劳动合同与人事档案管理办法.doc

制度编号：CIC-HR-【2014】-002

劳动合同与人事档案管理办法

制度编号：CIC -HR-[2014]-002
下发文号：CIC人字[2014]第002号
编制部门：集团人力资源部
生效日期：2014 年3月

所有权声明
本规定的版权属中国智能交通系统（控股）有限公司（本公司）所有，受中华人民共和国法律的保护。
本公司将对本规定做不定期的符合法律规定的更新，更新的内容将会补充到本规定中并向员工公示。
本规定所含的任何构思、设计、工艺及其他技术信息均属本公司所有，受中华人民共和国法律的保护。未经本公司书面同意，任何单位和个人不得擅自摘抄、全部或部分复制本规定的内容，或者以其他任何方式使第三方知悉。

文件名称:CIC人力资源管理制度：《劳动合同与人事档案管理办法》
编号：CIC-HR-[2014]-002
生效日期：2014年3月
目 录
第一部分：劳动合同与人事档案管理办法
一、目的
二、适用范围
三、职责机构
1、集团人力资源部
2、各业务集团人力资源
四、规定内容
1、劳动合同的日常管理
2、劳动合同的续订管理
3、劳动合同的台账管理
4、劳动合同的稽查管理
5、竞业限制与保密协议
6、人事档案的日常管理
五、附则
第二部分：附件
1、《劳动合同签领表》
2、《竞业限制与保密协议签领表》
3、《劳动合同台账模板》
4、《续签劳动合同意向书》
5、《终止劳动合同通知书》
6、《人事档案借出表》

第一部分：劳动合同与人事档案管理办法
一、目的
为了进一步规范公司劳动用工，提升劳动合同、人事档案管理水平，保护公司和员工的合法权益，根据《中华人民共和国劳动法》、《中华人民共和国劳动合同法》等相关法律、法规，结合本公司实际情况，特制订本办法。
二、适用范围
本办法适用于中国智能交通系统（控股）有限公司集团及各业务集团全体签订劳动合同的员工。
三、职责机构
1、集团人力资源部
（1）、负责制定、修订劳动合同及人事档案管理办法；
（2）、负责集团总部员工劳动合同台账及人事档案的日常管理；
（3）、负责各业务集团员工劳动合同及人事档案的管理稽查，规避用工法律风险。
2、各业务集团人力资源
（1）、负责各业务集团员工劳动合同台账及人事档案的日常管理；
（2）、负责整理提报月度员工劳动合同台账；
（3）、协助集团人力资源部开展劳动合同、人事档案的稽查、培训等相关工作。
四、规定内容
1、劳动合同的日常管理
（1）、劳动合同签订
员工入职当日由人力资源部组织签订劳动合同，由于特殊原因未签的，员工需在入职的两周内到人力资源部签订劳动合同，合同起始日期为入职报到当天，员工入职后不同意签订劳动合同的，公司有权立即解除劳动关系。
（2）、劳动合同签订期限
员工级首次签订合同期限自入职之日起3年，管理层（总监级（含）以上）首次签订合同期限自入职之日起4年。
（3）、劳动合同保管
劳动合同一式两份，甲乙双方各执一份。甲方合同由人力资源部统一存入员工人事档案，乙方合同由员工本人持有，并在《劳动合同签领表》上签字确认。
2、劳动合同的续订管理
（1）、劳动合同续订流程
人力资源部在劳动合同期限届满前2个月将《续签劳动合同意向书》以书面形式递交至员工本部门领导，逐级审批同意后，将《续签劳动合同意向书》以书面形式发送至员工，员工本人在收到意向书后须在3个工作日内决定是否续签，双方相关续签意向需在合同到期前一个月完成。如员工本人提出不再续签合同，也需在本意向书中表达明确意向。
（2）、劳动合同续订期限
员工级首次续订合同期限自续订之日起4年，管理层（总监级（含）以上）首次续订合同期限自续订之日起5年。有下列情形之一，除员工提出订立固定期限的合同外，应当订立无固定期限劳动合同：
①员工在公司连续工作满十年的；
②公司初次实行劳动合同制度，劳动者在公司连续工作满十年且距法定退休年龄不足十年的；
③连续订立二次固定期限劳动合同，且劳动者没有可以被公司依法解除劳动合同情形续订劳动合同的；
④国家和当地政府规定的其他情形。
（3）、续签劳动合同意向书的保管
劳动合同续签结束后，由人力资源将《续签劳动合同意向书》及续订的劳动合同存放至员工人事档案中保管。
（4）、续订劳动合同的反馈
各业务集团人力资源应及时（提前1个半月）将因公司原因未及时办理续订或决定与员工终止劳动合同等情况反馈至集团人力资源部，并提前1个月将公司相关不予续签的意向以书面的形式反馈至员工。
3、劳动合同的台账管理
（1）、劳动合同台账的建立与更新
人力资源部应建立公司全体员工的劳动合同台账并进行实时更新，以便随时了解员工劳动合同的时效性，及时进行续签合同的手续办理。
（2）、劳动合同台账的提报
各业务集团人力资源每月20日将本公司劳动合同台账（模板统一下发）提报至集团人力资源部员工关系负责人，将当月入、离职人员及续订、终止劳动合同情况及时进行反馈。
4、劳动合同的稽查管理
集团人力资源部每季度第一周组织开展全集团员工劳动合同签订情况的稽查，对于出现严重风险的用工情况将要求各业务集团人力资源择期整改，并纳入其年度奖惩考核。对于经要求补充整改后仍然存在重大漏洞的，人力资源部将对相关人力负责人予以降职处罚。
5、竞业限制与保密协议
员工入职当天，签订劳动合同的同时签订竞业限制与保密协议，协议一式两份，具体操作流程参照劳动合同的日常管理。
6、人事档案的日常管理
（1）、人事档案的建立
新员工入职后，人力资源部应在3个工作日内建立其个人档案，人事档案材料包括但不限于如下材料：
①员工劳动合同原件；
②竞业限制与保密协议原件；
③员工职位申请表；
④员工录用审批表；
⑤员工信息登记表；
⑥个人简历；
⑦本人身份证明文件（如身份证、户口本、军官证、护照等）原件及复印件；
⑧学历证明文件及其他相关资格、资质（培训）原件及复印件；
⑨近期一寸免冠照片两张；
⑩与上一家单位解除劳动关系证明原件；
⑪半年内体检报告原件；
⑫相关人事资料和其他必要文件；
⑬应届毕业生报到所需资料另行规定。
（2）、人事档案的保管
员工人事档案应由人力资源部统一保管并根据员工具体情况对材料进行实时更新补充和保管，原则上不得随便借阅 ，如因工作原因需借出人事档案时应经借阅人所在部门负责人申请，由人力资源部核实后方可借出，并需借阅人所在部门负责人与人力资源部在《人事档案借出表》中签字确认。员工档案借阅时间原则上最长不得超过1天，如遇特殊情况需延长借阅时间的应由集团人力资源总监在《人事档案借出表》中审批后方可延期档案借出时间。
（3）、人事档案的管理稽查
集团人力资源部每季度第一周组织开展员工人事档案稽查，对于出现员工人事档案材料存在严重缺漏的情况将安排各业务集团人力资源在一周内将材料补充完整，并纳入其年度奖惩考核。对于经要求补充整改后仍然存在重大漏洞的，人力资源部将对相关人力负责人予以降职处罚。
五、 附则
本办法由集团人力资源部负责修订、解释。
本办法作为《员工手册》的重要补充文件，如与国家或当地相关法律法规相冲突的，以国家或当地的法律法规为准。
第二部分：附件
1、《劳动合同签领表》
2、《竞业限制与保密协议签领表》
3、《劳动合同台账模板》
4、《续签劳动合同意向书》
5、《终止劳动合同通知书》
6、《人事档案借出表》

集团人力资源部 第6页