进出口部管理制度.doc
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1、协议管理实行细则一、 进口协议1、 自营进出口业务,在资金、用户、市场调研、进口批件或许可证贯彻的前提下,认真填报进口商品销售、成本、利润测算表(以下简称进口测算表),经公司总经理批准后,才干对外签订协议。2、 代理进口业务,必须同委托方签订代理进口协议书,明确双方的责任、权利和义务,填写订货 卡片并填报进口测算单,经公司总经理批准后,在收到委托方不低于进口总金额30%的开证保证金后才干对外签订协议。保证金低于30%的、远期对外付款的则还须委托方提供我公司认可的第三方出具的不可撤消担保书方可。3、 进口协议编号统历来单证部领取并登记,不得擅自编制。4、 进口协议签约后,业务部须交进口协议、销售
2、协议或代理进口协议书副本各一份给经理办公室,交协议副本、订货卡片、进口测算表第二联各一份给单证部,交进口协议、销售协议或代理进口协议书副本、进口测算表第一联各一份给财务部。5、 假如违反上述第一条第1款和第2款的规定,擅自对外签订协议,由此产生的一切后果均由业务部承担并追究当事人和部门负责人的责任。二、 出口协议1、 自营出口业务,事先须填报出口商品销售、换汇成本、利润测算表(以下简称出口测算表),由财务部提出审核意见,报公司分管经理批准,才干对外签订协议。2、 代理出口业务,事先应同委托方签订代理出口协议书,必须明确收汇后支付货款,退税后支付国家规定的退税率的退税款;公司不垫付资金也不承担任
3、何风险。并填报出口测算表,经公司分管经理批准后才干对外签订协议。3、 参与国内各类交易会、国外展销会及出国推销期间,签订出口协议事先须经领队或团组长批准,回国后补填出口测算表。4、 出口协议的编号,应按公司经理办公室统一规定的编号方法办理,各业务部不得自行乱编。5、 出口协议签订后,业务部须交出口协议、购货协议或代理出口协议书、出口测算表第二联各一份给经理办公室,交出口协议、购货协议或代理出口协议书,出口测算表第一联各一份给财务部。6、 出口协议上的我方签字人应是各业务部负责人、或具有外销员资格证书的业务员、或部门负责人授权的业务员。7、 假如违反上述第一条第1款和第2款的规定,擅自对外签订协
4、议,由此产生的一切后果均由业务部承担,并追究当事人和部门负责人的责任。三、 国内销售协议1、 在对外签订自营进口协议的同时,必须与国内用户签订销售协议。销售协议上的商品品名、规格、数量、包装、质量指标和交货时间应与进口协议一致;销售价格、付款方式和期限必须与进口测算表一致。2、 在对外签订代理进口协议之前,必须先与国内委托方签订代理进口协议书,填写订货卡片,其商品品名、规格、数量、价格、质量指标、交货时间等应与进口协议一致;付款办法和期限、外汇作价、代理手续费等必须与进口测算表一致。3、 销售协议或代理进口协议书、订货卡片签订后,凭经总经理批准的进口测算表到经理办公室加盖公司协议专用章,不得用
5、部门章代替。四、 国内购货协议1、 对外出口协议签订后,必须在收到国外货款或信用证后才干同出口商品生产厂签订购货协议(经公司批准的其他收汇方式除外)。购货协议中的商品品名、规格、质量指标、包装、数量、交货期应与出口协议一致;出口商品的带包装、指定交货地点的价格应与出口测算表一致;购货协议还必须明确结算方式、合用质量标准以及因质量等因素导致经济损失的责任。2、 购货协议原则上应直接与出口商品生产厂签订,尽量减少或避免与流通公司签订。3、 购货协议上的我方签字人必须是各业务部的负责人或其授权的业务员。4、 购货协议签订后,凭经分管总经理批准的出口测算表第二联到经理办公室加盖公司协议专用章,不得用部
6、门章代替。5、 假如违反上述第四条第1款的规定,擅自同生产厂签订购货协议,由此产生的一切后果均由业务部承担,并追究当事人和部门负责人的责任。五、 国内贸易的协议管理参照进口业务有关规定办理。六、 协议的归档1、 公司各业务部必须指定一名专职或兼职内勤人员,对各类协议进行登记、分类、归档、造册,公司将不定期对各业务部的协议管理工作进行督促检查。2、 进口业务以进口协议为中心,将进口测算表、进口协议、销售协议或委托代理进口协议书、订货卡片、进口批件或许可证、信用证、进口单证、报关单及税单、进出仓单、货款的收支、各类费用帐单、国内外来往函电等资料,逐票逐个进行登记、归档。当每笔业务所有结束后,将上述
7、资料装订成册。3、 出口业务以出口协议为中心,将出口测算表、出口协议、购货协议或代理出口协议书、出口配额或许可证、信用证、出口单证、报关单、进出仓单、收汇付款、各类费用帐单、国内外来往函电等资料,逐票逐个进行登记、归档。当每票业务所有结束后,将上述资料装订成册。4、 各业务部在协议管理过程中,逐步建立起客户档案。公司财务管理制度为规范本公司的财务行为,完善财务管理,加强会计核算,有效地反映和监督进出口经营活动。根据财政部公司财务准则、公司会计准则有关规定,并结合公司实际情况制订本制度。一、钞票及银行资金管理(一)、钞票1、 钞票收入。每一笔钞票收入出纳必须开具合法凭据(已开具销售发票的除外),
8、一联交解款人,一联作为记帐联,收妥款项后在记帐联上加盖“钞票收讫”章后交会计入帐。2、 钞票付出。出纳人员凭已办妥审批手续的合法有效原始凭证支付钞票,并在凭证上加盖“钞票收讫”章后交会计入帐。3、 设立钞票日记帐,按每笔钞票的收付顺序逐笔序时登记,每日结出余额,与库存钞票进行核对,保证帐实相符。4、 不准以白条抵充库存钞票,更不得任意挪用钞票。5、 钞票超库存部分,出纳人员应及时解交银行,防止大额钞票过夜(库存钞票最高不得超过5000元)。(二)、银行存款1、 开设银行帐户须报经公司批准,允许在本地就近专业银行(办事处)开设一个帐户,开户后须将户名、帐号及开户银行报公司财务部备案。2、 保管好
9、银行印鉴,不得以任何名义或理由出借银行户头和转帐支票。3、 银行印鉴章必须由出纳人员及会计分别保管。4、 严格支票管理签发手续。出纳人员凭已办妥审批手续的合法有效原始凭证支付款项,并在凭证上加盖“银行付讫”章后交会计入帐。5、 一般不准签发空白支票,特殊情况须遵守有关规定,并填写“支票领用登记簿”,由经办人签字,填明收款人全称报公司批准。发现遗失支票要及时办理止付报批手续,并追究有关人员的责任。6、 严格把好银行支票支付的起点及界线,对银行支付的业务,收款人必须与原始凭证上的应付款单位一致,如不一致须报主管人员批准。7、 收入的银行票据等应及时填妥“银行进帐单”解交银行,并将银行收讫凭单及时交
10、会计入帐。8、 设立银行日记帐,按每项业务的收付款项序时登记入帐,并做到日清月结。9、 每月终结出余额,做好银行存款余额调节表,保证银企帐帐相符。10、 年终将各月、各银行的对帐单连同余额调节表整理后交会计处归档。二、费用开支管理公司的平常费用实行分类、分级管理,并严格按照有关审批程序进行有效控制。1、 固定资产:资产范围参照财政部规定的范畴。其购置实行事先申请、报批的原则。由资产需用部门填写资产购置申请单,部门负责人签字批准后方可购买;大额资产5万元以上须报总经理审批通过。购置后资产凭合法有效的原始凭证登记入帐,归入固定资产核算管理。2、 低值易耗品:购置审批程序同上。购置后物品、工具等凭合
11、法有效的原始凭证一次性摊销入帐,同时设立“低值易耗品备查帐”,对其进行跟踪管理。3、 工资:每人每月的基本工资、奖金及补贴按公司规定标准发放,不得多发,按实列支。4、 折旧费:每月计提折旧采用“年限折旧法”,按资产类别、规定使用年限按实列支。5、 修理费:凭修理部门的正式发票,零配件清单,车队负责人、部门负责人的审核审批凭单列入修理费的开支。6、 旅差费:业务人员出差须事先报部门负责人批准,差旅费按公司规定的报销标准执行。凭经办人填制的“差旅费报销单”按实列支。不得多报,不得超范围列支。7、 业务招待费:以不超过营业净额规定比例范围内,凭合法已办妥审批手续有效原始凭证予以据实列支。超过部分不予
12、受理。8、 办公费:平常办公费一般仅指电话费、复印纸、其他零星办公用品等,除正常的固定费用外,购置发生的办公费采用按需申请、专人购买方式。使用部门应事先列单报部门经理批准方可谴专人购买。凭经办人取得的原始凭证,填制“费用报销凭单”按实列支。9、 广告展览费:需附协议或协议、书面申请等相关资料,按公司核定审批的金额据实列支。10、 佣金费用:凭业务部门提供的出口协议正本、佣金协议、结汇水单或收帐告知、支付佣金申请书等按不超过协议总金额2%暗佣或超过5%明佣,等值1万美元以下予以支付按实列支。超过以上标准及等值1万美元须凭外管局的批件。三、发票管理(一)、发票范围凡领用发票(涉及出口发票)及收款收
13、据(以下简称发票)的部门,都属本管理范围。(二)、领用管理1、 专人负责:发票领用原则上实行专人负责,并采用定量发放、以旧换新的办法。2、 办理领用:公司专门设立发票登记簿,对“用票部门”在发票领用手续上进行审核,经核对无误后,双方在发票登记簿上具名;领用时当场对领用的发票号码及份数进行清点。“用票部门”应根据部门出口批数限量领取。在领用发票前,必须随带旧发票,才干领用未开具的新发票;对“用票部门”已开具的旧发票,经清点无误后,方可调换未开具的新发票。3、 稽核注销:对“用票部门”上缴已开具的发票逐份进行稽核,发现有问题的,应填写一式二份发票稽核改正意见书,一份留存,一份给“用票部门”。同时,
14、对发票严重违章的,由经办人提出意见,填报发票违章处罚签报单,经公司批准。在此基础上,并在发票领用登记簿上由领用人具名注销。(三)、开具管理1、 开具一般普通发票和收款收据要符合以下七点:(1)填开发票必须在发生经营业务时,未发生经营业务的,一律不准开具发票;(2)开具发票时,必须做到按号码顺序填开;(3)填写项目齐全、笔迹清楚,所有联次一次复写填开发票,不得涂改;(4)开具发票,如发生销货退回需开红字发票的,必须收回原发票并注明“作废”字样,或取得对方税务机关证明;(5)发生销售折让的,在收回发票后注明“作废”字样,重新开具发票;(6)做到票、物相符,票面金额与实际收取饿金额必须相符,户名与收
15、款单位必须一致;(7)不得“借开”、“虚开”、“漏底”开票。2、 增值税专用发票对下列情况不得开具:(1)向消费者销售应税项目;(2)将货品用于非应税项目;(3)将货品用于集体福利或个人消费;(4)将货品无偿赠送别人;(5)对商业零售不得开具增值税专用发票。3、 增值税专用发票必须按下列规定开具:(1)笔迹要清楚;(2)填写文字、数据不得涂改,如填写有误,应另行开具专用发票,并在误填的专用发票上注明“误填作废”字样,如专用发票开具后因购货方不索取而过期成为废票的,也应按填写有误办理;(3)项目填写齐全,各栏需要填写的内容都必须按规定填写齐全;(4)票、物相符,票面金额与实际收取的金额相符,户名
16、与收款单位必须一致;(5)各项目内容对的无误;(6)所有联次一次开具,上、下联的内容、金额、税额一致,并要计算准确;(7)发票联和抵扣联要加盖发票专用章,不得使用其他章;(8)按照规定的时限开具专用发票,不得跳号开具专用发票;(9)不得开具伪造的专用发票;(10)不得拆本使用专用发票;(11)不得超面额开具专用发票,具体是指纳税人在专用发票“金额栏”逐行或合计行填写销售额超过了该栏的最高金额单位,凡超面额开具的专用发票,属于未按规定开具专用发票,应作废票解决;(12)开具专用发票,必须在“金额”、“税额”栏合计(小写)数前用“¥”符号封顶,在价税合计(大写)栏大写合计数前用符号封顶,未封顶的专
17、用发票不得作为购货方的扣税凭证,价税合计(大写)栏中具体数额为整数的,尾数后应写“零”,不得使用其他文字和符号;(13)汇总开具专用发票:为了减少开具专用发票的工作量,减少专用发票的使用成本,根据国家税务总局规定,销售货品合用的税率不一致,应按不同税率分别汇总开具专用发票,汇总开具专用发票,可以不填写“计量单位”、“数量”和“单位”栏,汇总开具专用发票的,还必须同时开专用发票的代码和发票号码、商品或劳务名称、计量单位、数量、单价、销售额,销货清单不得以其他票据代替;(14)对开具增值税专用发票价税合计在五万元以上(含五万元)的抵扣联应复印,复印件附在存根联后面。4、 出口发票必须按以下规定开具
18、:(1)应根据货品出运日期及时、对的开具;(2)发票项目须填写齐全,出口数量、金额应与退税联数量及议付金额一致;(3)填写文字、数据不得涂改,如填写有误应上缴全数联次数,并在发票上注明“误填作废”字样;(4)发票红字冲销(指退货减价)应根据“销货确认书”、境外客户索赔理由书或双方协议用红字开具。(四)保管规定1、 发票保管,必须实行“专人保管”的办法,对领用的发票要专人保管,并贯彻发票保管责任制。2、 发票要存放在保险箱内,不得随处存放。发票保管人必须每日清点核算发票,存放可靠,不得带回家中或存放在其他地方。不准外带发票使用。3、 发票领用后,规定发票调换时间不得超过两个月(除出口发票及电脑发
19、票外)4、 发票的遗失、被盗。“用票部门”必须在当天用书面形式报告公司。(五)、违章处罚1、 对“用票部门”在领用发票上手续不齐全的,除批评教育外,给予补办手续。经补办后不齐全的,不得领用发票。一般情况下不采用处罚。2、 “用票部门”违反开具发票规定的,一般问题给予通报批评;对屡教不改(超过两次)或情节严重的,处以直接负责人每份50元以上100元以下的罚款。3、 未经批准外带开具发票的,处以外带发票者每次100元以上200元以下的罚款;对发票被盗、遗失导致公司经济损失的,处以每本2023元以上10000元以下的罚款。4、 以“借开发票”、“虚开发票”、“漏底开票”的,处以每份1000元以上20
20、23元以下的罚款,导致公司经济损失的,处以10000元以上50000元以下的罚款。5、 对开具增值税专用发票价税合计在5万元以上的,在存根联下未附抵扣联复印件的,对发票开具人处以每份100元以上300元以下的罚款。6、 对发票管理措施不全、发票管理未贯彻责任的,除批评教育外,处以负责人50元以上100元以下的罚款。(六)、其他发票领用部门要按月编报发票领、用、存月报表,在年终票据清理时,必须做好有关清理工作。四、存货管理公司的存货实行帐物分离、集中控制监管的原则。进出口货品离境、进境前存放加工单位仓库,由公司集中统一发放、调配。(一)、商品管理:分别设立“库存商品(出口)明细帐”、“商品(国内
21、)明细帐”;按商品名称、规格、类别归口管理,做好商品收发工作,保证在库商品帐实相符。1、 入库:(1)一般贸易项下凭业务部提供的船务公司(运送单位)的入库凭单、供货单位的增值税发票、出口专用缴款书、购货协议(代理部门还须提供代理协议),注明相应的出口发票号由经办人填制“入库单”签字确认,负责人审批后办理进库入帐。(2)加工贸易项下其中进料加工同上;来料加工凭业务部交来出口托运凭单、供货单位的加工协议、普通加工费发票、注明相相应的出口发票号、加工手册号由经办人填制“入库单”签字确认,负责人审批后办理进库入帐。2、 出库:所有贸易项下商品凭业务部签订的“售货确认书”或合约、全套出口单证由经办人填制
22、“出库单”签字确认,财务核对后办理出库结转。3、 退货或折价:所有贸易项下商品凭双方协议或协议、退货情况说明书、税务部门的“未退税证明”、外管局的“未核销证明”,由经办人填制“退货告知单”确认,负责人审批后办理退货或冲帐。(二)、材料物资管理:分别设立“材料(进口)明细帐”、“材料(国内)明细帐”、“委托加工明细帐”、“加工贸易台帐”等按进料性质、加工手册号分项管理,做好物资收发工作,保证在帐物资真实。1、 入库:进口料件凭进口合约、全套进口单证、其他证明,由业务部开具的“入库单”确认并加盖“进料加工”戳记,负责人审批后,注明相相应的加工手册号办理入库进帐。来料加工凭开具“实物入库单”只须登记
23、实物数量,不计金额。2、 出库:进口料件采用“作价加工”形式,依规定开具的增值税专用发票、业务部门的“出库单”、加工协议等办理出库结转。来料加工采用“委托加工”形式,凭业务部的加工协议、加工单位收料凭单,由业务部开具“实物出库单”办理出库、登记相关台帐。五、销售收入管理(一)、销售收入实现1、 货品出口出运后,凭已装船装车的合法装船提单或铁路运单、已办理交单手续的全套出口单证,按注明的交单日期确认销售。2、 采用“作价加工”方式的销售,依主管税务机关申请开具的“进料加工免税证明”、开具的增值税专用发票的当天日期确认销售。3、 一般进口贸易项下的销售,依订购的国内销售协议、开具的增值税专用发票的
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