广州市梅山物业发展有限公司采购管理制度.doc
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1、广州市梅山物业发展有限公司采购管理制度第一章 总则第一条 为规范广州市梅山物业发展有限公司(以下简称公司)采购行为,加强对采购活动的管理与监督,保障采购质量和采购物料及时供应,达成合理减少公司采购成本,特制定本制度。第二条 公司各级单位和部门使用公司资金购买各种物料,委外加工和服务及其相关活动,均合用本制度。合理的采购分工 不相容职能的分离:信息员、商务助理、采购员() 第一条 合用范围第二条 采购作业相关职责1. 生产部职责:负责生产性物料的请购,检查和签收.2. 资材部职责: 负责办公用品的请购与签收;负责资源寻找及平常用品(清洁用品,厂务设施用品等)依据权限呈核订购,编制采购作业计划,负
2、责采购作业的实际操作,对帐,请款.3. 其他部门职责:负责其他非生产物料的自行请购和验收.第二章 采购流程管理第三条 生产性物料请购单的开立及递送1. 生产部依生产需要,三个工作日前开立部门请购单,注明物料品名,规格,数量,需用日期及其注意事项等,经请购部门主管、经理依请购核决权限批准批准后,送采购部.2. 需用日期相同且属同一供应厂商供应的配套物料,请购部门应以请购单附表,一单多品的方式提出请购.3. 常用生产性物料由请购部门依耗用状况,并考虑库存情况,依计划按月或按季开立“部门请购单”请购;需临时请购常用生产性物料的,请购部门应在“部门请购单”的注意事项栏目中注明临时请购的因素.原则上是按
3、周开立.4. 紧急请购:1).条件规定:订购时间小于正常采购作业期限,物料或产品的短缺将严重影响正常生产和销售.2).范围:一般情况下,只有经理级以上主管认可批准的项目方可纳入此范围.3).请购部门应在“部门请购单”的顶端空白处注明“紧急采购”字样,并在注意事项栏目中说明紧急采购的因素,经部门经理批准后,以急件卷宗递送.采购部进入紧急采购程序,以最短时间内完毕采购作业为准.4).采购部随后跟踪“部门请购单”.5).单价超过2023元的设备和工具,请购部门必须报公司总(副总)经理批准.第四条 非生产性物料请购单的开立及递送1. 非生产性物料由使用部门开立“部门请购单”,注明物料品名,规格,数量,
4、需用日期及其注意事项等规定,经请购部门主管,经理以请购核决权限批准批准后,送采购部.2. 为尽量减少分散采购的成本与费用,通常情况下,请购部门应根据非生产性物料的耗用状况和需用周期规律,按月或按季由各部门作出月度或季度预算和计划送资材部审核,由资材部进行集中采购.3. 需临时请购或超过预算和计划的,请购部门应在“部门请购单”的注意事项栏目中注明临时请购的因素,经部门主管签字审核后送采购部,采购部将“部门请购单”和询价结果一同上报公司,由总(副总)经理批准后方可采购.第五条 固定资产请购单的开立及递送对单件采购金额大于2023元RMB的设备和工具等非易耗品,由请购部门填写“固定资产购买申请单”,
5、注明品名,规格,数量,需用日期及购置说明等,经请购部门主管,经理审核批准后,送采购部.采购部根据规定进行报价,选择三家以上的供应商,报公司总(副总)经理审批.第六条 委外加工单的开立及递送设备,固定资产等凡需要维修,公司生产部无法完毕或无法及时完毕客户需求的项目:1. 各请购部门需填写“委外加工单”,经请购部门主管,经理审核批准后,送采购部.2. 采购部根据“委外加工单”上的规定,查阅协作厂商资料,记录后报价.如现有协作厂商不能完毕,可寻找新供应商,进入新供应商开发程序.3. 采购部根据比价结果,选出最合适的协作厂商,报请公司总(副总)经理核准后才干委外发包.4. 采购部根据“委外加工单”规定
6、和供应商反馈情况跟踪交期.5. 如属紧急委外的项目,进入紧急采购程序.第七条 请购单的撤消1. 请购单的撤消由原请购部门及时告知采购停止采购.在采购部确认已撤消前,原请购部门应在原“请购单”的存根上标注“已撤消”字样及注明撤消因素.2. 采购部在办完撤消后,应在原请购单上标注“已撤消”字样,并请申请撤消人署名,注明日期和时间及撤消理由.3. 原请购单已送其他部门待办收料,验收等手续的,由采购部告知撤消,并由待办收料,验收等手续的其他部门将原请购单退回采购部.4. 原请购单无法撤消的,采购部应尽快告知原请购部门.第八条 采购工作划分采购部重要负责生产性物料、固定资产的采购,办公用品的采购与签收,
7、负责委外加工及与采购相关作业的各项业务.第九条 采购相关信息的收集与整理1. 采购经办人按各自的工作分派接受请购单后,应核对请购内容(品名,规格,数量,需用日期等),查阅供应商历史资料,采购记录及其他有关资料.2. 采购经办人应注意检查核对请购单各栏填写是否清楚,合理,对急件要优先办理,对无法按需用日期办理的要及时告知请购部门,有撤消请购单的应优先办理.第十条 供应商的选择1. 常用物料供应商的选择:优先选择公司合格目录中的供应商.2. 新开发物料供应商的选择:采购部接到生产部新物料开发告知形式的类似文献,优先选择公司合格目录中的供应商.告知侯选供应商报价,从公司利益出发拟定供应商.3. 目录
8、中无合适供应商时,进入新供应商开发程序.4. 新供应商开发程序:1).假如原有供应商不能满足开发和生产规定,则需开发新供应商。2).采购部可通过各种途径对符合公司开发规定的供应商进行筛选,初步定出后选供应商。3).采购部应根据样品认可情况、供货记录、单价、公司相关资料等情况最终拟定一家供应商。4).采购部根据物料技术、质量规定及需求时间告知供应商送样,供应商按规定送样,并附相关技术资料。5).生产部根据物料技术、质量规定对首批样品进行样品检查,并出具“样品检查单”,交采购部,并由采购部告知新供应商。6).样品未达成公司开发技术、质量规定的,由采购部告知新供应商改善,并同时寻找新供应商。7).供
9、应商送样达成公司开发技术、质量规定的,采购部根据“样品检查单”,填写“新开发供应商评估表”,由生产部、采购部及采购经理睬签后,报总(副总)经理批核。8).采购部跟踪使用部门的使用结果,合格则将该供应商列入合格供应商目录,不合格的,则做好记录,此后不在列入公司该类产品供应商选择范围。5. 特殊物料供应商的选择:由采购部和请购部门依请购、采购核决权限共同商议选择,不一致时,由公司总(副总)经理审核批准。6. 请购部门直接或间接指定供应商、品牌、材质等导致唯一供应商,且不符合惯例的,由公司总(副总)经理审核批准。第十一条 询价1. 选择合格供应商作为询价对象后,采购经办人应多方位调查了解市场行情、采
10、用实地问价、电话询价,并整理报价资料。2. 非紧急情况下,应提供3家以上基本符合报价规定的供应商作为比价和议价的对象。3. 采购经办人应充足了解请购物料的品名、规格,对交货期无法配合需用日期的,要与请购部门联系协调,急件或需用日期近的应优先办理,询价时要向厂商具体说明品名、规格、质量规定、数量、付款条件和方法、地点和交货日期,对同规格不同品牌的产品作比较,考虑是否有必要办理售后服务及保修年限。4. 采购量低于行规最低成交量的,采购经办人应于询价后,及时与请购部门协商是否可以按行规最低成交量进行采购。可以的,重新办理请购手续,不可以的,采购经办人应及时在请购单上说明需进行“溢价”采购的因素,由公
11、司总(副总)经理审核批准。第十二条 比价议价1. 采购经办人在了解市场行情后,研拟底价,拟订议价方式及各种有利条件,进行议价。2. 要注意供应商是否能准时交货、质量是否有保证,是不是信誉可靠的供货商,价格涨跌有何因素,是否有开发新厂商的必要第十三条 价格上涨的审批1 当货品市场价格时,采购应规定供应商在得到价格上涨的消息的同时告知到我公司,并记录相关信息提报给采购主管、经理及总(副总)经理签核审批。2 采购经办人要在接到涨价消息之后到市场了解情况的真伪,如属供应商伪造消息,则立刻进入新供应商开发程序。3 货品已在公司仓库或已使用的物料,供应商规定涨价不予受理。第十四条订单呈核1. 采购部经办的
12、采购作业,均应依采购核决权限,呈核订购。采购经办人依请购单填写订单,经采购部主管、部门经理审核签发。2. 采购经办人应在呈核的订购单上具体注明与厂商议定的买价条件,不能按期交货的应事先征求请购部门批准。3. 请购部门有特殊规定且明显不符合惯例的,采购经办人应联络请购部门述明因素,由公司总(副总)经理审核批准。第十五条标准和规定变更1. 请购单和订购单上品种、供应商、规格、数量、材质等的变动和增减,均属“标准和规定变更”的范畴。2. 采购经办人应严格按照请购单和订单所述标准和规定进行采购作业。不得擅自变更请购单和订购单所述的标准和规定。3. 遇无合适供应商或无合适的物料等情况,确需变更请购单和订
13、购单所述物料的标准和规定的,采购经办人应事先征得请购部门批准后(请购部门人员在请购单上注明),方可改变订购单标准和规定进行采购。紧急情况无法取得签字得应先以电话形式沟通,后补签字(3日内)。4. 遇请购部门提出变更订购单标准和规定的,非紧急情况下,需待请购部门重新开立、递送新请购单后,按正常采购程序解决。遇紧急情况下或请购部门仅以口头或电话告知形式提出更改请购单所述标准和规定的,采购经办人应当场问明因素和理由并在原请购单上作出具体解释和负责人后,方可改变订购单标准和规定进行采购。请购单上经办人必须请请购部门相关负责人后补签字(3日内)。第十六条 采购核决权限1. 生产中被确认为正常使用的物料采
14、购,由采购部主管、部门经理审核批准。非正常使用、请购部门仅以口头或电话告知形式提出更改请购单规定核标准的,由公司总经理和副总经理审核批准。2. 生产中新开发产品的物料采购,由公司总(副总)经理审核批准。3. 供应商、品牌、价格、质量标准未发生变化的生产性物料采购,由采购主管、部门经理审核批准,发生变化的,由公司总(副总)经理审核批准。4. 非生产性物料请购单和委外加工订单中,不符合惯例的指定供应商或加工厂家、品牌、材质及数量较少但需订制而导致价格明显高于市场供应价格等情况的,由公司总(副总)经理审核批准。第十七条 订购1. 经批准订购后,采购经办人应及时与选定的供应商办理订购手续。2. 采购经
15、办人不得延误解决或扣押请购单或订单。对无法解决的请购单或订单,应及时书面说明理由或因素,报采购部主管解决。采购部主管无法解决的,报部门经理解决。部门经理无法解决的,报公司总(副总)经理解决。3. 若属分批交货的,采购经办人应在订单上注明“分批交货”字样。第十八条 催交1. 约定交货期前,采购经办人应与供应商再次确认准时交货。2. 供应商无法在约定日期交货时,采购经办人应及时告知请购部门并做好交货异常记录和加紧催交。3. 对已到交货日期尚未到货的,仓库管理员应及时告知采购,立即开展催交行动。4. 采购经办人未能按既定进度完毕作业时,应书写进度异常报告,说明异常因素及下一步也许完毕的日期,经部门经
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