山西省国省公路养护工程项目档案管理规定.doc
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1、山西省国省公路养护档案管理实行细则 第一章 总则 第一条 为进一步提高国省公路养护档案的标准化、规范化、现代化管理水平,促进档案工作的整体建设,更好地开发档案信息资源,结合我省国省公路养护的特点,制定本细则。第二条 应对国道、省道公路小修保养、中修工程、大修工程和改建工程(具体的公路养护工程作业内容见附件一)的养护档案分别立卷归档。本细则只合用于我省境内国道、省道公路小修保养、中修工程和大修工程的档案管理,改建工程另从规定。第三条 公路养护档案既要执行交通行业档案管理的制度、规范、标准,又要接受所在地区档案行政管理部门的业务指导与监督。第四条 公路养护档案应每年按照档案规定分类整理,装订成册,
2、编好目录,分类归档。第五条 各单位形成的公路养护档案应由各单位档案部门实行集中统一管理,不得由各承办部门和个人分散保存。第六条 本细则编制依据:(一)法律政策依据 1、中华人民共和国公路法(中华人民共和国主席令2023第 19 号)2、中华人民共和国档案法(中华人民共和国主席令1996第 71 号)3、中华人民共和国公路管理条例(中华人民共和国国务院令 2023 年第543 号)4、中华人民共和国档案法实行办法(1999 年国家档案局第 5 号令)5、山西省档案管理条例(2023 年 9 月 27 日)(二)技术规范和标准依据 1、公路工程技术标准(JTG B012023)2、公路养护技术规范
3、(JTG H102023)3、建设工程文献归档整理规范(DA/T282023)4、归档文献整理规则(DA/T222023)5、建设项目竣工文献编制及档案整理规范(GB/T118222023)6、科学技术档案案卷构成的一般规定(GB/T118212023)7、照片档案管理规范(GB/T118212023)(三)指导性文献 1、交通部科学技术档案分类编号办法(交通部(87)交办字 315 号)2、交通档案管理办法(交通部交办发2023431 号文)3、公路工程竣工文献材料立卷归档管理办法(交通部交办发2023390号文)4、公路工程竣(交)工验收办法实行细则(交通运送部交公路法202365号)等。
4、5、公路养护工程管理办法(交公路发2023327 号)第二章 档案管理体制、机构、人员 第七条 在国家档案行政管理部门统筹规划,组织协调,统一制度、监督和指导下,公路养护档案工作实行“统一管理、分级负责”的原则。省公路局对全省国道、省道养护档案工作进行业务领导。公路分局、公路管理段档案管理部门的具体职责是:(一)贯彻执行国家的法律、法规,部颁标准、规范和省、市、行业的有关规章制度,制定本单位档案管理的规章制度、实行细则;(二)对所属单位的档案工作进行监督和指导,按规定向上级档案馆移交档案;(三)对本单位的归档工作进行指导,集中统一管理本单位的档案;(四)积极开发档案信息资源,编制检索工具,汇编
5、文献资料,做好档案运用工作;(五)会同本单位有关业务部门对已超过保管期限的档案进行鉴定;(六)学习、研究和采用新技术,推动档案管理的现代化;(七)参与工程竣工、科研成果评审鉴定和设备、仪器开箱的文献材料验收工作;(八)培训本系统有关单位档案工作人员,交流档案工作经验;(九)组织完毕上级档案部门交办的档案业务工作。第八条 各单位应加强对公路养护档案工作的领导,明确分管档案工作的领导。公路分局由分管养护的副局长兼管,公路管理段由分管养护的副段长兼管。各单位应将档案工作纳入本单位总体发展规划,纳入单位管理、生产建设、科学研究和技术管理的规章制度中,纳入分管领导的岗位职责和工作人员的岗位责任制中。第九
6、条 各单位应依据国家有关规定和实际需要,配备公路养护档案管理工作人员,并保持档案管理工作人员的相对稳定。档案管理工作人员一般应具有大专以上文化限度和公路养护工程专业知识,其重要职责是:(一)贯彻执行档案管理工作的各项规章制度,掌握档案管理现代化技术;(二)指导相关部门做好文献材料的收集、整理等归档工作,提高档案质量;(三)做好档案的收集、整理、鉴定、登记和记录等基础工作,熟悉所保管的档案情况;(四)保护档案的安全,做好防护工作。对破损、笔迹模糊或变质的档案,应及时修补或复制;对库存档案发现可疑情况或者发生意外事故,应及时进行检查,并将检查的结果立即向单位领导报告;(五)开展档案业务指导工作,并
7、采用各种有效措施,检查督促所属单位做好档案工作;(六)做好档案运用服务工作,编制合用检索工具,迅速准确地查调档案,汇编档案资料;(七)遵守保密制度。未经批准,不得运用职权擅自扩大档案的运用范围,不得泄露档案的机密内容,保证档案的安全;(八)档案保管人员调动工作时,应在离职前办好档案的交接手续。第三章 公路养护档案内容及分类 第十条 公路小修保养档案内容(一)路况登记资料 1、路面平面略图;2、公路基本资料;3、路况示意图;4、构造物卡片涉及桥梁、隧道、渡口、过水路面、房屋等;5、登记表涉及涵洞、挡土墙、绿化等。(二)检查与验收资料 1、平常养护检查记录;2、中间检查记录;3、定期检查记录;4、
8、巡查记忆录。第十一条 公路中修工程档案内容(一)工程协议和造价文献 1、协议文献;2、决算书。(二)施工大纲及批复 1、施工大纲;2、施工大纲批复。(三)技术交底和会议纪要 1、设计交底和会议纪要;2、施工图交底会议纪要;3、关键施工技术交底纪录;4、竣工验收会议纪要。(四)工程施工过程资料 1、开工报告;2、停工报告;3、复工报告;4、竣工报告;5、水准点、控制点和基准线复测记录;6、施工日记及施工原始记录。(五)施工质量控制资料 1、工程项目划分表;2、计量仪器、设备检定(测试)报告;3、工程质量检查评估表及汇总表;4、工程质量保证资料;5、工程质量事故报告及解决记录。(六)竣工图目表 1
9、、竣工图目录;2、变更单与相关竣工图对照汇总表;3、设计变更单;4、业务联系单;5、竣工图纸。(七)工程总结及工程竣工验收报告 1、施工总结;2、监理工作总结;3、设计工作总结;4、工程竣工验收报告单。第十二条 公路大修工程档案内容(一)工程协议和造价文献 1、协议文献(涉及招、投标文献);2、决算书。(二)施工组织设计、监理大纲及批复 1、施工组织设计;2、施工组织设计批复;3、监理大纲;4、监理大纲批复。(三)技术交底和会议纪要 1、设计交底会议纪要;2、施工图交底会议纪要;3、关键施工技术交底记录;4、竣工验收会议记要。(四)工程施工过程资料 1、开工报告;2、停工报告;3、复工报告;4
10、、竣工报告;5、水准点、控制点和基准线复测记录;6、施工日记及施工原始记录;7、监理日记及监理原始记录。(五)施工质量控制资料 1、工程项目划分表;2、计量仪器、设备检定(测试)报告;3、工程质量检查评估表及汇总表;4、工程质量保证资料;5、工程质量事故报告及解决记录。(六)竣工图表 1、竣工图目录;2、变更单与相关竣工图对照汇总表;3、设计变更单;4、业务联系单;5、竣工图纸。(七)工程总结及工程竣工验收报告 1、施工总结;2、监理工作总结;3、设计工作总结;4、工程竣工验收报告单。第十三条 公路改建工程档案内容 改建工程档案内容应按现行公路工程竣(交)工验收办法(交公路发202365 号)
11、的规定,包含综合文献、决算和审计文献、监理资料、施工资料和科研、新技术资料等五方面内容。第十四条 公路养护档案分类编号是按照 交通部科学技术档案分类编号办法(交通部(87)交办字 315 号)中所拟定的公路工程类目进行分类。大类、属类不变,小类设七个类目,即:道路维修(含路基、路面)、桥梁维修(含涵洞)、独立隧道维修、交通工程维修(含沿线设施)、公路绿化(含环境保护)、公路养护(含公路养护作业安全)、其他(含与公路的干扰)。在小类下设三个一级类目,即:国道、省道、其他(战备路、旅游路等)。在一级类目下设三个二级类目,即:小修保养护、中修工程、大修工程。在二级类目下设三级类目、在三级类目下设四级
12、类目,三级和四级类目的具体设立参照附件二公路养护档案分类大纲。示例 1:国道 108 线灵石路面改造工程施工组织设计的档号:GL51G108321N 其中:GL公路(大类);51道路维修(属类小类);G108国道 108(一级类目);3大修工程(二级类目);2施工组织设计、监理大纲及批复(三级类目);1施工组织设计(四级类目);N施工组织设计流水号。示例 2:省道 301 线天镇段公路基本资料的档号:GL57S301112N 其中:GL公路(大类);57公路养护(属类小类);S301省道 301(一级类目);1小修保养(二级类目);1路况登记资料(三级类目);2公路基本资料(四级类目);N公路
13、基本资料流水号。第四章 公路养护档案的管理 第一节 公路养护档案的归档与保存 第十五条 各单位的档案,应作为一个全宗进行整理和保管。一个全宗内的文书档案,可根据本单位的实际情况,按年度、机构、问题、保管期限等方式排列;科技档案应按不同类别、项目分别上架排列。第十六条 各单位应建立、健全文献材料的归档制度。(一)凡本单位各项活动中形成的具有保存价值的文献材料,均由文书解决部门或文献材料形成部门按照交通部发布的有关档案质量标准的规定和规定进行整理,并定期向档案部门归档;凡本单位在养护生产和工程实行中形成的具有保存价值的科技档案,应执行交通行业科技档案管理制度、规范、标准。(二)文书档案一般应在次年
14、上半年向档案部门归档;科技档案应按不同类别及专业特点进行归档;声像档案一般在年终向档案部门归档,其中会议形成的声像档案,需在会议结束后两个月内就由会议主办单位负责归档。第十七条 档案库房(含胶片库、磁带库)的温度应控制在 1424,有调节设备的库房温度日变化幅度不得超过2;相对湿度应控制在 45%60,配有调节设备的库房湿度日变化幅度不得超过5%。保存母片的胶片库温度应控制在 1315,相对湿度应控制在 35%45。第二节 对电子档案、照片、音像档案的规定 第十八条 对电子档案的规定如下:(一)设计图纸应数字化保存。(二)应建立动态公路设施基础数据库,做好路面管理系统、桥梁管理系统、隧道管理系
15、统、基础数据库的软件备份及数据更新和备份。(三)应做好文安、数据、影像记录等电子文献的保存和维护,逐步实现科技档案电子化,逐步建立档案信息化检索体系。(四)电子文献在归档移交前,归档与接受部门均应对归档电子文献的载体及技术环境进行检测,保证载体的安全运用。第十九条.照片档案分为照片和底片。案卷内照片和底片的顺序编号应相同。以每张照片为单位,从 1 开始编写,写在正面右上角;底片号应用铁笔横排刻写在胶片乳剂面片边部。底片由拍摄单位保存。(一)如用数码相机时,拍摄单位保存光盘。(二)照片参见号 是指与本张照片有联系的其他档案的档号。(三)照片的文字说明 有六要素,即事由、时间、地点、人物、背景、摄
16、影者。规定文字简洁,语言通顺,一般不超过 200 字。(四)照片的案卷题名 一个案卷要拟写一个案卷题名,写在封面上。案卷题名应概括案卷内所有照片的基本主题,一般涉及责任者、问题、名称三部分。(五)照片档案保管期限 根据文献材料中相关的内容拟定。第二十条 音像档案要收集齐全,做到文字材料与音像材料相符。(一)归档的音像档案,要通过系统整理,每盘音像要工整确切地标明:责任者、录制(摄制)时间、地点、内容、顺序号、保管期限、摄制人等项目。保管期限根据文献材料中相关的内容拟定。(二)音像档案要按形成时间顺序排列,分别编写流水号。第三节 公路养护档案的保存 第二十一条 公路养护档案保存可分别按短期、长期
17、和永久三种保存期限进行分类排列。短期保存期限为 2023、长期保存期限为 15-50 年、永久保存期限为 50 年以上。(一)公路定期检查资料可作为短期保存档案资料进行保存。(二)国道、省道公路中修工程、大修工程资料可作为长期保存资料进行保存。(三)国道、省道公路改建工程资料、各级公路桥梁、隧道等建筑物应作为永久保存档案资料进行保存,具体保管期限以桥梁设计使用年限为准。第二十二条 安放档案的档案室管理应贯彻“防止为主,防治结合”的方针,认真做好防盗、防火、防光、防潮、防尘、防污染、防有害生物等“七防”工作。坚持库房检查制度和库房温湿度记录制度,严格控制库房的温湿度,保证档案的安全。第二十三条
18、档案部门应建立定期检查库存档案和设备定期检查制度,并做好检查记录。对破损和笔迹模糊或变质的档案,应及时修补或复制。对库存档案发现可疑情况或者发生意外事故,应及时进行检查。第二十四条 档案部门应按档案的保管期限,定期用直接鉴定法对档案进行鉴定。文书档案的鉴定工作应在分管领导或机关办公室主任的领导下,由档案部门和有关业务部门组成鉴定小组共同进行。科技档案的鉴定工作,要在总工程师或技术负责人的领导下,由档案人员和科技人员共同进行。第二十五条 鉴定工作结束后,应由档案部门提出档案鉴定报告,编写档案销毁清册,经本单位分管领导签字批准后,方予销毁,并报上级档案部门备案。销毁档案实行两人监销制,监销人应在档
19、案销毁清册上签字。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。第四节 档案的使用与运用 第二十六条 档案的使用应遵循“严守国家机密、严禁涂改抽拆、切勿私自携出,不得转借散失、妥善保护案卷、用毕及时归还”的原则。第二十七条 各单位应积极开展档案运用工作,编制合用的检索工具;开展档案的编研工作,为行政管理、生产建设、经营管理和科研教育等提供档案信息服务。汇编的档案资料如需印发或出版,应经本单位领导批准,并报上级行政主管部门备案。第二十八条 各单位档案部门应设立档案阅览室,健全档案借阅和复制、复印制度,严格履行档案借阅手续。第二十九条 外单位借用本单位一般档案时,必须持有单位的介绍信(介绍信中应说明借用档案人
20、员的政治面貌,借用的范围和用途),经档案形成部门批准后方可借阅。重要的档案应经办公室主任或单位负责人批准。第三十条 声像档案实行两套制,以复制件提供运用。借出的声像档案不得转借别人或擅自复制。第三十一条 对电子文献采用网络的方式运用时,应采用身份认证、权限控制等安全保密措施,并遵守有关的借阅规定。第三十二条 根据档案材料缩微、抄录、复制、复印的材料,经档案部门核对无误后,加盖档案部门档案材料证明专用章。第三十三条 各单位档案部门应遵守 中华人民共和国保守国家秘密法,认真贯彻执行国家、交通部的保密法规,做好保密工作。档案部门在收到保密委员会和有关部门关于档案解密的告知后,应及时调整密级。第五节
21、档案的移交 第三十四条 凡合并、撤消机构,应根据国家有关规定将本机构所有档案进行认真整理,不得分散,并按下列办法进行解决:(一)撤消机构的档案,应向上级主管部门进行移交或交由主管机关代管。(二)撤消机构的业务划归几个单位或部门的,原机构的档案材料不得分散,可由其中一个单位代管或向上级主管部门移交。(三)一个机关并入另一个机关或几个机关合并为一个新的机关,其档案材料应移交合并后的机关代管或向上级主管部门移交。(四)一个机关内一部分业务或者一个部门划给另一个机关接受,其档案材料不得带入接受机关,假如接受机关需要运用,可以借阅或复制。(五)机关撤消或者合并时,没有解决完毕的文献材料,可以移交给新的机
22、关继续解决,并作为新的机关的档案加以保存。(六)一个机关改变从属关系,在其工作活动中形成的所有档案仍属本来的全宗,实行集中统一管理。(七)各种临时工作机构撤消时,其档案应向主管机关移交。第五章 公路养护大中修工程竣工验收档案管理 第一节 竣工验收档案的编制体系 第三十五条 公路养护大中修工程竣工验收档案是公路养护档案的重要组成部分,在公路养护档案中占有相称大的比例。公路养护大中修工程竣工验收档案应由建设单位组织进行编制,各施工单位和监理等单位的资料整理组卷后汇总到建设单位。第三十六条 公路养护大中修工程竣工文献编制数量一般为两套。建设单位一套,档案接受单位一套。第三十七条 在公路养护大中修工程
23、竣工验收前,应事先提请档案接受部门对档案先期进行验收,未通过验收的,不得组织进行竣工验收。(公路养护大中修工程竣工档案验收申请表及验收意见书格式见附件四)第二节 竣工文献归档编制的基本规定 第三十八条 竣工文献的编制是工程后期监理工程师进行技术管理的一项重要工作。承包人编制的竣工文献必须由监理工程师审核把关。对施工单位绘制的竣工图要认真审查,看内容有无错漏,线条、文字是否符合规定。同时施工监理文献也必须齐全完整,真实可靠,笔迹工整,版面清洁。第三十九条 公路养护大中修工程建设、勘察、设计、施工、监理等单位应当将竣工验收的档案立卷归档工作,纳入公路养护大中修工程项目的管理工作中,建立竣工验收档案
24、管理领导人责任制,配备专人负责,保证竣工验收档案的完整性、准确性与系统性。第条 建设单位在养护大中修工程进行招标,在与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议或协议的同时,应对养护大中修工程竣工文献的套数、费用、内容、移交时间等提出明确规定。第四十条 竣工文献必须按统一标准、统一规定进行编制,否则不予接受。第四十一条 竣工文献按“谁经办谁编制”的原则进行编制。在编制过程中,各单位有责任互相提供所需的资料。第四十二条 竣工文献每张图表必须签章完备,签字必须真实,不得代签,编制完毕后经各单位重要负责人审核。第四十三条 各单位技术负责人应是竣工文献编制工作的负责人。第四十四条 资料文献用纸统一采用 A4
25、 型纸(210mm297mm),图纸规格除外。第三节 竣工图归档编制的基本规定 第四十五条 竣工图应能全面、准确反映养护大中修工程实体的所有实际造型和特性。第四十六条 竣工图在设计文献基础上编制,竣工图应逐张加盖竣工图章。竣工图章内容见图,图章规格尺寸为 80mmx50mm,竣工图章用红色印泥盖在竣工图右下方竣工图标之上空白处(附图一)。(一)凡施工图没有变动的,由竣工图编制单位加盖竣工图章作为竣工图,凡有一般性图纸变更及符合杠改或划改规定变更的,可在原图上修改,并加盖竣工图章。(二)凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图面变更面积超过 10%,应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。(三)反复使用的标
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