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第一章 个人文书
个人文书是个人在日常生活和工作中为了一定的目的而编写的书面文字材料，它是应用文写作中的一类常用文体，主要包括日记、一般书信、求职信、自荐信、个人简历、申请书等。
第一节 日记
一、概述
日记是个人对自己一天中生活、工作、学习和思想等情况的记录和总结，也就是将自己一天中比较有意义的所闻、所见、所行、所思和所感记录下来。
1．日记的特点
总体而言，日记主要有以下四个特点。
Ÿ 持续性：写日记贵在坚持，切忌三天打鱼，两天晒网，否则达不到写作的目的。
……
2．日记的形式
日记的形式有很多，从内容和写法上划分，可以分为四种，即备忘式、纪实式、随感式和研讨式。
Ÿ 备忘式：把每天经历的重要事情作简略地记录，以便日后查阅，这是最常见的日记类型。
……
此外，日记还有许多其他分类方法，例如生活日记、工作日记、心情日记、观察日记、活动日记、感想日记、网络日记等。
二、写法
日记的写作格式很简单，通常在第一行的中间这样写：
×年×月×日 星期× （天气）××
例如，“2009年5月15日 星期五 小雨”。
接着第二行开始写正文（即要记录的内容）。有时也可以根据内容先加个小标题（居中）。日记正文的内容和其他文体一样，每段的开头要空两格。例如：
雨天日记
早晨醒来，浑身一点力气都没有，只想躺着休息。等咬牙起床后，听到窗外的小雨淅淅沥沥地在下，考虑了半天，决定省下打车钱，骑自行车去上班。
…… ……
三、范例
1．范例一
1998年3月5日 星期四 晴
全国人大九届一次会议正式开幕。此时，我的激动心情真不知用什么语言来表达。李鹏总理的《政府工作报告》很精彩，我回去一定要给全局职工传达好！……
评析：这是大庆石油管理局党委书记张树平于九届人大会议期间写的一篇日记。朴实的文字表达了他对大庆油田未来原油产量的自信，以及对国家经济快速发展的迫切希望。
2．范例二
2009年6月6日 星期六 多云
五一前夕，我答应女儿五一放假去登狮脑山。终于盼来了放假，一大早，我和女儿便整装出发。我有意要锻炼一下女儿的毅力，便和女儿商定步行上山。一路行来，我和女儿说笑着，丝丝凉风吹拂，倒也有几分惬意。
大约行了里许，女儿便撒娇喊累，问我：“爸爸，狮脑山还远吗？”我说：“不远了，就在前面，你看，远处山顶上耸立的纪念碑了吗？那就是狮脑山的山顶了。”女儿一看来劲了，快步朝前走去。转过一个山头，眼前出现了石级小路，登上石级，回首眺望，座座高楼，条条马路，宽阔桃河，尽收眼底。女儿指着远处的风景对我说：“爸爸，你看下面真美！”我笑着对女儿说：“等到了狮脑山顶，你会看到更美的风景。”
距离狮脑山愈来愈近了，女儿再次泄劲了：“怎么还没到啊！”我说：“你要想领略无边的风景，就得耐得住旅途的寂寞和艰辛，等一会儿，你登上山，就会觉得疲惫一扫而尽了。”女儿有些怀疑地冲我望了望。我接着说：“其实，学习也是一样，在学习的道路上苦和累是难免的，但成绩在手，奖杯在手的时候，什么苦、累全消。”女儿没等我把话说完便朝前跑去。
……
评析：作者以一位父亲的视角记录了和女儿一起登山的经历，登山过程中作者不断鼓励、教育女儿要坚持到底，从而锻炼了女儿的毅力，亲切的语言饱含了对女儿成长的关爱，一位慈父的高大形象跃然眼前。
第二节 一般书信
一、概述
书信是人们在日常生活、工作、学习和交往活动中写的信件，分为一般书信和专用书信。
一般书信是指家人、亲戚、朋友、同学、同事之间为了询问生活状况、交流思想、叙谈友情、商讨问题等而写的私人信件。
二、写法
一般书信由信封和信笺两部分组成。
（一）信封
信封具有固定的填写格式，填写内容包括邮政编码、收信人地址和姓名、寄信人地址和姓名三部分。
1．邮政编码
信封的左上角印有6个方格，用来填写收信人的邮政编码，邮政编码由6位阿拉伯数字组成。信封的右下角用来填写寄信人的邮政编码（有些信封也会提供6个方格），注意不要将两个邮编的位置填颠倒。
2．收信人地址和姓名
收信人的地址按照从左往右的顺序进行书写。如果信封上没有标明位置，可以在邮编方格的下一行空两三个格的位置开始书写，然后再空两三个格，写收信人的姓名，姓名后面可以加“同志”、“老师”、“女士”之类的称呼，然后可以加“（收）”字。
3．寄信人地址和姓名
寄信人的地址和姓名在收信人的下方偏右位置书写，字体可以略小一些。但地址要详细，这样可以让收信人快速得知书信的来处，也可以在信件无法投递时，快速返还本人。
为了能够成功邮递，还需要在信封的右上角粘贴邮票。
（二）信笺
信笺一般由称谓、问候、正文、结尾、署名和日期六部分组成。
1．称谓
称谓即对收信人的称呼，要在第一行顶格的位置书写，后面加冒号，表示下面有话要说。称谓由写信人和收信人的关系确定，如“爸妈”、“表妹”、“爷爷”、“老师”等。
2．问候
问候即对收信人关心的表示，是文明礼貌行为，它在称谓的下一行（空两格）书写，并且单独占一段。
3．正文
正文是书信的主要内容，包括要告诉收信人的事情，或者向收信人询问的事情等，要另起一行（空两格）书写。
4．结尾
结尾在写完正文之后，可以紧接正文，也可另起一行（空两格）加上致敬或祝愿之类的话，以结束全文。
5．署名
在书信的最后（另起一行靠右）署上写信人的名字，也可在名字前加上称谓，称谓的写法同样也要考虑和收信人的关系。
6．日期
在署名的下一行（靠右）写上发信的具体时间。
此外，如果信已经写完，临时又想起一些事要补充，可以在信的后面写上“另”、“又”、“另外”、“还有”等字样，然后将要说的话逐一写上即可。
三、范例
1．范例一
亲爱的妈妈：
您好！
您可能没有想到我会给您写信吧？感谢您在这十多年里为我所做的一切，感谢您对我的精心呵护。在您无微不至的关怀下，我健康、快乐地成长。这里面饱含着多少辛勤的汗水啊！至今，我都记得您的每一次付出。
……
敬祝
身体健康、万事如意
您的女儿 紫萱
2006年5月28日
评析：作者借此信表达了对母亲养育之恩的无限感激之情。
2．范例二
瑶瑶：
亲爱的女儿，妈妈今晚登陆了你的空间，只是因为不想面对面的跟你说些什么。平时我们母女无话不谈，但今天我却不想这样，怕再次刺伤你的自尊心。妈妈只想告诉你，尽管你今天失败了，但在妈妈心里你永远都是最棒的。希望你能在失败中找到一些原因，总结经验，吸取教训。
……
永远爱你的妈妈
2009年7月5日凌晨三点二十八分
评析：女儿中考失利，这是一位知性母亲不辞辛劳地熬夜到凌晨三点给女儿写的一封信，全文充满了无限的关爱和期望，鼓励女儿不要气馁，重新振作起来，感人至深。
……
第二章 办公文书
办公文书是企事业单位中的办公人员在处理日常文书工作时按照规范格式而写的一类应用文，主要包括会议记录、会议纪要、通知、请示、计划、总结、简报、调查报告、述职报告和规章制度等，其作用是传达指示、反映情况、请示工作、信息交流和颁布新规等。
第一节 会议记录
一、概述
会议记录是在开会的过程中由负责记录的人员将会议的基本情况、会上讨论的问题、具体的发言情况、形成的决议和各方面的意见等，如实地记录下来而形成的书面材料。一般用于比较重要和正式的会议。
……
会议记录根据详细程度的不同，分为详细记录和摘要记录两种。
Ÿ 详细记录：主要用于特别重要的会议，要尽量记下会议上每个人的原话，包括语气、神态、动作以及与会者的反应等，要做到有闻必录。
……
二、写法
会议记录具有固定的写作格式，通常包括会议标题、会议组织情况、会议内容和会议结尾四个部分。
Ÿ 会议标题：即会议记录的名称，可以只写“会议记录”四个字，也可以在这四个字的前面加上会议单位、会议名称或会议内容等，如“人文社科部会议记录”、“××中学第二次教代会会议记录”等。
……
三、范例
党支部委员会会议记录
会议时间：2008年9月9日
会议地点：文艺楼203室
出席人员：齐艳丽、赵威宇、翁海斌、季路、冯璇
主持人：赵威宇
会议内容：制定党员教育计划。进行爱国主义、社会主义、集体主义教育及“三观教育”。
赵威宇：近来学生党员在学习、工作中普遍存在一些问题，而且这些问题越来越严重，需要我们组织各种活动积极做好学生党员的思想政治教育工作。本党支部准备对学生党员进行爱国主义、社会主义、集体主义教育及“三观教育”。希望听取两位委员对本次活动的看法和建议。
齐艳丽：我建议组织一系列座谈活动，加强对学生党员在思想政治方面的教育，发挥党员的先锋模范作用，提高为人民服务的意识。
翁海斌：同时还要开展一系列批评与自我批评活动，解决党员思想中深层次的问题。
……
散会。
记录人：冯璇
评析：这篇会议记录简明扼要地记录了会议的组织情况、中心内容、每个发言人的基本观点和最终决议，是一篇优秀的摘要记录。
第二节 会议纪要
一、概述
会议纪要是在记载、传达会议情况和议定事项时使用的一种（行政）文书，对企事业单位和机关团体都适用，是本单位、本系统、本地区开展工作的依据。
会议纪要的特点主要有三个，分别为内容纪实、表达要点和称谓特殊。
Ÿ 内容纪实：如实地反映会议内容，不人为拔高。
……
会议纪要按性质分为办公型会议纪要和专题型会议纪要两种。
Ÿ 办公型会议纪要：也叫例会纪要，是企事业单位、机关团体的领导和有关部门的负责人，定期召开的研究日常行政事务的会议的纪要，要求有关单位、部门和有关人员共同遵守执行，如“局长办公会会议纪要”等。
……
二、写法
会议纪要的写法因会议内容和类型的不同而略有差异，但一般由标题、正文和结尾三部分组成。
1．标题
标题一般采用会议名称加文种的写法，如“文化局体制改革会议纪要”。
2．正文
首先交代会议的名称、时间、地点、主持人、参加人等（即导言），然后按主次顺序，有重点地写出会议的情况和议定的事项（包括对工作的评价和分析，会议的成果和提出的要求等），必须围绕中心议题，把会议的基本精神和形成的决定准确地概述清楚。
3．结尾
结尾写结束语，对与会者和收文单位提出希望和要求，发出号召。此部分视情况而定，可以不写。
三、范例
2008年第二十二次院务会会议纪要
时间：2008年9月22日
地点：院东会议室
出席人：院办公室、高招办、成招办各领导
缺席人：王圻副院长（出差）
列席：20人
高强同志主持召开考试院2008年第二十二次院务会议。会议研究了以下事项：
一、关于第二季度院长奖励基金发放事宜
会议听取了院办公室关于第二季度院长奖励基金发放事宜的汇报，会议同意院长奖励基金工作小组提交的发放方案。
……
评析：标题揭示了会议的主旨，正文首先交代了会议的组织情况，然后介绍了会议议定的事项和结果，重点突出，条理清楚，是一篇不错的会议纪要。
第三节 通知
一、概述
通知是在传达要求下级机关办理和需要周知或共同执行的事项时所使用的一种文体，适用于批转下级机关的公文，转发上级机关、同级机关和不相隶属机关的公文。
……
Ÿ 指示性通知：当上级机关需要对其下级机关或所属单位下达指示，而内容又不适合用命令或指示等公文发布时，便可发布指示性通知，如“关于印发《查处土地违法行为立案标准》的通知”。
Ÿ 批示性通知：用于批转下级机关、转发上级机关和不相隶属机关的公文，如“山东省教育厅关于大力开展师德教育禁止中小学教师从事有偿家教的通知”。
……
二、写法
通知一般由标题、主送机关、正文和落款四部分组成。
1．标题
通知的标题有两种形式，一种是发文机关+事由+文种；另一种是省略式标题，省去发文机关、事由和文种的一项或两项。
2．主送机关
主送机关即通知的发送对象，一般用全称。
3．正文
此处主要写通知的缘由、通知的事项和执行要求，因通知类型不同而略有差异。
Ÿ 批示性通知：先交代通知的缘由，再说明所发文件的名称，然后将所发文件作为通知的附件即可。
……
4．落款
落款即另起一行靠右写上发文机关的名称和发文日期。如果标题中有发文机关，此处只写发文日期即可。
三、范例
1．范例一
国务院关于印发《国务院工作规则》的通知
国发〔2008〕14号
各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构：
《国务院工作规则》已经2008年3月21日召开的国务院第一次全体会议通过。现予印发。
国务院
二○○八年三月二十三日
评析：这是一篇指示性通知，用来向下级单位或下级部门下达指示，布置工作。
2．范例二
……

索 引

10

评析 2, 3, 5, 6, 8, 9
范例 2, 4, 5, 6, 7, 9
概述 1, 3, 5, 7, 8