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红高粱扶沟食品有限公司财务管理制度.doc
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1、红高粱(扶沟)食品有限公司财务管理制度为了加强收支管理,规范本公司的经济活动,进一步提高财务管理水平,根据国家有关法律、法规的规定,结合本公司具体实际情况和业务需要,特制订此财务管理制度。本公司在会计制度上执行小公司会计制度。针对本公司经济活动的实际情况,本财务管理制度着重表述以下几方面内容:第一章 资金收支管理及财务报销审批制度第二章 招待费管理制度第三章 差旅费报销制度第四章 有形资产采购管理第五章 有形资产保管管理第六章 有形资产领用管理第七章 有形资产销售管理第八章 银行票据、税务发票、银行预留印鉴管理制度第一章 资金收支管理及财务报销制度一、本公司所有资金收支工作均由财务部负责组织实
2、行。二、资金的收入:无论是销售收入、押金、租金、代收款项、预收款项、罚款,还是其他任何形式、任何性质的资金来源款项,必须由财务部收取,其他部门和个人都无权收取或截留、挪用。三、资金的保管:出纳员是保证货币资金安全的唯一负责人,出纳员负责公司所有货币资金的集中收缴、保管、银行存取、途中运送、对的使用。四、资金的支出及其批准权限:必须实行“一支笔”式的最终批准制度即总经理方能行使该最终批准权。也只有通过总经理亲笔署名批准支付的款项,出纳员才干按被批准金额实际支付。五、资金的借用:职工因公借支款项,必须由借款人填写借款单,注明时间、金额、用途等事项,由本部门经理批准并签署意见后,报请总经理最终以书面
3、形式亲笔批准,方可到财务部门借款。原则上,公司所有资金不可私借私用,但公司员工因特殊情况确需借支的,必须按程序报请总经理批准。六、特殊情况借款:职工因公急需借支款项却又无法面见总经理获得书面批准时,必须电话请示总经理,由总经理亲自指示财务人员,然后办理借款手续。但是,事后必须补办总经理签字手续。七、费用报销期限:因公借支款项,必须从公务活动结束、取得发票之日起7天内办理报销事宜。从借款之日起30天内没有按规定报销的,可以从即将发给本人的工资中扣除。特殊情况确需延期报销的,必须报请总经理批准。八、原始凭证规范化规定:内容合理合法,填写规范完整、事项真实有效,必须符合公司财务部门和国家税务部门的规
4、定。原始凭证涉及从外部取得的原始凭证和内部自制原始凭证两种。1、外部原始凭证,是指购买商品、支付劳务费和行政性收费所取得的发票、收据,大体可分为:发票:是指盖有“全国统一税务监制章”的税票收据:是指盖有各级“财政部门票据监制章”的收据、类似收据的票据。专用票据:是指专供国家垄断经营部门使用的票据,例如飞机票、火车票等。2、内部原始凭证,是指由本公司制定、仅在本公司内部使用、满足内部管理需要的票据,例如原始发票粘贴单、出入库单、差旅费报销单、工资表、内部收据、成本计算单等。3、对外部原始凭证的规定:客户名称要填写我公司全称“红高粱(扶沟)食品有限公司”,品名、数量、规格、单价、金额、开票人、收款
5、人、开票单位公发票专用章或财务章、开票日期要填写完整,合计金额大小写相符,笔迹清楚,不得涂改,计算对的。有些发票上有“发票限开日期”,务必注意其有效性。谨防假发票。4、对内部原始凭证的规定:基本与对外部原始凭证的规定相同,但开票人、收款人、经手人等相关负责人必须署名完整。5、原始凭证的粘贴原则:按业务类型分开,大小票据分开,呈鱼鳞状粘贴,使任何一张票据内容都可以清楚看到,不得压盖粘死,不得被凭证装订线覆盖钉死。既美观整齐,又清楚完整。6、从外单位取得的自用收据、调拨单等白条不能作为费用报销凭证。九、发票报销流程:原始发票报销前需填制“原始发票粘贴单”(也称作“费用报销单”等),注明原始发票数量
6、、金额、经办人等必填内容。假如是采购行为,还需要有“验收入库单”作为原始发票的附件。“原始发票粘贴单”需要经本部门经理签字,以示认可其因公性、必要性,并在财务部门初审通过后,提请总经理最终批准后,方可到财务部报销。十、借款及报销流程示意图:填写借款单部门经理签字总经理批准办理借款公务活动取得发票填制“原始发票粘贴单” 本部门经理签字财务审核总经理批准财务报销 十一、结算方式及限制:给外部单位往来款项结算时,凡每笔金额在1000元(含)以上的,原则上通过银行票据转帐付款;付款金额在1000元以下的,鼓励使用银行票据转帐付款,也可钞票付款。钞票重要用于支付零星采购、平常小额费用报销、差旅费、工资、
7、无银行帐户自然人结算等国家规定的范围。十二、库存钞票限额:每日库存钞票最高限额规定为15000元,由本公司出纳员负责保管。超过库存最高限额的钞票,出纳员必须及时存入公司开户银行。严禁公款私存。十三、备用金管理制度1、为方便公司各部门平常业务支出需要,公司实行备用金管理制度。2、公司各个部门为备用金使用单位。确需备用金的部门,由部门负责人按规定从财务部借出钞票并妥善保管,以供平常使用。各部门在业务活动中取得发票后,按报销程序到财务部报销,以钞票补齐备用金,循环使用。备用金系本部门公款,供本部门集体使用,严禁私人挪用。3、各部门备用金限额原则上规定为5000元。4、部门负责人工作岗位变动或者离职、
8、辞职时,必须把备用金足额归还财务部。十四、大额钞票的借支:因库存钞票有限,所以凡一次借支或支出钞票额度在5千元至2万元时,需要提前一天向财务部预先申请;凡一次借支或支出钞票额度在2万元以上时,需要提前二天向财务部预先申请。十五、员工工资管理:1、发放时间:每月5日支付上月工资,遇休息日或传统农历节日或法定节假日可提前或错后发放,时间由财务部决定。2、工资标准:每位员工的月薪待遇标准、奖励补贴款项、加班工资、应扣款项、代扣代交款项,由人事部负责制定和解释,并在每月5日前交予财务部审核,由总经理签字后发放。3、工资计算:(见附表)。4、发放方式:转账或钞票。5、保密规定:所有参与工资标准制定、计算
9、、复核、发放、接触工资信息的财务部和人事部人员,均应严格保密,不得外泄任何工资信息。十六、 相关负责人及署名:1、业务经手人:是指业务的具体经办人、经手人,例如采购员、仓库保管员、借款人、领料人、会计、出纳、收款员等。经手人员署名,表达对该业务的客观真实性负责。(是由我亲自实行的,是真实发生的,不是虚构的!)2、部门负责人:是指公司各部门的经理。可以签署“情况属实”、“批准领用”等具体意见。部门负责人署名,表达对该业务的因公真实性、实行的必要性负责。 (是因公需要,不是私人需要;是必须的,不是可有可无的;是我事先批准的,不是经手人自作主张的。)3、财务审核人:是指财务经理或被财务经理授予审核权
10、的会计人员。财务审核人在“原始发票粘贴单”等单据、文献上的署名,表达对受理业务发生的合理性、内容的合法性、项目的完整性、数据的对的性负责。 (是符合本公司规定的,是符合税法等国家法规的,各项内容填写是完整的,数据逻辑相应关系是对的的!)4、总经理:从财务会计角度而言,总经理是指被董事长授权,拥有最终财务报销批准权、财务管理决策权的最高级别的管理者。总经理通过审阅单据批准资金支出,或通过审阅方案批准方案实行时,应当在有关单据或文献上亲笔署名,并签署“批准支出、批准付款、批准报销、批准先付xx元、批准X月Y日付款、批准执行”等具体意见,同时注明批准日期。5、署名位置,除总经理外,其他相关负责人的署
11、名必须填写在相关单据或文献的预留位置。6、署名责任:本财务管理制度各个环节、各个环节所有人员的署名,都表达对自己工作职责的履行和对自己行为的负责,都表达对所签单据(或文献)内容的完整理解和确认,但也同时面临着未来责任倒查和责任追究的也许。请谨慎署名!第二章 招待费管理制度 一、招待费释义:招待费是指本公司在与相关业务单位经济往来中、为招待该业务单位而支出的费用,例如招待客户的餐饮费、烟酒费用、食品、赠送礼品等;除此之外的用途,例如本公司的工作餐、福利烟酒食品等费用均不属于招待费报销范围。二、招待用款的申请:事先由经办人填写“招待用款申请表”一式二份,详列被招待单位名称、客户人数、事由、招待标准
12、、地点、申请金额、本公司陪客人员。然后,提请总经理批准。三、办理暂借款:经办人持经总经理批准的“招待用款申请表”第一联,到财务部借支招待款项。四、招待费报销:自招待活动结束之日起七日内,经办人持招待费发票和“招待用款申请表”第二联到财务部办理报销事宜。从借款之日起30天内没有按规定报销的,从即将发给本人的工资中扣除。特殊情况确需延期报销的,必需报请总经理批准。五、对于超过招待标准的费用,仅按事先审批的标准执行,超额部分不予报销。六、招待费专款专项专用,即:申请招待甲公司的款项,不能转移招待乙公司。当招待活动取消或者款项节余时,必须及时将款项退回财务部。借款报销手续须在财务部门一次结清,前款不清
13、,后款不借。对于转移招待对象和用途的费用,除总经理特批外,一律不予报销。第三章 差旅费报销制度 差旅费又称差旅补贴,是员工被临时派遣至单位驻地以外地区为单位从事工作时,因必须消费行为与常驻工作地具有差异化而产生的,该差异化因临时工作地的不同会有所区别,对必须消费支出超过常驻工作地的部分,单位将给予限额补贴,限额标准按差旅补贴标准执行。一、 差旅费报销原则:差旅费报销实行“分项计算,限额补贴,超支自负”的原则。二、开支范围:涉及差旅期间的住宿费、交通费及途中保险费、伙食补贴费、订退票费及必要的办公费用。三、差旅费报销标准:1、出差地区类别划分为A、B、C、D四类A类地区: 北京、上海、深圳、广州
14、;B类地区: 其它省会城市及沿海开放城市;C类地区: 除A、B类以外,地级市、县级市及以上级别的城市;D类地区: 地级市、县级市以下级别的城市。2、交通费、伙食补贴费费用限额标准:出差地市内交通费、伙食补贴费限额标准:单位:元/天、人地区类别级别A类B类C类D类交通伙食交通伙食交通伙食交通伙食高管层实 报 实 销管理层执行层3、 出差住宿及往返车船标准:标准级别住宿标准(元/天、人)车船标准A类B类C类、D类高管层飞机(经济舱)管理层元以下元以下元以下硬卧执行层元以下元以下四、差旅费报销具体实行办法:1、住宿费:按限额报销标准,实行凭票报销的办法,按出差的实际住宿天数计算报销。2、交通费、伙食
15、补贴费:实行按级别报销的办法,以车、船、飞机及相关保险费、附加费等的票据为依据;其中市内交通费高管层实报实销,管理层、执行层实行按级别限额补贴的办法。3、订、退票费的报销:出差人员因工作需要,发生的订、退票手续费,经部门负责人批准后方可据实报销。4、员工出差期间办公费用的报销:出差人员差旅期间因工作需要,发生的电话费、传真费、资料费等费用须经主管上级批准后,可凭发票及资料入库单等据实报销。5、 下列情况不执行差旅费报销标准:1)员工到外地参与非食宿自理的会议和各种培训班,会议和培训期间住宿费、市内交通费、伙食补贴费按会务费实报实销。2)自带交通工具或接待单位提供交通工具的出差人员,其市内交通费
16、不予报销;3)出差地有本公司合作伙伴或本公司客户对其进行住宿、交通、伙食及其它接待安排的出差人员,差旅费不予报销;4)公司认为不宜实行本制度的出差人员。五、差旅费借款及报销流程:1、公司员工因公出差时,由当事人填写“借款单”,注明具体出差时间、地点、行程期限、工作内容、预支费用等内容,按照审批程序,报经总经理批准。2、出差人员凭审批的“借款单”,到财务部门预支差旅费。3、出差人员回到公司后,必须在七天内填写出差费报销单按报销程序,到财务部结清借款。从借款之日起30天内没有按规定报销的,从即将发给本人的上月或当月工资中扣除。特殊情况确需延期报销的,必需总经理亲批。4、出差人员借款报销手续须在财务
17、部门一次结清,前款不清,后款不借。六、各类差旅费报销规定细则:1、住宿费报销规定:按照员工在被派遣工作地实际住宿天数为准,凭本地的有效发票在公司规定之费用额度内限额据实报销,超额部分不予报销,自行承担。2、交通费报销规定:严格遵循实报实销的原则,即所有出差期间产生的交通费必须与工作有直接关系,有关交通费票据在报销时必须清楚注明起止地、乘车时间、乘车事由,并交由主管上级及财务部门审核。1)夜间(晚8时至次日晨7时间)乘坐火车达6小时以上,或连续乘车时间超过10小时的方可购买硬卧票。2)乘坐长途汽车须有本地公交运送部门正式票据,并规定填写起止地、乘车时间、乘车事由。3)高管层出差可根据需要选择交通
18、工具,管理层及执行层出差一般情况下乘坐火车,必要时可乘坐飞机(经济舱),但事先需经总经理签字批准,未经批准乘坐飞机,依照硬卧火车票标准报销,差额自理。4)管理层及执行层出差最高可乘坐轮船三等舱。3、其它报销规定:1)出差时间计算:起程时间在当天12时前按全天计算,12时后按半天计算,返程时间在当天12时后到达按全天计算,12时前到达按半天计算。2)公司员工当天在周口地区内(含郊县)办公,当天返回的,不按出差对待,当天不能返回的,按出差标准报销。3)驾车出差期间的各项交通违规罚款不予报销。4)员工出差期间,因非工作需要发生的参观、游览等费用均由个人承担。5)员工出差期间需请客送礼,须事先报经主管
19、上级批准。发生的业务招待费及礼品等费用,不可附在“出差费报销单”后与差旅费混合报销,须按公司其他费用报销规定另行报销。6)员工出差期间如有餐饮招待费发生,则当天“伙食费”不给予补贴。7)为提高办事效率,缩短出差期限,员工出差时限原则上不超过一星期。员工遇特殊情况须延长出差时间,须由总经理批准后方可执行。8)出差费用票据不慎丢失的,其费用自理。9)员工经总经理审批后,参与社会上组织的学习和会议,根据其参与过程中产生的实际费用实报实销。10)高级别人员与低档别人员一起出差,经高级别人员批准,出差标准在上述限额范围内依照从高原则执行。七、高管层是指副总经理(含)以上级别人员;管理层指公司各部门负责人
20、;其别人则属于执行层。第四章 有形资产采购管理本公司有形资产目前大约可归为下列几类:1、货币性资金:涉及钞票、银行存款等2、办公用品,含以下两种:办公消耗品:涉及各类笔、墨、纸张、胶棒、票夹书针类等耐用办公品:涉及办公家具、小电器、工艺装饰品类、订书机等3、原材料:涉及面粉、调料、各种辅助材料、添加剂、燃油、燃煤等4、包装物:涉及纸箱、托盒、合格证、各种软包装材料等5、产成品:涉及方便烩面、五谷奶茶等6、修理修配用品:涉及备品备件、工具器具、修理消耗品、养护类消耗品等7、工程物资:涉及水泥、沙石、砖块、钢材、施工设备、工具、施工碎料等8、固定资产:涉及不动产、机械设备、运送设备、电子设备等达成
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