档案管理制度汇编百度文库.doc
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1、一、文献材料搜集、整顿、归档制度一、按照档案法 、 安徽省档案条例有关规定, 本单位档案工作实行集中统一管理原则,各门类档案由有 关部门负责搜集齐全,并进行整顿、立卷(件 ,定期移交 档案室。由档案人员负责审查把关,分类排列,编制检索工 具,妥善保管。任何部门、个人不得将档案材料据为己有或 拒绝归档。二、搜集、归档范围凡属本单位职能活动中形成具有查考运用价值文 件材料、图纸、表格、声像、实物、电子等多种门类、多种 载体文献材料都应列入归档范围。认真贯彻专兼职档案人 员 “四参与” 工作, 即参与单位重大活动、 参与项目验收会、 参与设备开箱、参与单位有关会议,保证单位各类文献材料 搜集齐全、完
2、整。三、搜集、归档时间各部门要准时搜集、整顿各类文献材料。文书档案应归 档文献材料在次年三月底前搜集齐全,六月底前整顿归档完 毕。 会计档案在会计年终终了后, 可暂由财务部门保管一年, 期满后,由会计人员编制移交清册,移交综合档案室统一保 管。业务档案在案件办理结束后归档。声像档案和实物档案 随时归档。采用逻辑归档电子文献即时进行,并定期完毕 物理归档,采用物理归档电子文献定期进行。四、归档规定凡归档文献材料必须齐全、完整、精确、行文规范、 书写工整、字迹清晰、签订手续完备,手写材料一律使用碳 素墨水或蓝黑墨水,打印件采用激发打印机,电子文献脱 机载体使用光盘。不得使用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、
3、针式 打印机或喷墨打印机、软磁盘等。卷内文献排列遵照正本在 前定稿在后、结论在前调查材料在后、文字在前图纸在后 原则有序排列。一般规定归档原件,会计凭证、账本、报表 必须是原件。同步做到字迹清晰、内容项目齐全、签章手续 完备、保管期限精确。归档照片要附简要阐明(内容、时 间、地点、人物、拍摄者 ,音像带要附内容提纲和讲解词, 电子文献规定真实、完整,并精确阐明配套软硬件环境, 且使用原则化文献格式。五、归档份数本单位发文一般留存两份,其中一份归入对应门类档 案,另一份编制“本单位发文汇编” 。基建档案本单位必须保留一套原件。电子档案脱机保留三套,一套封存保管,一套供查阅使 用,一套异地保管。其
4、他各类档案均归档一份。六、归档手续各部门整顿归档后按规定移交综合档案室,并履行交接 手续、填写交接清单,交接双方在清单上签字,以备查考。二、档案保管制度一、严格执行档案法有关加强档案管理规定,增 强法制观念,依法办事,保管好本单位所有档案。二、各门类档案由综合档案室集中统一管理,档案与档 案库房由专人管理,未经容许,无关人员不得私自进入档案 库房。三、档案柜排列要按照有关规则整洁统一排放、编号; 档案要按照不一样门类、载体等有关规则进行分类寄存,做到 规范化、原则化,并编制档案寄存示意图。四、及时做好档案资料收进和移出登记,建立健全档 案工作基本状况台账。凡接受进档案室档案,都必须认真 先进行
5、清理查对,经加工整顿符合管理规范后方能入库,必 要时还须进行防虫、除尘处理。五、档案员对室藏档案要常常进行检查,对破损或字迹 变退变色档案及时修补、复制或作其他技术处理。六、 切实采用措施, 做好档案库房防火、 防水、 防潮、 防尘、防盗、防鼠、防虫、防高温、防污染等九防安全保护 工作。七、每日做好温、湿度测记工作,温度要常常保持在 14 24, 相对湿度要保持在 45 60%, 每周通风一至二次, 根据需要及时除(加湿,增(降温度发现问题及时采用有效措施进行处理,防止危害档案现象发生。八、档案室内要常常打扫卫生,保持室内清洁、整洁、 美观,严禁吸烟、饮食,严禁寄存易燃、易爆危险品,严禁 堆放
6、任何杂物,停电时,一律用手电照明,不得使用易燃器 具。九、 离开时关好门窗,关闭电源。 常常检查档案保管 设施,做好设备维护工作,保证器械正常运行。三、档案借阅运用制度一、 借阅档案要严格遵守档案管理制度,凡借阅者,应 自觉履行借阅手续。二、凡借阅档案,需经主管领导同意。外单位人员借阅 档案,应持单位简介信,经主管领导同意后,方可办理借阅 手续,并在借阅期限内准时偿还。三、借阅人员对档案材料妥善保管,注意保密,不得以 任何理由转借他人。四、 借阅人员未经领导同意, 不得复印、 抄写档案资料。 对摘抄、复制档案材料,经认真查对,对无误时,方能 签字盖章。五、档案管理人员对偿还借阅材料要认真进行检
7、查, 确认档案材料完好无损时,方可办理归档手续。六、一旦发现档案材料在借阅过程中被拆、涂抹或缺失 等毁损现象,要及时向主管领导汇报,并追究有关人员责 任。四、档案记录制度一、档案工作人员应对档案收进、移出、整顿、鉴定销 毁、保管、运用数量和质量状况及时进行记录。二、 档案工作人员应熟悉、 档案业务、 掌握室藏数据, 及时、精确上报多种档案记录报表,做到账物相符。五 、 档 案保 密 制 度一、档案人员必须严格遵守保密纪律,自觉执行中华 人民共和国保密法以及党和国家规定各项保密制度,依 法办事。二、档案人员必须加强自身修养,牢固树立保密意识, 忠于职守,不将档案带到公共场所,不将档案带回家中,不
8、 得与无关人员谈论档案内容。三、对保密档案或未经领导同意运用档案不得私自提 供和扩大使用范围,保证档案资料政治安全,不发生档案 资料被窃和失密事故。四、查阅保密档案,必须严格执行审批手续,非经本所 领导同意不得调阅。查阅人员只能查阅经同意查阅部分内 容,不得翻阅其他内容。五、本室档案一般不得外借,只限在阅档室查阅,如确 需借出室外,须要领导同意;在查阅中,如需复印、摘抄档 案内容,需要档案管理人员同意,并由专人负责保管,利 用者不准向无关人员谈论泄露有关查阅内容,以保证档案安 全。六、外单位查阅本所档案,必须持有单位简介信,否则 不予接待。要摘抄或复制有关档案内容,需要经本所分管 领导同意,摘
9、抄或复制内容需经档案工作人员审核,有保密 内容,运用者必须送所在单位文书处理人员进行登记。七、查找提供档案一律由档案人员进行,非档案人员严 禁进入库房内。八、档案材料转递可按机要文献转递规定办理。九、经鉴定需销毁保密文献资料,必须编造清册,经 领导同意后按保密规定统一组织销毁,并做好销毁记录。 十、发生泄密事件,必须及时上报,立即追查,视情节 轻重进行处理。六、档案鉴定销毁制度一、档案领导小组负责对已到期各类档案进行鉴定、 审核、销毁工作。二、根据国家档案局对档案保管期限有关规定,制定 本单位各类档案保管期限表。并精确鉴定档案存毁。 三、 鉴定工作由鉴定小组负责。 对已到保管期限档案, 应逐卷
10、、逐件进行鉴定;具有继续保留价值档案材料,要 重新确定保管期限,组卷(件保留;确已失去保留价值 档案材料,要编制销毁清册一式两份,报本单位领导同意后 方可销毁。四、编制档案鉴定工作方案与鉴定工作汇报。五、鉴定工作原则上每年进行一次,销毁剔除档案,必 须由两个以上在指定地点由专人销毁,并在销毁清册上签订 姓名和销毁日期。六、非经档案领导小组审核同意,严禁任何人、任何部 门私自销毁各类档案材料。七、 部门立卷制度一、凡本部门在各项活动中形成文献、具有保留价值 资料均属本部门整顿归档范围。二、各部门兼职档案员,负责对本部门文献资料进行 搜集、审定、整顿、立卷(件、归档。三、兼职档案员要严格遵守有关规
11、章制度及各项档案 管理制度,按综合档案室提出各项规定整顿、归档,保证 案卷质量。八、档案工作责任追究制度一、未依法建立档案机构或者配置档案人员,根据有关 法律、法规,追究单位重要负责人责任,并接受同级或上 级档案行政管理部门惩罚。二、未依法对多种门类、多种载体档案实行集中统一管 理, 根据有关法律、 法规, 追究分管档案工作领导人责任, 并接受同级或上级档案行政管理部门惩罚。三、将公务活动中应当归档文献资料,据为已用或 拒绝向档案部门移交,追究主管人员直接责任,并限期 改正,对限期内不改正者,予以行政处分,视状况予以经济 惩罚。四、所保留档案存在安全隐患,知情而不采用有效保 护措施,追究主管负
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