采供部管理制度.doc

XXXXX采供部管理制度（讨论稿）

第一章 组织架构及岗位职责
一、组织架构
采供经理
采供工程师
采供专员
采供专员
采供内勤

二、部门及岗位职责
1、采供部职责：
（1）、负责供应商管理，保证供货渠道畅通，挖掘新的供应商，及时掌握市场信息，并对原材料市场进行分析与预测；
（2）、负责并组织采购合同的评审，确保所签合同合法、合理、有效，并对合同执行情况进行监督；
（3）、建立采购合同台账，做好采购合同、档案及各种表单的保管与定期归档工作；
（4）、负责确保与供应商的往来账目准确无误，保证资金安全，并协助财务部门完成相关的票据管理工作；
（5）、按从正规渠道进货的原则组织采购，货比三家、择优选用。对商品进行性价比较，确保商品质量的控制；
（6）、严格按照申购项目、申购流程进行采购，特殊情况报请总经理批准；
（7）、会同公司各部门确定合理库存的采购批量、安全库存，及时了解存货情况，合理安排采购；
（8）、负责办理所采购物资的检验、入库、付款相关手续；
（9）、负责对有质量问题的物资退、换货及联系整改工作并监督供应商按期完成；
（10）、在签订大宗货物购买合同时，应附带本公司技术部门提供的技术资料及技术协议，并要求供应商随货提供产品使用说明书和详细设备清单；
（11）、负责外协加工件生产厂家的协调、进度跟踪等工作；
（12）、负责本部门员工的日常管理和绩效考核及其他部门之间的工作协调事项；
2、采供经理岗位职责：
（1）、在公司总经理的直接领导下，主持采供部全面工作，拟定并执行公司采购战略、方针以及目标；
（2）、整体把握公司生产运营状况，领导采供部按部门职责及时完成各类采购任务，保证生产运营的正常运行；
（3）、掌握公司所需各类产品的性能要求场地等信息，及时调查市场行情，监督采购工作做到货比三家，降低采购成本；
（4）、参与供应商的选择，考察，认证，考核与处理供应商，建立并完善完整的供应商管理体系，严格把关合格供货商的准入；
（5）、指导、监督或参与重大原辅材料或大型成套设备的采购业务洽谈；
（6）、负责本部门人力资源管理工作，负责员工的引进，培训，岗位设置、职责、绩效考核等日常管理工作；
（7）、定期向公司领导汇报采供部工作，提交月度采购报告；
（8）、负责本部门与财务部，仓储，生产等部门及领导的协调沟通工作；
（9）、督促采购人员在从事采购作业过程中，遵纪守法，不索贿受贿，吃拿卡要，与供应商保持廉洁良好的关系，建立平等互利的供需环境；
（10）、负责采购部报销，请款，借支，冲账，价格以及其他类文件的审核；
（11）、完成上级交办的其他工作；
3、采供工程师岗位职责：
（1）、在采供经理的领导下，主动、及时高效的完成各项采购任务。
（2）、对公司所需材料要及时调查市场行情并向上级领导汇报，坚持采购货比三家，降低采购成本。
（3）、严格遵守执行采购制度流程，多学习思考，提高自身采购专业水准，对部门建设发展有建议权。
（4）、负责主管范围内采购专员的采购指导工作。
（5）、协助采购经理完善供应商管理体系，参与供应商的认证、考核、处理等工作。
（6）、在主管范围内及时清理个人账务，并监督采购专员及时完成采购款项的日清月结工作。
（7）、协助采购经理对采购专员的绩效考核，监督采购专员采购过程中的比价，付款，入库，报账等工作。
（8）、完成单项采购业务的总结汇报工作。
（9）、完成部门经理交办的其他工作。
4、采供专员岗位职责
（1）、在部门上级领导的指导下，主动，及时的完成各项采购任务，保障生产运营的正常生产；
（2）、及时掌握各部门物资需求及各种物资的市场供应情况，并及时向部门上级汇报；
（3）、对采购业务要做到货比三家，并及时将采购比较情况上报审批，降低成本；
（4）、负责采购合同的拟定、执行及跟进，采购物品交货期的跟踪及控制，及产品入库情况的跟进；
（5）、严格遵守采供制度、按采供流程实施采购，妥善处理采供过程中出现的问题；
（6）、整理和登记采购合同及各类文件，记录到货时间；
（7）、严格遵守公司财务制度，做到个人账务清晰明了，及时报销冲账，对每笔业务整个过程要有清晰的电子文档登记。随时向主管领导汇报采供情况。
（8）、加强自身修养品质锻炼，采购过程中遵纪守法，不做索贿受贿，不吃拿卡要等有损公平公正交易环境的事情。
（9）、完成部门经理以及主管交办的其他工作。
5、采供助理岗位职责
（1）、在部门领导的指导下，负责本部门信息数据的整理，文件管理，日常款项的申请报销，备用金的管理以及日常对外部门交接工作。
（2）、遵守采供部相关制度，保证文件信息管理的保密性，平时工作积极主动，保证文件信息传达的及时性，并及时反馈给相关人员。
（3）、负责部门的采购工作反馈，及时向采购经理递交采购日报，采购周报以及月报。
（4）、负责与财务部、仓储部门的单据文件的联络交接工作。
（5）、负责供应商资料和合同等文件的收集管理，并建立全面详细的电子文档。
（6）、完成部门领导交办的其他工作。
第二章 采购原则
一、询价比价原则
物资采购必须有三家以上供应商报价，在权衡质量、价格、交货时间、售后服务、资质信用等因素的基础上进行综合评估，并与供应商进一步议定最终采购价格，临时性应急采购物资除外。
二、一致性原则
采购人员订购的物品必须与请购单所列要求】规格型号、数量一致，在市场条件不能满足请购部门要求或成本过高的情况下，采购人员需及时反馈信息供申购部门更改请购单或作参与，如确因特定条件数量不能完全与请购单一致，需经请购部门经理审核同意。
三、质优价廉原则
采购人员随时搜集市场信息，了解市场最新动态及价格走势，及时联络使用部门，追踪物资质量，实现最优化采购。
四、廉洁原则
1、自觉维护企业利益，努力提高采购物品质量，降低采购成本；
2、廉洁自律，不吃拿卡要，不行贿受贿；
3、严格执行采购作业流程，自觉接受监督；
4、加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备及市场信息；
5、工作认真仔细，不出差错，不因自身工作失误给公司造成损失。
五、招标采购原则
凡大宗或经常使用的物资，都应通过询价议价或招标的形式，由采供部会同相关使用、技术部门共同参与，定出一段时间内（一年或半年）供应商、价格、签订长期供货协议，以简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场变化较快的物资，除缩短采购招标间隔时限外，还应随时掌握市场行情，调整采购价格。
六、审计监督原则
采购人员要自觉接受公司领导或其他部门对采购活动的监督和质询，对采购人员采购过程中发生的违反廉洁制度的行为，公司将进行处罚，情节严重的追究其法律责任。
第三章 采购作业流程
一、请购申请：
物资需求部门根据生产或经营的实际需要，由部门计划员编制采购申请，填写《请购单》，月计划为每月30日上报，周计划为每周周末上报；请购单要求注明名称、规格型号、数量、需求日期、用途等，若涉及技术指标的，须注明相关参数、指标要求。按采购申请流程，由部门经理审批，仓库库管员审核后交采供部采购。
公司各部门上报采购计划，要求要有一定的预判性，要充分考虑物料的先进性，考虑物料的现实需求与前瞻需求，结合实际情况，做到最低库存储备，需要将采购的物料按照轻重缓急分为不同的等级，对重点物料或急需物料要确保优先安排采购。
采购计划执行月计划询价，确定供应商及供货周期，周计划签订采购合同并落实物资到货情况。
二、询价比价议价：
1、每一种物资原则上需两家以上的供应商进行报价。
2、采供专员接到报价单后，需进行比价、议价，并填写《采购确认单》，按质优价廉原则进行采购；采购确认单详见附件。
3、属下列情况者，无须进行比价、议价：独家代理、独家制造、专卖品、原厂零配件无代用品，可直接联络相关供应商报价。
4、若须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采供人员负责追踪，收到样品后，须第一时间送交需求部门予以确认。
5、对于需要保存样品的，须作封样处理，以便日后作收货比较。
三、供应商选择：
1、对于所需物资的采购对象应从公司的《合格供应商名录》中选取合适的供应商。
2．若《合格供应商名单》中无合适供应商，则由采供人员走访市场进行询价比价，选择不少于三家的正当供应商。
3、与供应商谈价应遵循合作、认同、平等、互惠互利、客观标准的原则。
3、严格执行公司《供应商管理办法》，结合需求部门意见，确定最终供应商。
四、合同签定：
1、采供部采购合同采取会签形式，由采购专员、需求部门经理、采购经理审核后，报送总经理审批后签订。
2、供应商经送样审查合格后，由采供部与选定的供应商签订合同。
3、采供部所拟定的采购合同必须经过财务部、法律顾问与总经理的审批，原则上与供应商签订采购合同需采用我公司的标准采购合同；采购合同范本见附件。
4、交易发生争执时，依据合同的核定条款进行处理。
五、进度跟催
1、为确保准时交货，采供人员应提前采用电话、传真或亲自到供应商处跟催，以确保物资能适时供应。
2、若采购物资无法在预定时间内交货的，采购人员须提前通知需求部门，寻求解决办法，并须重新和供应商确定新的交货期，并知会需求部门。
六、验收入库：
采购物资到公司后，属经营性固定资产、材料、配件等物资、非经营性固定资产、大宗劳保用品等经需求部门验收，库管开具《入库单》，办理入库手续。如验收不合格的，由验收部门通知采供部办理换（退）货手续。
七、对帐付款：
采购物品（物资）办理入库后，由采购员凭《入库单》及供应商开具的发票，按合同或约定的付款方式办理付款手续。
八、采购流程图：

部门经理审核
采供部汇总下发
询价比价
采购确认单
需求部门、采供部审核
合 同
总经理审核
进度跟催
到货验收
开具发票
办理入库
发票挂帐
请 付 款
部门采购计划