秘书职责新版.doc

董事长秘书工作职责包括的具体内容
   1、 协助董事长起草酒店综合性的业务报告、工作计划、备忘录、规章制度等；
    2、 参加由董事长组织召开的行政例会（有的酒店也称之为早会或例会）、财务会议以及其它会议，做好会议记录，了解各项决定的执行情况并及时反馈信息；
    3、 协助董事长做好日常来访接待、来函等情况处理；
    4、 负责董事长的日常电话转接，尽可能地减少外界对董事长工作不必要的打扰；
    5、 负责各种会议记要、备忘录及其它文件的整理、打印、分发、归档、保管等工作；负责酒店内其它部门或者外界报送董事长的各种会议记要、备忘录及其它文件和信函的呈送、处理、归档等工作；
    6、 负责酒店介绍信、印章的保管和监督使用，负责与外单位联系，办理各类许可证和归档保管工作；
    7、 负责搞好董事长的日常工作安排，如会议、工作约会、宴请等；
    8、 负责董事长办公室设备保管、维护正常运行等；
    9、 负责董事长出差前以及出差后的工作处理（借款、日程安排、酒店预定、车辆接送、礼品准备、电话联系、车旅费报销等）；
    10、 完成董事长临时交给的其它工作。
    董事长秘书要胜任其工作职责，需要具备知识、技能和素质：
    1、 应具备较高的文化程度，因为良好的教育背景使人在看待问题，处理问题时会更加理性和全面，同时具有较强的学习新知识的能力；
    2、 熟悉酒店各部门及其运作程序，掌握酒店的各项规章制度，对酒店的经营（如客房数量、房价、餐厅营业时间和电脑信息系统等）以及软件（酒店的目标、经营思想、服务理念等）情况要了如指掌，以便更好地协助董事长完成各部门的协调管理以及对外联络沟通的工作，使工作更有效率；
    3、 熟练掌握中、英文文字处理技能，熟练操作各种办公室自动化设备，如计算机、打印机、传真机、复印机等；
    4、 具备较强的对内、对外的沟通能力，使董事长的各项指示、计划、意愿得以贯彻和执行；
    5、 能严守机密、克尽职守、吃苦耐劳，具有团队精神，忠实于自己所服务的组织，与各部门的管理人员以及酒店相关的企业、团体和政府职能部门保持良好的合作关系。
    董事长秘书的工作任务非常繁多而且要求细节化，因此稍有疏忽哪怕是工作效率稍低一些，就不仅会影响自己的秘书工作，而且会影响董事长的工作，甚至影响酒店企业的形象与运营等等。那么如何做好董事长秘书的工作并搞其效率呢？专家指出有五种方法，值得借鉴：
    1、 工作标准化，即把工作惯例化或日常化。也就是说，如果没有特殊情况，尽量在每个工作日的同一时间段内，做同样或同样性质的工作。如果秘书能把自己更多的工作任务标准化，就能在有限的时间内完成更多的工作，或者有更多的剩余时间完成其它临时性工作。
    2、 在同一时间段内做类似的工作。如在同一时间段内往拨打电话，把需要复印的文件积攒在一起，然后去复印等，这样，既可以节约时间，也可以提高工作效率或质量。
    3、 重新分配工作。如紧急各重要的工作，先办理紧急的事情；重要和不紧急的工作，先做重要的工作；不重要和不紧急的工作，可以另找时间做，或者找他人做；自己不擅长的工作，而且该工作也不保密，可以与别人交换工作来做等。
    4、 预测。董事长秘书可用预测的办法来减轻工作压力、舒缓工作节奏，把工作做到前面，如明天14点董事长要召开财务会议，作为秘书，可在明天10点左右把上次会议的记录以及其它财务报表等从档案柜内找出来，放在董事长的办公桌上。如果任职者能更好地预测明天会做哪些工作，他就能更好地完成本职工作。当然，也不能把第二天的工作日程根据预测，安排得满满的，因为不管你的预测能力如何强，第二天总是会有些突发事情需要处理，因此要留出一定的空余时间来处理这些突发事件。
    5、 平衡精力，分清工作主次。一个人的工作时间及精力毕竟是有限的，如何有有限的时间内完成更多的工作是对每个工作者提出的挑战。因此，董事长秘书在做任何一项工作时，都要具备权衡轻重缓急的意识。如上文所说，为使工作更有效率，尽量要把相同的工作放在一起来做，但是，如果酒店集团的总部人员正在与董事长商讨工作，而此时，董事长需要秘书去复印一份文件，那么你还会等到与其它的文件放在一起复印吗？答案是：当然不会，而且你需要放下手头的工作，立即去复印。
    有些董事长秘书不具备职业态度或者对该职位认识不清，容易在工作中犯一些错误。常见的错误有：
    1、 对于酒店其它部门或者外界报送给董事长的备忘录、报告、申请以衣其它信息文件等，不及时呈送或报告给董事长，影响了酒店对内、外的沟通，甚至严重影响了酒店的经营和管理工作。
    2、 由于工作的性质等原因，董事长秘书几乎在第一时间就知道了董事长对组织人事的任免、管理的决策等，有些任职者不能严守机密，为了自己的利益或者其它目的，私自把这些机密泄露给有关人员，使组织蒙受一定的不必要的损失。
    3、 在董事长的日常工作安排中，事前不征得董事长的同意，代替董事长作出某些工作约会的决定等，这些都严重影响了董事长的工作，给董事长造成了一些不必要的麻烦，忘记了自己的协助而不是代替董事长工作。
    作为酒店董事长秘书，要时刻注意避免以上的工作误区，以职业的态度对待自己工作，只有这样才能完成自己的工作职责，扮演自己的组织中应扮演的角色，发挥自己在企业中应发挥的力量。 来源:考试大-秘书资格考试

行政秘书岗位职责
　　一、负责一般性行政公文、主任交办的文字材料及行政领导讲话和相关材料的起草工作；
　　二、负责由部门代单位起草的行政公文和有关文字材料的核稿工作；
　　三、负责组织大型行政工作会议的记录及会议纪要的起草工作；
　　四、负责每周会议安排的编制工作，协助主任做好其他会议的组织通知等会务工作；
　　五、负责督促检查行政工作计划、办公会决议事项的落实情况，将了解的情况及时反馈给领导
　　六、负责办公室日常政务接待，来访客人接待及日常事务性工作；
　　七、负责印章保管和监印、办理各种介绍信
　　八、负责办公用品、仪器设备、家具等购置、建帐、保管和发放；
　　九、负责办公室安全防范工作；
　　十、负责各项信息统计和管理
　　十一、完成领导交办的其他工作

秘书与领导的关系既有人际关系中的共同性，又有其特殊性。这就决定了秘书与领导相处时既要遵循人际关系的一般原则，又要从秘书工作、领导工作实际出发，遵循一些特殊原则。 秘书与领导相处的首要原则就是尊重和服从领导，既不能代替领导，也不能擅自作主，更不能越位越权。
　知识互补原则

　　个人的能力总是有限的。无论多么高明的领导，也无论多么出色的秘书，都不可能万事皆通。因此，秘书应虚心向领导学习，学会取长补短。一些能干的下属，总是有意或无意地流露出轻视上司的情绪，这是非常危险的。秘书如果真正有能耐，就应该以自己的才能去弥补上司的不足。那么，秘书应如何弥补上司的不足呢?

　　①填补上司不擅长的方面。人各有所长。有的领导擅长管理而不懂经济、技术，那么，秘书则应在经济、技术方面予以弥补；有的领导是技术人才，但在社交、应酬方面相对欠缺，秘书则应在社交、应酬方面多“出头露面”。
　　②不可侵犯上司的“圣域”。所谓“圣域”，即指领导引以为自豪的知识领域。例如：日本本田公司的创始人本田宗一郎是一个热情奔放、喋喋不休的人，负责技术开发工作；而他的搭档藤尺武夫则是一个慢条斯理、寡言少语的人，负责销售工作。他们两人从不在对方的领域插手，相互尊重。他们被视为最佳合作伙伴，至今仍为人津津乐道。
　　③不可以施恩的态度弥补上司的不足。秘书既要为领导排忧解难，又不可让其失面子。有些秘书弥补了领导的一些缺失，则洋洋自得，优越感溢于言表，这是很不明智的。应时刻保持一颗谦虚的平常心。
　相互适应的原则
　　每个人都有自己的情趣、爱好，都有自己的思维方式、工作方式、生活方式。作为秘书，不应擅自、妄加评议领导的嗜好和习惯性言行。
除了尊重领导的情趣和爱好之外，秘书如果发现自己的言行有与领导不一致之处，则应反思自己。下属看不惯上司的言行，有时并不是领导本身的问题，而是下属本身的问题。例如，有的下属不明白“领导是人不是神”的道理，把领导理想化了，对领导要求太高。有的下属则在认识水平上与上司存在差距。也有的下属因为个人的利益、愿望、要求没有得到满足而用异样的眼光看待领导的言行。秘书应该明白．人活着就应该学会适应，适应自己曾经不适应的东西，学会欣赏自己曾经难以欣赏的东西，学会接受自己曾经难以接受的东西，这才是积极的处世之道。
　掌握进谏的方法与技巧

　　秘书的一项重要职能是辅佐决策，为此，少不了给领导提意见、提建议，在提意见和建议时要注意以下几点：

　　①当面陈述不同意见。“当面不说，背后乱说；开会不说，会后乱说。”这种人历来为领导所深恶痛绝。背后谈论与领导的分歧，不仅无助于问题的解决，反而让领导觉得你是两面三刀的人。
　　②坚决服从领导安排。秘书如有不同意见，可以当面并诚恳地向领导陈述，如能采纳，自然皆大欢喜；如果不予采纳，则应不折不扣地按领导的意图办事，而不能掺杂任何个人的不满情绪。
　　正确看待领导的缺失

　　领导担负的责任重，做的工作多，因此，犯错误的机率也大。与常人一样，犯了错误的领导的心情也是沉重的，也希望得到别人的理解和关心。在这种时候，秘书如能正确地看待领导的过失和错误，多方面给予体谅和关心，领导会铭记于心的。那么，秘书应如何正确看待领导的过错呢?

　　首先，树立“领导是人不是神，也会犯错误”的意识。秘书要学会“易位思考”，即：设想自己处在领导的位置，能保证不犯任何错误吗?

　　其次，要诉诸高尚的动机。卡耐基在《处世的艺术》一书中说道：“当你想要说服一个人时，就假设他是一个诚实、正义爱好真理的人。一旦他意识到他在别人心目中是如此完善时，他会尽量去维护这种形象的。”唐太宗是历史上的明君，但这个明君也常常被魏征的犯颜进谏搞得很难堪，有一次，魏征又当着朝廷众臣的面触犯了他。他怒气冲冲地退朝回宫，对长孙皇后说：“总有一天我要杀了这个乡巴佬!”长孙皇后意识到大事不好。经过一番思索，她换上朝服，向唐太宗跪下道贺：“我听说主明臣直。魏征之所以忠直，就是因为你是明主啊!这是国家的幸运，臣妾怎能不向您来祝贺呢?”唐太宗顿时转怒为喜，因为历史上每个皇帝都希望别人和后人说他是明君。而不希望说他是昏君、暴君。这则故事给我们以启示：秘书首先应相信领导是一个高尚的人，一个廉洁的人，一个公平正直的人。一旦领导意识到他在下属心目中是一个良好的形象，那么，他也会尽量去维护这个形象的。
秘书工作的艺术性，表现在技能与技巧的运用上面。要想做一名好秘书，不仅仅要明确认识自己所处的位置，找准自己的坐标，要具备广博的科学知识，还要懂得一系列工作方法和工作艺术。其方法和艺术主要体现在"三服务"方面。那么，怎样表现秘书工作的艺术呢？
一、 尊重而不奉承吹捧
理顺与领导的关系，是秘书工作者事事碰到，需时时注意、处处谨慎的事情，也是表现工作艺术的地方。总的原则是以事业为重，从工作出发，从领导与被领导的地位出发，对正职和副职领导的工作、地位、人格等，要同等尊重、支持、配合、协助。　如果某项工作，正职（或常委会）决定由某一副职负责去抓，秘书在配合进行这项工作时就应该以这位负责的副职领导为轴心进行运转。有关这项工作的请示、汇报工作，就直接对这位副职，不要越过他再向正职或其他副职请示、汇报了。关于向正职请示、汇报，或向其他副职沟通情况，那是负责这项工作的副职的责任。秘书如搞多头请示、汇报，就是多余，会把事情弄乱。　实践证明，多位领导者，就有多种个性特点或类型。要根据领导者的性格类型相处，逆着来往往会出问题。如内向性格的领导，喜欢独自思考问题与办理事务；外向性格的领导，善于人际交往，喜欢同别人一起商量工作。对待前者，秘书最好是在事前当参谋，事后做助手，当领导在独立思考的时候，就不?quot;参谋"了，否则，就会干扰他的思考。对待后者，要及时协助他组织人员共同商量工作，秘书要有分寸地参与其中，发挥参谋和助手作用。在与多位领导相处时，一定要以事业为重，从工作出发，尽力维护领导班子的团结和威信，不能从感情出发、看人行事；不能表现出靠近谁、疏远谁，听从谁、不听从谁的行为；更不能当甲领导面吹捧乙领导，当乙领导面吹捧丙领导等。要始终与多位领导者保持经得起考验的革命同志式的纯洁、真诚的友谊。　
二、 主动而不越位脱轨　
秘书工作是以领导工作为轴心，要紧紧围绕这一轴心，进行上下、左右、前后同步运行的辅助性工作。辅助性决定了秘书工作的被动性。怎样变被动为主动，要看秘书的工作艺术。有四个方面：一是争取同领导者一样了解和掌握全局性工作；二是争取同领导者一样了解和掌握一个时期的中心工作，能够分清工作的轻重缓急，主动排除干扰中心工作的事项；三是研究领导工作的思路，分析领导的意图，并加以理解、完善和落实，四是积累和储存有关工作资料，该记住的要记熟，该保存的要保存。有了这四个方面的基础，工作中才能与领导者有一致的认识，才有共同情感和语言，商量工作时，补充和修正的意见，才能提到点子上。日常工作中，要善于将领导的决策内容、实施方案和一个时期的中心工作进行分解、立项，明确先做什么、后做什么和怎样做的措施等，按计划列出个明细运行图。
三、 服从而不盲从附和.
秘书工作是上情下达、下情上报的枢纽，有调度、协调、综合加工的作用。秘书人员处在这样一个重要位置，就得和领导拉一套马车，按领导者的意图前进。但是，服从并不等于盲从和不加分析的附和。"分析"有两层意思：一是从分析中加深理解领导意图，增强执行的信心；二是从分析中拾遗补缺，起进一步完善的作用。按领导者的意见办事，也只能是执行正确的意见，对一些不正确的、违法乱纪、以权谋私的点子或行为，不仅不能办，还要坚决抵制和反对
　四、补台而不挖角拆台
秘书怎样在多位领导之间当参谋、搞协调？首先，心里要有一杆平衡秤，要一视同仁，不论哪位领导安排工作，都要做好，不能有的去做，有的不去做，或三心二意去做。这与我们日常交朋友多从感情和兴趣出发不一样。在多位领导者面前，不论是在思想感情上，还是在行为活动上都不能产生倾斜度。其次，领导之间产生分歧时，只能被动地双向地劝慰、弥合、消除，不能主动地、单向地瞎掰扯、乱搅和，或者保持沉默。本着工作上的支持，关系上的爱护，感情上的友谊去做，这比什么都重要。不能站在一边，冷落一边，更不能为某一边提供反对另一边的材料，对某领导进行挖角、拆台，扩大分歧，加深矛盾。五、沟通而不封闭堵塞　秘书工作起上下达情、左右疏通作用。上下达情也有艺术性，就是调换角度的艺术。在下达的时候，要站在上级角度，把上情不漏地讲得清清楚楚；在上报的时候，要站在下级角度，把下情不贪地说得明明白白。现实工作中，上下级领导不论是在看问题的观点和方法上，还是在解决问题的战略和战术上面，都会存在一些程度不同的差异。这些差异的存在是客观的，可以理解。但是能不能缩小差异、找出差异的结合点，与秘书日常的及时沟通、协调有着密切关系。秘书与两级领导都不存在差异，才能去做协调上下级的差异的工作，缩小或化解上下级的差异，取得认识一致。
我们怎么样才能当好办公室主任秘书呢？我个人的看法是：个人要服务于全局，是工作的窗口和形象的直接体现。我们作为办公室秘书首先要树立大局观念和全局观念。上要绝对服从和服务于上级领导干部，下要服务全公司的员工。我们要着眼于经济效率和工作效率。二要做好日常工作，首先是日常服务工作，主要是各项工作计划的准备，各项工作的检查方案，----

做事要盯紧，人际关系要处理好   如何当好办公室主任、如何提高办公室服务水平？我谈三点个人看法。

　　一、主次分明

　　办公室工作事多、事繁、事杂，只有做到主次分明才能重点突出、简繁得当、事半功倍。办公室工作的职责是“三个服务”，“三个服务”的关键是为领导服务；为领导服务就要突出为领导服务、尽量做到主动服务、努力实现优质服务。主动为领导提供优质服务，是办公室工作的首要职责、主要方面、重要内容。把握了这一点，就做到了主次分明。

　　1.要突出为领导服务。为领导服务，具体工作中要坚持做到四条。第一，要谋事。办公室是一个综合协调机构，更是一个参谋机构。办公室的同志要始终站在全局的高度，站在主要领导的角度，不断增强理性思维能力，能想事、多想事、想大事，为领导分忧，为群众解难，为发展尽责。第二，要理事。办公室是个综合部门，其他部门不想管、不能管、不会管的事，办公室都要管。俗话说：不经一事，不长一智。办公室工作的这种“管事”，既是一种责任，也是一种难得的锻炼机会。办公室的同志要有这样一种“傻气”，不管是份内的事还是份外的事，不管是领导交办的事还是干部群众期盼的事，只要是有利于全局、有利于群众、有利于发展，就要积极管、大胆管、尽力管，尽可能地使主要领导从日常琐事中解脱出来，集中精力想大事、抓大事。第三，要干事。办公室是一个干事的岗位。多做一件事情，就多一次加强学习的机会，就多一个展示自我的平台。办公室的同志都要树立“吃苦也是享受”的理念，勤于干事，乐于干事。第四，要息事。息事，就是要协调左右，沟通八方，消除误会，化解矛盾，使领导的形象更加高大，使工作的氛围更加和谐。为领导服务，尤其要突出为主要领导服务。主要领导在一个地方、一个单位处于核心地位，担负主要责任，突出为主要领导服务既是工作任务决定的，也是主要领导工作所需求的。突出为主要领导服务，就是服务大局，就是服务发展。

　　2.要致力搞好政务服务。办公室工作，事务服务是基础，政务服务是重点。办公室的工作有没有地位，办公室的同志有没有“出息”，最重要的方面就是看政务服务有没有较高的质量。提高政务服务水平，要做到三点。一是文稿要优。文稿是办公室的“主要产品”，是参谋服务的重要载体。从事文字工作的同志一定要准确把握领导意图，认真对待每篇文稿，更好地实现以文辅政、以文助政。二是落实要好。充分发挥办公室督促检查的职能作用，推动工作落实。三是反应要快。反应快，就是收集情况、捕捉信息要快，做到畅通渠道，反应敏捷，及时为领导决策提供有价值的信息。

　　3.要尽量做到主动服务。主动服务，关键要宜早、宜少、宜透。宜早，就是要增强工作的预见性，强化超前意识，力求想在领导之先，谋在领导之前，考虑问题尽可能快半拍、早半拍，凡事想得远一点，思考深一点。宜少，就是参谋建议要求精不求全，求优不求多，力求参到点子上，参到关键处。宜透，就是要领会上级精神，把握领导意图，做到情况明、想得全、把得准。

　　4.要努力实现优质服务。根据省委办公厅的统一部署，市委办公室今年在全市党委系统办公室开展优质服务竞赛活动。希望大家以此为契机，以优质为标准，以满意为目标，积极参与，不断提升办公室工作水平。优质服务，总的来说要突出三点：一是无差错。办公室工作那么多，事情那么杂，绝对不出一点差错，是不可能的。但古人讲“取法乎上，得乎其中”，我们就是要以“无差错”这个高目标，来提高整体办事水平，提高服务的优质程度。办公室的同志一定要强化责任意识，提高工作能力，减少工作差错，防止重大失误，杜绝责任事故。二是不越权。要讲政治、讲纪律、讲规矩，做到到位不越位、揽事不揽权。三是不揽功。办公室的同志，做的是幕后工作，尝的是辛苦滋味，必须淡泊名利、大度从容，勇于出面办事，勇于出面担事，但绝不出风头、不抢功，做到谦虚谨慎，乐于奉献。

　　二、方圆相济

　　“方”，就是原则性；“圆”，就是灵活性。“方”是为人之本，成事之基；“圆”乃和谐之要，处事之道。“方”是核心，“圆”是补充，两者相济，事半功倍。如何做到方圆相济，总的来说要把握三点：第一，大事要方，小事要圆。在大是大非面前保持清醒头脑，坚定政治立场，牢守办事原则；在小事方面不斤斤计较，不吹毛求疵。第二，对己要方，待人要圆。律己以严，对自己，哪怕是最小的事也要从严约束，从高要求，从微慎守，尤其要吃得苦，吃得亏；待人以宽，保持开阔胸怀、宽容气度，容人之长，容人之短，容人之异，容人之过。第三，管理要方，理念要圆。要有制度，有规矩，坚持以制度管事；要以人为本，体现人文关怀，做到无情管理，有情操作。具体要做到：一是要坚持原则性。方圆相济，绝不是“和稀泥”、当“老好人”，核心是要有立场。这个立场，就是原则性。古人讲，无规矩不成方圆；西方哲人说，只有好的法典，才是保障人民自由的圣经。大到一个社会、一个国家，小到一单位、一个科室，只有人人讲原则、个个守规矩，才能秩序井然，和谐相处。办公室工作人员身处领导身边，肩负重要使命，更要始终坚持原则，敢于坚持原则，善于坚持原则。什么是原则，坚持党的领导，坚持依法行政，坚持民主集中制，这就是原则，这就是我们办公室工作人员最应遵守的原则。二是要增强主动性。办公室工作有着较强的从属性、被动性，这一特性决定了办公室的服务往往被动的多、主动的少。提高办公室工作水平，就必须在增强主动性上下功夫。要紧紧围绕全局工作和领导的要求，增强工作的预见性、前瞻性和主动性，做到早介入、早思考、早研究，察领导所察，察领导未察，在被动中求主动。三是要调动积极性。“谋靠共识，行靠合力"。搞好办公室工作，既要充分发挥办公室内部全体人员的作用，又要发挥其它部门、科室同志的作用。我们讲方圆相济，就是要始终围绕激发人的活力、满足人的需求来加强管理，以更好地调动方方面面的积极性，共同把办公室工作做好。

　　三、内外结合

　　办公室工作人员，在内要审核文件、起草文稿，在外要加强协调、开展调研，内外都重要，两者不可偏废。这就要求我们“对内是管家、对外是行家”。如何做到既当好“管家”，又当好“行家”，关键要做好三点：一要增强大局意识，做到有数有为。所谓有数，就是要了解全局，做到心中有数。办公室工作人员，思想要活，眼界要阔，不能将自己仅仅限在本身业务范围这个小天地，要对发展大势、整体趋势和本地本单位本行业的形势了然于心，只有这样才能及时有效地综合情况、提供信息、提出参考意见，才能充分发挥好参谋助手的作用，才能算得上一个称职的秘书工作人员。所谓有为，就是要敢作为、善作为，在参政设谋上有为、在协调落实上有为、在服务发展上有为。二要增强服务意识，做到有度有效。所谓有度，就是服务要注意适度，把握方寸，要真正从关心领导、爱护同志的角度出发，把好活动关，把好廉政关，把好决策关。要本着务实高效的原则，安排好领导活动，把好活动关；要保持头脑清醒，牢记党的宗旨，遵守党纪国法，把好廉政关；要当好参谋，参在点子上，谋在正道上，不出歪点子、不出馊主意，尤其不能不讲原则、不论是非，把好决策关。所谓有效，就是服务要优质高效，提高水平，真正实现“三个满意”。三要增强团队意识，做到有方有情。所谓有方，就是培养干部也要讲究方法，不能总是老一套，要着力于“引”，不断引进优秀人才；立足于“培”，加强岗位锻炼培养人才；致力于“用”，坚持任人唯贤，放手使用人才，使干事的有干劲，有才的有舞台。所谓有情，就是要注重人文关怀，对待干部要用真情，不仅在政治上关心，生活上照顾，还要从情感上关怀，随时了解他们的思想，关心他们的生活，解决他们的困难，最大限度地调动各方面的积极性，共同开创办公室工作新局面。