海外出差管理制度.docx

海外出差管理制度

一、 适用范围
本制度适用于公司的中国区员工因业务工作、视察、技术交流、其他事务等，被派往中国以外的国家或地区的出差行程。
二、 基本规范要求
1. 员工出差须根据本制度第三部分要求提出出差申请，批准后方可执行出差任务。
2. 员工出差前须参加培训或自行学习目标国家/地区的相关法律、政策、宗教、礼仪、风土人情、行为习惯、着装规范等，做好周密的出差计划和行程安排，避免不必要的误会和差错。若出差人属于明知故犯或经提醒劝阻后仍违反的，则产生的相关法律责任及严重后果，均由出差人自行承担。
3. 出差人在国外出差时，应首先考虑人身安全，并有效保护财产安全。员工在国外出差期间，如遇意外状况，应及时和公司、中国驻当地使馆取得联系。
4. 出差员工须制定出详细差工作计划，出差抵达目标地后按照计划有序开展工作，并按照本制度第四部分进行定期工作汇报和述职。
5. 如公司在目标地点设有分公司，则出差员工应遵守当地分公司的规章制度开展工作，如果没有分公司，则应按照本制度第七条进行作息和请休假。
6. 本着为公司节省成本因公出差费用开支应，员工海外出差所涉及费用支出应综合考虑各种因素按照相对较低支出的方式进行。因公差旅费用及招待费用标准按照本制度第五部分执行，如有超出须员工自行承担。
7. 员工在出差过程中如遇到本规定中未提及事项或突发情况，须本着为公司利益着想的角度来处理，如果遇到超出本人职权范围的事项，应及时和公司取得联系，获得批准后方可执行。
三、 出差审批流程
1. 员工海外出差应填写：
《出差申请单》（附表一）
《差旅工作计划及行程安排》（附表二）
《借款申请单》（附表三）
《目的地文化培训总结表》（附表四）
并按顺序提交审批，批准后方可进行借款及出差。如情形特殊事前无法及时办理，亦应尽快补办手续后方可支给出差旅费。
2. 普通员工海外出差须由部门负责人进行审批后提交总经理审批，总监及以上级别需提交总经理审批。
3. 出差人凭核准的《借款申请单》，可向财务部暂支相当数额的差旅费。其预借款额，须经由主管初审，呈请总经理核准后方可借支。
4. 《差旅工作计划及行程安排》需要填写出差期间的行程计划和安排，尽可能详细的将出差计划列出，以便可以根据计划执行工作任务。
5. 借款如果为外币则需要提前向财务部门打招呼，以便在领款时有充足的外币。
6. 员工须自行保管好相关单据，便于回司后进行报销、清账、以及述职。
7. 出差完毕，销差后应于三日内填具《差旅费报销单》（附表四），结清暂支款项。
四、 工作汇报及述职
1. 员工海外出差期间需要根据实际工作内容提交工作周报，周报格式如附表五。
2. 周报将作为员工过程考核的依据之一，如有特殊情况不能提交，须在每周截止日期前通知上级领导。如在未通知情况下没有按时提交，要在团队内部通报批评；如每年超过三次没有按时提交，需要在公司层面提出批评，并在过程绩效中记录。
3. 团队内部应根据业务需要，最少每周一次组织工作例会，汇总本周工作情况及市场信息，提出相关问题和解决方案。
4. 员工出差回国后应在三日内提交出差工作报告，并向上级进行述职，相关文件材料需要提前进行准备。
五、 差旅费标准
差旅费用按照实报实销形式进行，此标准为各项支出上限，未达标准部分不予退还。如遇特殊情况导致消费超出标准，须报上级审批批准后方可执行，否则自行承担超出部分。
员工出差费用标准如下：
1. 住宿标准
无办事处地区，员工海外住宿原则上为三星及以下级别酒店/旅馆，发达国家如北美、欧洲、澳洲、日韩区域，标准为120美金/天，其他欠发达地区为100美金/天，如有特殊情况，如战乱地区、高消费地区，须得到上级批准后方可入住。
设立办事处地区，按照当地租房标准进行房屋租赁，原则上房屋租赁费用均摊后不应超过酒店住宿标准，如果超过，须得到上级批准后方可租赁。
2. 长途交通/签证标准
往返乘坐火车、轮船、飞机、以及签证费用，按照实际消费报销。行程在8小时以内须乘火车硬座/二等座，超出8小时可以选择搭乘飞机经济舱/卧铺。出差计划外的行程，如需搭乘飞机，需要报上级领导审批后方可购票。
购买机票须提前7天进行。选择航班，在时间合理、保障安全的情况下应选择较为便宜的航班。如要选择更贵航班，须报上级审批，表明理由并获得批准后方可购票。
3. 市内交通标准
采取实报实销制度。
4. 用餐标准
有办事处的情况下，15美金/人天，无办事处情况下，餐饮标准为50美金/天。
5. 通信标准
通信标准为10美金/天。
6. 客户招待标准
原则上客户招待须提前报上级领导批准。
宴请标准：一般客户为50美金/人，客户高层人员为100美金/人，我方人员按照50美金/人计算。
7. 礼品赠送标准
客户人员赠送一般小礼品需要进行记录，价值超出500元人民币礼品需要上级领导审批后方可赠送。
六、 出差补贴标准
出差补贴发放按照出差行程时间自出发日起至回公司之日止计算，首尾行程时间满半天不足一天的，按一天发放；不足半天按半天发放。
1. 员工出差基础补助为50美金/天，总监及以上级别60美金/天
2. 艰苦地区（如战乱、危险、荒凉、贫困等）补助翻倍，危险地区如伊拉克、叙利亚、利比亚、巴基斯坦、也门等
3. 发达国家（北美、西欧、澳洲地区）补助额减少20美金/天，为80美金/天
七、 出差作息及请休假标准
1. 员工出差期间法定节假日按照所在地法规执行，不再休中国法定节假日。国外假期期间，要兼顾国内工作配合。
2. 员工出差途中需要请假的，需要报上级领导审批，批准后方可请假，请假时间内不计发工资及补助。特殊情况如生病、受伤等客观不可抗拒原因无法进行工作，可计发补贴部分，工资部分按照劳动合同执行。
3. 原则上员工在海外出差应按计划结束行程，中途不得回国，或延长出差滞留时间。如遇特殊情况，需要临时回国或延长出差时间的，须报上级领导审批，视具体情况决定公司或个人承担费用。
4. 员工海外出差时间每满三个月，计得一个月假期，未满一个月按照海外经历周末或节假日折算工作日休假。即每经历一个周末或当地节日，记得2天或相应节日休息天数的工作日休假。每年假期原则上不进行累计，当年度未休完的假期按照实际日工资2倍进行补偿。
八、 其他
1. 本标准为市场部起草，经总经理核定、批准后发布施行，市场部对该条款负有解释权，修改时亦同。
2. 本标准如有未尽事宜得随时修改之。

附表一：《出差申请单》
员工出差申请单
申 请 人

所 在 部 门

出 差 地 点

同 行 人

是否已购买保险

是否已完成当地文化习俗培训

计划出差时间

出 差 事 由

拟借出差费用

交 通 工 具

部 门 意 见

领 导 批 示

附表二：《差旅工作计划及行程安排》
差旅工作计划及行程安排
申 请 人

部 门

申请日期

出 差 日 期
　 自 年 月 日至 年 月 日 共 天
主要目的

出差预算主要支出项目

出差预算总金额

出差行程
日 期
地 点
事 项
结 果

申请人签字

部门意见

附表三：《借款申请单》
借款申请单
日期：
借款人

还款日期

部门

支付方式
□现金 □转账 □支票
借款事由：
借款金额

借款币种

借款金额大写

经办人： 部门： 副总： 总经理：

附表四：《海外出差文化培训总结表》
海外出差文化培训总结表
时间：
出差人

出差时间

目的地

宗教类型

签证办理情况:
安全形势:
需要留意的宗教规定、法律法规、特殊政策:
需要留意的风土人情、行为习惯、着装、礼仪等:
其他注意事项:
培训总结:
附表五：《差旅费报销单》

附件：