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广州市梅山物业发展有限公司采购管理制度

第一章 总则
第一条 为规范广州市梅山物业发展有限公司（以下简称公司）采购行为,加强对采购活动的管理与监督,保障采购质量和采购物料及时供应,达成合理减少公司采购成本,特制定本制度。
第二条 公司各级单位和部门使用公司资金购买各种物料,委外加工和服务及其相关活动,均合用本制度。

合理的采购分工 不相容职能的分离：信息员、商务助理、采购员
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第一条 合用范围
第二条 采购作业相关职责
1. 生产部职责:负责生产性物料的请购,检查和签收.
2. 资材部职责: 负责办公用品的请购与签收；负责资源寻找及平常用品(清洁用品,厂务设施用品等)依据权限呈核订购,编制采购作业计划,负责采购作业的实际操作,对帐,请款.
3. 其他部门职责:负责其他非生产物料的自行请购和验收.

第二章 采购流程管理
第三条 生产性物料请购单的开立及递送
1. 生产部依生产需要,三个工作日前开立部门请购单,注明物料品名,规格,数量,需用日期及其注意事项等,经请购部门主管、经理依请购核决权限批准批准后,送采购部.
2. 需用日期相同且属同一供应厂商供应的配套物料,请购部门应以请购单附表,一单多品的方式提出请购.
3. 常用生产性物料由请购部门依耗用状况,并考虑库存情况,依计划按月或按季开立“部门请购单”请购;需临时请购常用生产性物料的,请购部门应在“部门请购单”的注意事项栏目中注明临时请购的因素.原则上是按周开立.
4. 紧急请购:
1).条件规定:订购时间小于正常采购作业期限,物料或产品的短缺将严重影响正常生产和销售.
2).范围:一般情况下,只有经理级以上主管认可批准的项目方可纳入此范围.
3).请购部门应在“部门请购单”的顶端空白处注明“紧急采购”字样,并在注意事项栏目中说明紧急采购的因素,经部门经理批准后,以急件卷宗递送.采购部进入紧急采购程序,以最短时间内完毕采购作业为准.
4).采购部随后跟踪“部门请购单”.
5).单价超过2023元的设备和工具,请购部门必须报公司总(副总)经理批准.
第四条 非生产性物料请购单的开立及递送
1. 非生产性物料由使用部门开立“部门请购单”,注明物料品名,规格,数量,需用日期及其注意事项等规定,经请购部门主管,经理以请购核决权限批准批准后,送采购部.
2. 为尽量减少分散采购的成本与费用,通常情况下,请购部门应根据非生产性物料的耗用状况和需用周期规律,按月或按季由各部门作出月度或季度预算和计划送资材部审核,由资材部进行集中采购.
3. 需临时请购或超过预算和计划的,请购部门应在“部门请购单”的注意事项栏目中注明临时请购的因素,经部门主管签字审核后送采购部,采购部将“部门请购单”和询价结果一同上报公司,由总(副总)经理批准后方可采购.
第五条 固定资产请购单的开立及递送
对单件采购金额大于2023元RMB的设备和工具等非易耗品,由请购部门填写“固定资产购买申请单”,注明品名,规格,数量,需用日期及购置说明等,经请购部门主管,经理审核批准后,送采购部.采购部根据规定进行报价,选择三家以上的供应商,报公司总(副总)经理审批.
第六条 委外加工单的开立及递送
设备,固定资产等凡需要维修,公司生产部无法完毕或无法及时完毕客户需求的项目:
1. 各请购部门需填写“委外加工单”,经请购部门主管,经理审核批准后,送采购部.
2. 采购部根据“委外加工单”上的规定,查阅协作厂商资料,记录后报价.如现有协作厂商不能完毕,可寻找新供应商,进入新供应商开发程序.
3. 采购部根据比价结果,选出最合适的协作厂商,报请公司总(副总)经理核准后才干委外发包.
4. 采购部根据“委外加工单”规定和供应商反馈情况跟踪交期.
5. 如属紧急委外的项目,进入紧急采购程序.
第七条 请购单的撤消
1. 请购单的撤消由原请购部门及时告知采购停止采购.在采购部确认已撤消前,原请购部门应在原“请购单”的存根上标注“已撤消”字样及注明撤消因素.
2. 采购部在办完撤消后,应在原请购单上标注“已撤消”字样,并请申请撤消人署名,注明日期和时间及撤消理由.
3. 原请购单已送其他部门待办收料,验收等手续的,由采购部告知撤消,并由待办收料,验收等手续的其他部门将原请购单退回采购部.
4. 原请购单无法撤消的,采购部应尽快告知原请购部门.
第八条 采购工作划分
采购部重要负责生产性物料、固定资产的采购,办公用品的采购与签收，负责委外加工及与采购相关作业的各项业务.
第九条 采购相关信息的收集与整理
1. 采购经办人按各自的工作分派接受请购单后,应核对请购内容(品名,规格,数量,需用日期等),查阅供应商历史资料,采购记录及其他有关资料.
2. 采购经办人应注意检查核对请购单各栏填写是否清楚,合理,对急件要优先办理,对无法按需用日期办理的要及时告知请购部门,有撤消请购单的应优先办理.
第十条 供应商的选择
1. 常用物料供应商的选择:优先选择公司合格目录中的供应商.
2. 新开发物料供应商的选择:采购部接到生产部新物料开发告知形式的类似文献,优先选择公司合格目录中的供应商.告知侯选供应商报价,从公司利益出发拟定供应商.
3. 目录中无合适供应商时,进入新供应商开发程序.
4. 新供应商开发程序:
1). 假如原有供应商不能满足开发和生产规定，则需开发新供应商。
2）.采购部可通过各种途径对符合公司开发规定的供应商进行筛选，初步定出后选供应商。
3）.采购部应根据样品认可情况、供货记录、单价、公司相关资料等情况最终拟定一家供应商。
4）.采购部根据物料技术、质量规定及需求时间告知供应商送样，供应商按规定送样，并附相关技术资料。
5）.生产部根据物料技术、质量规定对首批样品进行样品检查，并出具“样品检查单”，交采购部，并由采购部告知新供应商。
6）.样品未达成公司开发技术、质量规定的，由采购部告知新供应商改善，并同时寻找新供应商。
7）.供应商送样达成公司开发技术、质量规定的，采购部根据“样品检查单”，填写“新开发供应商评估表”，由生产部、采购部及采购经理睬签后，报总（副总）经理批核。
8）.采购部跟踪使用部门的使用结果，合格则将该供应商列入合格供应商目录，不合格的，则做好记录，此后不在列入公司该类产品供应商选择范围。
5. 特殊物料供应商的选择：由采购部和请购部门依请购、采购核决权限共同商议选择，不一致时，由公司总（副总）经理审核批准。
6. 请购部门直接或间接指定供应商、品牌、材质等导致唯一供应商，且不符合惯例的，由公司总（副总）经理审核批准。
第十一条 询价
1. 选择合格供应商作为询价对象后，采购经办人应多方位调查了解市场行情、采用实地问价、电话询价，并整理报价资料。
2. 非紧急情况下，应提供3家以上基本符合报价规定的供应商作为比价和议价的对象。
3. 采购经办人应充足了解请购物料的品名、规格，对交货期无法配合需用日期的，要与请购部门联系协调，急件或需用日期近的应优先办理，询价时要向厂商具体说明品名、规格、质量规定、数量、付款条件和方法、地点和交货日期，对同规格不同品牌的产品作比较，考虑是否有必要办理售后服务及保修年限。
4. 采购量低于行规最低成交量的，采购经办人应于询价后，及时与请购部门协商是否可以按行规最低成交量进行采购。可以的，重新办理请购手续，不可以的，采购经办人应及时在请购单上说明需进行“溢价”采购的因素，由公司总（副总）经理审核批准。
第十二条 比价议价
1. 采购经办人在了解市场行情后，研拟底价，拟订议价方式及各种有利条件，进行议价。
2. 要注意供应商是否能准时交货、质量是否有保证，是不是信誉可靠的供货商，价格涨跌有何因素，是否有开发新厂商的必要
第十三条 价格上涨的审批
1． 当货品市场价格时，采购应规定供应商在得到价格上涨的消息的同时告知到我公司，并记录相关信息提报给采购主管、经理及总（副总）经理签核审批。
2． 采购经办人要在接到涨价消息之后到市场了解情况的真伪，如属供应商伪造消息，则立刻进入新供应商开发程序。
3． 货品已在公司仓库或已使用的物料，供应商规定涨价不予受理。
第十四条 订单呈核
1. 采购部经办的采购作业，均应依采购核决权限，呈核订购。采购经办人依请购单填写订单，经采购部主管、部门经理审核签发。
2. 采购经办人应在呈核的订购单上具体注明与厂商议定的买价条件，不能按期交货的应事先征求请购部门批准。
3. 请购部门有特殊规定且明显不符合惯例的，采购经办人应联络请购部门述明因素，由公司总（副总）经理审核批准。
第十五条 标准和规定变更
1. 请购单和订购单上品种、供应商、规格、数量、材质等的变动和增减，均属“标准和规定变更”的范畴。
2. 采购经办人应严格按照请购单和订单所述标准和规定进行采购作业。不得擅自变更请购单和订购单所述的标准和规定。
3. 遇无合适供应商或无合适的物料等情况，确需变更请购单和订购单所述物料的标准和规定的，采购经办人应事先征得请购部门批准后（请购部门人员在请购单上注明），方可改变订购单标准和规定进行采购。紧急情况无法取得签字得应先以电话形式沟通，后补签字（3日内）。
4. 遇请购部门提出变更订购单标准和规定的，非紧急情况下，需待请购部门重新开立、递送新请购单后，按正常采购程序解决。遇紧急情况下或请购部门仅以口头或电话告知形式提出更改请购单所述标准和规定的，采购经办人应当场问明因素和理由并在原请购单上作出具体解释和负责人后，方可改变订购单标准和规定进行采购。请购单上经办人必须请请购部门相关负责人后补签字（3日内）。
第十六条 采购核决权限
1. 生产中被确认为正常使用的物料采购，由采购部主管、部门经理审核批准。非正常使用、请购部门仅以口头或电话告知形式提出更改请购单规定核标准的，由公司总经理和副总经理审核批准。
2. 生产中新开发产品的物料采购，由公司总（副总）经理审核批准。
3. 供应商、品牌、价格、质量标准未发生变化的生产性物料采购，由采购主管、部门经理审核批准，发生变化的，由公司总（副总）经理审核批准。
4. 非生产性物料请购单和委外加工订单中，不符合惯例的指定供应商或加工厂家、品牌、材质及数量较少但需订制而导致价格明显高于市场供应价格等情况的，由公司总（副总）经理审核批准。
第十七条 订购
1. 经批准订购后，采购经办人应及时与选定的供应商办理订购手续。
2. 采购经办人不得延误解决或扣押请购单或订单。对无法解决的请购单或订单，应及时书面说明理由或因素，报采购部主管解决。采购部主管无法解决的，报部门经理解决。部门经理无法解决的，报公司总（副总）经理解决。
3. 若属分批交货的，采购经办人应在订单上注明“分批交货”字样。
第十八条 催交
1. 约定交货期前，采购经办人应与供应商再次确认准时交货。
2. 供应商无法在约定日期交货时，采购经办人应及时告知请购部门并做好交货异常记录和加紧催交。
3. 对已到交货日期尚未到货的，仓库管理员应及时告知采购，立即开展催交行动。
4. 采购经办人未能按既定进度完毕作业时，应书写进度异常报告，说明异常因素及下一步也许完毕的日期，经部门经理审核后转送请购部门，依请购部门意见拟订对策解决。
第十九条 采购物料的入库与验收
1. 生产性物料来料时，一般由原料仓库验收数量和重量，并开具“进料检查单”，生产部验收质量并填写“进料检查单”。仓库提供入库单给采购。
2. 非生产性物料来料时，一般由请购部门签收数量和重量，由使用部门验收质量。
3. 固定资产、委外加工的物料、工程或服务由申请单位负责验收。
4. 对验收不合格的物料，由验收部门提出不合格内容，并召集请购部门负责人和采购人员进入物料异常解决程序；对设备或工程不合格的，验收部门要召集采购进行协商解决。
5. 交货数量超过或少于“订购量”部分，其超交数量或缺少数量由收料部门于收料时，在备注栏注明，并召集请购部门负责人及采购进入物料异常解决程序。
第二十条 对帐请款
1． 所有已采购且验收合格的物料，应结合订购单、入库单、供应商发票、请款明细进行帐目核对。有问题及时查明因素和解决。
2． 在帐目核对无误情况下，按事先约定或采购协议约定的付款方式和期限填制“付款平单”，交采购部主管、部门经理审核批准后递交财务部，由财务部付款。
3． 对延误交货导致公司损失、短交未补足、物料不合格率高于行业允许范围等供应商的请款，由采购部与供应商先行协商，拿出解决方案，经部门经理审核，报公司总（副总）经理批准后，方可进入付款程序。
4． 紧急采购需预付款或供应商规定款到交货时（不需钞票时），采购部应填写“付款平单”，经采购部主管、部门经理审批核准后递交财务部，由财务部进行付款。
如遇突发性有争议项目，采购部与财务部和供应商共同协商一致后进行正常对帐请款程序。
第三章 采购价格管理
1． 总则
1． 1制定目的
为保证材料高品质低价格，从而达成减少成本之宗旨，规范采购价格审核管理，特制定本规章。
1． 2合用范围
各项原物料采购时，价格之审核、确认，除另有规定外，悉依本规章解决。
1． 3权责单位
2． 价格审核规定
2．1报价依据
开发部提供新材料之规格书，作为采购部成本分析之基础，也作为供应商报价之依据。
2．2价格审核
（1） 供应商接到规格书后，于规定期限内提出报价单。
（2） 采购部一般应挑选三家以上供应商询价，以作比价、议价依据。
（3） 采购部主管审核，认为需要再进一步议价时，退回采购人员重新议价，或由主管亲自与供应商议价。
（4） 采购部主管审核之价格，呈分管副总审核，并呈总经理确认批准。
（5） 副总、总经理均可视需要再行议价或规定采购部进一步议价。
2．3价格调查
（1） 已核定之材料，采购部必须经常分析或收集资料，作为减少成本之依据。
（2） 本公司各有关单位，均有义务协助提供价格讯息，以利采购部比价参考。
（3） 已核定之物料采购单价如需上涨或减少，应以《单价审核单》形式重新报批，且附上书面之因素说明。
（4） 单价涨跌之审核流程，应同新价格审核流程。
（5） 采购数量或频率有明显增长时，应规定供应商适当减少单价。
3． 采购成本分析
3．1成本分析项目
成本分析系就供应商提供之报价的成本估计，逐项作审查、评估，以求证成本之合理性。一般涉及以下项目：
（1） 直接及间接材料成本。
（2） 工艺方法。
（3） 直接及间接人工成本。
（4） 制造费用或外包费用。
（5） 税金。
3．2成本分析之运用
以下情形时，应进行成本分析：
（1） 新材料无采购经验时。
（2） 底价难以确认时。
（3） 无法确认供应商报价之合理性的。
（4） 为提高议价效率时。
3．3成本分析表的提供方式
成本分析表提供方式一般有两种：
（1） 由供应商提供。
（2） 由采购部编制标准报价单或成本分析表，交供应商填妥。
3．4成本分析环节
成本分析旨在减少成本、价格、其环节一般如下：
（1） 确认设计是否超过规格规定。
（2） 提出改善建议并检讨。
（3） 检讨加工方法、加工工程。
（4） 选定最合适之设备、工具。
（5） 就制造费用、营销费用、利润空间进行压缩。
3．5成本分析注意事项
（1） 运用自己或别人之经验。
（2） 应用会计查核手段。
（3） 提高议价技巧。

第四章 采购品质管理

1、总则
1． 1制定目的
规范采购过程的品质管理规定，使采购品质管理有章可循。
1． 2合用范围
本公司物料采购、验收、索赔等过程的品质管理，除另有规定外，悉依本规章执行。
1． 3权责单位
（1） 品管部负责本规章制定、修改、废止之起草工作。
（2） 总经理负责本规章制定、修改、废止之核准。
2． 采购品质管理规定
2．1文献资料规定
物料订购前，本公司应提供下列文献资料，或在订购单、采购合约内予以明确规定：
（1） 订购物料之规格、图纸、技术规定等。
（2） 产品技术精度、等级规定。
（3） 各种检查规范、标准或合用规格。
2．2合格供应商之选择
物料采购，除经总经理特准外，均需向合格供应商订购。合格供应商一般规定符合下列条件：
（1） 经本公司供应商调查，列入合格供应商名列。
（2） 经本公司供应商评鉴，资讯等级在C级以上。
（3） 同业中之佼佼者。
2．3品质保证之协定
物料之采购，应由供应商承负品质保证之责任，并在订购前明确，本公司规定供应商承诺下列品质保证：
（1） 供应商品质管理体系需符合本公司指定之品质保证系统、如ISO9000或QS9000体系等。
（2） 供应商应保证产品制造过程的必要控制与检测。
（3） 供应商产品出厂前应有逐批作抽样检查。
（4） 供应商应随货送交其出货品质检查合格之记录。
（5） 接受本公司必要之供应商调查、评鉴及辅导。
2．4进货验收之规定
供应商提供之物料，必须通过本公司仓库、品管、采购等部门人员之相关验收工作，重要涉及下列几项：
（1） 确认订购单
（2） 确认供应商
（3） 确认送到日期
（4） 确认物料的名称与规格
（5） 清点数量
（6） 品质检查
（7） 解决短损
（8） 退还不合格品
对检查合格物料，入库后应予以明确标记，以保证后续品质之可追溯性（如供应商名称、物料规格、数量、交货时间、点收人员、检查人员等级料之标注，以便追溯、区分、使用之方便）。
2．5品质纠纷解决
有关采购物料发生规格不符、品质不良、交货延迟、破损短少、使用不良等情况之解决流程统称为品质纠纷解决。具体规定如下：
2．5．1处置依据
以双方事先约定之品质标准作为处置依据，并于订购单上具体说明，其中涉及交货时间、检查标准、包装方式等的，原则上以本公司之规定为依据。
2．5．2国内采购物料退货与索赔
（1） 拟退回之采购物料应由仓管员清点整理后，告知采购部。
（2） 采购部经办人员告知供应商到指定地点领取退货品。
（3） 订制品之退货，原则上规定供应商重做或修改至合格为止。
（4） 确属无法修复或供应商技术能力局限性时，可取消订单，另觅供应商。
（5） 退货情形依订购合约条款办理扣款或索赔。
2．5．3国内采购其他索赔规定
（1） 由供应商因素导致之交货延迟，以实际导致本公司之损失向供应商索赔。
（2） 破损短少情形，由供应商补足合格物料，若由此导致本公司之损失，依实际发生状况索赔。
（3） 因供应商因素导致物料在使用或销售中发现不良，导致本公司之损失，依实际发生状况索赔。
2．5．4国外采购物料退货与索赔
因规格不符或品质不良引起之退货及索赔规定如下：
（1） 规定供应商储运更换合格物料或将不合格品退供应商修复。
（2） 退货或补运之费用由供应商负责。
（3） 由此导致之本公司损失，依双方合约向供应商索赔。
2．5．5国外采购其他索赔规定
（1） 发生破损短少情形，向保险公司索赔或航运公司索赔。
（2） 发生短卸情形，向航运公司及保险公司索赔。
（3） 发生短装情形，向供应商索赔。

3． 附件
[附件]《损失索赔告知书》

损失索赔告知书

公司：
本公司于 年 月 日向贵公司采购之下列货品： ，因贵公司产品 □品质不良 □交期延迟，导致本公司蒙受 元的损失，兹检附：□损失计算表 份；□品质检查报告 份；□本公司客户索赔函复印本 份，连同原采购合约复印本共 份，望贵公司给予谅察补偿，其补偿金额，敬请贵公司批准。
□由其他货款中扣除
□以钞票支付

顺颂
商祺！

股份有限公司
采购部 年 月 日

第四章 附则
第二十一条 采购作业解决期限
采购部应依采购地区、物料特性及市场供需，分类制定物料采购作业解决期限，经部门经理审核，城堡公司批准后，告知各有关部门作为请购交货最低期限的参考，遇有变更时，应立即修正。
第二十二条 采购作业计划
依据生产计划，有采购部按期编制生产性物料采购作业计划，经采购部主管核准后，先行进行采购信息的收集整理、报价、选定供应商等的解决，待收到“请购单”后，按采购核决权限呈核订购。
第二十三条 供应商的评估
1． 每月，由生产部负责提供当月品质异常登记表、由生管部负责提供当月交货异常登记表给采购。
2． 采购部依据品质与交期异常登记表等资料，每月绘制供应商异常登记表。
3． 每年对重要物料供应商进行一次供应商评估工作
第二十四条 供应商的备份
1． 对于生产性物料，按类别或每一项物料除现有合格供应商外，采购经办人还应做好一家以上的合格的供应商作为备份，一旦现有供应商出现异常状态或公司认为由必要更换、以及备份供应商提供的条件明显有助于公司的，采购经办人注明因素和理由，进入新供应商开发程序。
2． 供应商的备份工作由采购经办人事先收集资料信息，经充足了解后，报采购部主管、部门经理审核批准后，由采购部存档备案。
第二十五条 采购作业的管理与监督
1． 采购经办人员要严格履行自己的职责。在订货、采购工作中实行“货比三家”的原则，询价后按核准的规定进行采购作业，不得私自订购、盲目进货和擅自提高进价。在重质量、遵协议、守信用、售后服务好的前提下，选购低价物资，作到质优价廉。同时要实行跟踪办事负责到底的责任制，不得无端积压或迟延办理相关工作。
2． 实行采购作业期限异常情况报告制度：对请购日期早于正常采购作业期限的订单，采购经办人未及时办理时，应进入采购作业期限当天提交采购作业进度异常报告，说明因素及应对措施，交部门经理酌情解决，未及时填写采购作业进度异常报告而出现采购作业延误的，按故意积压或故意迟延办理解决。
3． 每月，采购部经理对采购部已解决的采购作业进行一次随机抽查。抽查方式可以采用市场实地考察、供应商价格核查、电话问讯等形式进行，抽查的采购作业范围、项目多少和抽查人数不限。
4． 对采购作业中明显有异常情况的，采购经理应随时介入或另行考察问题所在，进行干预和监督。
5． 对也许存有问题的作业，采购经理应规定采购经办人说明因素或规定出具书面报告；对拒绝说明问题过问题严重的，由公司按有关规定解决。

招标一万元以上，一万元以下公司主管领导批准
采购管理流程 规范的范畴：计划、采购、仓管
n 流程：使用部门提报工作计划－仓库拟定采购计划－采购部门汇总采购计划－编制资金计划－比价－拟定供应商－实行采购－验收－入库-出库

n 实行供应商评价，减少违约风险：历史交易纪录（供货的及时性和质量）、资产规模、可以提供的商业信用）
n 合格供方不是一成不变的

n 优化采购渠道
n 合格供方的选择，合理拟定供应商数量和区域分布
n 优先选择实力强的供应商

结算知识

结算凭证的合法性和合规性

采购的涉税问题

采购部
物料部
采购需求部门
领用部门
管理高层
提出采购需求计划
是否有库存？
汇总拟订公司总体需求计划
制订采购计划
是否符合招标
招标条件？
进入招标流程
订购
进入超预算
解决流程
验收入库
组织进货
是否直发
加工现场？
验收入库
参与监督
进入领料流程
是
是
是
否
是
否
采购需求单、采购申请单　
审核？
是
否
采购申请单　
采购计划单　
资金计划单　
订购单、协议　
入库单
入库单
是否有库存？
审核？
是
财务处
是否超预算？
制订资金计划
付款结算
否
提出采购申请
否
采购申请单　
否
是
否
订购单、协议　
采购管理流程