集团公司行政管理制度初稿.doc

行政管理制度

一、 办公室工作秩序
第一条 保持仪表端正，衣着整洁。
第二条 保持室内外卫生清洁，办公及个人物品放置有序。
第三条 办公室内不得大声喧哗，上班时间不得做与本职工作无关的事。
第四条 在办公室保持良好的精神状态，上班时间不得在座椅或沙发上倒卧、睡觉等。
第五条 接待来访人员要积极热情，自觉使用文明用语，同时讲究谈话礼节，注意倾听对方发言，或点头示意，或微笑对答。
第六条 上班期间不得串岗，不得运用办公电话聊天和用办公电脑玩游戏。
第七条 积极积极按答电话，电话铃响不宜超过三声，要轻拿轻放电话机。
第八条 各部门办公室接听电话，标准用语为：“您好，西域XX部”。
第九条 讲究谈话礼节，注意倾听对方发言，或点头示意，或微笑对答。
第十条 办公室墙面只能张贴工作必须的图表，其它文字图片一律不准张贴。
第十一条 办公室内不准放置易燃易爆物品，注意防火、防爆、防盗。
第十一条 办公室和机房每周一上班后大扫除，准时值日，平时保持责任区卫生整洁，特别是系统设备不得存有灰尘
二、会议制度
第一条 总则：为改善作风、减少会议、缩短会议时间、提高会议质量，特制订本制度。
第二条 部门例会：每月至少召开一次，会议内容自行拟定，由部门主管自行安排并记录会议内容，存档后以备考核。
第三条 行政例会：每月第一个星期一召开，由行政副总主持，各职能部门部长列会。各职能部门发言时间5分钟，简短叙述本月工作计划、上月工作计划中未完毕工作项目、本月工作计划中需与其他部门协同的工作项目。工作报告完毕后进行简短讨论，最后由行政副总进行总结。
第四条 生产经营例会：每月第一个星期六召开，由总经理或生产经营副总或财务总监根据生产经营的实际需要召开会议，讨论集团公司生产经营现状、存在的问题和面临的困难以及研究解决的办法；各单位需发展开拓的新项目、新领域的可行性研究等。
第五条 总经理睬议：由董事长或总经理根据实际情况而定，由行政秘书告知相关人员开会。
第六条 为达成会议目的，所有会议必须有会议记录和会议考勤。会议记录由行政文秘负责，按规定整理睬议纪要，发送至有关领导和部门，并督促贯彻会议决议相关内容。会议召集者负责贯彻会议讨论结果的执行及解决情况。
第七条 不管是正式会议还是非正式会议，所有参会者必须准时到会，迟到者一律罚款50元。无端不参会者按旷工一天计。会议召集者不能准时到会，须提前告知会议顺延或取消会议，否则，按到会人数每人50元标准对会议召集人进行罚款。
第八条 会议期间，所有参会人员必须关闭手机，会议期间接手机者罚款50元。
第九条 本制度所指的会议是指集团公司范围内的所有会议。

三、接待管理制度

第一条 目的：加强接待管理，提供优质服务，提高工作效率，发明公司内外最佳舆论氛围，树立公司良好形象，促进公司健康发展。
第二条 原则：
1、 精简节约的原则
2、 优质服务的原则
3、 注重实效的原则
第三条 接待对象：与公司有业务关系、融资关系、上下级关系以及有助于公司发展的单位领导和业内人士；

第四条 接待活动由对口部门部长会同行政部长提出具体接待方案，行政副总核批执行，重大接待活动由总经理批准。
第五条 接待工作由行政部组织实行，具体做好接待准备和接待过程中各类保障及协调，保证接待活动的效果。
第六条 对突发接待活动一般由行政部长视具体情况及时组织接待。
第七条 各部门未经行政部批准的接待费用，其费用公司不予报销由 接待人自行承担。
第八条 行政部做好接待工作事项记录及建档工作，对口部门及时反馈信息，加强接待事后相关工作事项的沟通和具体跟踪贯彻工作。
一、凡与公司各部（室）、各子公司及各领导联系来公司参观、考察、学习的团组或人员，必须事先将来访人员名单、目的及规定以电话或书面形式告知接待部门，接待部门接到告知后，统筹做好接待安排。
二、凡来公司参观、考察、学习的疆内团队单位（指公司单位、各党校、各大中专院校等），只在每周周六安排，其它时间均不接待该类来宾。

一、接待部门根据来访团组和人员的规定和目的，迅速拟定接待规格和等级，统一制定接待方案，并提前呈公司领导审核，以便领导了解情况和做好工作安排。
二、接待部门要对每次来访团组或人员进行具体登记，并做好档案建立工作。
四、各子公司领导安排的接待团组或人员，需要公司领导接见或使用公司会议室的，应提前告知接待部门。
第三节 接待人员职责
一、必须严格遵守公司的各项规章制度，工作时间内必须着工作装、挂牌上岗。
二、待人要热情，态度要诚恳，礼节要周到，始终保持良好的精神状态。
三、要有强烈的责任心，对来宾要积极问清姓名、工作单位、职务和来访目的，细致耐心地解决好对方提出的问题和规定，始终维护公司的良好形象。
四、要对公司及公司下属的各子公司的过去、现在和将来有比较系统、全面的了解，不仅要对来宾提出的各种问题及时、准确地加以解答，并且要积极了解来宾与本公司业务相关的情况。
五、在接待工作结束后，及时整理记录和资料，总结、归类、建档，并向公司领导递交接待报告。
六、在介绍公司情况或带领来宾参观过程中，做好公司的保密工作。
第四节 业务接待程序
一、各业务部门对确需接待的来宾，填写 “业务接待审批单”（见附件），由部门领导签字盖章后报综合部接待处。综合部根据申请书内容进行审核，符合业务接待规定的，填写“业务接待审批单”并加盖印章后报综合部部长签字。
二、所有业务接待须严格按程序办理，严禁先斩后奏。确因事急或特殊情况由各部室负责人与综合工作部领导联系后，可先安排接待，但必须在二日内补办相关审批手续。
三、业务接待按接待对象、目的及场合分为以下三档：
A档：特别重要和重大的接待。
B档：比较重要和重大的接待，人均标准40元以内（不含酒水）。
C档：一般的接待，人均标准30元以内（不含酒水）。
四、因业务接待需公司陪同人员的，陪同人员原则上不得超过客方人数的一半。
五、凡中午安排的业务接待原则上不允许上酒，公司陪同人员严禁饮酒。
第五节 业务接待费用的管理
第一条 各业务部门对确需接待的来宾，填写 “业务接待审批单”（见附件），由部门领导签字后，在200元以内的（含洒水）报综合工作部，综合工作部根据申请书内容进行审核，符合业务接待规定的，填写“业务接待审批单”并加盖综合工作部印章后，各部室方可凭单消费；在200元以上的填写“业务接待审批单”报经总经理批准后各部室方可凭单消费；下属各公司因业务需要，400元以下接待签单由下属各公司领导审批，并到综合工作部办理“业务接待审批单”后方可凭单消费，400元以上的按房产公司规定报经总经理审批。
第二条 所有业务接待须严格按程序办理，严禁先消费后报批，确因事急或特殊情况由各部室负责人与综合工作部领导联系后，可先安排接待，但必须在二日内补办相关审批手续。
第三条 因业务接待需公司陪同人员的，陪同人员原则上不得超过客方人数的一半。
第四条 凡中午安排的业务接待原则上不允许上酒，具体业务部门视情况而定。
第五条 各签单酒店、餐厅、烟酒专卖店、娱乐场合（公司认定的）到公司结账，必须出具“业务接待审批单”，财务部凭“业务接待审批单”办理。没有“业务接待审批单”的公司一概不负责，由本人自行承担，公司有关业务接待费用及其申请、批准、结算一律按本制度执行。与公司签定协议的单位，一律按照协议办理，协议中未注明的人员签单均由个人承担，公司一律不予结算。
第六条 公司任何接待不得背离公司经营目的与规定，必须注意接待费支出项目与接待用途及目的相一致。
第七条 接待费用开支，必须本着最小支出、最大效果的原则，不超过所在部门费用预算核定标准。充足考虑和认清每一次接待的目的，接待的对象和接待的方法，有效使用经费开支。
第八条 接待需烟酒尽也许从公司领用，以减少经费开支。
第九条
四、公文管理制度
第一节 总 则
一、根据国家标准GB/T9704-1999规定，为了实现集团公司公文全面与国际惯例接轨，为做好公司、公司各部门、各分公司的公文解决工作，加强管理，使之规范化、制度化，依据公司实际，制定本办法。
二、本公司公文，是传达贯彻上级指示精神、请示和答复问题，指导或商洽工作的重要工具。
三、本制度归口管理部门为公司行政部，由其负责制度的实行、维护和完善工作。
第二节 公文种类
一、公文重要种类有：命令、指令；决定、决议；指示；布告、公告、通告；告知；通报；报告、请示；批复；函；会议纪要。
二、公文保密等级分为：绝密、机密、秘密三种，其他为一般文献。绝密、机密文献打印一定要通过专门渠道。绝密文献只能印一份，由起草人送有阅文资格的人员传阅，机密文献按审阅人数打印，阅完后由起草人收回归档。秘密文献由阅文人妥善保管。
三、文献机密级数，由发文单位的主管领导根据文献内容拟定。
第三节 公文格式
一、公文一般由标题、发文字号、签发人、密级、紧急限度、正文、印章、发文时间、主送(报)机关、抄送(报)机关、附件等部分组成。如有附件应在正文之后注明附件名称和顺序。注：请示一般只写一个主报机关，如需同时送其他机关，应用抄报形式。
二、公司及各经营单位的红头文献等正式公文格式规范如下：
1、公文使用纸张：
(1)、使用的标准纸张为A4型，幅面尺寸为： 210mm×297mm
(2)、公文用纸天头（上白边）为：37＋1mm
(3)、公文用纸订口（左白边）为：28＋1mm
(4)、版心尺寸为：156mm×225mm
2、排板规格与印制装订规定：
(1)、排版规格：正文为3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。
(2)、印刷规定：双面印刷，页码套正，两面误差不得超过2mm。
(3)、装订规定：公文应左侧装订，不掉页。两页页码之间的误差不超过4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各1/4处。
3、公文中的各要素标记规则
公文分为眉首，主体和版记三个部分，公司各部门在使用时，做如下规定：
(1)、眉首
发文机关标记：以机关简称+字+〔年号〕+文号构成，字体00为仿宋体小3号字。
签发人用3号仿宋体字，签发人后面标全角冒号，冒号后用3号楷体字标记签发人的姓名；
(2)、主体
公文标题：用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布，回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当；
主送机关：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体字标记，加寿时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。
公文正文：主送机关名称下一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。
附件：公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标记“附件”，后标全角冒号和名称；
成文时间：用汉字将年、月、日标全；零写为“O”；
单一发文印章：单一机关制发的公文在落款时不署发文机关名称，只标记文时间；成文时间右空4字；加盖印章应上距正文2-4mm，端正、居中下压成文时间，印章用红色。
当联合行文需加盖两个印章时，就将成文时间拉开，左右各空7字；主办机关印章在前；两个印章均压成文时间，印章用红色。
附注：公文如有附注，用3 号仿宋体字，居左空2字加园括号在成文时间下一行。
(3)、版记：
主题词：用3号黑体字，居左顶格标记，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字；
抄送：公文如有抄送，在主题词下1行；左空1 字，用3号仿宋体字标记“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用顿号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标记方法同抄送机关；
印发机关和印发时间：位于抄送机关之下占1行位置；用3号仿宋体字。印发机关左空1字。印发时间右空1字，印发时间以公文付印的日期为准。用阿拉伯数码标记。
三、信函、告知、会议纪要等非正式的公文格式规范如下：
1、函、告知、会议纪要等公文使用纸张：
使用的标准纸张为A4型，幅面尺寸为： 210mm×297mm；发文机关名称上边沿距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字。发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20 mm处一条文武线（上细下粗），两条线长均为170mm。每行居中排28个字。发文机关名称及双线均印红色。主体（参见红头文献规范执行。）
2、信函、命令、会议纪要等公文中的各要素标记规则：参见红头文献规范执行。
3、有关信函、命令、会议纪要发文机关标记的规定：
以机关简称+函（令，纪要）+[年号]+文号构成，字体为仿宋体小3号字。为了便于检索，建议文号由年、月号组成，用阿拉伯数字表达，月、日号局限性两位的添零补齐，同一天下发两个以上的信函、命令、会议纪要再加流水号。
附：公司及各部门发文标记具体规定
一、以公司名义发文，用于下行文时为昌吉州天元发[XX年]XX号；用于上行文时为昌吉州天元字[XX年]XX号；用于任免时为昌吉州天元任[XX年]XX号；用于商洽工作时为昌吉州天元函[XX年]XX号。
二、董事会发文，用西域集团董发[XX年]XX号。
三、监事会发文，用西域集团监发[XX年]XX号。
四、以党总支名义发文，用西域集团党发[XX年]XX号；
五、以工会名义发文，用西域集团工发[XX年]XX号；
六、以团组织名义发文，用西域集团团发[XX年]XX号；
七、以行政部名义发文，用西域集团行字[XX年]XX号；
八、以人力资源部名义发文，用西域集团人字[XX年]XX号；
九、以财务部名义发文，用西域集团财字[XX年]XX号；
十、以公司发展部名义发文，用西域集团企字[XX年]XX号；
十一、以销售公司名义发文，用西域集团销字[XX年]XX号；
十二、以公司名义发文，用西域集团字[XX年]XX号；
十三、以物业公司名义发文，用西域集团物字[XX年]XX号；
第四节 行文规则
一、用公司名义行文的公文有：
1、向国家行政单位联系重要事务；
2、转发国家行政单位重要文献；
3、向各部门、各子公司下达重要指示、决定、批复、工作指导等；
4、公司对其他公司进行业务联系事务。
二、用各部门、各子公司名义行文的公文有；
1、在职权范围以内，下达计划、规章，指导业务，了解情况；
2、向公司领导报告、请示工作；
3、凡可以用各部门、各子公司名义行文的，一律不用公司名义行文。各部门、各子公司职权范围内可以解决的问题，一般不要向公司行文。
三、请示性公文，一般应一文一事，除领导直接交办的事情外，请示不要直接送领导者个人。非特殊情况，不要越级行文请示。
第五节 公文解决
一、各部门、各子公司要有专职公文人员，明确职责范围，集中精力做好公文解决工作。
二、各部门、各子公司呈报公司的公文，应由各部门、子公司办公室负责审核，并加盖公章，由公文人员负责传递。
三、公文管理一般涉及发文、收文、用印、归档、销毁等内容。公司发文的程序分为拟稿、审核(部门领导)、签发(公司领导)、发文、催办、立卷、归档、销毁等。公司收文的解决程序分为收文、分文、传送、催办、立卷、归档
四、公文解决必须严格执行有关保密规定，必须做到准确、及时、安全。
五、公文解决实行统一规划、分类解决的原则。各类公文原则上根据业务分类，由各相关部门负责收发、起草、办理、实行。最终由档案室负责统一归档保管。
第六节 公文起草
一、草拟公文要使用公司规定的发文格式，应注意以下事项：
1、内容要符合党和国家的路线、方针、政策、法律、法令及地方性行政规章。
2、要实事求是，开门见山，杜绝套话、空话。
3、文字要准确、精炼，条理要清楚，层次要分明，结构要紧密，用语要规范。
4、人名、地名、数字、引文要准确。时间应写具体的年月日，不要用前年、上月等字样。年份应写全，例如不要将一九九五年写成九五或95年。
5、公文中的数字，除发文字号、登记表、计划表、序号、比例、专用术语和其他必须用阿拉伯数码者外，一般用汉字书写。在同一公文中，数字的使用应前后一致。
二、公文应标明拟稿单位或拟稿人姓名。公文稿拟出后，要由单位负责人核阅、签署。未经负责人签署的公文，可不予受理。
三、凡涉有其他部门及属于其他部门管理权限的问题，主办部门应积极与其他部门协商会签；不能取得一致意见时，上报的公文，要如实反映。
四、凡以公司名义对外联系重要事务的行文，必须经综合部核稿。以子公司名义对外联系重要事务的行文，必须通过其办公室核稿。核稿时，可对文字进行技术性润色和解决；对文献内容的重要改动，应与主办单位协商，或退拟稿人自行修改。
第七节 公文的收发、上报、批转
一、各部门、各子公司都要建立收发文登记制度，所有文献收发，要有登记、签罢手续。
二、对公司外部收文，如无明确目的单位，则统一由办公室负责解决。综合部收文后，应先做好归类、登记，然后根据文献的内容，分送有关领导阅示。阅示完毕后，根据文献性质由综合部收回归档。有明确单位的可由收发室直接送达目的部门。
三、对公司内部公文，原则上对口受理，各子公司上报的党工团文献由党工部受理，其他类文献由综合部受理。
四、所有上报公文必须采用A4纸，正规打印形成，文档中严禁勾画、涂改；上报公文前必须由办公室附加《天元房产地产开发有限责任公司公文解决单》，此单应当订于文档之上，作为文档的一部分，长期保存。
五、公文解决单的填写应注意以下几个方面：
1、所有提交文献部分必须填写全来文款项，填写笔迹要工整，使用钢笔、碳素笔等进行填写，任何一项不填写接受文献单位均可以提出拒收。
2、所有公文分转前的都须进行电子文档登录。
3、公文分转时，经办人要对分转的过程进行跟踪，需要多个受文人进行反馈的，根据领导批示，每个受文人签字意见后，由经办人负责收回并呈领导，进行最终意见的签署。
4、公文最终的解决，是由办公室负责人对于最终的解决情况（一般归档）进行最终的批注，完毕公文解决的闭环。
六、未按照上述条款进行公文上报的，授文部门可以合理拒收。
七、由总经理批出，己送公司其他领导阅批或交有关部门、子公司承办的公文，由综合部负责催办。
八、各级领导对送来的公文要及时阅批，急件的，当天批复；一般文献的，三天内批复。各部门、各子公司收到承办公文后，要抓紧办理。对不属于自己业务范围，又不适宜由本单位主办的，应迅速退回办公室并申明理由。
九、各级领导阅完公文后要署名并注明日期，不得圈阅。需要签署具体意见的，要明确、具体。
十、公司所有发文印鉴统一由综合部审核、盖章。公司所有发文，各发文单位应有存档，并在发文后将文献原稿(经领导签字)审核稿件连同正本二份送档案室存档。有领导指示的，还应附批复件。
十一、董事会机构及综合工作部门除经对方批准，一般不对外发文。
十二、红头文献，只合用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，统一有公司综合部负责印发，其他文献一般用公司信笺印发。
十三、公文必需通过发文单位负责人签发。以各部门、各子公司名义行文的公文，由各部门、各子公司领导人签发。以公司名义行文的公文，一般可由主管副总经理签发；涉及全局性的重要公文，由董事长、总经理签发。
五、档案管理制度
第一条 总    则
1、根据《档案法》、《公司法》和《公司档案管理规定》有关内容，为加强档案的科学管理，开发档案信息资源，更好地为公司经营管理提供及时、有效的服务，特制订本管理制度。
2、档案管理的基本原则是：统一领导，分级管理，维护公司档案的完整与安全，便于公司和社会对档案的有效运用。
3、集团档案是指集团各部门及各子/分公司在各个历史时期的各项活动中形成的所有档案，涉及文书档案、科技档案、会计档案和非纸质档案（声像材料、电子文献、实物）等，它们都是集团档案的有机组成部分，应根据其自身特点妥善管理，统一归档。
4、集团档案工作归属由集团办公室管理，由档案员具体负责，集团各部门及各子/分公司档案工作由相应部门负责人分管，并设兼职档案员，负责本部门、本公司的档案管理工作。
第二条 文献材料的形成、积累、归档和移交
1、归档范围： 凡是直接记述和反映本公司、部门、各子/分公司具有现实的和长远查考价值的文献材料(文字、电子文献、图样、照片、实物等)，均须归档保存。
2、工作程序：集团各部门、各公司兼职档案员及时整理本部门、本公司需要归档的资料，准时间和归档规定，定期整理后移交档案室集中管理。
3、归档规定
（1）归档的文献材料必须是原件(定稿)，通过整理齐全完整，准确地反映生产、科研、经营管理各项活动的真实内容和历史过程，重要的或运用频率高的文献材料根据需要可复制若干份归档；
（2）归档的文献材料，其制成材料必须易于长期保存，同时要保证图像清楚、笔迹工整，审查签字手续完备，禁用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水、复写纸。
（3）归档的案卷质量符合档案管理部门的规定和标准。
4、员工人事档案归为人事部门收集保管，但必须按档案管理规范规定保管。凡集团内各公司变更、清算、破产等，各公司应积极将公司所有档案材料整理好以备移交，财务档案由集团公司财务部负责接交，人事档案由集团公司人力资源部负责接交，资产档案由投资部负责接交，其它档案由集团档案室负责接交。
第三条 档案的管理
1、有条件的单位、部门设专门存放档案的库房，根据保存档案数量，设立存放档案的箱柜，并具有防火、防潮、防虫等安全条件。
2、档案要分类，分卷装订成册，编制归档目录，完善检索工具；保管要有条理，主次分明，存放科学。库存档案必须图物相符，帐物相符。
3、根据有关规定及公司实际情况，拟定档案保管期限。经拟定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。
第四条  档案运用制度
1、借阅档案和复印必须经档案主管部门负责人批准签字后进行，严格履行档案借阅登记手续，注明复印人、用途、时间、份数等有关内容。
2、档案无特殊情况不允许外借，特殊情况经主管领导审批后严格按照时间和规定及时归档：文书档案不超过5天，科技、财务档案和密级资料必须在1日内归还。
3、本档案限于内部工作人员查阅使用，如外单位人员借阅档案，必须持有单位介绍信，经主管领导批准后方可查阅。
4、查阅档案应爱惜档案资料，严禁在档案上批注、涂改、圈点、折叠、污损。如有损坏、丢失，根据情节轻重予以处罚。
5、所借档案必须妥善保存，按期归还，不得转借别人。
6、借出档案材料，因保管不慎丢失时，要及时追查，并报告主管部门及时解决。
第五条  档案保密制度
1、档案是国家的宝贵财富，公司各门类档案自身具有机要性质，因此，档案部门和工作人员，必须遵守保密制度，履行保密手续，严格遵守保密十条原则，保证档案的安全。
2、凡是运用档案，必须经档案人员提供，任何人不得直接动用。
3、外单位查阅档案，需持介绍信经公司领导和主管部门批准。复制档案和外供图纸和技术文献，统一由主管部门严格按照审批手续提供，任何单位和个人一律无权外供。
4、不允许传抄、自行翻印机密文献和带密级的档案材料。
5、不允许将机密文献带回家中和到领导办公室随意翻阅文献。严禁携带机密文献、档案资料游览、参观、探亲、访友，出入公共场合。
第六条 档案销毁制度
1、档案的销毁，是指对没有保存价值的不归档文献和保管期限已满无须继续保存的档案进行销毁解决。
2、档案销毁，必须按照国家规定档案销毁的标准，严格进行鉴定，审批履行批准手续后，建立销毁登记。
第七条 本制度自下发之日起执行。

（四） 印章管理制度
第一条
1、 印章的定义：本规定中所指印章是在集团发行或管理的文献、凭证文书等与公司权利义务相关的文献上，需以公司名称或有关部门名义证明其权威作用而使用的印章。
2、 印章涉及：行政、党务、劳动人事、财务、协议、结算章以及预留银行印鉴和行使各种票据权利义务的鉴章。
第二条 集团行政章、协议章由集团办公室负责管理，行政秘书为保管人，集团办公室主任为主管。集团财务章、结算章、预留银行印鉴、行使各种票据权利义务的鉴章由集团财务部负责管理，保管人按照《会计法》相关规定管理，主管为财务总监；党委公章由党委负责管理，保管人为党委副书记，主管为党委书记；工会公章由工会负责管理，保管人和主管均为工会主席；团委公章由团委负责管理，保管人和主管均为团委书记；劳资专用章由集团职工事务部负责管理，劳资管理员为保管人，部长为主管。下属子/分公司，各类印章的保管人由其经理拟定，经理为其各类印章主管。
第三条 制定与改刻、废止
1、 集团各部门、各子/分公司印章的制定、改刻与废止的议案由各印章使用管理部门提出。
2、 印章使用管理部门必须在提出的议案中将新旧印章的种类、名称、形式、使用范围、管理权限说明。
3、 刻印与改刻
集团各部门和各子/分公司印章的刻制、更换、废止须由领导签字的书面申请，并具体说明因素，报请集团办公室审核，由总经理批准。同时各保管人要迅速将旧印章交归集团办公室解决。
4、 废止印章的保存年限
除特别需要，由集团办公室对废止印章保存三年，然后在征得原使用者的意见后再行解决。
5、 散失、损毁、被盗
印章在受到散失、损毁、被盗的情况时，各管理者应迅速向集团办公室递交说明因素的报告书，由集团办公室根据情况办理注销及改刻手续。
第四条 登记
1、 印章登记
印章保管人应建立印章使用台帐，具体登记文献名称及审批、经办人姓名等信息。
2、 集团各部门、各子/分公司使用印章，应先填写“用印审批表”。印章主管审核签字后，印章保管人方可盖章，并将需加盖印章的文献复印存档。
3、 集团各部门、各子/分公司对外进行文献、材料的上报、申报、竞标、招标等公务活动一律统一使用集团印章，各子/分公司印章（财务、协议章除外）仅限在集团内部使用。
4、印章使用人
印章的使用由印章保管人或文献解决人掌握。印章保管人必须严格控制用印范围和仔细检查用印申请单上是否有批准人的签字。
5、 一切介绍信、委托书等证明文献，均由集团办公室统一开具。集团各部门、各子/分公司无权开具。开具的证明文献审批时，由该文献使用人填写“用印审批表”，经办公室主任签字后方可盖章，并将文献复印件存档。严禁开具空白介绍信、证明，确因工作需要经总经理书面批准方可开具。空白介绍信、委托书等证明文献由印章保管人具体保管。
6、 外出办理公务需携带印章时，由总经理签字。使用之后，必须准时交印章保管人，并办理交接手续，由印章主管鉴定。
7、 印章使用范围仅限本集团公务活动，不得为非本集团人员或单位开具有关证明。
8、 任何人无权在为集团以外的单位担保贷款的担保书上加盖所需印章。
9、 印章及空白介绍信、委托书等证明文献发生遗失，需及时上报部门领导和告知有关部门。
第五条 处罚
1、未经审批，印章保管人私自加盖印章，一切责任由保管人承担。
2、印章及空白介绍信、委托书等证明文献因保管不善导致遗失或被别人盗用所导致的一切法律责任即经济损失由印章保管人承担。
3、由于印章主管审批失误，导致的一切责任由印章主管承担。
4、外出办理公务携带印章时，如印章丢失或私自加盖印章，一切责任由印章携带人承担。
第六条 本制度自下发之日起执行。

固定资产购置申请表
填报单位： 填报时间： 年 月 日
资产名称

规格型号

数量

单位

单价

金额

供货单位

报价

询价人

经办人

申购说明

总经理/董事长意见

年 月 日
集团办公室意见
年 月 日
信息中心意见
年 月 日
财务部意见
年 月 日
集团总经理/董事长意见
年 月 日
固定资产处置（转让、报损）单
填报单位： 填报时间： 年 月 日
资产名称

规格型号

数量

原值

折旧额

净值

购置时间

经办人

处置说明

年 月 日
总经理/董事长意见

年 月 日
集团相关部门意见

年 月 日
集团总经理/董事长意见

年 月 日

固定资产内部调拨单（一式三份）

填报时间： 年 月 日
调入单位

调出单位

资产名称

数量

原值

净值

规格型号

经办人

内部调拨因素

年 月 日
使用单位领导意见

年 月 日
借出单位领导意见

年 月 日
集团相关部门意见

年 月 日
集团总经理/董事长意见

年 月 日

（五） 车辆管理制度
一、车辆的调配
1、集团总部车辆由办公室统一调配。派车时，用车部门（人）必须事先填写“派车单”，驾驶员接到“派车单”后方可出车。
2、集团总部紧急调用下属子/分公司车辆时，子/分公司应服从车辆调配。
二、费用
用车部门承担用车期间发生的油费、过路费、停车费。
三、入库
集团总部的公车，完毕当天的出车任务后，驾驶员必须将所驾车辆停入指定的车库。否则，发生车辆丢失、被损等一切后果，由驾驶员所有承担。
四、车辆的审验
驾驶员须准时办理公车审验，交纳各项费用。如违反有关部门的规定，所产生的罚款等一切责任由其本人承担。
五、维修、保养
车辆需要维修、保养时，由驾驶员填写“车辆维修保养申请单”，经车辆管理部门审核批准后，方可维修。否则一切费用由驾驶员承担。
六、公车私用
未经批准、私自出车属公车私用。严禁公车私用。如发生公车私用，一经查出，驾驶员须承担一切费用，并罚一个月工资；如发生交通事故，驾驶员承担一切责任。
七、公车外借
将公车借给别人办理私事，属公车外借。严禁公车外借。如领导批准公车外借，外借期间所导致的一切后果，由批准者所有承担；如驾驶员私自外借，由驾驶员所有承担。
八、违章
1、因违章驾驶所发生的一切罚款，由驾驶员所有承担。
2、发生交通事故时，驾驶员承担保险补偿以外的所有费用。
九、酒后驾车
严禁酒后驾车。专职驾驶员因酒后驾车所导致的一切后果，由其本人承担。
自驾车辆的人员，因公务需要设酒宴招待客人时，应提前告知集团办公室，由办公室安排专职司机驾驶其车辆。否则，酒后驾车同样由其本人承担一切后果。
十、节假日期间，集团公车予以封存。如需办理公务必须经主管部门审批。
十一、自驾车辆的人员与专职驾驶员同样，必须严格遵守本制度。
十二、集团下属子/分公司的车辆管理具体办法参照本制度执行，其办法若与本制度冲突，按本制度执行。
十三、本制度自下发之日起执行。

（六） 办公用品管理制度
第一条 为完善公司办公设备、办公用品的管理，保证各项费用合理开支，物品管理责 任到人，达成公司经营管理需要，特制定如下管理办法。
第二条 集团总部办公设备及办公用品的管理由集团办公室负责，并指派专人进行办公用品的专管、采购、发放、收缴等工作。
第三条 办公设备管理：
1、办公设备指办公桌椅、电话机、传真机、文献柜、打印机、扫描仪、电脑……等。
2、各部门在实行办公设备的购入（含转入）时，采购人员持购物发票或转入凭单在办公室办理入库和出库的手续。采购人员持“出入库单”和发票在财务部报帐。
3、凡分属各部门使用的办公设备，均由使用人会同采购人员进行验收、检查，无误后在《入库单》《出库单》上签字。
（1）部门对使用的办公设备负安全责任，如因使用不妥或违规操作导致的损坏，要追究负责人的责任；在物品出现故障时，应及时告知采购人员负责联系保修或维修。
（2）办公设备由于非人为因素已丧失使用价值，使用部门提出报损申请报告，办公室、财务部会签意见报公司领导核准，由办公室协助使用部门进行报损解决。（残值收入按财务规定办理）
第四条 办公用品管理
1、办公用品分为消耗品、管理消耗品及管理品：
（1）消耗品为经常使用、容易消耗或损坏、价值较低的办公用品，涉及：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、订书针、电池……等。
（2）管理消耗品：签字笔、白板笔、荧光笔、炭素笔、修正液……等。
（3）管理品：文献夹、签字笔、剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、算盘、打码机、 日期戳、印泥、打印台……等。
2、办公用品的领用
（1）办公用品分为个人领用与部门领用两种“个人领用”系个人领用保管物品，如炭素笔、橡皮擦、直尺、信笺纸……等。“部门领用”系本部门共同使用物品，如打孔机、订书机、打码机、打印纸……等。
（2）消耗品可依据领用记录（如以过去半年耗用平均数），经验法则（估计消耗时间）设定领用管理（如橡皮擦每月每人发放1块），并可随部门或人员的工作状况调整发放时间。
（3）管理消耗品应限定人员使用，自第二次发放起，必须以旧品替换新品，否则不予发放。
（4）管理品列入移交，如有故障或损坏应以旧品换新品，否则不予发放，如遗失应由个人或部门补偿或自购。
第五条 办公设备、办公用品的采购、申领及监督。
1、办公设备/用品采购：集团办公用品采购实行统一采购，并遵循以下流程：
（1）每月25日前各部门将各部门部长审批批准的“办公设备/用品申购单”报办公室，由办公室拟定采购计划，报行政副总批准后方可采购，超过1000元须报总经理审批， 如不准时报送计划者，则本月办公用品不予配置。
（2）特殊办公用品办公室无法采购者，经办公室授权后由该部门自行采购。
（3）采购人员至财务部借款采购。
（4）办理办公用品入库手续。
（5）财务报账。
（6）办公用品采购规定：采购存量适中，不得耽误正常工作；采用招标形式采购办公用品，保证采购物品物美价廉；不得借机谋取私利。
2、办公用品申领：
（1）办公用品的申领应于每月1日-5日由各部门向办公室提交“办公用品申请单”，经核准后进行发放。
（2）每人及每部门设立“办公用品领用单” ，由办公室统一保管，于办公用品领用时分别记录，并控制文具领用状况。
（3）领取人务必自觉对的填写“办公用品领用单” 。
3、办公用品领用标准
（1）一般员工领用标准为6元/月，全年累计不超过72元。
（2）中层管理人员领用标准为10元/月，全年累计不超过120元。
（3）副总级以上管理人员领用标准为20元/月，全年累计不超过240元。
（4）各级人员办公用品超支部分由个人承担。
3、检查监督
（1）每年12月30日之前，由财务部、审计部组织固定资产盘点，做到帐实、帐表相符。
（2）办公室负责人对固定资产及非消耗性办公物品不定期检查，重要针对有无转借、丢失及浪费情况，针对出现的问题及时向集团提出解决意见。
（3）因业务需要，部门间调整办公设备、非消耗办公物品应及时到办公室变更登记手续。
（4）部门负责人对