中国国际海运新会中集总帐及报表模块操作规程.doc
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1、 MAS系统总帐及报表模块操作指南 MAS-GL-01(一)总 则 总帐是会计核算的核心部分,它支撑和统帅着MAS会计核算各子模块,总帐内容包含了会计程序的全过程,客观描述了公司运做全过程,因此总帐模块具有很强的综合性和概括性,对的运营总帐模块具有十分重要的意义。综合几年来MAS在各箱厂的实际运营情况,并为了进一步规范和统一各箱厂现行MAS总帐操作,特编写MAS总帐及报表模块操作指南。(二)实行细则一、初始化数据: 任务项目:基础数据导入 执行部门:财务管理部、信息技术部 目的规定:按照集团发布的中集集团会计制度会计科目使用说明,统一编制会计科目编码,在此基础上实现会计科目余额初始录入和平衡校
2、验。 操作指南:会计科目定义和初始化数据的提供均由财务管理部负责完毕,科目、数据导入由信息技术部完毕,财务管理部所应用子模块涉及: 帐目结构定义【GLD_S1】 各子模块 具体操作过程请参见下图表:1.公司主文献定义:图1-01 运营GLD103出现图1-01:图1-02 点击continue进入下屏,图1-02在界面中仿照上述内容填写后COMMIT 即可.2.利润中心定义:图1-0304 运营GLD104,出现图1-03的界面,在公司框中输入公司代码,如青岛冷箱输入“22”:点击“CONTINUE”后参照图1-04,输入相关内容COMMIT即可: 图1-043.货币主文献定义:图1-05 运
3、营GLD115,进入前面类似图1-01界面,然后点击“CONTINUE”、“INSERT”,完毕对一系列货币的定义,COMMIT 实现保存,如下图1-05:4.科目结构定义: 运营GLD101,进入图1-06:图1-06图1-04点击“continue,并在界面中点击insert进入下一界面,输入图1-07所列示内容后COMMIT即完毕科目结构定义:图1-075.会计科目导入: 科目结构定义完毕,便可进行会计科目的导入。财务管理部报表会计在EXCEL中准备好会计科目,其中会计科目编码、类别、汇总、外币、选择要严格按照图1-08格式填写,类别栏中: (H)表达一级科目,(D)表达非一级科目;汇总
4、栏中:(S)表达该科目为汇总科目,非汇总科目为空;外币栏中:三个下划线(_)表达货币性科目,非货币性科目为空、汇总栏为空;选择栏中:(*)表达选择使用该科目,否则为空。 检查无误后提交信息技术部导入:图1-08信息技术部导入图1-08数据后,GLD102界面如图1-09:图1-09然后报表会计通过GLD105帐目主文献,点击装入按钮,界面如图1-10,即完毕科目导入:图1-10 6.汇率类型定义维护:图1-11汇率类型定义是指每年初每个子公司依照集团财务部重新调整修订后的汇率而在MAS中重新定义汇率值。 一方面双击GLD114,进入汇率类型定义图1-11: 点击LOOKUP可查看已定义过的汇率
5、类型,若需要增长新的汇图1-12率类型可点击CONTINUE,进入下一屏图1-12: 若增长可点击Insert,进入增长界面,手工输入完毕,确认无误后可点击COMMIT即可完毕汇率类型定义。7.汇率维护:图1-13在完毕了货币主文献和汇率类型定义后,我们可以维护修改某一货币的汇率类型的汇率值,进入GLD116,界面如图1-13: 其中货币(在此填写US本位币),日期严格按照本年(期)初始日填写后,点击确认进入下一屏,图1-14: 在图1-14中,货币栏的填写依据是前面定义过的货币主文献,也是后边凭证登录中币种直接引用的对象;而汇率代码则是前面定义过的汇率类型定义(在此填写US),数量栏表达的是
6、非本位币数量,汇率为本行所填货币对USD的直接汇率(如1EUR等于0.88美元),在平常凭证登录中就用到此处定义的汇率,存盘即可。6.记帐权限及凭证类型定义:图1-15 运营GLD119,进入凭证类型定义图1-15: 在GLD119中定义的凭证类型将在GLD550会计凭证登录中出现。在上图中,“代码”是同一种类凭证的标志,是来源于其它子系统凭证的凭证号的一部分。在子系统中的凭证号由帐源代码和流水号组成。如:BI7152,BI 表达凭证来源于应收帐子系统,7152则是系统自动生成的流水号;“说明”是记帐凭证的描述说明;“前缀”则是记帐凭证的开始字符;记帐凭证的类型用“1”表达;“输入应用”代表相
7、应的输入程序名称在这儿我们输入“GLD55001”,表达我们用凭证登录模块GLD550来可完毕凭证的输入修改。图1-16 点击“权限”进入权限设立界面, 对不同类型的凭证我们可设立各人对其权限不同。一般而言,每个人都有输入权限,但只有报表会计才拥有所有类型凭证的检查权限和过帐权限,其他会计则是根据其所运营的模块范围来设立过帐权限,而“公司”、“利润中心”的输入可参考图1-16:7.汇总科目定义:(GLD105中的子科目按钮定义) 本程序定义会计科目的归并关系,将明细科目合并入汇总科目。图1-17“公司”:输入公司的代号,它将和利润中心范围一起标记所要合并的总分类账,此处的汇总科目定义与科目主文
8、献定义密切相关,如应收帐款定义到三级:应收帐款-国外-箱款,在汇总科目定义科目栏中定义为11310201_ _,通过定义的汇总科目是月末要通过GLD208完毕科目汇总解决的基础。通过汇总后的科目发生额及余额我们可以通过GLD303总帐余额查询,根据科目类别(H,D,)查询一级、二级、三级科目总帐发生额及余额,这些通过汇总解决后的科目发生额及余额同样也就满足了生成各类会计帐簿和会计报表取数需求。 8.会计科目初始额导入:在导入会计科目的基础上,财务管理部将各会计科目余额提供应信息技术部,由其负责导入,导入会计科目余额后GLD210的界面如图1-18:图1-18 但是图1-18借贷方平衡并不能说明
9、数据初始化一定成功,点击过帐按钮,运营GLD302:图1-19 图1-19是进入GLD302后的界面 ,可参照上述形式输入相应代码,点击确认按钮进入图1-20:图1-20 对所导入数据进行平衡校验,若出现不平衡,则需与信息管理部协调共同查找因素,一般不平的问题出现在汇总科目设立上,要重新检查科目定义及导入。当上图借贷方平衡后方可认为初始化数据完毕。在此基础上可参照下文介绍的年结后“0”月份的科目汇总计算解决生成科目余额表的初始额。 二、年结帐务解决及MAS操作: 任务项目:完毕年结,初始化下一年度数据。 执行部门:财务管理部 目的规定:按照集团信息管理部MRPII小组发布的财务系统做年结的操作
10、手法,结束本年度所有帐务。 操作指南: 目前集团各公司普遍采用的是表结法,因此在年终月结前还要进行帐务解决: (一):12月份月结前的帐务解决: 在月结前将本年有关损益类科目分别转入本年利润的借方或贷方。注意结转一定要分币别和明细,所有帐务解决完毕转入MAS月结操作。(二):MAS操作1、月结:图2-01 应用GLD250程序。输入公司、年、月点确认即可执行完毕。2、年结:22图2-02 完毕本年所有会计核算事物,并在12 月月结成功执行后,即可执行本年年结,应用GLD200程序,输入公司,年度,点确认即可执行成功。(此程序要控制授权)3、初始科目余额: 年结成功后,就可以做初始余额解决,应用
11、GLD210程序,输入公司代码,点执行即可进入下一屏。是否平衡 图2-03检查下屏的科目余额是否借贷方平衡,若平衡这样的情况就可点过帐按钮,执行余额过帐。静待执行过程完毕。4、0月份的科目汇总解决计算图2-0422待上一步执行完毕后就可以做汇总计算,输入年、期间(注意输0)、币种、公司、利润中心、科目,点执行按钮,静待计算过程完毕。5、集团公司1、2月份会计业务合并解决的方法在MAS系统里要做以下一些解决:图2-0522在GLD550会计凭证登陆程序里输入总帐凭证,执行就直接将期间改为“2”,然后确认进入后输入会计凭证。或者将GLD110程序里会计期间1月份设立为“N”,2月份设立为“Y”就不
12、必每次修改期间了。同时规定将涉及到期间的应付应收及入库单的录入时间直接改为2月,以与总帐保持一致。其他模块与此类似。三:平常帐务解决:任务项目:会计科目增长、凭证解决、帐簿查询、期末结帐执行部门:财务管理部目的规定:依照集团发布的中集集团会计制度会计科目使用说明,在每月周而复始准确使用会计科目编制凭证,并通过审核修改确认、记帐、汇总解决,为最终形成财务报表和月结做准备。 操作指南:1平常增长会计科目: 随着平常经济业务的不断发展,我司会不断产生增长新会计科目的需求,因此在MAS中增长会计科目便成为平常会计工作中帐务解决的基础性工作之一。 财务所应用子模块涉及:科目主文献 GLD_S1-GLD1
13、02 帐目主文献 GLD_S1-GLD105具体操作过程如下:图3-01 点击科目主文献进入下屏:图3-02 在上图中点击插入便可加入新会计科目,如增长应收帐款明细科目,参考下屏:在应收帐款最后一个明细科目处点击“插入”,然后输入要增长的明细科目编码、名称、类别(一级科目为H,非一级科目为D)、图3-03汇总(汇总科目则为S,非汇总科目即为空)、外币(货币性科目为三个下划线“_ _ _”,非货币性科目为空)、选择(使用该科目则填入“*”,否则为空)。具体如下屏:图3-04填写好点击“存盘”即可,这样新定义的科目仍无法在凭证中应用,需进入帐目主文献装入,运营GLD105,输入公司代码和利润中心代
14、码后进入下屏:A:若GLD102科目主文献新增的是非汇总科目,点击“装入”即可,图3-06图3-05B:若在科目主文献中新增的是汇总科目,点击装入后还需点击界面下方的“子科目”按钮定义汇总关系。以银行存款-美元为例, 选中汇总科目(汇总栏为“S”)“”,点击界面下方“子科目”进入下屏:根据汇总性质,此处是二级汇总科目,所以汇总科目形式是“100201_ _00,定义好科目汇总关系如上图,存盘即可。 2.凭证输入过程描述: 凭证解决: 会计凭证是帐务解决系统的重要基础单据,所有帐簿数据基本上都从会计凭证得到,因此手工输入或用于修改的凭证界面应尽量维持统一,MAS目前就具有了输入和修改的统一界面,
15、进入GLD550:选择要输入或修改的凭证类型,选中凭证,点击修改善入修改界面,点击插入进入输入界面。图3-07 点击GLD550进入凭证输入界面,图3-08将鼠标定在上图右栏,点击“插入”进入凭证输入界面: 凭证类型是由GLD550中的代码决定,凭证号是在凭证保存成功后系统自动生成的,日期是凭证输入时系统日期(自动显示,也可修改), 在界面下半区域,MAS系统自身提供了输入有效性检查,如利润中心必须一方面填写,科目、汇率合法性检查,从而保证了凭证输入的合法有效完整性;借(贷)方输入数据后,系统会自动按照前面凭证输入的币种和汇率选择计算出本位币借(贷)方。按照顺序填写完毕后,保存若凭证平衡(原币
16、金额、本位币金额均应平衡),则凭证状态显示绿色“U”,否则凭证状态以红色“E”警示。注意MAS同一凭证只能有一个币别,凭证号会在保存成功后,系统生成一个凭证号图3-09码。凭证修改界面如同上述输入界面。 MAS财务解决过程中,总帐及各其他子模块的运用都与会计科目发生密切联系,会计科目是关系到财务解决系统是否成功的关键。 3.凭证审核: 审核凭证的目的在于防止输入人员故意或无意的错误操作,一般安排非凭证输入人员(核算会计或科长)来审核确认。对凭证科目、数据计算、应填写项目的完整性等来审核凭证。 在MAS中对凭证的确认是通过GLD551完毕,选中所要确认的凭证后,点击确认键,界面如下:图3-104
17、、凭证过帐(记帐) 一般会将此环节放在月末即所有凭证涉及手工和其他子系统转过来的机制凭证所有作完后统一集中过帐,这重要由于过帐后已做的凭证在GLD550中不能再看到,为了修改的方便和准确我们建议一般在月末由报表会计统一过帐。5.凭证、科目余额查询:图3-111) 凭证查询: 点击GLD301进入下图:对币种、凭证号不做限制,可查到所有本期间所有凭证的日期、货币、汇率、凭证类型、科目、借贷方原本币金额等内容:图3-12 在凭证号选定后,点击具体即可看到所要查询的凭证具体内容(类似凭证输入、修改界面)。2) 科目余额查询:图3-13 若用MAS总帐模块中会计科目查询(帐目查询GLD302),须在凭
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