空调公司费用报销管理规定.doc

****空调公司2023年度

费用报销管理规定

编制:

审核:

批准:

十二月

目 录

1、 费用报销管理制度――――――――――――Ｐ３
2、 分公司费用管理制度―――――――――――Ｐ７
3、 差旅费开支．报销管理规定――――――――Ｐ１５

费用报销管理制度
一、目的：
为控管空调公司资金支出，规范费用报销作业特制定本办法。
二、范围：
凡需从空调公司财务科申领资金（钞票及支票）均按本办法办理。
三、审批权限：
根据公司销售管理规范和空调公司财务科的有关规定，结合空调公司实际情况，特作如下规定：
1、空调公司费用额度以内发生的费用按费用项目经权责主管签批后报销。
2、超过空调公司费用额度的费用由集团总裁签批后报销。
3、集团公司另有规定的，以其规定。
四、报销额度：
为更合理地使用资金，对差旅费、招待费、通讯费、市内交通费等几种重要费用由相关部门制定开支额度，各种费用在额度内凭票据实报销，超过规定额度部份不予报销。
五、报销凭证：
1、外部凭证，凡需从财务科报销，不管金额大小，均须取得合法的与经济活动相符的外部凭证，若因故的确不能取得凭证，应说明未取得单据的因素，几种重要费用的原始凭证具体规定如下：
1）、 广告费
a、 发票
b、媒体报价单
c、广告协议
d、电视、电台播出证明，报纸整张样报
e、项目审批表
2）、专卖店、展台、灯箱、户外广告、条幅等制作费
a、 发票
b、 制作费用预算单
c、 制作协议
d、 照片
e、 项目审批表
3)软性新闻发布费
A、软性报道：
a)经手人、部门主管、市场部部长等三人以上签字证明的支付证明
b)电视、电台播出证明，报纸整张样报
c)项目审批表
B、公关活动类： 参照广告费执行
C、软文硬操作
a)、发票
b)、媒体报价单
c)、广告协议
d)、电视、电台播出证明，报纸整张样报
e)、项目审批表
4）、仓租、房租
a）、发票
b)、租赁协议
5）、其他费用所需单据按国家及公司有关规定提供：
2、内部凭证，报销时，还需填制内部凭证，具体为：
1）、报销差旅费，须填制空调公司差旅费报销单，准确、完整填写出差事由等相关栏位，车资应注明起讫地点；并将外部凭证工整地粘贴于空调公司差旅费报销单背面。
2）、报销差旅费以外的其他费用，须填制空调公司费用报销单，准确、完整填写摘要等相关栏位。
3、凭证粘贴规定：
1）、从外部取得的原始单据除差旅费单据采用“差旅费报销单”粘贴外，其余各项费用采用“费用报销单”进行分类粘贴。
2）、费用单据应分类粘贴，不可将不同种类费用的单据汇合粘贴在同一张“费用报销单”上。
3）、费用单据粘贴时应折叠整齐，错落有序，便于单据的审核和装订、保管。
六、报销程序：
1、报销人凭合法之报销凭证，呈部门主管审批后，送财务科费用审核主管审核。
各部门主管对报销事项审批时，须确认该事项事先已报备，且支出真实合理，并对支出的真实合理性负责，若经部门主管审批后的费用支出不真实或不合理，一经查实，将对经办人和部门主管分别处以不实金额两倍的罚款。
2、财务科费用审核主管对单据是否齐全、合法及支出的真实合理进行审核，对支出不真实、不合理、不合法的各项费用，空调公司财务科费用审核主管具有否决权。如审核合格即转呈相应权责主管审批；如财务科费用审核主管认为单据不合规范或超过报支范围，有权规定报支人提供真实合理合法之凭证或拒绝付款。
3、权责主管签批后，转财务科科长审核，审核合格后转出纳付款（注：若需更高一级领导审批，尚需相关领导审批后，方可付款）。
4、出纳人员支付款项，均须凭已经相应权责主管核准和财务科科长审核的凭证付款，不得擅付款项。
七、报帐时间：
已经发生的费用务必及时报帐，在费用发生时及时收集相关单据，当月发生的费用务必在次月5日前报销完毕，次月5日后不再接受任何报支。
八、本办法解释权归空调公司财务科，从公布之日起实行。

附：流程图
费
经 粘贴工整之费用凭证 部 真实、合理性审核 用
手 门 审
人 主 核
管 主
管
付 审
款 核

出 财 集团总裁 权
付款审核 务 责
纳 科 核准（空调公司额度内） 主
长 管

分公司（办事处）费用管理制度
本着励行节约，明确权责的费用管理原则，为了保障分公司/办事处（指有限公司直辖的分公司、办事处，不含分公司在区域内设立的二级办事处）销售业务开展正常费用的开支，坚持对费用“定额管理、据实报销、先申请后实行再付款，做到单证齐全、手续完整、程序合法，保证各项费用的发生真实、合理、高效”，对分公司（办事处）平常的费用管理如下：
一、费用的分类：
为了便于对分公司（办事处）发生的费用实行定额、比率管理，依据各项费用的来源，申报、审批方式以及费用控制责任的不同将费用划分为：
1、空调公司总部主控费用：
空调公司总部主控费用，由分公司（办事处）根据空调公司有关规定和分公司（办事处）实际工作需要申报，经空调公司相关部门审批后，限额使用。限额内费用由空调公司承担，限额外费用由分公司（办事处）主控费用中扣回。
空调公司主控费用涉及：开办费，分公司会计人员工资及资金，总部统一安排实行的广告费、宣传费，空调公司统一安排的广告宣传品制作费，空调公司统一制作的促销礼品费，客户订货（展销）会会务费，安装维修费，仓租及长途运送费，装卸费，以及空调公司批准承担的其他费用。
2、分公司（办事处）主控费用：
分公司（办事处）主控费用，由空调公司根据销售政策规定下拨给分公司（办事处）使用，由分公司（办事处）经理根据空调公司有关规定在额度内负责重要控制的费用，分公司（办事处）主控费用超支由分公司（办事处）经理自行承担，严禁坐支或挪用其他款项。
分公司（办事处）主控费用涉及：分公司、办事处人员（会计除外）的工资及奖金，办公费，邮电费，差旅费，招待费，交通费，水电费，办公、住宿房租，以及除空调公司主控费用、分公司（办事处）协控费用以外的其他费用。
3、分公司（办事处）协控费用：
分公司（办事处）协控费用，由空调公司根据销售政策规定下拨费用使用额度给分公司（办事处），在额度内由区域经理根据需要并通过相应的审批程序，协助空调公司控制使用，该项费用年终决算时不得超支，若有超支，空调公司有权给予有关分公司（办事处）相应惩处，若有节余，在基本完毕销售任务的前提下，空调公司可给予相应分公司（办事处）一定的奖励，具体办法由空调公司另行制定。
分公司（办事处）协控费用暂定为：由分公司组织实行的市场推广费，具体涉及以下几项：
1）、广告宣传费：含媒体广告发布费、户外广告发布费、现场POP制作费、总部统一制作的促销礼品费，新闻媒体发布的新闻、报道、通讯、消息、专题的直接费用，以及其他广告宣传费用。
2）、终端建设费：含专柜展台制作费、场地费等涉及终端建设的费用。
3）、导购费用：含导购人员工资、提成、商场管理费等。
二、费用的定义和执行标准：
1、 空调公司主控费用：
1）、开办费：分公司（办事处）新设之初用于购置必要的办公设施和
资产的一次性开办支出费用，重要涉及传真机、有线电话、办公桌椅，床具及其他一些必要的平常生活用品，该项费用按空调公司有关批文限额使用。
2）、分公司会计人员工资及奖金：空调公司派驻分公司的会计人员的工资，具体工资标准由空调公司办公室与财务科共同制定，分公司会计人员的奖金按空调公司主管人员的奖金标准，根据综合考评结果发放。
3）、空调公司统一安排实行的广告费、宣传费：空调公司针对各分公司（办事处）销售市场实际情况，策划实行的广告活动费用、宣传费用。
4）、安装维修费：安装费指按公司统一规定结算给特约单位的安装费以及公司自行安装发生的安装费用；维修费指因质量因素发生的空调维修费，标准按公司统一规定执行。
5）、仓租及长途运送费：指公司在外租赁的中转仓仓储费、由公司成品仓发送到中转仓的运送费，以及按公司规定由公司承担的为客户送货上门的运送费用。仓租标准由空调公司根据分公司（办事处）全年销售任务，分公司（办事处）所在地城市消费水平等统一制定。
6）、空调公司批准承担的其他费用：该项费用重要涉及：①、公司总部统一组织的开会、学习、培训、旅游等费用；②、突发事故解决费用；③、财务人员外出对帐差旅费；④、空调公司统一制作的促销礼品等。
2、分公司（办事处）主控费用：
分公司（办事处）主控费用分为：
1）、销售环节费：涉及分公司人员工资及奖金（财务除外）、通讯费、业务人员差旅费、业务招待费、市内交通费、销售佣金等。
2）、销售管理费：办公、住宿用房房租、办公费、邮电费、水电费、财务费用（财务人员的业务传真费、往返仓库对帐的市内交通费）。
分公司（办事处）主控费用的来源及标准：
①、分公司（办事处）营运最低保障金：按2023年度分公司/办事处保障金拟定办法。
②、分公司/办事处包干费：按分公司（办事处）2023年销售年度费用控制及薪资方案执行。
③、其他费用补充，如：空调公司总部根据市场状况临时制订的面向分公司（办事处）的费用补充政策。
三、分公司（办事处）协控费用：
分公司（办事处）组织实行的市场推广费：分公司（办事处）组织实行的市场推广费按销售净回款的2%计提，由空调公司市场部重要控制，分公司（办事处）在辖区内按空调公司规定的审批程序批准后，操作使用。费用涉及：分公司（办事处）自行策划的媒体广告发布费、户外广告发布费、现场POP制作费、新闻媒体发布的新闻、报道、通讯、消息、专题的直接费用，分公司自行制作的广告礼品、宣传品制作费，以及空调公司批准列入的其他市场推广费。年终决算，该项费用不得超支，超支部分从分公司（办事处）主控费用来源或奖金中扣除；若有结余，在基本完毕销售任务的前提下，空调公司可给予相应分公司（办事处）一定的奖励。
四、费用项目的申报、审批、用款下拨及报帐：
1、 空调公司总部主控费用：
1）、开办费：按空调公司的批准用款额度，发生开办费用时，由经办
人据实制单列出明细开支项目。分公司（办事处）会计审核、经理签字证明，根据费用原始单据填制费用报销单寄回空调公司，办理报帐冲帐手续。
2）、仓租：在空调公司核定的仓租的定额内，由分公司（办事处）经理、会计填写项目申请，采用空调公司统一制定的租赁协议范本与出租单位签订协议后寄回空调公司备案。该项费用报销时，凭核定的分公司（办事处）仓租定额、项目审批书、租赁协议和原始发票连同费用报销单定期寄回空调公司进行此项费用的审核、报销（一般按月或季、半年进行审核）。
3）、工资：分公司（办事处）人员工资的审批权属空调公司办公室，每月凭空调公司审核、传真的工资表发放工资，并将员工签收之工资表回传空调公司办公室审查、备案。
4）、奖金：空调公司总部根据百分考核制度拟定分公司（办事处）奖金发放总额，分公司（办事处）经理拟定内部奖金分派方案报总部审核、备案，由财务部发放。
5）、空调公司统一安排实行的广告费、宣传费：分公司（办事处）根据空调公司的广告项目审批表、按规定填写，经批准并组织实行后，将有关原始单据连同费用报销单寄回空调公司报销。
附：空调公司主控费用使用一般流程图

费 用 项 审 批 审 核 借支费
目 申 请 备 案 用（用款）

分公司（办事处） 空调公司 费用项目经手人

费用报帐
付 款 或 审 核 传递表 费用单据传递 单据转移 收集费用单据、填
转 帐 跟踪表 制费用报销单

空调公司财务 相关部门 分公司（办事处）财务 费用项目经手人

2、分公司（办事处）主控费用：
费用发生后，由经办人据实制单，会计审核、经理审批。
分公司（办事处）主控费用原始单据由分公司（办事处）装订存档、备案，定期将单据转回总部存档。
附：分公司（办事处）主控费用使用一般流程图

定期计算定额 款项划拨 办 事 处
汇款至分公司 帐 户
空调公司财务科 分公司（办事处）财务 支
付
费
报销记帐 审批 审核 费用发生 用
（经手人制单）
分公司财务 分公司经理 分公司财务 经手人（普通员工）

3、分公司（办事处）协控费用：
分公司（办事处）组织实行的市场推广费用的申报、审批、用款下拨、报帐程序与空调公司统一安排实行的广告费、宣传费程序相同。
五、具体费用报销的附件规定：
1、客户政策费用：具有项目审批表、客户出具的收款收据。
2、广告费、宣传费：
①、媒体发布费：具有广告协议，相应的电视、电台节目播出单、报纸、报刊、杂志样报和报价单以及项目审批表。
②、路牌、灯箱制作费：具有制作协议，工程预（决）算表及广告制作物现场照片以及项目审批表。
③、广告印刷品：具有广告协议，公司广告品管理人员签收入库单以及项目审批表。
④、广告礼品：具有广告制作协议，公司广告礼品管理人员签收入库单以及项目审批表。
⑤、专柜展台制作：具有广告制作协议、费用预（决）算表，宗申空调专柜展台设立申请表，专柜展台现场照片以及项目审批表。
⑥、广告片制作费：具有广告制作协议、广告片实物以及项目审批表。
3、维修费：（指分公司、办事处）
维修费用报帐时，按公司售后服务管理规定办理。
4、财务费用 ：分公司（办事处）财务人员差旅费的报销应具有外出办公申请表或述职报告。
六、费用报销原始单据的规定：
1、原则上所有费用报销单据应符合《中华人民共和国发票管理办法》之规定，否则，地税部门不给予进入商品销售费用，不作为公司所得税的计算扣除数。这样相应地加重了公司的税收承担。目前，税务部门认可的发票有以下几种：
①、增值税专用发票和运送专用发票（简称专用发票）该类发票均盖有国家税务总局的椭圆形监制章。
②、行业销售发票（简称普通发票），产品销售发票和商品销售发票盖有国家税务总局的椭圆形监制章，其他行业销售发票均盖有地方税务局的椭圆形监制章。
③、国家行政、事业单位、财政部门印制的收款收据（简称财政收据）这类发票均盖有国家行政、事业单位财政部门的监制章。
2、根据公司各项费用的发生频率以及各项费用所占费用总额的比重大小，以下费用必须具有正式发票，严禁用白条代替发票报销付款。
①、广告费：具有广告专用发票和商业销售发票。
②、运送费：具有运送专用发票或运送行业发票。
③、维修费：维修费中的保修卡费用的结算必须具有商业销售发票或财政收据。
④、租赁费：仓库租赁费必须具有租赁业发票。
⑤、招待费：餐饮业发票或商业销售发票。
⑥、小车费用：小车修理费须具有服务业发票。
3、所有费用报销原始单据的昂首必须注明：“****空调公司”字样，并加盖提供发票单位的财务专用章或发票专用章。
七、费用单据的粘贴规定：
1、从外部取得的原始单据除差旅费单据采用“差旅费报销单”粘贴外，其余各项费用采用“费用报销单”进行分类粘贴。
2、费用单据应分类粘贴，不可将不同种类费用的单据汇合粘贴在同一张“费用报销单”上。
3、费用单据粘贴时应折叠整齐，错落有序，便于单据的审核和装订、保管。费用单据转移至空调公司时，必须填写《分公司（办事处）费用单据传递跟踪表》，并对各项费用进行分类记录。

差旅费开支、报销管理规定
一、目的：
为规范空调公司差旅费的开支、报销流程，做到差旅费开支合理、高效，特制定本规定。
二、合用范围：
本规定合用于空调公司出差人员、公司统一安排的会议参与人员及派遣到办事处的员工。
三、员工出差，本人填写出差申请单，由主管部门经理以上审批，经总经理批准，方可出差；
受总经理直接委托外出办事的员工可将出差申请单直接交派出领导审批，并知会部门经理。
部门经理以上人员出差，由总经理批准，方可出差。
四、出差人员的费用报销：
1、 交通费：限定标准以内凭标实报销

职位 一般人员 主 管 部 门 经 理 副 总 经 理 总 经 理
项目 （含副经理）

长途交通工具 火 车 硬 卧 火 车 硬 卧 火 车 硬 卧 飞 机 飞 机
（经济舱） （经济舱）

注：本着节约费用的原则，若出差路程以乘坐火车（特快）时间不超过12小时以内的视出差任务轻重对交通工具应首选火车硬卧。
A：审计人员、业务经理属主管级
B：超标准乘交通工具应由总经理事先审批（见附件）。
C：乘火车硬座，票价在50元以上者，除按规定报销外，另按票价的50%给予补贴。
D：如发生订票费，其报销金额不得超过30元（凭票）。
E：由公司提供或自带交通工具的，不予以报销交通费。
2、 住宿费：实行标准限额，凭发票限额报销。

职位 一 般 人 员 主 管 部 门 经 理 副 总 经 理 总经理
项目 （含副经理）

住 宿 标 准 70 100 120 250 实报

A：同性别员工出差，应同住一间房，如有经理级以上员工同行，可按其相应标准执行，住宿费应由一人填报，另一人不可再报住宿费，超过部分自理。
3、伙食补贴：
A：按每人30元/天标准包干使用。
B：伙食补贴同样合用于旅途当中。
C：出差人员因工作需要发生的业务招待费，应单独报销，不在差旅费中开支，但应相应减少伙食补贴。
4、市内交通费：市内交通费按以下相应等级，凭票实报实销。
级 别 市 内 交 通 工 具 选 择
副总经理以上人员 实 报
部门经理级 出租汽车、公共汽车
主管级 公共汽车
一般工作人员 公共汽车

五、差旅费的报销
1、出差人员应在回到公司后3日内报销完毕。
2、报销前，应填写出差报告交至部门经理或主派领导。
3、差旅费报销单据经部门经理签字，财务部门审核，上一级主管领导和财务科长签批后报销付款。
4、借备用金：
出差人员可在出差前借备用金，按出差实际发生费用预计额借款，填写备用金申请单由公司总经理审批。
员工出差返回报销时一方面抵冲备用金。
六、其它事项：
1、 由公司统一安排住宿的会议、培训及其它活动等，仅报长途交通费。
2、 各分公司、办事处可根据实际情况参照本规定制定本分公司、办事
处的差旅费开支、报销办法，报空调公司备案。

附：
超标准乘坐交通工具申请单
费用项目 规定乘坐交通工具 规定乘坐交通工具 超标准因素

总经理： 部门经理： 申请人：