，每日对账，每周自我盘库，每月月底全面盘库。对库存差异进行分析，查明因素。根据流量情况及时向办事处经理提出储存结构调整的建议。
5. 协助完毕办事处经理交付的其他工作事项。

七、 储运员岗位职责

派出原则：由公司派出，或办事处经理按规定招聘任用
直接上级：办事处经理
1. 重要负责市内重要客户货品的平常配送工作，并负责组织向外地各区域市场准时发送。
2. 协助内务主管进行货款结算工作，及时结算交回公司货款。
3. 协助市内业务代表巡访和维护客户，及时反馈市场信息。
4. 及时了解公司到货情况，组织车辆运送至营销办事处仓库，协助入库。
5. 负责平常客户退回、更换和维修产品的修复工作，做好维修记录，及时反映产品质量问题。
6. 办事处经理交办的其他工作。

八、 司机岗位职责

派出原则：由营销中心派出，或本地招聘，由营销中心审批。
直接上级：办事处经理
1. 负责货品的运送，涉及提货、送货等业务。
2. 协助仓管员理货与出、入库工作。
3. 车辆的平常维护及保养，妥善保管随车工具、车上设备，定期填写车辆保养卡，加强安全工作意识，避免一切事故的发生。
4. 遵守车辆管理规定，不得私自出车，服从办事处经理的统一调动。
5. 办事处经理交办的其他工作。

第二部分：办事处管理体系

第一章　办事处系统管理制度

一、 办事处例会制度
为使办事处的各项例会有计划地纳入制度管理，特制定办事处例会制度。

(一)、晨会
1、 办事处员工天天上午签到后，由员工轮流坐班主持晨会。
2、 晨会的重要目的是简报各自当天的重要工作事项；提高员工的自信心，鼓舞斗志；锻炼员工的讲解口才，使员工每时每刻都保持良好的心情，专心致志的做好自己的业务工作。
3、 会议进程为在会议主持人的主持下，一方面交流工作内容；另一方面组织大家齐诵***的“十二信条”，最后，由主持人自己命题（与自己工作相关），自己组织内容，自己讲解，但内容必须新鲜，感染力强，不能反复。
4、 每次晨会时间控制在15分钟左右。

(二)、当天业务总结会
1、 每日工作完毕后，由办事处全体业务人员对当天工作完毕情况进行交流、总结。
2、 由业务经理报告一天的业务工作情况，解决当天发生的问题，准备并计划第二天的工作，力争当天工作当天完毕，日清日结。
3、 总结会时间控制在20分钟。

(三)、周会
1、 每周二晚上运用2小时时间，原则上是由办事处经理组织，如办事处经理有事不在，由内务主管主持。记录员对会议内容进行记录，记入专门的“每周工作会议纪要”。
2、 业务经理填写周计划表，办事处经理主持总结一周的业务情况，检视目的完毕，讨论需要解决的问题，并安排出下一周的工作要点。
3、 预测下周销售情况，制定周销售计划和周订货计划。
4、 业务工作讨论完毕后，办事处经理主持学习，由员工轮流交流自己的主题。

(四)、月会
1、 每月26或27日由办事处经理组织召开月会，全体员工参与。时间为晚上，4个小时左右。
2、 会议前，须完毕各项上报公司的记录报表以及业务经理下月业务计划表，各位员工做好自己本月的工作总结。
3、 会议主题为：总结一个月来的业务情况；员工工作述职；工作纪律与业绩完毕情况进行点评；下月工作计划与目的进行分解；责任贯彻。
4、 会议结束后，办事处经理完毕对各员工的业绩考评，填写《办事处人员月度考核表》，上报公司销售计划部。

二、 ***办事处考勤制度
(一)、上班时间：

上午
8：00
上班
8：15
晨会
9：00
出勤
下午
5：00
业务经理回办事处报告
5：30
一天业务总结安排，准备第二天的工作
　　（具体作息时间，各办事处经理按本地情况制定，并上报销售计划部）

(二)、签到
员工应在天天上午上班时间前，在办事处签到簿上签到，若发现代签一次，扣除代签者和被代签者当月工资各20元。

(三)、出差
因工作需要出差，由办事处经理批准后到内务主管处领取出差申请单，办理预领等手续，返回后及时核销，凭报销凭证确认出差之间的考勤。

(四)、事假
员工因私请假，以书面报告申请，一天内由办事处经理批准，两天（含两天）以上应上报销售计划部经理审批，由营销行政部备案。

(五)、病假
员工因病休息应有区级以上医院开据诊断证明（病假条），否则按事假解决。

(六)、旷工
员工不请假不上班者为旷工。旷工三天（含三天）以上者，按自动离职解决；三天以内（含三天）者，视情节处罚，并停发一切补贴。

(七)、迟到、早退
员工如有迟到早退现象发生，一次扣20元工资。外出业务人员需上午上班时间签到，下午业务总结会前回公司报道，如有要紧工作延迟返回的时间，须及时告知办事处经理，未及时告知者视同早退。

(八)、考勤记录
考勤记录由内务主管负责，根据实际情况严格登记，作为员工考核的依据。

三、 ***办事处工作制度

（一） 办事处全体员工须严格遵守公司的各项规章制度，以制度为本，不可肆意散漫，自行其事。对违反各项制度者必给予相应的处分。给公司导致重大经济损失或严损公司形象者，当即除名，并承担相应的经济损失。
（二） 办事处全体员工须服以直接上级领导的安排，可就其指令提出合理建议，不可肆意顶撞违抗。上级员工要积极做好沟通工作，营造良好的沟通氛围，不可粗鲁武断。各级员工必须明确各自的权责范围，可对职责外的事务提出合理建议，不可肆意干涉。
（三） 办事处全体员工须以严谨、谦虚、认真的态度对待工作，准时完毕上级安排的各项工作，同时发挥团结协作的团队精神，一切从公司的整体利益出发，不可在工作中谋取私利，一经发现，严厉解决。
（四） 全体员工须树立以客户为中心，以公司形象为生命的思想，做到仪容整洁端庄，待人接物文明礼貌，严守公司秘密。对待客户耐心认真，尊重团结同事和领导。上班时间严禁大声喧哗、谈论私事和打私人电话。
（五） 办事处员工在工作和使用办公用品中，须本着节约的原则，不可肆意浪费。员工对所需的办公用品，须向财务主管提出申请。
（六） 办事处的全体员工须在周二和月初向办事处经理提交周计划和月计划，在总结会议中上交上周和上月的周总结和月总结。计划与总结工作作为绩效考核的一项依据，与个人奖惩相联系。
（七） 员工出差时，须提交出差费用申请，报请办事处经理批准后，方可从财务主管处提取相应款项。出差完毕，须在当月月底前向财务主管上交剩余款项及相应报销凭据，不可滞留公款。
（八） 员工在出差中，须及时向办事处经理报告出差进度及所碰到的各项问题。对于超过个人职责权限以及疑难的问题，须报请办事处经理批示后方可行事, 不可自作主张。
（九） 办事处员工应及时向上级领导上报反映各种市场问题和情况，并鼓励提出个人见解，参与讨论解决方案。
（十） 办事处车辆由办事处经理行使调度权力，员工因工作所需用车者，须报请办事处经理批准后，方可使用车辆。

四、 办事处办公设备使用制度

（一） 办事处的办公设备应由内务主管进行登记，由办事处经理明确各设备的保管负责人。使用办公设备的所有人员均须按有关规定操作。
（二） 办公用计算机，打印机等办公设备由专人负责使用，其它人员不经允许不能私自使用该设备，否则一切后果及所导致的经济损失均由当事人负责补偿。
（三） 办公室使用计算机的员工严禁进入计算机游戏程序，不得因私上网，如发现一次罚款200元。
（四） 员工要爱惜所有公司的公共设备，离开办公室时，要检查关闭所有设备电源及容易发生危险的器具，保证安全。
（五） 任何人未经领导批准，不能将公司的专用办公设备带出办公地点，否则一切后果自负。
（六） 上班时间不能打私人电话，保持工作信息的畅通无阻。

五、 办事处车辆管理制度

为了调动司机的积极性和责任感，提高车辆的经济效益和使用率，保证货品运送及行政用车的顺利进行，特制定运送管理制度。
1、 办事处经理把安全教育放到首位，教育司机树立安全第一的思想，要经常教育司机遵守交通法规、服从交通民警的指挥、文明驾驶、礼貌行车、严格执行行车守则。
2、 对车辆定期检查保养，按期检查车辆性能：如机油、水、刹车油及机械关节部位的润滑，总结安全工作，避免一切事故的发生。
3、 司机在市内送货，必须事先安排行车路线，合理规划，保证出车效率，使货品运送畅通无阻。对车辆使用实现严格管理，办事处经理对各项油料及其他费用开支严格审核，杜绝不合理的开支。
4、 遵守规定不私自出车，不绕道办事特别是私事，廉洁奉公，未经允许，车辆不得停外过夜。司机每日填写车辆行车行程记录卡。
5、 严禁酒后驾驶和将车辆交给无照人员驾驶，也不得交给非办事处经理批准的其别人员驾驶。
6、 驾驶员的随车工具和车上设备由本人保管，由于本人保管不妥发生丢失或损坏者，视情节按原价50%-100%补偿，驾驶员违章罚款由本人承担。
7、 车辆因驾驶员因素及非正常驾驶损坏的零部件，办事处一律不予报帐，由司机负责补偿。对不爱惜车辆，重开车轻养车的司机，要限期改正，屡教不改，不具有驾驶品德和技术的人，坚决调离岗位或责令下岗。
8、 发生一般车辆事故，导致经济损失的，负次要责任者，承担5%，负同等责任者罚扣10%，负重要责任的罚扣15%。必要时，扣除当月奖金或劝其离职。未经批准私自出车，发生事故，一切经济责任由本人承担，并予以开除。
9、 如发现司机私自倒卖燃油及其他材料，修车时虚报冒领，除追回损失外，立即开除；情节严重者，公司保存追究其刑事责任的权力。
10、 司机在运送货品过程中，如发生丢失、破损、短少等现象，均按公司有关规定予以补偿。

六、 办事处保密制度

1、 原则上所有员工须定期与公司签署保密协议，遵守协议内容。
2、 必须遵守国家有关的保密法规和安全制度。
3、 不得向别人泄露公司的技术秘密与商业数据。
4、 不得向别人泄露公司的营销策略、市场策划方案及秘密。
5、 不得向别人泄露公司的客户秘密及客户档案。
6、 违反以上规定者，将处以重罚；情节严重的予以除名，并追究其给公司导致的经济损失。

第二章　办事处销售目的计划管理

一、 月度销售计划的编制依据
1、 司下达的年度计划销售指标及办事处年度经营计划。
2、 上个月度的销售实际完毕状况和各区域报告的下月份计划汇总情况。
3、 综合区域市场需求，竞争对手情况，历史销售资料而做出的销售预测。

二、 销售计划编制、修改和确认
1、 办事处月度销售计划由办事处经理负责制订，记录员和各区域业务经理协助完毕。
2、 在办事处月度工作会议上，办事处经理召集业务经理讨论销售计划，同时制定办事处月度订货计划、促销计划和市场开发计划。
3、 根据销售计划部批准后的月度销售目的计划，各区域业务经理制定负责区域内的销售任务分解计划、促销计划和月度定货计划，同时制定自己的月度工作计划，交办事处经理审核批准。

三、 销售计划执行情况的考核
1、 办事处销售计划分为年度计划、季度计划和月份计划。按照区域以《销售目的计划表》的方式分别展开、下达。
2、 对各区域细分的计划，按周进行跟踪和检查，每月中对各区域计划完毕情况和工作计划执行情况进行一次通报和总结，办事处经理应及时检查和督促区域业务经理的工作。
3、 月末由办事处经理将办事处以及各区域销售计划完毕情况上报销售计划部。
4、 月末办事处经理组织全体职工进行月度总结，对整体和各区域市场销售计划和工作计划完毕情况进行考评和总结，填写《办事处工作人员月度考核表》；并写出书面分析说明后，一同上报销售计划部。

四、 销售目的计划管理流程

月计划确认下达
计划修改
公司计划目的任务
上月销售完毕情况
市场预测
制定本月销售计划
办事处专题研究计划
各区域销售计划
月度促销计划
月度市场开发计划
各区域工作计划
各区域促销计划
各区域销售目的分解
月度订货计划
区域订货计划
公司批准

第三章　办事处物流与仓储管理

一、仓库管理制度

(一) 基本规范
1、 仓管员以发至办事处货品的《随货同行联》、《产品进仓单》、《发货单》作为储存与出货的依据，做到先进先出。
2、 《产品进仓单》、《发货单》的数据及时登记入帐，定期或不定期盘点，做到单帐相符，帐实相符。
3、 未经仓管员核准的人员不得进入仓库，搬运完毕后，亦不得在仓库逗留。
4、 天天核对库存，进行安全库存储备，根据安全库存提出订货计划。
5、 做好库房门禁管理，妥善保管货品，经常维持清洁、通风，做到防鼠、防潮、防火、防爆，放置消防器材，每半年检查一次，如发现异常及时解决或更换。仓库内及周边严禁吸烟，并有明显标记。
6、 仓管员下班离开前，应巡视仓库电源、水源是否关闭，保证仓库的安全。

(二) 库位规划与配置
依成品入出库情况、包装、方式等规划所需库位及其面积，以达库位空间的有效运用。

(三) 库位配置原则
1、 配合仓库内设备（例如手推车、消防设施、通风设备、电源等）及所使用的储运工具规划运送通道。
2、 依销售类别（如成品储存区与退货区）、产品类别分区存放，收发频繁的成品配置于进出便捷的库位。
3、 将各项成品依品名、规格、批号划定库位，标明于“库位配置图”上，并随时显示库存动态。相同规格品名的产品不能放在两个仓库内。

(四) 成品堆放
依成品包装形态及质量规定设定堆放方式及堆积层数，以避免成品受挤压而影响质量，产品存放高度不能超过2米。

(五) 库位标示
产品应于每一库位设立货卡标示牌，标示其品名、规格、单位包装量、库位数量。每次进出货，及时更改存量，做到卡账货相符。依配置情况绘置“库位标示图”悬挂于仓库明显处。
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(六) 库位管理
仓管员应掌握各库位、各产品规格的进出动态，依先进先出原则发货。每种规格原则上应配置两个以上小库位，以备轮流交替使用，以达先进先出的规定。

（七） 不良品管理
对不良品设专区摆放整齐，每箱装有清单，载明产品数量、名称、收回因素及经办人，予以封存，待销售计划部或客户服务部批准后进行处置。

二、 订货与库存控制管理制度

(一) 总则
1、 办事处经理应组织库管员与记录员有效地进行库存管理工作。其中办事处经理是第一负责人。
2、 库存管理工作的总体目的是：在保证不断货的前提下，最大限度地减少库存，同时保持品种结构的合理，防止滞销品的积压。

(二) 订货业务

1、 各办事处要在经理的直接负责下，每月拟定一次各品种的订货点，当库存量达成或低于订货点时，及时向公司发出要货订单。
2、 订货点的拟定，应参照办事处上月平均日销量、去年同月平均日销量，以及货品从公司到本办事处的在途时间。
3、 每周（每月）办事处经理应会同库管员和记录员提出下周（下月）的要货意向清单，由记录员于每周五（每月27日）下班前传至公司销售计划部。
4、 各办事处的下周（月）要货意向清单与实际订货的符合情况，做为对办事处经理考核的参考依据。
5、 为控制库存、加速回款，公司对各办事处定期核定出一个资金占用限额指标，各办事处在此限额指标内的订货，营销中心将予以保证。超过该限额指标的订货，应通过营销副总的审批后才予以供货。
6、 各办事处应保持库存结构的合理性；为及时调整库存结构，各办事处可参照公司关于调换货的有关规定进行解决。

附：公司发货至各办事处在途时间表
北京、天津、石家庄
5天
西安
5天
郑州
5天
杭州
4天
上海
3天
福州
2天
常州
3天
武汉
3天
成都
5天
重庆
5天
沈阳
7天

(三)、收货管理
1、 仓管员应依据“发货单随货同行联”清点数量，检查合格后，仓管员开立《产品入库单》一式二联，在《产品入库单》上签字，自留〈进仓单〉存根联，财务联交记录员。
2、 办事处经理应每月25日组织库存盘点工作，填写《盘点表》，做到帐实相符。对盘库过程中出现的差异，进行分析，寻找因素。由记录员于26日前将盘库结果上报销售计划部。
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(四)、退货管理
1、 各办事处在开发市场和网络时，可承诺对新经销商的第一批货保存在三个月内退货的权利，但运费须对方承担。退货的最终决定权在办事处经理。
2、 客户因质量因素退货，由办事处经理参照公司有关规定作出解决。库管员应将实退数量填注于《入库单》上办理入库，并由库管员、记录员入帐。
3、 办事处如因产品质量问题需向公司退货，须填写《不良品退货申请表》，报客户服务部审批后方可办理退货。凡无审批而擅自退货者，运费由办事处经理自行承担。
4、 退货申请表要写清名称、数量、退货因素，随货品一同返回公司，销售计划部及办事处凭公司物流部的实收数量冲减办事处库存。
5、 因滞销而积压的库存，需要向销售计划部申请，批准后，可在规定期间内退回公司物流部，具体可参照不良品的相关规定进行解决。

(五)、发货管理
1、 接到客户订单后，开单导购员应填制一式四联的发货单，由内务主管（收款或入应收款账）签字后交储运员备货。
2、 仓管员接储运员的发货单后，根据发货单上的品名、规格、数量准确备货，将备好的货品放置于备货区，由储运员清点，确认“单、实”相符。仓管员与储运员分别在发货单上签字，仓管员留存仓库联。
3、 储运员持客户联、回单联送（发）货，经客户（托运部）确认后收取货款，回单联经收货单位经手人署名。（托运部代付款，需签合作协议）
4、 储运员返回后将货款、回单联交内务主管，必须做到一单一清。如送货过程中发生变化，需如实将情况反馈内务主管和开单导购员。
5、 内务主管每日工作结束前，应将回单与业务联进行对账，做到单单相符；将货款收入账、应收款账与记录员的销售总帐与应收款账进行对账，做到账账相符。
（办事处发货流程见后图）

(六)、承运
1、 所有物品在包装、搬运、出货过程中都要避免撞击和跌破。
2、 用货车运货时，须视货品的轻重进行叠放，应避免货品被压损或变形。
3、 搬运货品时，需注意人身安全。如货品不慎碰撞或掉落，也许会导致质量损伤时，储运员需及时检查，以保证其质量状况。
4、 货品在托运前要核对品名、规格、数量是否对的。
5、 客户到办事处提货，储运员需负责将客户的产品送上货车，并由客户在《发货单》上签字。
6、 根据客户规定送交货地，储运员需将产品送到交货地，协助客户完毕装运工作，最后由客户或客户指定的人在〈发货单〉上签字。

三、 办事处调货管理制度

(一)、调货种类
1、 办事处不合理库存较大而导致资金沉淀，影响正常周转时，办事处可向销售计划部申请或由销售计划部根据库存情况将该批货品调往其他办事处。
2、 因市场需要，公司须将办事处货品调往其他区域时，办事处应无条件服从并按规定期限将货品发出。

(二)、调货程序
1、 不合理库存需调出时，应由办事处以书面形式向销售计划部提出申请，待批准后方可安排调货。
2、 须将办事处货品调往其他区域时，销售计划部将以书面形式告知办事处，办事处应立即按公司调货单所填品种、数量安排发货。

(三)、帐务解决
1、 办事处接公司告知或审批后，应按实际发货品种和数量开具提货单，提货单客户名称栏填写接受区域名称。办事处根据提货单数量冲减自己的库存。
2、 货到接受区域后，应对照提货单验收货品并按实际收货数量开具入库单，并按入库单记帐联增长接受方库存。
3、 收货时如出现货品短缺，如外箱破损由运送方承担责任；未出现破损则由发货方承担。
4、 因积压而产生的调货，调货运费由出货方承担；因市场需要而产生的调货，调货费用由接受方承担。
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第四章　人事管理制度

一、 基本原则
按需设岗，按岗定员，按岗定薪，实行工资与奖金激励制。

二、 招聘程序
1、 申请
办事处如因业务需要增长人员时，提前一周填写《增员申请表》报销售计划部审批后，由行政部安排人员招聘工作。
2、 招聘
（1） 如行政部告知办事处在本地进行招聘，进行招聘工作时应优先考虑从事过此类工作的人员。
（2）人员招聘条件：
² 诚实、责任心强 ；
² 有良好的敬业精神及锲尔不舍的精神；
² 身体健康；
² 有良好的沟通、洞察及应变能力；
² 有担保人提供担保。担保人条件为：应聘人直系亲属,有固定住所,有固定职业及收入，能相应聘人的行为后果承担责任。
（3）人员面试合格后填写聘用人员登记表和担保书，经办事处经理签字后，报营销中心核定后上岗。
3、 试用期情况：
（1） 面试合格者，按规定的岗位试用。
（2） 试用期为1-3个月，试用期工资按该岗位初级工资标准。试用合格后填写《试用期考核表》，经销售计划部核定合格后转为正式员工。
4、 培训
新进员工上岗前，办事处经理应组织培训，内容涉及：
（1）公司发展史、公司文化简述。
（2）办事处各项管理制度及工作程序。
（3）销售政策
（4）产品知识
（5）销售技巧、人员沟通及礼仪培训
5、 专题培训
定期或不定期对员工就某个专题进行集中培训，提高办事处人员的整体素质、工作水平。
6、离职
（1）辞职
² 员工辞职需提前半个月提出书面申请，辞职核准后，辞职工工应同办事处经理拟定交接时间、交接人，进行工作交接，填写《离职人员工作交接表》。
² 工作交接结束后，凭《工作交接表》结算工资。
（2） 辞退/开除
² 员工辞退，办事处经理需得到销售计划部经理批准后生效。辞职核准后，辞职工工应同办事处经理拟定交接时间、交接人，进行工作交接，填写《离职人员工作交接表》。
² 工作交接结束后，凭《离职人员工作交接表》结算工资，被开除人员无工资。
（3） 自动离职
² 自动离职是指本人申请辞职而未获批准，自动离开的行为；自动离职的员工，扣发所有未发薪资，作为对因其离职而导致损失的补偿金。

第五章　财务管理制度

一、 帐号设立
办事处实行收支两条线，设立两个帐号，分别为费用帐号与收入帐号，上报公司财务部。收入帐号只能存入，不能支出。

二、 资金管理
1、 办事处对客户信用额度外的销售一律实行现款现货，严禁赊销，业务经理不准担保或垫付。
2、 所有销售收入最迟至第二天9时必须存入银行。
3、 员工借支钞票，一律按公司财务相关规定办理，由办事处经理审批，最迟不得超过一个月清偿。
4、 钞票做到日清日结，应定期或不定期清查，不允许白条抵冲钞票，内务主管无权私自借支钞票。
5、 收款时应认真辨别真伪，凡假币由负责人负责补偿。
6、 严格遵守财务部其他相关规定。

三、 应收款管理
1、 应收帐款：应收款的发生由办事处经理和内务主管共同批准，由区域经理进行跟踪管理。如出现呆坏帐，由办事处经理承担50％，该区域业务经理与内务主管共同承担50％；
2、 记录员与内务主管要做好应收款的帐务登记，按发货单同时记录，按收款收据或银行到款告知单同时核销。内务主管、储运员与业务经理应做好催收工作。
3、 个人应收款：在2023元（含2023元）以内，必须经办事处经理批准，并在一个月内报帐归还，超期自动从工资中扣除。
4、 业务经理、内务主管应及时发现坏帐倾向，并向办事处经理报告，由办事处经理牵头，协同采用措施追收。不能确认的坏帐要继续追收，直至用法律手段。
5、 一旦确认出现坏帐时，填写财务部的“坏帐审批表”报公司调查、复核。坏帐的最后确认权在总经理。

四、 小额办公用品及低值易耗品管理
1、 办事处根据需要，由经理审批，由内务主管购置小额办公用品及低值易耗品。
2、 内务主管应设台帐，登记支出帐目，负责保管好小额办公用品及低值易耗品，经办事处经理签字方可领用。领用情况由内务主管登记在册。

五、 费用控制
1、办事处经理是控制办事处费用支出的负责人。所有费用支出均须办事处经理签字批准，由内务主管进行审核后，方能凭合法的凭证由财务主管报销。
2、假如已支出费用不能通过公司财务部门的终审，则由办事处经理与内务主管共同承担责任。
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六、 促销品管理
各类促销品由仓管员管理，登记台帐，严格按照促销计划比例发放，有关经手人签字。（具体见〈促销管理规范〉）

七、 办公设备管理
重大采购事项需报请销售计划部，批准后方可采购。

八、 费用支出标准
(一) 费用额度与控制
1、 公司根据各地区市场发育限度，拟定各办事处费用总额与种类比例。
2、 费用总额中不涉及对办事处的奖励部分。
3、节支费用使用方法：
·办事处当月节支费用的40%，可记入下月使用；
·设办事处地区可提取月节支费用的30%，做为办事处员工奖励；
·未设办事处地区可提取季度节支费用的50%，做为该区域工作人员的激励，其余部分不再记入次月的开支中。

(二) 费用支出具体标准
1、 差旅费（非住宿所在地的工作区域之间所发生费用）
² 办事处经理/区域经理：办事处经理按业务经理的巡访计划核算出差天数；
² 出差补贴（食宿及市内交通费）：90元/天；
² 长途交通费：最高可报火车硬卧；
2、 业务经理
² 出差补贴（食宿及市内交通费）：70元/天；
² 长途交通费：8小时以下按火车硬座，8小时以上按火车硬卧标准；
3、 差旅费报销需有出差申请表及正式票据
4、 办公电话费：限额1500元/月；
² 传真费：必须使用正规票据；
² 邮寄费：必须使用正规邮电票据；
² 办公用品费(含复印费)：限额200元/月；
² 办事处短途运送费：登记；
² 办事处车辆燃油费：登记；
² 停车费：正规票据；
² 车辆维修费：正规票据；
² 促销宣传费：经公司批准后方可支出；
² 其他：超过预算的费用，支出前须填报<特殊费用申请表>，经公司批准后方可支出。

(三)、费用的核销
1、 办事处的所有支出均为限额实报实销，所有费用均需经办事处财务主管及办事处经理复核后，每10日连同发货单寄至财务部核销。
2、 差旅费核销依据：当月考勤表、当月出差申请表以时间先后为序按飞机、火车、汽车票、住宿票及其他票据分类粘贴，按规定格式填写差旅费报销单，经审核报销。
3、 业务人员出差需填写《出差申请表》，经办事处经理批准方可出差。经批准的《出差申请表》需在办事处备案，以此作为考勤、报销的依据。出差返回后，将填写好出差结果的申请表附于差旅费报销单后，经审核报销。无申请表或申请表填写不完善，该次差旅费不予报销。
4、 传真、邮寄费、办公电话费、房租费、办公用品费、短途运费、燃油费、停车费、维修费等应分类粘贴报销。
5、 特殊费用：未包含在上述之内的和超过预算的费用，报销时将通过批准的<特殊费用申请表>附于单据后。
6、 当月所有费用应准时寄回财务部，未准时寄回不予报销。所有费用均需正规票据，严禁使用白条、虚假票据(房租需有房东签字收条)。
7、 员工住宿的水电、有线电视、伙食费等杂费不予报销。

附：办事处发货流程图

提货资格与付款（信用）审核合格吗
留仓库联
订货申请
提单报废
备货、出仓
货品清点、送出
钞票、应收款对账
开四联单
收款或记账后签字
底联留存、登记
客户/托运部签收
付客户联
登记销售收入、应收款账
留回单联登记
否
是

开单导购员
内务主管
仓管员
储运员
客 户
记录员