深圳广告策划公司排名出差管理规定.doc

受控状态
受控
分发编号

文件编号： ZG/YP 3 10 013-2016

出差管理规定
（E版）

发布日期：2016年01月15日 实施日期： 2016年01月15日

1 目的
规范公司干部员工出差或外出培训管理，提高出差效率。

2 适用范围
玉柴马石油润滑油公司全体干部员工以及子公司干部员工。

3 职责
3.1 各部门
负责对本部门员工的出差申请进行审核。
3.2 各级领导
负责按权限进行审批。
3.3管理部
3.3.1 负责建立和完善出差或外出培训管理机制。
3.3.2 负责对出差或外出培训管理的执行情况进行跟踪和统计分析。
3.3.3 负责对违反规定的行为予以考核通报。

4 出差申请
4.1 出差者应提前做好出差计划，提前3天发起出差审批流程（OA主页面——经营管理—出差管理——发起流程）。
4.2 出差者应提前2天预订机票，争取尽量低的折扣。
4.3 出差申请填写要求：
4.3.1出差申请流程中的“出差人姓名”、“部门”、“出差地点”、“出差时间”、“交通方式”要求各出差人如实填写。
4.3.2 在填写出差申请中的“主题”栏目时，应突出本次出差的主要目的，要求语言简洁，主题鲜明。例如：“参加***会议”、“参加***培训”、“到**大区调研**问题”、“到**市场督查**问题”等。
4.3.3 在填写“拟解决问题”栏目时，出差人针对本次出差的目的，将本次出差所要完成的任务尽量以“行为具体化”的形式列出。例如：主题为“参加集团精益工作会议”对应的“拟解决问题”可以填写“1、了解集团对精益工作的管控办法；2、针对公司精益工作现状与相关领导沟通；3、改善公司精益管理工作”。

5 出差审批
5.1 领导班子成员出差申请，经总经理审核后，由董事长审批。
5.2 部门正职领导出差申请，经线领导审核后，由总经理审批；
5.3 部门副职领导和部门员工出差申请，经部门领导审核后，由线领导审批。
5.4 营销系统领导在审核员工出差申请时，应主动查看其他部门人员的出差留言，以达到信息互通、提升效率的目的，避免出现多人同时或重复到同一个区域办理相似业务的情况。

6 外出留言
6.1 经批准出差的人员，正式出差前，须填写外出留言（OA——个人事务——外出留言）通知相关领导和业务联系密切人员，如需进行事务委托，应在流程中指定授权人，委托人授权不减责，授权人有权行使委托人的事务处理权限，但重大事宜应与委托人商议。
6.2 营销职能部门出差人员必须留言营销职能部门领导，避免不同职能部门的营销人员重复到同一区域解决相似问题造成资源浪费的问题。
6.3 外出人员要按时返回，特殊情况超过预定时间的必须OA邮件并电话通知本人所走审批流程中的审批领导及事务委托人，事务委托按设定的返回时间自动注销。

7 出差效果评价
7.1 出差人员在出差任务完成后3个工作日内，必须在出差审批工作流程中对出差任务完成情况进行自评。在填写 “任务完成情况自评”栏目时，按照每项任务的完成情况，填写自己本次出差情况的评价，评估目标达成情况。自评工作要坚决避免使用“已完成”、“已按要求完成”、“按计划进行”等字眼。
7.2 主管领导对出差人员的自评进行评价，评价后方可以完成出差流程闭环。
7.2.1 董事长、总经理对领导班子成员的出差任务完成情况进行评价；
7.2.2 线领导对部门正职领导的出差任务完成情况进行评价；
7.2.3 部门正职对部门副职或部门员工的出差任务完成情况进行评价。
7.3对不按规定填写“任务完成情况自评”的出差流程，主管领导必须退回出差人重新填写。
7.4 重要事宜，出差人需向主管领导及时电话或当面汇报，如有必要，应撰写出差报告。
7.5外出参加培训的，如有必要，出差人应制作培训课件，在公司内开展二次培训。

8 报账管理
8.1 出差人员必须凭出差审批单及时办理报账手续，最迟必须在次月完成本月的出差报账手续。
8.2 驻外营销人员报账
8.2.1 根据走访计划，每周打印周走访计划清单，并将每周行程票据按报账规定贴单，与周走访计划粘贴在一起。
8.2.2 将每周的行程单按时间次序排列，必须在次季度第一个月办理完毕本季度的报账手续。
8.2.3 财务部根据走访计划及实际行程票据按周进行审核，对不符合要求的退回重填。
8.3 对不按8.1—8.2的规定超期报账的人员，财务部原则上不得予以报账。

9 费用管理
9.1 预算内的费用按照节约的原则，提前做好出差计划，杜绝无效出差，严格审批程序。
9.2 年度旅差费用预算指标使用完毕，如果确实需要继续出差，预算执行部门应对费用使用情况进行分析，提交分析报告给管理部。
9.3 管理部对分析报告进行评估研究，并提交初步意见给财务部。
9.4 财务部根据预算执行部门的分析报告及管理部初步意见，按预算调整程序提交公司办公会议。
9.5 根据办公会议意见，由预算执行部门发起“润滑油公司预算外费用审批工作流程”按程序报批。
9.6 经批准追加的旅差费用，按预算内费用使用程序执行。

10 其它
10.1 出差或外出培训者必须坚决维护公司利益，不做出任何有损公司利益的行为，不发表任何不利于公司的言论。
10.2 出差或外出培训者不得进出非正当场所，不得向他人索要或接受他人赠送的礼品。
10.3 出差或外出培训者不得从事吸毒、赌博、偷窃等违反国家法律的行为。

11 督查
11.1管理部不定期对本规定中的出差申请填写情况、审批情况、外出留言情况、效果自评情况、报账管理及费用管理情况进行监督检查，并形成督查报告。
11.2 对不按规定执行出差申请和报账程序的责任领导和个人给予通报曝光，情节严重的按公司考核体系予以考核。

12 出差申请工作流程（见后页）
出差申请流程、出差申请流程说明

13 修改记录页
出差申请工作流程
职责岗位
流程
作业指导书、记录等

出差人员

总经理、线领导、部门领导

董事长、总经理、线领导

出差人员

总经理、线领导、部门经理

出差人员
出差申请

12.1.1

审核

12.1.2

审批

12.1.3

任务完成情况自评

12.1.4

任务完成情况评价

12.1.5

报账

12.1.6

出差申请电子单

出差或外出培训申请流程
序号
流程块
工作标准
期量
标准
12.1.1
出差申请
1、出差人员原则上须提前3天走出差申请流程，流程中注明出差目的、出差地点及出差时间，并提前联系订票。
2、公司班子成员走“领导班子出差”申请流程。
3、部门正职领导走“部门正职领导出差”申请流程。
4、其他人员走“其他人员出差”申请流程。
1日
12.1.2
审核
1、总经理对领导班子成员的出差申请进行审核。
2、线领导对部门正职的出差申请进行审核。
3、部门正职领导对其他人员的出差申请进行审核。
——
12.1.3
审批
1、董事长对领导班子成员的出差申请进行审批。
2、总经理对部门正职领导的出差申请进行审批。
3、线领导对其他人员的出差申请进行审批。

12.1.4
任务完成情况自评
出差人员在返回后3个工作日内，在出差申请流程中对出差效果进行自我评价。
3工作日
12.1.5
任务完成情况评价
主管领导在流程处理规定的时间内对出差人员的自评情况进行评价，对不按规定填写“任务完成情况自评”的出差流程，必须退回出差人重新填写。
1、董事长、总经理对领导班子成员的出差任务完成情况进行评价；
2、线领导对部门正职领导的出差任务完成情况进行评价；
3、部门正职领导对部门副职和部门员工的出差任务完成情况进行评价。

——
12.1.6
报账
1、出差人员必须在次月前完成本月度的出差报账手续。
2、驻外营销人员必须在次季度的第一个月前完成本季度的报账手续。

修改记录页
ZJ/YP 10 002
序号
更改、处置通知单编号
更改内容提要（或更改页码、条款）
更改人
更改时间
1

2014年换版
王英桃
2014年8月
2

2016年换版
徐洪恩
2016年1月