企业业务运作流程图及说明书.doc
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1、test公司业务运作流程图及说明书目录封面1目录2前言3公司业务运作流程重组的概念5一基本概念:5二公司业务运作流程重组的原则5三公司业务运作流程重组后的变革6刘服公司业务运作流程重组方案7一、刘服现有业务运作流程描述7二、重组后的刘服业务运作流程描述9结束语39前言在以信息网络技术为主导的知识经济时代,公司置身于剧烈的市场竞争中,要想获得更大的生存和发展空间,必须更新经营管理理念,改变传统的管理方式,建立符合信息时代特性的公司管理模型。我们讲公司面临的挑战归纳起来有三方面因素:顾客、变革和竞争,简称3C因素:n 顾客(Customer): 随着社会经济的发展,物资供应无论从品种、数量或是渠道
2、的多样化,顾客选择商品的余地大为扩展,市场的主导已经转入顾客手中,市场已由卖方市场转变为买方市场。 因此,如何最大限度地满足顾客的需求,成为公司的奋斗目的和一切工作的归宿。 有了忠诚的顾客群体,公司才有生存的空间。n 变革(Change): 科技进步日新月异,产品生命周期不断缩短,这些变化已成为不可阻挡的潮流,促使公司必须加快变革步伐。 而科技的进步,必然带来生产(管理)工具的革命,从而引发一系列生产作业方式的变革,这时,若不跟随时代的变革而变革,公司就会失去生存的基础和发展的源动力。n 竞争(Competition): 市场发展渐趋成熟,那种仅凭“物美价廉”的商品就能在竞争中稳操胜券的简朴竞
3、争方式已被多层面的竞争方式所取代, 公司必须做到以下四点:按协议及时交货或新产品及时上市;保证有好的产品质量;具有竞争优势的产品成本;售前征询服务及售后维护、升值服务,即可以提供独占性的产品和一流的服务,才可以赢得竞争。 市场占有率已成为评判公司是否具有竞争力的最集中体现。以上三种因素应使公司意识到,要想适应外界环境的迅速变化,要能在剧烈的竞争中求生存、求发展,不仅要采用先进的科学技术,并且要尽快地改变与现代化生产经营不相适应的管理方式,公司应建立对外部环境变化做出灵活反映的管理机制和组织结构。鉴此,本公司公司按SCMSWXE202302协议的规定,对某某服装公司管理现状进行了进一步调研,在双
4、方论证中一致认定:某某服装公司在短短几年的经营活动中,已取得较大成功。但是,在以往行之有效的管理工具、管理方法,已成为公司追求更大的市场和利润空间的重要制约因素。为此,本公司公司将向某某服装服装公司提供以SCMS信息管理系统为平台的公司运作管理模型,这种模型的设计一方面是从公司的业务运作流程重组开始。公司业务运作流程重组的概念一基本概念:公司业务流程重组(Business Process Reengineering,简称BPR) 是对公司的业务流程作主线性的重新思考和彻底翻新,以使公司在成本、质量、服务、速度等表征公司业绩的重大特性上获得主线改善,并强调通过充足运用信息技术使公司业绩取得巨大提
5、高。二公司业务运作流程重组的原则:n 彻底性的重新设计业务流程,规定公司决策者和全体员工彻底摆脱头脑中的旧框框,要不受现有部门和工序分割的限制,以一种最直接的方式来设计。n 彻底性的重新设计业务流程要达成以下目的: 横向动态集成,实行团队作业方式; 纵向压缩组织,使组织扁平化; 权力下放,授权员工自行做出决策; 推行并行工程进行业务运作。n 在重组时本着以下两个原则: 高效性原则:充足发挥信息管理系统“动态集成共享”的特性,使得公司内业务流程中各阶段的工作成果可以得到最大限度的有效继承,在减少不必要的反复劳动的同时,也减少了人为导致的犯错机率,既提高了业务工作的质量,又提高了运作效率。 钳制性
6、原则:保证系统运作有很强的可监控性,将公司管理工作置于营运过程中,对也许发生的弊端控制在产生结果的事先,从而有助于实现零缺陷管理。三公司业务运作流程重组后的变革:正如一个带有技术革命性质的生产工具的发明将会带来一系列生产方式的变革同样,本公司信息管理系统作为全新管理工具的导入也会为公司带来管理上的一系列变革。n 工作指令及工作成果传递方式不同:在传统的手工管理模式下,工作指令和成果是被单线纵向传递的,而公司工作流程的设立也必须与这种工作指令相匹配。当公司更新管理技术、导入信息管理工具后,信息系统为公司提供了“集成共享”的强大能力,公司的运作信息传递渠道和工作指令系统将发生本质性变化,各部门的工
7、作成果和与之相关的信息将被其它部门多向动态共享。n 信息传递的时效性不同:在手工管理模式下,工作指令的传递是完全依靠人工作业的方式进行的,由于客观存在的地区差以及其他诸多因素,使得指令接受与指令的下达间总是存在着一个时间差。在信息管理模式下,指令传递渠道发生了本质性的变化,指令的下达与接受可以在一瞬间完毕,信息的时效性大大增强。n 动态控制能力不同:传统意义中的业务流转单证是业务信息流、作业责任流的一种载体,它可以客观地记录业务过程中的必要信息,但是却无法对业务运作施以任何控制力。而信息管理系统中的“动态共享”特性使得每一张电子单证制作前必须按照公司拟定的商务规则实行自动检测(如在制作销售单据
8、前,系统规定对所销售的产品数量与库存数量进行检测),以保证该单证可被正常执行。n 责任交割方式、表现形式不同:随着信息管理工具的导入,各种手工单证变为了电子表格,各式各样的数字变成了有一定之规的信息,机制确 认取代了原始意义上的手工签字。业务流程重组后所带来的变革,将从主线上提高公司的管理能力。 刘服公司业务运作流程重组方案 本公司公司根据“面对现实,争取未来”的方针以及前述的原则,对某某服装服装有限公司现有业务流程提出重组方案。为使重组方案易于理解和操作,特分别将现有业务流程和本公司公司提出的重组方案分述如下:一、 刘服现有业务运作流程描述:业务类型序号步 骤执行部门和执行人业务单证样品管理
9、及销售协议签订1接受客户以电话、传真等形式询价业务部经理无固定统一格式2核算价格并向客户报价(超过报价范围口头请示总经理)业务部经理无固定统一格式3发出样品制作的计划告知业务部经理或助理样品计划表4样品加工制作技术部技术担当样品间缝纫工裁剪、缝纫交接无单据5根据样品制作过程,核定样品工艺定额样品间工艺定额员缝纫流水线工序定额测定表6客户确认报价后,签订售货协议总经理售货协议面辅料采购、入库和质检国内采购1根据订单和指示书,得到颜色、规格数量搭配后,向采购人员发出面辅料采购告知业务部经理或助理面辅料采购清单(无统一固定格式)2根据面辅料采购清单分类汇总所需采购的面辅料业务部面辅料采购员面辅料订购
10、明细(无统一固定格式)3与面料加工厂签订面料采购协议或向辅料厂发出采购告知业务部面辅料采购员面料:工矿产品购销协议辅料:采用传真告知进口采购1售货协议签订后,与客户签订客户的面辅料销售协议(代替进口采购协议)总经理经理(客户)销售协议(一般采用客户格式)2办理进口信用证开证手续业务部单证员进口信用证开证申请单3根据业务部提供的进口料件清单办理进口备案、报关手续报关部报关员进口备案、报关所需所有单证进口来料1售货协议签订后,将客户进口来料的面辅料清单和其它所需单证交报关部业务部经理或助理来料清单等2办理进口来料备案和进口报关手续报关部人员备案和进口报关所需所有单证3根据颜色、规格数量搭配计算面辅
11、料用量,与对方发货数量比较,局限性时规定对方补供业务部经理或助理来料面辅料用量明细(无规定格式,自己 计算用)4面辅料到货,仓库验收入库生产部仓库管理员辅料盘存进库单5面料外观质检检测部检测人员面料检查报告面料缩率实验技术部技术担当原辅料质地检查测试报告6对于不合格需退换的原辅料,仓库管理员手工写退条退货出库生产部仓库管理员无固定格式的退条7面辅料采购结帐,原料分供方按规定期间开发票,采购人员和仓库管理员确认后,报总经理批准付款业务部面辅料采购员、仓库管理员付款发票生产计划制定及面辅料领料1售货协议签订后,业务人员提供成品订单和面辅料订购情况,以便生产计划部门安排生产计划业务部经理或助理订单汇
12、总表、面辅材料告知单2安排生产计划进度生产计划部计划员月生产计划(无规定格式)一周技术计划3根据生产计划向生产单位发生产告知生产计划部、单证员生产告知单4根据生产规定和面料情况电脑排版,为生产发料提供用率依据CAD电脑房裁剪定额汇总表5根据生产用率、面辅料到货情况制定发料计划生产计划部、单证员生产发料计划表6生产单位领料生产仓库管理员、生产单位领料人员领料单成品出运及出口报关1生产过程中,按客户或技术部规定提前下发装箱规定生产计划部、单证员预装箱单2装箱过程中若与预装箱单规定有出入,作出改箱说明装箱人员改箱单(无规定格式)3根据实际装箱情况,制作正式装箱单生产计划部单证员装箱单4根据生产计划、
13、预装箱单和生产情况向业务部提供出运计划生产计划部、计划员一周出运货品表5根据出运计划准备单据并告知报关部办理出口货运委托手续业务部单证员货运委托所需单证(无规定格式,随意手写)6办理出口货运委托和出口报关委托手续报关部报关员出口货运委托和报关所需所有单证7根据实际装箱情况,为客户打印出口发票业务部单证员出口发票8成品发货出运生产计划部单证员、业务部单证员和报关部报关员成品出库单9根据出口发票、正式装箱单以及提单办理结汇手续业务部单证员出口发票、装箱单、提单、出口信用证等核销手续1根据出口报关单、出口收汇核销单等办理出口收汇核销手续报关部报关员出口报关单、出口收汇核销单2根据银行结汇水单办理税务
14、核销手续财务部会计银行水单、出口协议3根据实际进口情况办理银行核销手续业务部单证员进口报关单、银行进口付汇申请单4根据进出口报关情况进行海关核销手续报关部报关员进口报关单、出口报关单和核销手册二、重组后的刘服业务运作流程描述流程图符号说明:符号 说明表达选择或判断表达操作表达手工或外部单证表达机制单证表达汇总、查询或档案表达管理流程制作样衣(建立)客户档案询价单一、出口销售管理流程外贸业务部外贸业务部 否 是 样衣管理流程 分供方档案查询面辅料料率表技术部 外贸业务部 面辅料采购询价及报价确认 否成本因素生产成本预算 是 历史销售记录查询 否费用因素费用和利润预算外贸业务部 是 是外贸业务部价
15、格因素报价单(内部) 否 出口销售业务评审表 外贸业务部各相关部门 否报价终止评审通过 否 是 是报价单 询报价终止外贸业务部 报价确认 否 是出口销售协议外贸业务部面辅料供应管理流程生产计划管理流程流程说明:1、 外贸业务部将客户以传真、电子邮件等方式发出的询价规定,输入询价单。新客户应建立客户档案。2、 假如没有样衣制作规定,则由技术部将客户提供的技术资料直接拟定每一款成衣使用各项 面辅料的基础料率,并输入面辅料料率表。同时,在面辅料料率表中输入额定工费 工时内的产品产量,作为计算加工成本的依据,最后报技术部经理审批。假如规定制作样衣,则进入样衣管理流程。同时,制作面辅料料率表,拟定各项面
16、辅料的基础料率和额定工费工时内的产品产量,报技术部经理审批。3、 供应部在分供方档案中对公司现有国外和/或国内合格分供方进行查询,或向合格分供方发出面辅料询价单,分供方根据面辅料询价单进行报价,由供应部根据报价结果,对合格分供方进行筛选和确认,选定合格分供方。4、 外贸业务部通过对面辅料分供方的面辅料报价查询,并根据面辅料料率表中各项面辅料的基础料率,计算出采购成本。根据公司每年核定的工费工时成本额定工费工时内的产品产量,计算出单件加工成本。然后进行每款成衣的生产成本预算,系统自动计算出每款成衣的生产成本。同时输入各项面辅料的来源(进口/国内采购、进口/国内来料)。5、 外贸业务部通过对客户历
17、史销售记录和价格协议的查询,在费用和利润预算表中列出每款成衣的加工费报价单价、采购面辅料报价单价和运费、保险费等构成报价的报价单价,以及储运、商检、结算等销售费用的预算成本,系统自动计算出每项成品的报价单价和明细,并自动计算出该报价的预计毛利润和毛利润率。6、 系统根据费用和利润预算系统自动生成报价单(内部)。外贸业务部将报价单(内部)送本部门经理审核。假如不批准,则继续修改报价单(内部)或组成报价的内容,直至审核通过。然后,制作出口销售业务评审表,由相关部门(生产管理中心、外贸业务部、采购部等)综合评审加工能力、交期、供料情况等影响协议有效执行的因素。7、 根据评审通过的出口销售业务评审表,
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