某公司行政管理制度与作业流程.doc

某企业行政管理制度与作业流程

第一章 人事管理

一、 企业人力资源规划
二、 招聘与录取
三、 培训
四、 考勤
五、 假期
（一） 请休假
（二） 假期规划
六、 奖惩
七、 考核
八、 核薪
九、 保险
（一） 社会统筹
（二） 商业
十、 人员流动
（一） 调动
（二） 辞职、解雇
十一、关联企业 第二章 行政管理

一、 礼仪纪律
二、 工作计划
三、 会议管理
四、 办公设备
五、 文书作业
（一） 打印
（二） 复印
六、 收发文
七、 用印
八、 文档
（一） 图书
（二） 专业资料
（三） 客户档案
（四） 办公文档
九、 访客接待
十、 办公用品
十一、 采购
十二、 固定资产
十三、 物业
十四、 企业福利
十五、 午餐

第三章 业务支持

一、 Internet主页
二、 文献档案管理
三、 商业秘密保护
四、 公共关系
（一） 司外
（二） 司内
（三） 投诉
五、广告宣传

****企业
行政管理制度

总 纲

****企业行政管理制度是企业管理重要文献，其管理根据是《****企业管理制度》和《****企业员工守则》。
本制度由总经理、企业管理中心、行政部及各部门主管直线执行。司职机构为企业行政部。
本制度修改须经总经理核准；重大事项更改须报执行董事或董事会核准。

第一章 人事管理
总 则
1． 人事管理是企业“人才为本”价值直接体现；
2． 人事管理以合法、平等为基准，以实绩导向、取优汰劣、赏罚分明为宗旨；
3． 人事管理以满足企业发展需要为关键目。
一 人力资源规划
1． 根据企业业务发展需要进行前瞻性人力资源计划；
2． 建立明确人才原则、工作分析体系；
3． 短期人力资源计划由总经理核准，中长期人力资源计划报董事会核准；
4． 经核准后由总经理领导制定征用计划；
5． 行政部根据招聘计划执行招聘流程；
6． 建立企业人才库（所有应征人才简历），作为企业业务发展储备。
企业/部门发展
人力资源规划流程

工作分析

执行人：行政部、各部主管
负责人：行政部
监督人：总经理、董事长
招聘流程
征用计划
董 事 长
总 经 理
中长期计划
短期计划
人才原则
二 招聘与录取
1. ****企业各部门需招聘新员工时，应当按照企业原则文本《人员增补申请表》进行填写后上交企业行政管理部，由行政管理部上报企业总经理同意后，开始招聘程序。
2. 各部门所需招聘新员工，应当首先尝试企业内部人员调动，在企业内无合适人选或无法调动时，开始企业对外招聘程序。
3. 行政管理部对外招聘方式可以采用：企业内部人才库寻觅、设摊招聘、登报广告征员等方式。
4. 行政管理部于招聘前须将我司用人计划、本次招聘人数、职位、规定等材料报政府有关劳感人事部门同意,方可拟稿登报或设摊招聘。
5. 行政管理部负责应征人员资料初审工作,并将合适候选人材料转送录取部门审阅,并与其共同约定参与初试者人员名单。
6. 初试由行政管理部主持,包括笔试和面试，同步填写《面试记录》与《初（复）试考核表》。
7. 复试由行政管理部与录取部门共同主持,同步填写《面试记录》与《初（复）试考核表》。
8. 录取提议由行政管理部与录取部门会同总经理共同作出，由行政部发放《聘任告知书》。
9. 新进员工凭《聘任告知书》报到，应缴验如下材料:身份证复印件一份、最高学历影印件，据此行政管理部建立《人事资料卡》，并由行政管理部保留并管理使用。
10. 录取人试用期为三个月,试用满一至二个月时,由行政管理部会同部门主管对试用员工按照企业员工考核体系进行一次中期考核,若发既有任何不符合录取条件者,随时解雇。届满后再进行正式考核。（见企业考核有关表格）。
11. 录取人试用期结束，成为企业正式员工，企业与之签定《劳动协议》并由企业行政人事部将《劳动协议》送至劳动监察部门进行见证，同步办理劳感人事档案关系调动、三金等有关福利等事宜。
12. 对企业高级管理人员聘任由总经理或董事长直接签发任命书，然后由行政人事部与其签订聘任协议。
13. 员工人事档案由行政部建立、保留并管理，必须精确、及时、保密。
14. 员工人事档案包括：《应聘人员登记表》、履历、《面试考核表》、《录取告知书》、《承诺书》、《人事资料卡》、《劳动协议》、《年度IDA》、职务、工资计录。
招聘流程
人员增补申请表

各部门填妥〈人员增补申请表〉
交行政管理部

总经理同意

内部人员调动程序
企业内部调动
可以

不可以

登报广告征员
内部人才库寻觅
设摊招聘

筛选候选人（行政部协同录取部门）

初（复）试考核表

面试登记表
初试（行政管理部）

时间间隔2周左右
测试打字、语言、写作

面试登记表
初（复）试考核表
复试（行政部协同录取部门）

总经理审批

行政管理部明确工资与福利

聘任告知书
信函告知报到

员工资料卡
报到建档

劳动协议
IDE协议
三个月

考核表格
考 核

不合格
解 聘
合 格

正式录取，签定劳动协议见证等有关手续

负责人：行政主管
监督人：总经理

三、培 训
1. 行政管理部负责综合协调各部门之训练计划,签订各项企业整年教育训练计划。
2. 行政管理部须督导实行教育训练计划,检讨各项训练状况并做效果分析。
3. 行政管理部负责搜集、编订教育训练教材。
4. 行政管理部协同企业其他部门进行有关人员业务培训。
5. 企业培训分为：新员工引导培训、在职培训（主管指导、在岗司内外、脱岗司内外）与主管培训等多种。

****企业迎新引导培训体系表

培训人
培训内容
培训时间
考核基准
总经理
企业简介

行政部
《员工守则》
《行政管理制度》
《档案管理制度》

财务部
《财务管理制度》

业务部
《业务管理制度》

法律顾问
法律事务
* 商业秘密
* 协议、文本管理
* 商业信息

培训需求
调查表

培训考核表
执行人：行政部、各部主管
负责人：行政部
监督人：总经理
评 估
总经理
实 施
总 经 理
培训计划
内容确定
需求分析
培训考核表
执行人：行政部、各部主管
负责人：行政部
监督人：总经理
总 经 理
评 估
培训流程四 考勤
1. 英达仕企业每位员工在每一正常工作时日，必须自行、精确打卡。
2. 但凡漏打， 错打卡者须在24小时内申请补办，经部门主管核定后报行政管理部。
3. 企业员工出差,须填报出差申请单，经主管、总经理同意后须将申请单复印件一份交行政管理部备查。
4. 行政管理部将人员出差状况记入员工出勤状况表，出差期间之例假记入员工出勤资料表。
5. 出差日期由行政管理部以公假记入员工出勤资料表。
6. 如遇业务人员外出执办公务，须填写《外出登记表》并经主管核准后有效，告知行政管理部专职人员，作为考勤之根据。
7. 员工在规定工作时制外继续工作者，须填写《加班申请表》并经本部门主管及行政管理部同意后方可以加班论，行政管理部负责加班人员之出勤考核。
8. 行政管理部若发现申请加班人员无出勤记录,须向申请人部门核查,若无确凿证明,以作废论。
9. 员工不得任意加班,行政管理部若发现无经主管核准之加班单,虽然有考勤记录，也不将其视作加班。
10. 员工按政府规定进行平常工作及休假，同步实行带薪或无薪假。
11. 申请假期应于事前向本部门主管提出并报行政管理部核准，紧急事项于事后24小时内补申请。
12. 假期请休严格按照企业《管理制度》规定执行。
13. 行政管理部监督企业员工于每工作日结束时填写并上交《工作时间控制表》并于每周二之前将企业员工上周所交《工作时间控制表》进行记录，制作成《周工作时间登记表》并上交总经理。
14. 企业行政管理部执掌每月月底记录作业,汇集“出勤卡”、 《周工作时间登记表》、《请假单》、 《加班申请表》等有关记录,记录填制员工《出勤资料表》, 交财务部计算工资之用，并入案备查。对一切不合制度之情事向有关主管提出处理意见,并填写《员工假期规划提醒单》提交给企业员工。
15. 行政管理部主办人若发现员工旷职达2日或超过2日者、请假超过规定期限者、出勤记录有弄虚作假或涂改毁坏者,应即时提请行政管理部主管核办。

财 务 部
企业员工
行 政 专 员
出勤资料卡
每月24日
考勤卡、时控表、请假单、加班单等
提醒单
月出勤记录
提 示 行 为
考勤流程

负责人：行政专人。
监督人：行政主管

五 假期
（一）请休假
1. 英达仕企业给假分为事假、病假、公假、婚假、工伤假、丧假、计划生育假和探亲假,多种给假原则参见《管理制度》。
2. 因突发事件或疾病而不得已请假者，须在半日内告知行政管理部负责人，并在请假后24小时补填请假单。
3. 各部门主管因私或工作外出不管几天者，须提前三天填妥《请假申请单》，经行政管理部批签后，递交总经理指示，同步安排妥后续工作方可。
4. 一般员工因私或工作外出在二天之内者，须提前一至二天填写请假单，由本部门主管同意，交行政管理部立案；若员工请假在二天以上者，在本部门主管容许后经总经理指示，交行政人事部立案。
5. 行政管理部在经办请假手续人员审查所附请假材料,病假者需附医院诊断证明,请产假、丧假者须附出生证明或死亡告知书，请假者须有充足理由。

请假/调休流程
申 请 人
请假申请单

职务代理人签字

部门主管签字

2天以上总经理签字

行政管理部主管签字

申请单归档

申 请 人

负责人：部门主管
监督人：行政主管

（二）假期规划

六 奖惩
1． 奖惩根据为企业《员工守则》
2． 企业各级主管均有提出奖惩提议权
3． 行政部负责事实调查并汇报总经理
4． 各级主管按企业权限行使奖惩
5． 各类奖惩由行政部执行
6． 各类奖惩须报备行政管理部立案，登记入《人事资料卡》

奖惩申请表
奖惩流程
奖惩申请

汇报总经理
行政部立案
行政部执行
公 告
核 准
行政部调查
七 考 核
1. 考核管理是英达仕投资管理顾问企业管理一项重要内容，它目在于维持企业良好秩序，更好地贯彻企业管理制度，完毕计划指标和实现经济效益。
2. 对司内各部门管理状况及个人行为活动制定统一规范作出合理评判，鼓励先进，表扬正气，有功则奖，有过则罚。调动员工工作积极性，完毕指标，提高工作效率。
3. 英达仕企业对部门考核，重要内容为费用状况、资金状况、业绩完毕进展状况以及企业运作规范及制度执行状况；对员工考核重要为业绩、品德和行为执行状况。
4. 于考核作业前,行政管理部须备妥员工之考勤、升迁、调动奖惩诸种资料作为一般根据。
5. 对部门考核一般周期为六个月一次。
6. 考核由直线上级主管执行行政部参与配合，亦可设置考核小组
7. 对企业员工考核辨别为月度、季度、年度考核，每月、季、年度底前5天内，行政管理部协同企业各部门主管对企业员工按照企业业绩指标体系，并结合员工IDE协议等有关指标，对员工月、季、年度工作状况进行考核，填写《考核登记表》，上报总经理。
8. 考核结束后,行政管理部负责将考核等级反应于员工奖惩与职位、薪资等级年度对应调整。

考核流程
考核表
总经理
考 核
考 核
工作分析
IDA/业绩
行政资料
行政部
业务部
行政部
八 核薪
1. 财务部根据《出勤资料卡》、《业绩奖金确认单》进行核薪
2. 《出勤资料卡》由行政部记录提供
3. 《业绩奖金确认单》由业务部记录提供
4. 财务部汇总之薪资表报总经理核准
5. 周考勤、奖惩发生薪资增减，根据企业《员工守则》

核薪流程
业务部
行政部

业绩奖确认单
出勤资料卡
薪资表
出纳支付
总经理
财务核薪
业绩奖资料
考勤资料
九 保险
（一） 社会统筹保险
1． 养老保险
1.1
1.2
养老保险办理流程

2． 医疗保险
2.1
2.2
医疗保险办理流程

3． 失业保险
4． 住房公积金
（二） 商业保险

十 人员流动
（一） 调动
1． 部门内员工岗位调动，由部门主管向行政部提出调动阐明；听取行政部提议后决定；报备总经理；
2． 部门内主管岗位调动，由部门主管向行政部及上级主管提出调动阐明，听取意见后决定；报备总经理；
3． 部门级以上主管岗位调动，由总经理提出动议，听取有关提议后决定；报备执行董事；
4． 调动由行政部公布调动令
调动阐明书
部门内员工调动流程
行政部提议
调动阐明
部门主管

决 定

调动令
报备总经理
调动令
执 行

部门内主管调动流程
调动阐明书
行政部意见
上级意见
调动阐明
部门主管

决 定

调动令
调动令

执 行

报备总经理

部门级以上主管调动流程
调动动态
有关意见
行政部意见
调动动议
总经理

决 定

调动令
调动令

执 行

（二） 辞职 m 解雇
按制度办理辞职手续，填写《离职申请书》，经有任免权限主管同意后由行政管理部办妥移交手续并填写《移交接清单》后方得视为按正常手续辞职，行政管理部告知财务结算工资。
解雇和开除
有任免权限主管需解雇其任免范围内协议制员工，应填写《解雇/开除告知书》，然后交行政管理部办理有关离职移交手续。被解雇员工应办妥移交接手续，填写《移交接清单》后方得离职，同步由财务部结清工资。
无论以何种状况离开企业者,由行政管理部签发离职证明书，一式二份,一份交离职人，一份留存行政管理部。
员工离职后,行政管理部须将离职人员各项手续、表单归档封存。

工作交接单
工作交接单
行政出勤记录
辞职/解雇 申请书
辞职/离职申请
负责人：行政主管
监督人：GM
退工/结档
GM 秘书立案
行政交接
财务交接
业务交接
GM指示
行政主管意见
主管意见
辞职交接流程

十一 关联企业
1． 企业对关联企业之高级主管执行人事管理职责；
2． 管理范围
外方人员：请休假
国内人员：招聘、录取、协议、考核、定薪、辞职、解雇
3． 各作业流程参照前述有关流程
4． 各项管理之决定均须经董事长校核。
第二章 行政管理
一 礼仪纪律
1. 行政管理部负责对企业全体员工礼仪、办公纪律、出勤、外出等事项全面监督；
2. 行政部主管发现不妥现象，可签发“提醒单”以提醒警告，并报备有关部门主管；
3. 行政部确认奖惩事实，可提请有关主管研究提出奖惩申请；
4. 对企业礼仪纪律现象，行政部与各部门主管均可直接向总经理提出提出。

二 工作计划与汇报
没有计划行为是无效率行为。企业强调对企业、部门、员工行为计划性规定，用以明确和把握我们工作方向，同步提高工作效率与工作效益。因此，通过对计划体系规定，并通过有关计划流程和计划表格制作，实现工作计划确实立、执行和评估。
（一） 企业、部门年度发展计划
1 企业总经理、部门主管于每一会计年度底应当制定下一会计年度发展计划。
2 企业年度发展计划经企业重要高层领导人讨论制作，企业董事会核准同意后确定执行。
3 部门年度发展计划经部门重要领导人员讨论制作，企业总经理核准同意后确定执行。
4 企业、部门年度发展计划是部门、人员月度工作计划基础和根据。
5 企业、部门年度发展计划是对企业、部门经营发展评价基础。
年度计划流程总经理

企业计划草案

汇报
董事会
核准

汇报
各部主管

稽核

部门计划草案

总经理核准

执 行

（二） 部门、员工月度工作计划
1 部门主管、企业员工在每月度底分别进行部门、员工下月度工作计划安排。
2 月度工作计划通过对《月度工作计划表》制作来完毕，在该表格中应当对应地填写部门、员工下月工作内容安排和时间控制。
3 员工月度工作计划交部门主管核准同意后确定执行。
4 部门月度工作计划交总经理核准同意后确定执行。
5 月度工作计划完毕状况将作为部门、员工工作评估重要根据之一。
年度月度工作计划

企业年度计划

部门主管

计划草案

汇报
部内员工
总经理
核准
汇报

稽核

计划草案

主管核准

执 行

（三） 员工日工作时间控制计划
1 企业员工通过《日工作时间控制表》进行日工作时间计划与安排控制。
2 企业员工应当按照“《日工作时间控制表》填写规定”在规定时间按照规定项目如实填写并上交企业行政管理部。
3 在《日工作时间控制表》中体现出员工对每日工作安排合理性与计划性，反应员工每日工作效益性与非效益性，因此，该表格将作为对员工考核重要根据之一，同步也是员工用于控制时间、提高效率、自我评估根据。
4 《日工作时间控制表》是企业对外服务重要计费根据。

日工作计划流程
部门月度计划

部门主管

报 告
稽 核
员工日计划

执 行

（四） 专题市场、业务规划
1 在企业进行新市场开拓和新业务推广时，该市场和业务重要负责人应当进行专题市场、业务规划。
2 专题市场、业务规划建立对该市场、业务全面理解，企业重要经营人员深入研究、探讨基础上，同步该规划应当结合企业、部门年度发展计划和市场需求与竞争变化基础上。
3 专题市场、业务规划通过制作《市场规划表》和《业务规划表》来完毕，并严格按照规划进行市场拓展与业务推广。

三 会议管理
会议是企业决策产生、工作明确、意见交流正式方式与场所。企业会议辨别为定期例会与非定期会议，规定人员必须准时参与，指定人员作好会议记录，与会人员遵守会议秩序安排同步提高会议效率。
(一） 定期例会

会议名称
时间安排
参与人员
会议内容
召集/主持人员
业务诊断会议
每工作日上午 9:30-10:00
各部门人员
对外服务中有关问题讨论、日计划
各部主管
月度总结、规划会议
每月度第一天下午
总经理
各部门主管、工作人员
上月度工作总结月度工作规划汇报
各部主管
主管例会
每月第一天下午
总经理、各部主管
月度工作计划协调
总经理
员工大会
每月中旬一次
总经理
全体员工
经营总结、工作安排、其他有关内容
行政管理部/总经理
董事会会议
每年度一次
董事长、董事、总经理
企业重大事项决策
总经理/董事长
（二） 非定期会议

会议名称
时间安排
参与人员
会议内容
召集/主持人员
企业发展研讨会
不定期
总经理、部门主管、重要经营业务人员
就市场拓展、业务推广、企业经营等有关事项讨论
行政管理部主任/总经理
临时会议
不定期
总经理、部门主管、其他有关人员
特殊事宜
行政管理部主任/总经理
董事会临时会议
不定期
董事长、董事、总经理
企业经营特殊重大事宜
总经理/董事长
（三） 会议安排
1． 企业内会议由行政部秘书安排，部门内会议由各部自行安排
2． 主会人会前一天需向秘书告知会议安排、会议内容
3． 秘书须提前四小时以上书面告知与会人地址、时间、内容
4． 秘书负责会场安排与整顿
5． 开会期中，秘书负责记录；并于会后将会议摘要决定整顿、打印、转发给有关人员及总经理立案
会议计划
会议计划单
会议流程

秘 书

会议告知
通 知

安 排

记 录

摘要立案

四 办公设备管理
1． 电脑
1.1行政部根据企业文献类别建立完整清晰目录及子目录系统；
1.2根据保密原则需要，由行政部对行政、业务文献目录设定统一管理电脑密码
1.3员工在所属部门目录下设置个人子目录
1.4员工不得私设电脑密码
2．传真机、复印机：
2.1由企业行政部统一管理与使用
2.2建立严格使用登记制度
2.3未经许可，个人不得自行操作使用
3．可运用状态维护
3.1行政部负责电脑、传真机\复印机检查、保养和维修,保证设备可运用状态

五 文书作业
（一） 打印
1． 总经理、各部门主管交由秘书打印之文函、广告，需填写《文书委派单》，并标明文献之性质，如传真、公函、内部文及保密级别，紧迫性程度由秘书根据其缓急确定先后秩序。
2． 打印完毕后秘书先行校核并于《文书委派单》上签字，转交委办单位之经办人校核、签字
3． 对外传真、公函秘书须复印存档（参见收发文流程）
4． 文书处理过程中，未经同意秘书不得将受托文书传阅他人

文书作业流程总经理/主管

文书委派单
文书委托

文书委派单
秘书处理

保密标志

文书委派单
委办校核

（二） 复印
1． 企业复印作业由行政部秘书统一执行
2． 一般文献由各部门委托人员口头交托行政秘书
3． 客户资料、服务文本、企业级文档等特殊文献，需填写复印委托单（文献名、秘级、用途、装订规定等）经高级主管同意后执行复印
4． 秘书于复印、装订作业后，须填写复印装订登记表（日期、内容、页数、复印机码、同意人、保密标识等）
复印流程
各部门

复印委托单
复印委托

核准

复印装订登记
复印装订

保密标识

各部门

六 收发文
1. 文献是经营信息传送、交流与反馈重要信息载体。英达仕顾问管理企业每一位员工都负有文献管理责任或义务。
2. 我司对外文献之收发责任者为指定专人----文秘统一办理，她是各级文献管理直接承担者。附《收、发文登记表》
3. 文秘在收文后必须先根据文献分类及时编号、登记，并在公文上附“公文处理单”，分送有关部门或人员传阅承接，同步请传阅人或承接人在“收文签字 簿”上签收，文秘对有答复规定文献须跟踪阅办人及时反馈阅办成果，并对文本进行复印和留档。
4. 企业各类文献均属内部机密文献,文秘不得截留、泄露和私自外带,违者予以警告、经济惩罚、除名或追究法律责任。属一般业务便函，只要在“收文登记簿”上登记即可，直接分送有关人员阅办。
5. 我司对外之发送文函按性质签订参见《文档管理制度》。
6. 文献传真发文工作亦由文秘人员负责，需发文者将文稿经主管人员签字后交文秘处登记发文摘要、分类编号、发送后偿还原稿人。凡对外报送业务资料、协议等重要文献皆须复印备份存档。
7. 对某些机密文献,需在文献页首加盖印章,以防止随意传播。
8. 每月未，文秘应将收、发文整顿装订成册。每六个月将经各部门主管确认确实无使用价值之文、报刊可作一次销毁，报行政管理部备查。附《档案资本销毁状况登记表》
9. 文献管理应参见《文档管理制度》规定办理。对企业所有订阅报刊由专题负责人将重要信息摘录后交文秘按分类归档，文秘必须做好登记造册工作。每月未，文秘应将收、发文整顿装订成册。
10. 每六个月将经各部门主管确认确实无用之文、报刊可作一次销毁，行政人事部定期检查档案保管状况,对破损档案进行修补、复制或作其他技术处理。

保密标识
发函打印
传真
用印流程
发文登记表
负责人：文员、总台
监督人：业务、行政主管
总台电话
文员送邮
快递
信件
分理
复印存档
用企业印
主管签字
收函登记表
发函发文
负责人：文员、GM秘书
监督人：行政主管
总经理
登记归档
秘书筛选
主管归档
总经理
业务部门
公函归档
私函自理
部门信函
个人信函
收件人签收
总台收函
信函收文
收发文流程
七 用印
1. 我司以企业名义对外之行文由管理部负责盖印。
2. 企业各部申请签章及总经理、董事长职章，应提出申请(汇签)经上级核准后交管理部秘书，由秘书登记于登记表。
企业章
协议章
法人章
财务章
用印申请单
申请单归类
申请人
GM秘书
用印
GM签准
GM秘书
用印申请
负责人：GM秘书
监督人：GM
用企业印流程

八 文档
（一）图书杂志
1. 企业所属图书是专供有关企业内人士参阅，由行政部统一保管，于每年6月、12月下旬详实盘点。
2. 文秘应将图书书名、出版社名称、数册、金额按类型编号，各部门员工由于工作需要借阅须在文秘处登记借期、偿还期。如遇清点期限或公务上需参照将随时告知收阅,借书人不得拒绝。附《图书登记册》
3. 一般状况下，图书只好在司内阅读，借书册数以三册为限，借书期限不得超过过二周，若要续借者，重新到行政部处登记。
4. 对图书有损坏或遗失者，要作出一定赔偿。
负责人：文员
监督人：行政主管
准时回库
图书借阅登记表
图书清点汇报
借书人
每月清点一次
文员登记
借阅
图书登记表
入库
文员登记
图书购进
图书管理流程

（二）专业资料
1． 资料分类：
1.1企业搜集多种企业业务文本、流程、企划案、制度、顾问业理论等文献正本
及复印件；
1.2企业由政府主管部门购置政策法规；
1.3企业各类剪报;
1.4企业搜集各类行业（如建材、装饰等）材料
2． 企业资料只可于企业内借阅当日偿还，不得携出司外
3． 特殊状况需复印者，须填报复印申请同意

资料管理流程
资料整顿

登记表

复印申请
借阅登记
清点汇报
定期清点
保密标识
借阅人
复印人
申请
登记
复印
借阅
入 库
登记注册

当日回库

（三） 客户档案
1． 客户档案是企业文档管理和商业秘密保护作业中重要领域
2． 客户档案包括客户提供各类资料，及企业在顾问服务过程中制作各类文献、文本
3． 客户档案只可于企业内借阅，当日偿还，不得携出司外
4． 特殊状况需复印时，须填报复印申请报批
5． 服务结案前，由指定专案人员负责客户资料管理，并承担保密责任

客户档案管理流程
专案人员管理

结 案

登记表
行政登记

保密标识

清点汇报

入 库

定期清点

复 印
借 阅

借阅登记
复印申请

申 请
登 记

当日回库

借阅人
复印人

（四）办公文档
1． 行政管理部负责对企业全体员工办公文档进行系统管理
2． 行政人员办公文档设：
Ÿ 工作计划与汇报
Ÿ 司内行政
3． 业务人员办公文档设：
Ÿ 工作计划与汇报
Ÿ 司内行政
Ÿ 拓展资料
Ÿ 谈项目A、B、C……
Ÿ 执行项目A、B、C……
九 访客接待
1. 来我司之来宾由秘书负责接待。
2. 接待来访来宾须热情、大方、并迅速与有关主管部门联络接洽。
3. 秘书做毕接待须做访客记录，其中注明详细单位、姓名、来意、有否约定等事项并向有关主管汇报。
负责人：总台、秘书、文员
监督人：各级主管
秘书上茶
文员上茶
出迎进办公室
出迎进接待室
出迎进专案室
电话秘书
电话受访人
电话业务员
总台应对
董事长/GM朋友
朋友
客户
推销商
总台问询
访客
访客接待流程

十 办公用品
（一） 文具
1． 行政部负责办公文具采购与领用登记
2． 行政部须尤其注意随时检查复印纸、文本装订耗材（铁圈、封面纸、封面薄膜）及文献夹存量，以保证企业业务程序正常进行
（二） 茶、水
1． 行政部负责茶、水等日用品采购与使用登记
2． 定期检查饮用水、茶叶、水杯存量，及时购置补充，以保证正常办公秩序
3． 企业举行培训、讲座等大型活动时，行政部应及时理解状况，备足茶、水、杯用品，以保证活动正常进行

十一 采购
1. 企业办公日用品和低耗品由行政管理部在为企业节省总成本和控制办公费用总额度基础上统一购置。
2. 办公设备维修、邮件投递等业务委托中行政部统一处理。
3. 行政部须对固定供应商建立完整档案系统，以节省成本之原则，选择、跟换供应商。
4. 企业各业务部门将需要购置固定资产以申请单形式上报行政管理部，经同意后，由行政管理部对采购物资数量、质量、规格、供应商、价格进行记录、分析、比较，作出清单，递交总经理指示，经同意后由行政管理部下达采购指令，予以履行同供应商进行市场询价、报价、谈判及草拟协议条款，最终确定采购价格及协议条款，委任采购人员进行其他后续工作。协议文本交行政管理部门立案。
验收付款流程
定货协议
采购申请单
大宗采购
一般采购
询价/比价单
通报会计
GM复议
询价/比价
行政专人
固定供应商/商店
行政专人
GM指示
采购申请
负责人：行政专人
监督人：行政主管、GM
采购作业流程

负责人：行政主管、财务
监督人：GM
资产登记表
行政资产管理
财务付款入帐
请款单
GM指示
请款
接受
退货
验收汇报
行政/财务验收
到货
询价/比价单
采购申请单
会计支付定金
采购协议
验收付款流程

十二 固定资产管理
1. 行政管理部对企业所有固定资产进行登记注册
2. 固定资产因价值减损拟报废或闲置而无再使用价值者,由使用部门或管理部填制“固定资产处分申请单”一式二联,注明申请单位、日期、财产编号、名称、数量、购入日期、处分原因、处分方式及其他有关资料分别转送财物部填入购置金额、合计折旧、残值后,依核决权限送呈签核。
3. “固定资产申请单”一式二联,经核准后,由使用部门分送如下：第一联送财务部；第二联送行政管理部。
4. 财务部收到“固定资产处分单”后如处分方式为报废或遗失时，应备有报废或损失清单及有关机关之核准或证明文献，在据以转帐及更改财产目录。如为发售则临时存档。
5. 行政管理部收到“固定资产处分单”后，应依核准之方式处理资产，并将处分日期、处分原因、处分金额（发售时填）填入“财产管理卡”后抽出并“固定资产处分申请单”存档。
6. 固定资产如遭窃盗或破坏者，管理部应提出损失清单及向警察单位报案办理。

十三 物业
1． 行政管理部负责企业办公室各项物业管理
2． 负责与物业管理企业协调水、电、信函及安全事宜
3． 负责办公室内照明、植物、家俱等事务管理
4． 负责办公室内打扫保洁
5． 负责办公室钥匙管理

十四 企业福利
1. 企业员工之福利事项由管理部执掌。
2. 企业员工遇有生日、婚假等喜庆时日,行政管理部得以企业名义安排祝贺。
3. 行政管理部主管参与福利基金管理及各项奖金分派之讨论。
4. 企业员工本人及家庭如遇重大经济困难，得向行政管理部申请补助或救济。
5. 办理补助程序如下：由申请人填具申请书并经部门主管核准后呈报行政管理部，并经总经理签核后转会财务部支付。

十五 午餐

第三章 业务支持

一 企业主页
1． 行政管理部负责企业主页租赁、制作和宣传事宜
2． 企划部根据企业业务需要，负责主页内容组织、筹划和更改
3． 行政部根据经确认主页内容，进行下载、修改及上传技术处理
4． 行政部负责联络网络企业委托主页宣传事宜
5． 行政部负责主页反馈查询、上网人数记录和汇报事宜

二 商业秘密保护制度
（一）目
保护企业与客户商业秘密，维护企业安全与利益。
（二）使用范围
本规则合用于****企业全体员工。
（三）定义
1、企业商业秘密系指不为公众所知悉，能为企业带来经济利益、具有实用性，并经公
司采用保密措施技术信息和经营信息。
其中：
· 不为公众所知悉，系指该信息不能通过公开渠道（如：报纸、新闻、出版物等）由外界直接获取；
· 能为企业带来经济利益、具有实用性，系指该信息具有确定可应用性，能为企业带来现实或者潜在经济利益或竞争优势；
· 经企业采用保密措施，系指包括设置保密警示标识、制定保密条款、签订保密协议、建立保密制度及其他合理保密措施实行。
2、 前款所述之技术信息和经营信息，包括：
（1） 企业管理、财务、人事等方面系统设计、制度文本内容及措施；
（2） 企业顾问服务内容与措施。
（3） 企业公共关系内容与措施；
（4） 企业客户名册；
（5） 企业经营计划与营销方略；
（6） 招投标规划与标底；
（7） 客户资料；
（8） 上述列举以外技术信息和经营信息，符合本条第一款所述之定义，认定为企业商业秘密。
3、 企业商业秘密来源：
（1） 企业自行制作并符合所述定义者；
（2） 企业以外第三方制作并符合所述定义者；
（3） 企业与第三方合作制作并符合所述定义者。
4、本制度所称之载体系指载有企业商业秘密内容：
（1） 工作底稿、文本、电子磁盘及其他载体（含正本、副本、影印件、传真件、摘抄件）；
（2） 企业《文献档案管理制度》规定各类秘密文献、资料等。
（四）保护原则
保护商业秘密工作，遵照积极防备、层级管理、既保证商业秘密之安全性又便利于各项工作原则。
（五）责任部门与人员
1 由行政管理部与法律顾问协同负责企业商业秘密监督、管理事宜。
2 企业全体员工负有保护商业秘密责任和义务。
（六）保护措施
1． 在《****企业劳动协议》中明确规定商业秘密保护条款，员工在聘任期与解雇后规定期限内须承担规定义