企业业务流程图及说明书.doc
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1、公司业务流程图及说明书目录封面1目录1公司业务运作流程蓝图的概念5一基本概念:5二公司业务运作流程蓝图的原则5三公司业务运作流程蓝图后的变革6#公司业务运作流程蓝图方案7一、#现有业务运作流程描述7二、蓝图后的#业务运作流程描述9结束语21#公司业务运作流程蓝图方案 本公司根据“面对现实,争取未来”的方针以及前述的原则,对公司现有业务流程提出蓝图方案。为使蓝图方案易于理解和操作,特分别将现有业务流程和本公司提出的蓝图方案分述如下:一、 #现有业务运作流程描述:业务类型序号步 骤执行部门和执行人业务单证样品管理及销售协议签订1接受客户以电话、传真等形式询价业务部经理无固定统一格式2核算价格并向客
2、户报价(超过报价范围口头请示总经理)业务部经理无固定统一格式3发出样品制作的计划告知业务部经理或助理样品计划表4样品加工制作技术部技术担当样品间缝纫工裁剪、缝纫交接无单据5根据样品制作过程,核定样品工艺定额样品间工艺定额员缝纫流水线工序定额测定表6客户确认报价后,签订售货协议总经理售货协议面辅料采购、入库和质检国内采购1根据订单和指示书,得到颜色、规格数量搭配后,向采购人员发出面辅料采购告知业务部经理或助理面辅料采购清单(无统一固定格式)2根据面辅料采购清单分类汇总所需采购的面辅料业务部面辅料采购员面辅料订购明细(无统一固定格式)3与面料加工厂签订面料采购协议或向辅料厂发出采购告知业务部面辅料
3、采购员面料:工矿产品购销协议辅料:采用传真告知进口采购1售货协议签订后,与客户签订客户的面辅料销售协议(代替进口采购协议)总经理经理(客户)销售协议(一般采用客户格式)2办理进口信用证开证手续业务部单证员进口信用证开证申请单3根据业务部提供的进口料件清单办理进口备案、报关手续报关部报关员进口备案、报关所需所有单证进口来料1售货协议签订后,将客户进口来料的面辅料清单和其它所需单证交报关部业务部经理或助理来料清单等2办理进口来料备案和进口报关手续报关部人员备案和进口报关所需所有单证3根据颜色、规格数量搭配计算面辅料用量,与对方发货数量比较,局限性时规定对方补供业务部经理或助理来料面辅料用量明细(无
4、规定格式,自己 计算用)4面辅料到货,仓库验收入库生产部仓库管理员辅料盘存进库单5面料外观质检检测部检测人员面料检查报告面料缩率实验技术部技术担当原辅料质地检查测试报告6对于不合格需退换的原辅料,仓库管理员手工写退条退货出库生产部仓库管理员无固定格式的退条7面辅料采购结帐,原料分供方按规定期间开发票,采购人员和仓库管理员确认后,报总经理批准付款业务部面辅料采购员、仓库管理员付款发票生产计划制定及面辅料领料1售货协议签订后,业务人员提供成品订单和面辅料订购情况,以便生产计划部门安排生产计划业务部经理或助理订单汇总表、面辅材料告知单2安排生产计划进度生产计划部计划员月生产计划(无规定格式)一周技术
5、计划3根据生产计划向生产单位发生产告知生产计划部、单证员生产告知单4根据生产规定和面料情况电脑排版,为生产发料提供用率依据CAD电脑房裁剪定额汇总表5根据生产用率、面辅料到货情况制定发料计划生产计划部、单证员生产发料计划表6生产单位领料生产仓库管理员、生产单位领料人员领料单成品出运及出口报关1生产过程中,按客户或技术部规定提前下发装箱规定生产计划部、单证员预装箱单2装箱过程中若与预装箱单规定有出入,作出改箱说明装箱人员改箱单(无规定格式)3根据实际装箱情况,制作正式装箱单生产计划部单证员装箱单4根据生产计划、预装箱单和生产情况向业务部提供出运计划生产计划部、计划员一周出运货品表5根据出运计划准
6、备单据并告知报关部办理出口货运委托手续业务部单证员货运委托所需单证(无规定格式,随意手写)6办理出口货运委托和出口报关委托手续报关部报关员出口货运委托和报关所需所有单证7根据实际装箱情况,为客户打印出口发票业务部单证员出口发票8成品发货出运生产计划部单证员、业务部单证员和报关部报关员成品出库单9根据出口发票、正式装箱单以及提单办理结汇手续业务部单证员出口发票、装箱单、提单、出口信用证等核销手续1根据出口报关单、出口收汇核销单等办理出口收汇核销手续报关部报关员出口报关单、出口收汇核销单2根据银行结汇水单办理税务核销手续财务部会计银行水单、出口协议3根据实际进口情况办理银行核销手续业务部单证员进口
7、报关单、银行进口付汇申请单4根据进出口报关情况进行海关核销手续报关部报关员进口报关单、出口报关单和核销手册二、蓝图后的#业务运作流程描述流程图符号说明:符号 说明表达选择或判断表达操作表达手工或外部单证表达机制单证表达汇总、查询或档案表达管理流程制作样衣(建立)客户档案询价单一、出口销售管理流程外贸业务部外贸业务部 否 是 样衣管理流程 分供方档案查询面辅料料率表技术部 外贸业务部 面辅料采购询价及报价确认 否成本因素生产成本预算 是 历史销售记录查询 否费用因素费用和利润预算外贸业务部 是 是外贸业务部价格因素报价单(内部) 否 出口销售业务评审表 外贸业务部各相关部门 否报价终止评审通过
8、否 是 是报价单 询报价终止外贸业务部 报价确认 否 是出口销售协议外贸业务部面辅料供应管理流程生产计划管理流程流程说明:1、 外贸业务部将客户以传真、电子邮件等方式发出的询价规定,输入询价单。新客户应建立客户档案。2、 假如没有样衣制作规定,则由技术部将客户提供的技术资料直接拟定每一款成衣使用各项 面辅料的基础料率,并输入面辅料料率表。同时,在面辅料料率表中输入额定工费 工时内的产品产量,作为计算加工成本的依据,最后报技术部经理审批。假如规定制作样衣,则进入样衣管理流程。同时,制作面辅料料率表,拟定各项面辅料的基础料率和额定工费工时内的产品产量,报技术部经理审批。3、 外贸业务部在分供方档案
9、中对公司现有国外和/或国内合格分供方进行查询,或向合格分供方发出面辅料询价单,分供方根据面辅料询价单进行报价,由外贸业务部根据报价结果,对合格分供方进行筛选和确认,选定合格分供方。4、 外贸业务部通过对面辅料分供方的面辅料报价查询,并根据面辅料料率表中各项面辅料的基础料率,计算出采购成本。根据公司每年核定的工费工时成本额定工费工时内的产品产量,计算出单件加工成本。然后进行每款成衣的生产成本预算,系统自动计算出每款成衣的生产成本。同时输入各项面辅料的来源(进口/国内采购、进口/国内来料)。5、 外贸业务部通过对客户历史销售记录和价格协议的查询,在费用和利润预算表中列出每款成衣的加工费报价单价、采
10、购面辅料报价单价和运费、保险费等构成报价的报价单价,以及储运、商检、结算等销售费用的预算成本,系统自动计算出每项成品的报价单价和明细,并自动计算出该报价的预计毛利润和毛利润率。6、 系统根据费用和利润预算系统自动生成报价单(内部)。外贸业务部将报价单(内部)送本部门经理审核。假如不批准,则继续修改报价单(内部)或组成报价的内容,直至审核通过。然后,制作出口销售业务评审表,由相关部门(生产管理中心、外贸业务部、采购部等)综合评审加工能力、交期、供料情况等影响协议有效执行的因素。7、 根据评审通过的出口销售业务评审表,系统将自动生成正式报价单(英文)。由外贸业务部以书面方式答复客户,作为报价记录。
11、n 假如客户接受报价单,系统可直接生成出口销售协议。外贸业务部组织签订出口销售协议。n 假如客户对报价单不接受,外贸业务部需对客户不接受部分内容进行修改后,对修改后的内容重新组织评审,直至客户接受报价为止。8、 对于评审未通过的出口销售业务评审表,有两种解决方法:n 假如无法满足客户规定决定终止对客户报价,外贸业务部负责以书面方式告知客户。n 假如决定继续修改报价单(内部),外贸业务部需对修改后的内容重新组织评审,直至评审通过为止或决定终止对客户报价。9、 系统可自动生成出口销售协议汇总。假如出口销售协议需要变更,需制作出口销售协议变更/终止告知单(中英文),经审批批准后生效,并告知相关部门。
12、10、国内销售协议的解决方法同出口销售协议,协议文本可为中文或英文。二、面辅料供应管理流程出口销售管理流程 面辅料颜色搭配表成品数量搭配表 技术部 面辅料用量汇总 外贸业务部采购 是 否 国内来料应收明细进口来料应收明细 国内采购计划表 进口采购计划表外贸业务部采购资金使用计划汇总 进口采购协议 国内采购协议 外贸业务部采购部 进口信用证开证申请书shenqingshu 申请书 外贸业务部 面辅料收货管理流程 流程说明:1、 技术部根据客户提供的成品数量搭配输入成品数量搭配表;根据客户提供的工艺指示书将各项面辅料的使用颜色搭配输入面辅料颜色搭配表。同时根据进口/国内采购,或进口/国内来料,系统
13、自动分别从面辅料料率表中取用技术部的基础料率和客户确认的报价料率,系统自动生成面辅料用量情况汇总。2、 外贸业务部根据协议面辅料的提供来源情况和面辅料用量情况汇总,对面辅料库存进行查 询,拟定采购或来料明细:n 假如进行国内或进口来料加工,外贸业务部根据客户规定查询、调用、核对来料的面辅料库存或制作面辅料代用审批单,系统自动锁定可使用的来料库存,根据面辅料代用和库存使用情况,对进口/国内来料应收数量进行修改,并生成进口来料应收明细和国内来料应收明细,直接进入面辅料收货管理流程。n 假如由公司提供面辅料,外贸业务部根据查询、调用、核对面辅料库存或制作面辅料代用审批单,系统自动锁定可使用的库存,根
14、据面辅料代用和库存使用情况,对进口/国内采购数量进行修改,并生成进口采购计划表和国内采购计划表。3、 根据进口采购计划表和国内采购计划表,系统自动生成采购资金使用计划汇总。4、 外贸业务部/采购部根据确认的或调低后的面辅料价格,采购数量等明细信息由进口采购计划表和国内采购计划表直接带入,分别制作进口采购协议和国内采购协议,部门经理/总经理审核批准后与合格分供方分别签订进口采购协议和国内采购协议。5、 假如进口采购采用信用证方式支付,外贸业务部根据进口采购协议制作进口信用证开证申请书,经部门经理/总经理审核批准后办理进口开证手续。6、 进入面辅料收货管理流程。三、合格分供方评估流程面辅料分供方档
15、案成品检查报告采购部/外贸业务部面辅料检查报告成品分供方档案合格分供方评估审批表计划部质量管理部 分供方提供产品质量跟踪记录质量管理部锁定状态 取消分供方名单不合格分供方名单合格分供方名单质量管理部流程说明:1、 由采购部/外贸业务部对收集的面辅料分供方资料进行整理,并将现有的和具有供货潜力的面辅料分供方资料输入面辅料分供方档案。2、 由计划部对收集的成品分供方资料进行整理,并将现有的和具有供货潜力的成品分供方资料输入成品分供方档案。3、 采购部/外贸业务部和计划部向质量部分别提供面辅料分供方档案和成品分供方档案,并填写合格分供方评估审批表,以便向质量管理部申请为供货质量稳定、较有信誉的分供方
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