广东公司行政管理制度汇编.doc
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1、广东南方集团有限公司行政管理制度汇编2023年8月20日制订:李双华 李培发 审核: 批准:目 录行政管理01 员工平常行为规范0302 办公室管理制度0403 会议管理制度0504 办公用品管理制度0605 厂服管理制度0706 员工档案管理规定0807 集团公司职工请假制度0908 分厂请假制度1109 电脑设备及网络使用管理规定1310 考勤与休假制度1411 奖惩制度16安全管理12 出入厂管理制度2113 厂牌管理规定2314 保安管理条例2415 保安交接班责任制度2816 消防安全管理制度2917 工伤事故解决规定3118 保密制度33总务管理19 车辆调配管理规定3520 员工
2、宿舍管理制度3621 员工宿舍检查评选标准3822 员工食堂管理制度3923 员工自行车/摩托车保管奖惩规定 40员工平常行为规范1、 遵守国家各项法律、法规,遵守公司一切规章制度及工作守则,积极进取,勤奋工作,爱岗敬业。2、 同时接到两级主管的指令时,以直接主管的指令为准。3、 注重自身仪表形象,着装整洁,言谈举止文明礼貌,不得着短裤、背心、拖鞋上班。4、 准时上下班,对所担负的工作争取时效,不迟延,不积压。5、 维护公司信誉,不作任何有损公司信誉、形象的行为。6、 爱惜公司财物,不浪费,不侵占。7、 保守公司业务秘密,不私自经营与公司业务有关的产品或兼任公司以外的职业。8、 服从上级指挥,
3、如有不批准见,应先执行,后陈述。9、 上班时间不得串岗、嬉闹、高声喧哗。10、 工作时间不得接待私人来访或拨打私人电话。11、 注意保持工作场合环境卫生,做到周边环境整洁美观。12、 不得任意翻阅不属于自己负责的文献、帐簿或函件。13、 除办理本公司业务外,不得对外擅用本公司名义。14、 对于所办事项不得收受任何馈赠或向往来客户挪借、索取财物。15、 对所保管的文书财物及其一切公物应尽善保管,不得私自携出或出租、出借。16、 不得在禁烟区内吸烟,严禁携带任何违禁品进入公司。17、 员工之间在工作上、生活上应当互相帮助、互相支持、互相谅解。18、 努力学习业务,提高业务水平,为公司的发展作出积极
4、的奉献。办公室管理制度为适应集团公司高速发展的需要,发明一个文明、舒适、和谐的办公环境、提高全体职工的文明办公意识,树立良好的公司形象,特对整个集团的办公室管理作出如下制度规定,望大家共同遵守执行:1 办公室是公司领导管理人员和文员等职工办公、接待客人的场合,是公司面貌的一个窗口,凡进入办公室的公司员工均必须遵守办公室的有关规定。2 上班前应及时打卡,严禁代打卡,不得擅自回宿舍睡觉或做与工作无关的事,一经发现按旷工半天处罚。3 办公室原则上根据公司办公时间开放使用,没有特别情况下不得延长使用时间,因事需加班的,必须持有加班告知单并接受保安的监督,保安有权拒绝没有加班告知单的职工在办公室逗留。4
5、 办公室内须保持肃静,凡进入办公室的员工,均不得大声喧哗,不得在楼梯处停留会话,办公时间不准吃进零食,不准看报纸、杂志、写信或打盹等,办公时坐姿要挺直,办公时不得趴在桌子上或躺在椅子上,违者罚款30-50元。5 办公室电话是为了方便工作而设立,使用电话要文明接听,谈吐清雅,打电话要简练,不得借电话聊天,如需要留言,请记清对方姓名、地址及联系电话等,严禁运用公司电话办私事,如私自打国内国际长途或用电话打与工作无关的信息台,一经查实,个人除需承担相关电话费用外,并加罚50元/次。6 严禁串岗越位或群聚聊天,影响别人工作,违者罚款50元/次。7 注意保持办公室的环境卫生,保持办公室墙面及隔板玻璃的清
6、洁,不得随地吐痰、乱丢杂物,办公用品、文献资料、器具等须陈设整齐,并每周清理一次,严禁将衣物、箱架、雨衣(伞)、头盔等私人物品摆放到办公室内,下班后应整理好桌面物品,严禁乱摆乱放,违者罚款10-30元。8 公共办公室内严禁吸烟(除会议室和单间办公室外),严禁将烟头扔进纸篓,违者罚款50-100元/次。9 办公室内的各种设施(涉及空调、排气扇、水龙头、灯管、电话、电脑等)未经批准不准随意拆装,如出现故障须即时告知行政部规定维修,凡擅自拆装或者损坏的,除照价补偿外,对其本人罚款50元,对其部门第一负责人罚款30元。10.热情接待来访人员,谈吐得体,注意维护公司形象。11.上洗手间便后要冲水,并关闭
7、水龙头,违者罚款20元,导致重大损失的将追究其经济责任。 12严禁在办公室打牌、下棋、赌博及大声喧哗,未经别人允许,不准私用别人电话,随意翻阅别人办公资料,更换台、凳、电话等,违者视情节轻重作出解决。13下班后务必关好门窗,关闭空调、灯管、电脑等电源,否则将对负责人罚款30-50元/次。14严格按照周末执班表值班,如有调换,应以尽量保证每周都有人值班为准则。15本制度相关规定由保安巡逻严格监督执行,每星期六下午将违者记录送到集团行政部依章作出相应处罚。16本制度之解释权、修改权归行政部。17本制度自颁发之日起执行。(本制度于2023年10月17日经总经理核准)会议管理制度为使公司的各项工作程序
8、化、制度化,便于规范管理,特对公司的有关会议作出如下制度规定:1、 公司的会议重要涉及:各种例会、集会(全厂集会)、工作讨论会议、工作改善会议、工作总结报告会议、选举会议、培训考核会议、座谈会议等等。2、 公司的会议不管何种会议形式,均必须有会议主持人,且主持人必须做好会议前之准备工作。 主持人须制订会议的目的; 决定会议进行的方法; 做好会议前告知(例:参与会议人员、时间、地点、分送与会人员必要的资料,告知与会人员准备必要的资料等); 做好会议场合、设备的准备; 主持人须提前到达会场。3、 凡列席会议的人员,必须严守时间,一律不准迟到,早退或缺席,特殊情况不能参与会议的,必须向会议主持人请假
9、,经批准后方可,否则严厉解决,凡有迟到或早退的一律警告处分一次并罚款20元,缺席的按旷工一天解决。4、 会议期间一律不许低声交谈(自由讨论除外),不允许看报纸,杂志或其它与会议内容无关的书籍,不准开小差,不准扰乱会议秩序,违者记小过处分一次,并罚款50-100元。5、 会议期间原则上不允许接电话、会客,如遇特殊情况,须经会议主持人准许方可,否则按早退或扰乱会议秩序行为解决。6、 会议期间原则不允许擅自随意进出,如需暂离的须经会议主持人批准方可。7、 会议期间,如遇特殊情况需提早离开的,可向会议主持人请假,经批准后方可。8、 会议期间,必须听从会议主持人的安排及指挥,如有违者,警告处分一次并罚款
10、50元。9、 以上会议制度请全体员工知照并遵守执行。(本制度于2023年7月7日经总经理核准)办公用品管理制度为进一步规范公司办公用品的管理,明确办公用品的申购、审批、采购、验收、报销及领用等规定,以利达成开源节流之成效,特制定以下规定,望相关人员共同遵守执行。一、办公用品的申购及审批规定:1、常用办公用品的申购:由行政文员依据每月用量及库存情况,于每月的月底进行记录请购。2、不常用办公用品的申购:各部门需使用之办公用品如是非常用品(即公司从未采购过的),一方面须报本部门经理(或主管)审批,然后报行政经理核准后,方可由行政文员申购,但如该用品价值超过1000元以上的,还必须报韦总或周经理批准后
11、方可请购。3、办公用品的申购,最后须经行政经理审批后,方可购买。4、行政文员填写申购单时,必须具体注明所申购用品之名称、规格、数量及单价等,对于常用的办公用品,还必须固定一个物美价廉的牌子来申购,不宜随意变更。二、办公用品的采购规定:1、采购人员,须依据行政部审批的申购单规定进行采购,有疑问的须即时反馈,否则如有采购错误,责任由采购人员承担。2、采购人员采购办公用品时,务必把握“货比三家、物美价廉”之原则,保证所购用品之质量。3、在价格和质量基本稳定的情况下,严禁随意更换办公用品之品牌,否则行政文员有权拒收。4、公司原则上规定:所有办公用品(价值在100元以上的)均须在文具(办公用品)批发市场
12、购买,且均必须有收据或发票(以加盖印章方为有效),此外须提供购买处地址及电话,以便市场调研。三、办公用品的验收及报销规定:1、办公用品的验收,由行政文员负责。2、行政文员验收办公用品时,必须严格依据申购单之有关规定进行验收,对质量有问题的,一律作退货解决,对数量或单价有疑问的亦可拒收,并向上反映,且责任一律由采购员承担。3、所有购买办公用品之单据报销,均须经行政文员验收签字,行政经理审核,财务经理核准后,财务方可报销。四、办公用品的领用规定:1、公司的办公用品统一由行政部保管和发放,各部门需使用办公用品的可按领用规定到行政部文员处领取。2、各种笔芯、橡皮、胶带、文献夹、墨水、回形针、大头针、铅
13、笔、双面胶、文献袋等易耗品,可由本部门主管或经理、厂长签字批准后领用,且同件物品每次只能领取一件(纸、文献夹除外)。3、圆珠笔、涂改液、笔记本等常用品的领用,除需本部门主管或经理、厂长签字批准外,还须注意领用周期,原则上领用周期为三个月(对于已领过圆珠笔的,原则上以后只能领用圆珠笔芯,且须以旧换新),其中笔记本由行政部按个人领用数量每年终回收一次,如因丢失等因素无法归还的,每本扣罚20元。4、签字笔的领用原则上只允许财务人员、销售人员及主管级以上管理人员领用,且领用周期原则上为一个月(财务除外),其别人员须领用的须经行政部批准方可。5、大小便笺的领用,除需本部门主管或经理、厂长签字批准外,还须
14、经行政经理审批方可领用,原则上,非对外专用不可领用,平时用纸一律用公司废纸(如无废纸的可到行政部领用),严禁浪费。6、计算器、打空器、电话机、软盘、墨盒等贵重用品的领用和更换。除需本部门主管或经理、厂长签字批准外还须经行政经理审批方可领用,对于墨盒还必须由设计部电脑管理员专人领用和更换方可(领用时须以旧换新)。7、领用的计算器、打空器、订书机、三角板、自动铅笔、圆规、十字尺,比例尺、剪刀等非易耗品,每年终回收一次,如有丢失的,须按原型号买回,否则按原价的10倍扣罚。8、凡领用人员离职时,须清还领用之办公用品(易耗品视情况而定),如有丢失的须按原价的2倍扣罚。(本制度于2023年9月19日经总经
15、理核准)厂服管理制度本制度对公司厂服的发放标准,穿着标准及收费情况等都作了明确规定,合用于全体员工。1 厂服即为公司发给每位员工在工作时穿着的工作服。2 公司的厂服重要分二类:夏装和冬装,且夏、冬装各配两套(全身)。3 公司厂服原则上每二年为员工更换一次(其中涉及款式、款色的更换)。4 新进员工,原则上上班10天后方发放厂服(按季节发)。5 凡公司发放有厂服的员工,上班时务必穿着厂服,否则每次罚款10元解决。6 厂服的扣款情况:厂服的费用公司和员工个人各出一半,员工费用在个人工资中扣除,但如有员工在公司工作未满一年离开的,厂服费用将全由其个人承担。即离开时公司将会将其厂服的所有费用扣清。7 员
16、工之厂服必须妥善保管,如有遗失的,必须到集团行政部申请补领(但费用全由个人承担),否则未穿厂服时,仍每次按罚款10元解决。8 凡公司发放予员工之厂服,归员工个人所有,但在公司严禁借予别人使用,否则一经发现,按“奖惩准则”解决。(本制度于2023年3月30日经总经理核准)员工档案管理规定1 员工管理档案是公司为每个员工建立的内部管理档案。涉及该员工的有关招聘、录用、协议、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。建立此档案旨在方便内部管理。2 公司行政部负责全公司员工的人事档案管理。3 人事档案管理必须严格保证材料保密。4 总经理、副总经理有权查阅全公司所有员工的人事档案。5 各部门厂长/经理/主管有
17、权查阅本部门人事档案,但必须力理登记手续。6 跨部门查阅员工人事档案应经行政部经理批准,并办理登记手续。7 档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。 8 员工管理档案自员工到岗之日建立,每人一份,按部门归类。员工终止/解除劳动关系时,应归进员工人事档案的材料归入人事档案,员工管理档案封存。9 员工管理档案中保存应聘录用、劳动协议、薪酬福利(休假、医疗、工伤、教育培训等)、奖惩、考核、体检等所有材料的原件,行政部指派专人负责管理。10 员工管理档案仅供公司内部使用。集团公司职工请假制度1 目 的:为规范员工请假的管理,特制定本制度。2 合用范围:本制度合用于南方集团公司各部门职
18、工。3 权 责::31普通职工的请假311一天以内由直接主管审核,部门经理批准,2-3天由行政经理批准,4-7天由副总经理批准,7天以上报总经理批准。32部门主管的请假321一天以内由部门经理审核,行政经理批准,2-3天由副总经理批准,3天以上报总经理批准。33部门经理的请假 331一天以内由副总经理批准,一天以上由总经理批准。4 程序:副总经理按权责审核或核准行政经理按权责审核或核准部门经理按权责审核或核准部门主管审核签字权限外权限外呈报呈报本人申请请假条批复批复批复批复批复批复权限外行政部人事助理保存/汇总保安部登记放行总经理核准请假条5 相关假类定义及假期、薪资规定51事假:因事必须本人
19、亲自解决者,可请事假,但须在不影响工作的情况下,事先请准。事假为无薪假。52病假:因病必须治疗或休养者,可请病假,病假超过二天以上,必须出具镇以上医院证明。职工满试用期者,每年可享有三天有薪病假,但其有薪假期不得转入下年度。职工如未满试用期者,其病假为无薪假。53工伤假:因工伤需要请假者,按有关工伤事故解决规定办理。54婚假:职工在公司服务满三年,且达成晚婚年龄者(男25周岁,女23周岁),可享有3天有薪婚假,其余假期按事假解决。该类假期必须凭证明经行政部查实签字后,财务方可计发工资。55产假:女职工在公司服务满三年,且符合国家计划生育政策的,可给予产假30天,假期内发给底薪的50%工资,其余
20、假期按事假解决。56丧假:职工在公司服务满三年者,其直系亲属(父母、配偶、子女)病故,可请三天有薪假,其余假期按事假解决;其他亲属(祖父母、配偶之父母、同胞兄弟姐妹)病故,可请一天有薪假,其余假期按事假解决。该类假期必须凭证明经行政部查实签字后,财务方可计发工资。6 内容61员工因各类因素需要请假者,必须由本人亲自填写请假单,按规定程序呈相关领导逐级审批。62员工请假不管何种假别,均应说明理由,理由不充足或有碍工作时,各级主管可不予批准或缩短假期,或令其改期请假。各部门主管应将请假人数严格控制在10%以内,超过比例的,可不予批准。63请假必须逐级审批,无特殊情况不得越级核批。64请假人离厂时,
21、必须持通过批准的请假单交保安部登记后方可行假。65假满未续假或续假未核准而不准时上班者,以旷工论处。66因临时急病或重大事故等特殊因素未请假而缺勤者,可打电话回厂请假,并于回厂三日内补办请假手续,超过三日者,一律以旷工论处。67员工所请假类如有不实者,一经查实,以旷工论处。68有薪假类弄虚作假者,一律扣除一个月全额薪资。7 本制度经总经理核准执行,此前,凡与本制度相抵触的制度和规定以本制度为准。8 本制度的解释权属于南方集团行政部。分厂请假制度1、目 的:为规范员工请假的管理,特制定本制度。2、合用范围:本制度合用于南方集团各分厂。3、权 责:31普通员工的请假:311三天以内由部门主管批准;
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